Použitie trojfázového toku činností

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Trojfázový pracovný postup umožňuje sledovať stav položky zoznamu v troch stupňoch (fázach). Môže sa použiť na riadenie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Projektová úloha môže mať napríklad tieto tri stupne: Nezačaté, Prebieha a Dokončené.

Obsah tohto článku

Ako funguje trojfázového pracovného postupu?

Nastavenie zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Vytvorenie zoznamu sledovanie problémov určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Manuálne spustenie trojfázového toku činností pre položku

Dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe

Fungovanie trojfázového pracovného postupu

Trojfázový pracovný postup podporuje firemné procesy, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie stavu problému alebo položky v troch rôznych stupňoch a dvoch prechodoch medzi stavmi. Pri každom prechode medzi stavmi priradí pracovný postup úlohu osobe a danej osobe odošle upozornenie na úlohu prostredníctvom e-mailu. Keď sa daná úloha dokončí, pracovný postup aktualizuje stav položky a prejde do ďalšej fázy. Trojfázový pracovný postup pracuje so šablónou zoznamu Sledovanie problémov. Možno ho však použiť s ľubovoľným zoznamom pripraveným tak, aby obsahoval stĺpec Voľba s troma alebo viacerými hodnotami. Hodnoty v stĺpci Voľba slúžia ako stavy, ktoré pracovný postup sleduje.

Zoznam môžete mať viac ako jeden stĺpec Voľba a výber stĺpca môžete mať viac než tri hodnoty. Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať len na jeden výber stĺpcov a len tri hodnoty v stĺpci vybratou voľbou. Keď pridáte trojfázový pracovný postup zoznamu alebo knižnice, môžete vybrať stĺpec výber a poskytnúť tri hodnoty podľa stĺpca. Ak sa chcete naučiť pracovať s stĺpcov v zozname, pozrite si tému Vytvorenie stĺpca v zozname alebo knižnici alebo Odstránenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

Trojfázového pracovného postupu môžete použiť na riadenie pracovných procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako sú napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Napríklad zamestnanci v malých spoločnosti pre plánovanie udalostí môžu využiť Zoznam sledovania problémov a prispôsobený trojfázový tok činností na spravovanie mnohé úlohy týkajúce sa udalosti, ktoré plánujú. Trojfázový tok činností sleduje úlohy plánovania udalostí v troch stupňoch: aktívna, pripravená na revíziua dokončenia. Všetky úlohy prípravy udalostí týkajúcich sa konkrétnych podujatia sú kompilované do zoznamu na sledovanie problémov, ktoré bolo vytvorené pre túto udalosť a je označený ako aktívna. Koordinátorka udalostí priradí jednotlivé úlohy členom svojho tímu a potom začne trojfázový tok činností na tieto položky na začatie práce na úlohe udalosti.

Po spustení pracovného postupu sa vytvorí úloha pre určenú osobu. Keď člen tímu dostane úlohu, vykoná prácu potrebnú na dokončenie úlohy. Táto práca sa môže uskutočňovať mimo zoznamu alebo lokality, kde je umiestnený zoznam sledovania problémov. Ak napríklad člen tímu dostane úlohu pracovného postupu, ktorá vyžaduje vypracovanie zásobovacieho plánu, bude kontaktovať zásobovaciu firmu a potom bude spolupracovať s touto firmou na vypracovaní plánu. Keď je vypracovaná hrubá verzia plánu, člen pracovného tímu označí svoju úlohu pracovného postupu ako dokončenú. V tomto bode pracovný postup aktualizuje stav úlohy v zozname sledovania problémov zo stavu Aktívna na stav Pripravená na revíziu a vytvorí druhú úlohu pre koordinátorku udalostí, aby zrevidovala zásobovací plán. Keď koordinátorka udalostí zreviduje a schváli zásobovací plán, označí svoju úlohu pracovného postupu ako dokončenú a v pracovnom postupe sa aktualizuje stav úlohy zo stavu Pripravená na revíziu na stav Dokončená.

Poznámka : Účastník pracovného postupu môže dokončiť úlohu v trojfázovom pracovnom postupe dvoma rôznymi spôsobmi: môže upraviť úlohu pracovného postupu a označiť ju ako dokončenú, alebo môže zmeniť stav položky pracovného postupu v zozname (ak má povolenie meniť tento zoznam). Pokiaľ účastník manuálne aktualizuje stav položky pracovného postupu v zozname, dokončí sa aj samotná úloha pracovného postupu. Ak účastník upraví úlohu pracovného postupu a označí ju ako dokončenú, aktualizuje sa aj stav položky pracovného postupu v zozname na hodnotu Dokončená.

