Používanie toku činností schvaľovania

Obsah tohto článku

• Ako funguje pracovný postup schválenia?

• Pridanie alebo zmena toku činností schvaľovania pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

• Spustenie pracovného postupu schválenia v dokumente alebo položke

• Ukončenie úlohy pracovného postupu schválenia

Ako funguje tok činností schvaľovania?

Tok činností schvaľovania podporuje obchodné procesy, medzi ktoré patrí odoslanie dokumentu alebo položky kolegom alebo manažérom na schválenie. Tok činností schvaľovania zefektívňuje obchodný proces schvaľovania spravovaním a sledovaním všetkých úloh ľudí zainteresovaných na procese a poskytnutím záznamu o procese po jeho dokončení.

Ak sú toky činností k dispozícii, môžete spustiť tok činností schvaľovania priamo z dokumentu alebo položky v zozname alebo knižnici. Ak chcete spustiť tok činností, vyberte požadovaný tok činností a vyplňte formulár inicializácie toku činností, v ktorom zadávate účastníkov (schvaľovateľov) toku činností, dátum splnenia a ľubovoľné príslušné pokyny k úlohám. Po spustení toku činností server priradí úlohy všetkým účastníkom. Ak sú na serveri zapnuté e-mailové upozornenia, server odošle všetkým účastníkom aj e-mailové upozornenie. Účastníci môžu kliknúť na prepojenie na úlohu v e-mailovom upozornení a otvoriť tak dokument alebo položku na schválenie. Účastníci si môžu vybrať, či dokument schvália, zamietnu alebo požiadajú o opätovné priradenie úloh na schválenie. Môžu tiež požiadať o zmenu schvaľovaného dokumentu alebo položky. Účastníci majú možnosť vykonať priradené úlohy toku činností buď z webovej lokality servera Microsoft Office SharePoint Server 2007 alebo priamo v rámci určitých programov, ktoré sú súčasťou systému produktov systém Microsoft Office 2007. Počas priebehu toku činností môže vlastník toku činností, alebo účastníci toku činností skontrolovať stránku Stav toku činností a presvedčiť sa, ktorí účastníci svoje úlohy v toku činností už vykonali. Keď účastníci toku činností dokončia priradené úlohy toku činností, tok činností sa ukončí a jeho vlastník bude automaticky upovedomený o tom, že tok činností bol dokončený.

Predvolene je tok činností schvaľovania pridružený k typu obsahu dokumentu, takže je automaticky k dispozícii v knižniciach dokumentov. Predvolený tok činností schvaľovania pre knižnice dokumentov je sériový tok činností, v ktorom sú úlohy priraďované účastníkom vždy po jednej. Verzia toku činností schvaľovania je tiež predvolene priradená ku knižnici stránok v publikačnej lokalite a tok činností môže byť použitý na spravovanie procesu schvaľovania publikácií webových stránok. Tieto vopred priradené verzie tokov činností schvaľovania je možné prispôsobiť tak, aby spĺňali potreby organizácie, alebo je možné pridať úplne novú verziu toku činností schvaľovania k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu.

Na začiatok stránky

Pridanie alebo zmena toku činností schvaľovania pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Aby ste mohli tok činností používať, musíte ho pridať k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, aby bol k dispozícii pre dokumenty alebo položky na konkrétnom mieste. Aby ste mohli pridávať tok činností do zoznamu, knižnice alebo k typu obsahu, musíte mať povolenie na správu zoznamov. Vo väčšine prípadov vykonávajú túto úlohu správcovia lokality alebo jednotlivci, ktorí spravujú konkrétne zoznamy alebo knižnice.

Dostupnosť toku činností v rámci lokality je rôzna, v závislosti od toho, kam bol tok pridaný:

• Ak pridáte tok činností priamo do zoznamu alebo knižnice, je k dispozícii iba pre položky tohto zoznamu alebo knižnice.

• Ak tok činností pridáte do typu obsahu zoznamu (inštancia typu obsahu lokality, ktorá bola pridaná do špecifického zoznamu alebo knižnice), je dostupný len pre položky z daného typu obsahu v špecifickom zozname alebo knižnici, ku ktorým je tento typ obsahu priradený.

• Ak tok činností pridáte do typu obsahu lokality, daný tok činností je dostupný pre ľubovoľné položky z tohto typu obsahu v každom zozname a knižnici, ku ktorým bola pridaná inštancia daného typu obsahu lokality. Ak chcete, aby bol tok činností dostupný pre všetky zoznamy a knižnice v kolekcii lokalít pre položky špecifického typu obsahu, najúčinnejší spôsob ako to dosiahnuť, je pridať tok činností priamo do typu obsahu lokality.

Ak chcete pridať tok činností schvaľovania k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, alebo chcete zmeniť tok činností schvaľovania, ktorý je už priradený k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, postupujte rovnako.

1. Ak chcete otvoriť stránky Pridať tok činností alebo Zmeniť tok činností pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, pre ktorý chcete pridať alebo zmeniť tok činností, vykonajte jednu z nasledovných činností:

   • Pre zoznam alebo knižnicu:

     1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktorú chcete pridať alebo zmeniť tok činností.

     2. Na Nastavenie ponuky , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

        V knižnici dokumentov napríklad kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

     3. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

   • Pre typ obsahu zoznamu:

     1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje inštanciu typu obsahu zoznamu, a pre ktorú chcete tok činností pridať alebo zmeniť.

     2. Na Nastavenie ponuky , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

        Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

     3. V časti Typy obsahov kliknite na názov typu obsahu.

        Poznámka: Ak v zozname alebo v knižnici nie je nastavené povolenie pre viacero typov obsahov, časť Typy obsahov sa nezobrazí na stránke Prispôsobiť pre zoznam alebo knižnicu.

     4. Kliknite v ponuke Nastavenie na položku Nastavenie toku činností.

   • Pre typ obsahu lokality:

     1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít kliknite na ponuku Akcie lokality , ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

     2. V časti Galérie kliknite na položku Typy obsahu lokality.

     3. Kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete pridať alebo zmeniť tok činností, a potom kliknite na položku Nastavenie toku činností.

        Poznámka: Ak toky činností už boli pridané do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tieto kroky vás prevedú priamo na stránku Zmena nastavení toku činností. Potom je potrebné kliknúť na položku Pridať tok činností, aby ste sa dostali na stránku Pridať tok činností. Ak nebol pridaný žiadny tok činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tieto kroky vás prevedú priamo na stránku Pridať tok činností.

1. Na stránke Zmeniť nastavenia toku činností kliknite na položku Pridať tok činností alebo kliknite na názov toku činností, ktorému chcete zmeniť nastavenia.

2. Vyberte niektorú z nasledujúcich možností:

   • Ak pridávate pracovný postup, na stránke Pridať pracovný postup v časti pracovného postupu kliknite na šablónu pracovného postupu schválenia.

   • Ak meníte nastavenia toku činností, na stránke Zmeniť tok činností zmeňte požadované nastavenia podľa nasledujúcich krokov.

3. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

   1. V časti Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto tokom činností.

      Poznámky: 

      • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci toku činností si budú môcť jednoducho vyhľadať a zobraziť svoje úlohy toku činností pomocou použitia zobrazenia Moje úlohy zo zoznamu Úlohy.

      • Ak úlohy pre tok činností bude zobrazovať citlivé a dôverné informácie, ktoré chcete oddeliť od všeobecného zoznamu Úlohy, mali by ste vytvoriť nový zoznam úloh.

      • Ak bude v organizácii veľké množstvo tokov činností, alebo ak si toky činností budú vyžadovať veľké množstvo úloh, mali by ste tiež vytvoriť nový zoznam úloh. V takomto prípade by ste pre každý tok činností mali vytvoriť zoznam úloh.

4. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

   Poznámka: Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

5. V sekcii Možnosti spustenia zadajte spôsob, čas a osobu, ktorá môže spustiť tok činností.

   Ak chcete použiť tento pracovný postup schválenia na spravovanie schválenia obsahu pre knižnicu, začiarknite políčko spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky. Ďalšie informácie o používaní pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu nájdete v téme použitie pracovného postupu na riadenie schválenia obsahu pre knižnicu.

   Poznámky: 

   • Niektoré možnosti nemusia byť dostupné, ak ich nepodporuje vybratá šablóna toku činností.

   • Možnosť Spustiť tok činností na schválenie publikovania hlavných verzií položky je dostupná len vtedy, ak je povolená podpora pre sledovanie zmien hlavných a vedľajších verzií pre knižnicu, a ak šablóna toku činností, ktorú ste vybrali, môže byť použitá pre schválenie obsahu.