Akcie v trojfázovom pracovnom postupe v tomto príklade postupujú podľa tohto procesu:

Vývojový diagram v príklade trojfázového toku činností

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu, ktorý sa používa s trojfázovým pracovným postupom

Pred používaním trojfázového pracovného postupu je potrebné pripraviť zoznam, ktorý sa v tomto pracovnom postupe bude používať. Tento zoznam musí obsahovať položky, ktoré chcete sledovať alebo spravovať pomocou pracovného postupu. Trojfázový pracovný postup spolupracuje so šablónou zoznamu Sledovanie problémov, môžete si však vytvoriť aj vlastný zoznam, ktorý použijete v pracovnom postupe. Ak vytvárate vlastný zoznam na použitie v trojfázovom pracovnom postupe, tento zoznam musí obsahovať minimálne jeden stĺpec Voľba, ktorý obsahuje tri alebo viac hodnôt na výber. Pri nastavovaní trojfázového pracovného postupu, ktorý bude používať tento zoznam, je potrebné určiť stĺpec Voľba obsahujúci hodnoty stavu, ktoré sa budú v pracovnom postupe sledovať.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu pre sledovanie problémov určeného na použitie s trojfázovým tokom činností

Ako predvolenú možnosť môžete trojfázový tok činností použiť s akýmkoľvek zoznamom, ktorý vytvoríte zo šablóny zoznamu Sledovanie problémov.

  1. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  2. Na stránke Celý obsah lokality kliknite na položku Vytvoriť.

  3. V dialógovom okne vytvoriť, kliknite na položku Sledovanie problémov a zadajte názov zoznamu. Požaduje sa názov zoznamu.

    Poznámka : Názov zoznamu sa zobrazí v hornej časti zoznamu strany, sa stane súčasťou webovú adresu stránky so zoznamom a v navigačných prvkoch, ktoré pomáhajú používateľom vyhľadať a otvorte zoznam.

  4. Ak chcete zadať popis zoznamu alebo určiť, či sa prepojenie na zoznam zobrazí na paneli Rýchle spustenie (predvolene sa zobrazuje), kliknite na položku Ďalšie možnosti.

    • Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

    • Ak chcete pridať prepojenie na zoznam na paneli Rýchle spustenie, kliknite na tlačidlo Áno v časti Navigácia .

  5. V dolnej časti dialógového okna vytvorenia kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam, ktorý sa bude používať s trojfázovým pracovným postupom, musíte pridať aspoň jeden stĺpec Voľba obsahujúci aspoň tri hodnoty stavu, ktoré sa budú v pracovnom postupe sledovať.

  1. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  2. Na stránke Celý obsah lokality kliknite na položku Vytvoriť.

  3. V dialógovom okne vytvoriť Vlastný zoznam a zadajte názov zoznamu. Požaduje sa názov zoznamu.

    Poznámka : Názov zoznamu sa zobrazí v hornej časti zoznamu strany, sa stane súčasťou webovú adresu stránky so zoznamom a v navigačných prvkoch, ktoré pomáhajú používateľom vyhľadať a otvorte zoznam.

  4. Ak chcete zadať popis zoznamu alebo určiť, či sa prepojenie na zoznam zobrazí na paneli Rýchle spustenie (predvolene sa zobrazuje), kliknite na položku Ďalšie možnosti.

  5. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  6. Ak chcete prepojenie na tento zoznam pridať na panel Rýchle spustenie, kliknite na tlačidlo Áno v sekcii Navigácia.

  7. V dolnej časti dialógového okna vytvorenia kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým tokom činností

  1. Podľa vlastného zoznamu, na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zoznam a potom kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

  2. V časti Stĺpce kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  3. V sekcii Názov a typ, v časti Názov stĺpca napíšte názov stĺpca, ktorý chcete použiť na určenie hodnôt stavu pre tok činností.

  4. V časti Typ informácií v stĺpci je zvoľte Voľba (ponuka pre výber).

  5. V sekcii Ďalšie nastavenie stĺpcov v časti Popis napíšte voliteľný popis pre stĺpec.

  6. V časti Vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie kliknite na položku Áno.

  7. V stĺpcovom zozname v časti Každú voľbu zadajte na samostatný riadok zadajte tri alebo viac hodnôt, ktoré bude možné vybrať v tomto stĺpci. Tieto hodnoty budú hodnotami stavov v pracovnom postupe.

  8. V časti Spôsob zobrazenia volieb zvoľte buď položku Rozbaľovacia ponuka alebo položku Prepínače.

  9. V časti Povoliť vypĺňané voľby kliknite na položku Nie.

  10. Určite, či chcete pre tento stĺpec konkrétnu predvolenú hodnotu, alebo či ju chcete pridať do predvoleného zobrazenia pre zoznam.

  11. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Do zoznamu musíte pridať trojfázový pracovný postup, aby ste ho mohli používať pre položky v tomto zozname. Keď do zoznamu pridáte trojfázový pracovný postup, musíte v zozname určiť stĺpec obsahujúci hodnoty stavu, ktoré sa majú v pracovnom postupe sledovať. Okrem toho je potrebné zadať informácie pre jednotlivé stupne pracovného postupu. Môžete napríklad zadať predmet a text e-mailových upozornení, ktoré sa budú odosielať príjemcom úloh.

Na väčšine typov lokalít je trojfázový pracovný postup predvolene povolený. Správca kolekcie lokalít však môže túto funkciu zakázať. Ak trojfázový pracovný postup nie je dostupný, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít.

Dôležité : Musíte mať povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridať tok činností do zoznamu.

  1. Otvorte zoznam, do ktorého chcete pridať trojfázový pracovný postup. Podľa vlastného zoznamu, na páse s nástrojmi, kliknite na kartu zoznam a potom kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate. Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenie knižnice dokumentov.

  2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

    Ak pracovné postupy ste už pridali do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok vás presmeruje priamo na stránke zmeniť nastavenia toku činností a kliknite na možnosť pridať pracovný postup a prejdite na položky pridať pracovný postup. Ak žiadne pracovné postupy boli pridané do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok prejdete priamo na stránke Pridať pracovný postup.

  3. Ak pre zoznam už existuje pracovný postup, na stránke zmeny nastavenia pracovného postupu kliknite na položku Pridať pracovný postup.

  4. Na stránke Pridať pracovný postup v časti pracovného postupu, kliknite na položku trojfázový v časti vybrať šablónu pracovného postupu.

  5. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

  6. V sekcii Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností.

    Poznámka : 

    • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci pracovného postupu budú môcť jednoducho vyhľadávať a zobrazovať svoje úlohy pomocou zobrazenia Moje úlohy zoznamu Úlohy.

    • Ak úlohy v toku činností budú odhaľovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete uchovať oddelene od všeobecného zoznamu Úlohy, vytvorte nový zoznam úloh.

    • Nový zoznam úloh môžete vytvoriť aj v prípade, ak sa v organizácii používajú viaceré pracovné postupy alebo je v pracovných postupoch mnoho úloh. V takom prípade môžete vytvoriť samostatný zoznam úloh pre každý pracovný postup.

  7. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytli počas každého vykonávania pracovného postupu.

    Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak sa v organizácii používa mnoho pracovných postupov, môžete vytvoriť osobitný zoznam histórie pre každý pracovný postup.

  8. V sekcii Možnosti spustenia vykonajte jeden z nasledovných krokov:

    • Ak chcete povoliť manuálne spustenie pracovného postupu, začiarknite políčko Povoliť ručné spustenie tohto pracovného postupu overenému používateľovi s povolením na účasť. Ak budete vyžadovať ďalšie povolenia na spustenie toku činností, začiarknite políčko Na spustenie toku činností vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.

    • Ak chcete, aby tok činností začal automaticky, keď sú vytvorené nové položky, začiarknite políčko Spustiť tento tok činností pri vytvorení novej položky.

  9. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  10. V sekcii Stavy toku činností, v časti Vybrať pole 'Voľba' zvoľte stĺpec Voľba zo zoznamu obsahujúceho hodnoty, ktoré chcete použiť pre stavy vo vašom toku činností a potom zvoľte hodnoty stĺpca, ktoré požadujete pre počiatočný stav, prebiehajúci stav a konečný stav toku činností.

  11. V dvoch sekciách Zadajte, čo sa má stať pri inicializovaní toku činností (možnosti pre prvú úlohu v toku činností) a Zadajte, čo sa má stať, keď sa stav toku činností zmení na prebiehajúci stav (možnosti pre druhú úlohu v toku činností) určite nasledovné informácie:

    Podrobnosti o úlohe

Popis úlohy:

Zadajte ľubovoľné informácie, ktoré budú tvoriť popis úlohy. Ak začiarknete políčko Zahrnúť pole zoznamu, vybraté pole sa pridá na koniec správy. Ak začiarknete políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu, do popisu sa vloží prepojenie na položku zoznamu.

Termín splnenia úlohy:

Ak chcete zadať termín splnenia úlohy, začiarknite políčko Zahrnúť pole zoznamu a potom zo zoznamu vyberte stĺpec obsahujúci dátum, ktorý chcete použiť.