6. Ak pridávate tento tok činností do typu obsahu lokality, do časti Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít zadajte, či chcete pridať tento tok činností do všetkých typov obsahu, ktoré dedia od tohto typu obsahu.

   Poznámka: Na stránke Pridať tok činností, sa časť Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít zobrazí iba pre typy obsahu lokality.

7. Kliknite na položku Ďalej.

8. Na stránke Prispôsobiť tok činností určite požadované možností smerovania úloh, predvolené východiskové hodnoty toku činností, spôsob ukončenia toku činností a akcie, ktoré majú nasledovať po úspešnom dokončení toku činností.

   Vyberte si možnosti v ktorejkoľvek z uvedených častí. Nemusíte zadávať možnosti vo všetkých častiach:

   Úlohy toku činností

   Ak chcete	Vykonajte nasledovné
   Priradenie úloh všetkým účastníkom naraz (paralelný tok činností)	Kliknite na tlačidlo Súčasne všetkým účastníkom (paralelné).
   Priradenie úloh naraz iba jednému účastníkovi (sériový tok činností) Ak chcete vytvoriť sériový tok činností, musí najprv jeden účastník vykonať úlohu, aby mohla byť úloha priradená ďalšiemu účastníkovi.	Kliknite na tlačidlo Postupne jednotlivým účastníkom (sériové).
   Povolenie pre účastníkov toku činností priradiť svoje úlohy iným osobám	Začiarknite políčko Priradiť úlohu inej osobe.
   Povolenie pre účastníkov toku činností požiadať o zmenu schvaľovaného dokumentu alebo položky pred vykonaním úlohy	Začiarknite políčko Vyžiadať zmenu pred dokončením úlohy.

   Predvolené hodnoty na začiatku toku činností

   Ak chcete	Vykonajte nasledovné
   Určenie predvoleného zoznamu účastníkov pre všetky inštancie tohto toku činností	Zadajte mená ľudí, ktorí majú byť účastníkmi, keď sa spustí tento tok činností, alebo kliknite na položku Schvaľovatelia a vyberte ľudí a skupiny z adresárovej služby. Poznámka: Ak tok činností nastavíte ako sériový tok činností, pridajte mená účastníkov toku činností v poradí, v akom im majú byť pridelené úlohy.
   Priradenie jednej úlohy skupinám	Začiarknite políčko Priradiť jednu úlohu každej zadanej skupine (nerozbaľovať skupiny). Zvoľte túto možnosť, ak plánujete určiť skupiny ako účastníkov toku činností a chcete skupine prideliť iba jednu úlohu, namiesto pridelenia jednotlivej úlohy každému členovi skupiny.
   Povolenie ľuďom, ktorí spúšťajú tok činností, zmeniť alebo pridať účastníkov	Začiarknite políčko Povoliť zmeny v zozname účastníkov po spustení tohto toku činností. Táto možnosť je predvolená. Ak nechcete aby mali osoby, ktoré spúšťajú tok činností, možnosť meniť alebo pridávať účastníkov, zrušte začiarknutie tohto políčka.
   Určenie predvoleného hlásenia, ktoré sa zobrazí pri každej úlohe	Zadajte hlásenie alebo pokyny do textového poľa.
   Určenie dátumu splnenia pre paralelné toky činností	Zadajte alebo vyberte dátum v časti Termín splnenia úloh (paralelné).
   Určenie času, ktorý majú účastníci sériového toku činností na ukončenie úloh toku činností	Do časti Každej osobe poskytnúť nasledovný čas na splnenie úlohy (sériové) zadajte číslo a potom vyberte položku dni alebo týždne ako časový prírastok.
   Určenie zoznamu osôb, ktoré by mali dostať upozornenia (nie pridelenia úloh) pri spustení toku činností	Do časti Upozorniť ďalších zadajte mená osôb, ktoré majú byť upovedomené, alebo kliknite na položku Kópia a vyberte osoby a skupiny zo služby zoznamu.

   Ukončenie toku činností

   Ak chcete	Vykonajte nasledovné
   Určenie, že paralelný tok činností je ukončený, keď určitý počet účastníkov dokončí svoje úlohy	Začiarknite políčko Dokončenie nasledovného počtu úloh a zadajte číslo. Poznámka: Táto možnosť nie je k dispozícii pre sériové toky činností.
   Určenie, že tok činností je ukončený, keď je dokument alebo položka zamietnutá	Začiarknite políčko Zamietnutia dokumentu.
   Určenie, že tok činností je ukončený, keď je dokument alebo položka zmenená	Začiarknite políčko Zmeny dokumentu.