Úloha priradená komu:

Ak chcete úlohu priradiť osobe, ktorá je určená v zozname, kliknite na položku Zahrnúť pole zoznamu a potom zvoľte stĺpec zo zoznamu, ktorý obsahuje informácie o používateľoch, ktoré chcete použiť. Keď sa spustí tento tok činností, prvá úloha sa priradí osobe, ktorej meno sa objaví v tomto stĺpci pre položku pracovného toku.

Ak chcete túto úlohu priradiť zadanej osobe vo všetkých výskytoch tohto pracovného postupu, kliknite na položku Vlastné a potom zadajte alebo vyberte meno osoby, ktorej chcete úlohu priradiť.

  1. Začiarknite políčko Odoslať e-mailovú správu, ak chcete, aby účastníci pracovného postupu dostávali e-mailové upozornenia na úlohy, ktorú sú im priradené.

    Poznámka : Ak chcete, aby účastníci toku činností dostanú e-mailové upozornenia a pripomenutia o svoje úlohy pracovného postupu po spúšťajú pracovné postupy, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít, overte, či je povolený e-mailu pre lokalitu.

    Podrobnosti e-mailovej správy

Komu

Napíšte meno osoby, ktorej chcete odoslať upozornenie e-mailom o toku činností. Začiarknite políčko Zahrnúť úlohy priradené pre, ak chcete odoslať e-mailové upozornenie majiteľovi úlohy.

Predmet

Napíšte predmet, ktorý chcete použiť pre e-mailové upozornenie. Začiarknite políčko Použiť názov úlohy, ak chcete pridať názov úlohy k riadku predmetu e-mailovej správy.

Telo správy

Napíšte informáciu, ktorá sa má objaviť v tele správy upozornenia e-mailom. Začiarknite políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu, ak chcete vložiť prepojenie na položku zoznamu v správe.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Manuálne spustenie trojfázového pracovného postupu pre položku

Trojfázový pracovný postup je potrebné najprv pridať do zoznamu, aby bol prístupný na použitie pre položky v danom zozname. Ďalšie informácie nájdete v predchádzajúcich častiach.

Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať tak, aby sa spustil automaticky po pridaní nových položiek do zoznamu, alebo aby ho mohli manuálne spúšťať používatelia s určitými povoleniami. Pre niektoré pracovné postupy je možné nastaviť obidve možnosti.

Ak chcete pre položku zoznamu nastaviť manuálne spúšťanie trojfázového pracovného postupu, postupujte podľa nižšie uvedených krokov. Na ich vykonanie je potrebné povolenie na úpravu položiek v zozname. Niektoré pracovné postupy môžu vyžadovať, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov.

Poznámka : Ak chcete, aby účastníci toku činností dostanú e-mailové upozornenia a pripomenutia o svoje úlohy pracovného postupu po spustení pracovného postupu, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít, overte, či je povolený e-mailu pre lokalitu.

  1. Otvorte zoznam, ktorý obsahuje položku, na ktorej chcete spustiť trojfázový tok činností.

  2. Ukážte na položku, na ktorej chcete spustiť tok činností, kliknite na šípku, ktorá sa objaví a potom kliknite na príkaz Toky činností.

    Poznámka : Príkaz Toky činností je dostupný, iba ak je položka v zozname alebo knižnici, ktorá má k sebe priradený aspoň jeden tok činnosti.

  3. V ponuke Akcie lokality kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  4. V časti Začať nový tok činností kliknite na názov trojfázového toku činností, ktorý chcete spustiť.

    Tok činností sa okamžite spustí.

Na začiatok stránky

Ukončenie úlohy toku činností v trojfázovom toku činností

Ak chcete dokončiť úlohu toku činností v trojfázovom toku činností, musíte mať aspoň jedno povolenie na úpravu položiek v zozname úloh, v ktorom sú zaznamenané úlohy toku činností.

  1. Ak chcete lokalizovať svoju úlohu v pracovnom postupe, otvorte zoznam Úlohy lokality a potom vyberte položku Moje úlohy v ponuke Zobraziť.

    Poznámka : Ak pracovný postup nepoužíva predvolený zoznam úloh, úlohy pracovného postupu sa nemusí zobraziť v zozname úlohy. Ak chcete lokalizovať svoju úlohu pracovného postupu, prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložená položka toku činností. Ukážte na názov položky, ktorú chcete dokončiť, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku pracovné postupy. Na stránke stav pracovného postupu v časti Prebiehajúce pracovné postupy, kliknite na názov pracovného postupu, v ktorom sa zúčastňujete. V časti úlohy vyhľadajte svoju úlohu pracovného postupu.

  2. Otvorte zoznam obsahujúci položku, ktorú chcete označiť ako dokončenú.

  3. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete dokončiť, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  4. V dialógovom okne Úlohy zadajte alebo vyberte informácie potrebné na dokončenie úlohy a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×