   Aktivity po dokončení toku činností

   Ak chcete

   Vykonajte nasledovné

   Aktualizácia stavu schvaľovania dokumentu alebo položky po dokončení toku činností

   Začiarknite políčko Aktualizovať stav schválenia (použiť tento tok činností na riadenie schválenia obsahu). Ak používate tok činností schválenia na spravovanie schválenia obsahu (moderovanie) knižnice a začiarkli ste políčko Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky na stránke Pridať tok činností, táto možnosť je predvolená. Ak ste nezačiarkli políčko Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky na stránke Pridať tok činností, pretože ste nechceli, aby bol tok činností predvoleným tokom činností schvaľovania obsahu knižnice, môžete začiarknuť políčko Aktualizovať stav schválenia (použiť tento tok činností na riadenie schválenia obsahu), čím sa tento tok činností stane sekundárnym tokom činností schvaľovania obsahu, ktorý môžu určití používatelia spustiť manuálne.

9. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Spustenie toku činností schvaľovania pre dokument alebo položku

Tok činností pre dokument alebo položku sa dá spustiť manuálne priamo zo zoznamu alebo knižnice, kde je uložený. Možnosti, ktoré sú k dispozícii pri spustení toku činností sa môžu líšiť v závislosti od toho, ako bol tok činností prispôsobený, keď sa pridal do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu pre položku. Ak chcete spustiť tok činností, musíte mať minimálne povolenie na upravovanie položiek. Niektoré toky činností tiež vyžadujú, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy, ak chcete spustiť tok činností pre dokument alebo položku.

1. Ak zoznam alebo knižnica ešte nie je otvorená, kliknite na daný názov na paneli Rýchle spustenie.

   Ak sa nezobrazuje názov zoznamu alebo knižnice, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu alebo knižnice.

2. Ukážte kurzorom na názov dokumentu alebo položky, pre ktoré chcete spustiť tok činnosti, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na príkaz Toky činností.

3. V časti Začať nový tok činností kliknite na názov toku činností schvaľovania, ktorý chcete spustiť.

4. Zadajte mená osôb, ktoré majú dokument alebo položku schváliť do riadka Schvaľovatelia, alebo kliknite na položku Schvaľovatelia a vyberte osoby a skupiny z adresárovej služby.

   Poznámka: Ak ide o sériový tok činností, zadávajte alebo vyberajte mená účastníkov toku činností v poradí, v akom im majú byť prideľované úlohy.

5. Ak ako účastníkov toku činností uvádzate skupiny, začiarknite políčko Priradiť jednu úlohu každej zadanej skupine (nerozbaľovať skupiny), aby bolo skupine priradené iba jedno upozornenie na úlohu, namiesto upozornení na jednotlivé úlohy pre každého člena skupiny.

6. Ak chcete uviesť správu alebo konkrétne pokyny k úlohe, zadajte tieto informácie do textového poľa v časti Zadajte správu, ktorá má byť súčasťou požiadavky.

7. Ak chcete určiť termín ukončenia úlohy, v časti Dátum splnenia vyberte jednu z nasledujúcich možností:

   • Ak ide o sériový tok činností, zadajte číslo a potom vyberte buď položku Dni, alebo Týždne ako prírastok času.

   • V prípade paralelného toku činností zadajte alebo vyberte dátum v časti Úlohy je potrebné splniť do.

   • Ak chcete, aby boli odosielané upozornenia aj iným osobám (nie pridelenia úloh) pri spustení toku činností, zadajte ich mená do riadka Kópia alebo kliknite na riadok Kópia a vyberte osoby alebo skupiny z adresárovej služby.

8. Kliknite na tlačidlo Spustiť.

Na začiatok stránky

Ukončenie úlohy toku činností schvaľovania

Účastníci toku činností schvaľovania môžu ukončiť svoje úlohy buď zo zoznamu alebo knižnice, kde je položka alebo dokument umiestnený, alebo priamo v určitých programoch, ktoré sú súčasťou balíka Office, verzia 2007. Ďalšie informácie o ukončení úloh toku činností v klientskom programe nájdete v Pomocníkovi príslušného programu.