Použitie trojfázového toku činností

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Trojfázový tok činností je navrhnutý na sledovanie stavu položky zoznamu v troch stupňoch (fázach). Je možné ho využiť pre riadenie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy.

Obsah tohto článku

Fungovanie trojfázového pracovného postupu

Príprava zoznamu, ktorý sa používa s trojfázovým tokom činností

Pridanie trojfázového toku činností do zoznamu

Začatie trojfázového toku činností na položke

Ukončenie úlohy toku činností v trojfázovom toku činností

Fungovanie trojfázového toku činností

Trojfázový tok činností podporuje firemné procesy, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie stavu problému alebo položky v troch rôznych stupňoch a dvoch prechodoch medzi stavmi. Pri každom prechode medzi stavmi priradí tok činností úlohu osobe a tejto osobe pošle upozornenie na úlohu prostredníctvom e-mailu. Keď sa táto úloha dokončí, tok činností aktualizuje stav položky a prejde do ďalšieho stupňa. Trojfázový tok činností je navrhnutý pre fungovanie so šablónou zoznamu Sledovanie problémov, ale je možné ho použiť s ľubovoľným zoznamom pripraveným tak, aby obsahoval stĺpec Voľba s troma alebo viacerými hodnotami. Hodnoty v tomto stĺpci Voľba slúžia ako stavy, ktoré sleduje tok činností.

Trojfázový tok činností je možné využiť pre riadenie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Napríklad zamestnanci v malej spoločnosti pre plánovanie udalostí môžu využiť zoznam sledovania problémov a prispôsobený trojfázový tok činností pre správu množstva úloh spojených s udalosťami, ktoré plánujú. Pomocou trojfázového toku činností sa sledujú úlohy plánovania udalostí v troch stavoch: Aktívna, Pripravená na revíziu a Dokončená. Všetky úlohy prípravy udalostí, ktoré sa vzťahujú na určitú udalosť sú kompilované do zoznamu sledovania problémov, ktorý bol vytvorený pre danú udalosť a označený ako Aktívny. Koordinátorka udalostí priradí jednotlivé úlohy členom svojho tímu a potom začne trojfázový tok činností na týchto položkách, aby tak začala prácu na úlohe udalosti.

Keď začne tok činností, vytvorí úlohu pre určenú osobu. Keď člen tímu dostane úlohu, vykoná prácu potrebnú na dokončenie úlohy. Táto práca sa môže uskutočňovať mimo zoznamu alebo lokality, kde je umiestnený zoznam sledovania problémov. Ak napríklad člen tímu dostane úlohu toku činností na vypracovanie zásobovacieho plánu, bude kontaktovať zásobovaciu firmu a potom bude spolupracovať s s touto firmou na vypracovaní plánu. Keď je vypracovaná hrubá verzia plánu, člen pracovného tímu označí svoju úlohu toku činností ako dokončenú. V tomto bode tok činností aktualizuje stav úlohy udalosti v zozname sledovania problémov zo stavu Aktívna na Pripravená na revíziu a vytvorí druhú úlohu pre koordinátorku udalostí, aby zrevidovala zásobovací plán. Keď koordinátorka udalostí zreviduje a schváli zásobovací plán, označí svoju úlohu pracovného toku ako ukončenú a tok činností aktualizuje stav úlohy zo stavu Pripravená na revíziu na Dokončená.

Účastník toku činností môže dokončiť úlohu toku činností v trojfázovom toku činností dvoma rôznymi spôsobmi. Účastník môže upraviť úlohu toku činností a označiť ju ako dokončenú, alebo môže zmeniť stav položky toku činností v zozname (ak má účastník povolenie meniť tento zoznam). Pokiaľ účastník stav položky zoznamu toku činností aktualizuje ručne, úloha toku činností sa dokončí. Ak účastník upraví úlohu pracovného toku a označí ju ako dokončenú, stav položky pracovného toku v zozname je aktualizovaný na Dokončená.

Akcie v trojfázovom toku činností v tomto príklade postupujú podľa tohto procesu:

Vývojový diagram v príklade trojfázového toku činností

Na začiatok stránky

Príprava zoznamu, ktorý sa používa s trojfázovým tokom činností

Predtým, než budete môcť použiť trojfázový tok činností, musíte si pripraviť zoznam, ktorý použijete v spojení s tokom činností. Tento zoznam musí obsahovať položky, ktoré chcete sledovať alebo spravovať pomocou toku činností. Šablóna zoznamu Sledovanie problémov je navrhnutá pre spoluprácu s trojfázovým tokom činností, ale je možné tiež vytvoriť vlastný zoznam, ktorý použijete s týmito tokmi činností. Ak vytvoríte vlastný zoznam pre použitie s týmito tokmi činností, musíte zaistiť, aby zoznam obsahoval minimálne jeden stĺpec Voľba, ktorý obsahuje tri alebo viac voliteľných hodnôt. Keď pripravíte pre použitie so zoznamom trojfázový tok činností, musíte určiť stĺpec Voľba, ktorý obsahuje hodnoty stavu, ktoré bude tok činností sledovať.

Vytvorenie zoznamu pre sledovanie problémov určeného na použitie s trojfázovým tokom činností

Ako predvolenú možnosť môžete trojfázový tok činností použiť s akýmkoľvek zoznamom, ktorý vytvoríte zo šablóny zoznamu Sledovanie problémov.

  1. Na stránke Celý obsah lokality kliknite na položku Zobraziť celý obsah lokality a potom na položku Vytvoriť.

    Vo väčšine prípadov, môžete použiť ponuku Akcie lokality Obrázok tlačidla namiesto toho na dokončenie tohto kroku.

  1. V časti Sledovanie kliknite na položku Sledovanie problémov.

    1. Do poľa Názov zadajte názov pre zoznam. Zadanie názvu pre zoznam je povinné.

      Názov sa zobrazí v hornej časti strany zoznamu, stane sa súčasťou webovej adresy pre stránku zoznamu a zobrazí sa aj v navigačných prvkoch, ktoré používateľom pomáhajú zoznam nájsť a otvoriť.

  2. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  3. Ak chcete prepojenie na tento zoznam pridať na panel Rýchle spustenie, kliknite na tlačidlo Áno v sekcii Navigácia.

  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým tokom činností

Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam pre použitie s trojfázovým tokom činností, musíte pridať aspoň jeden stĺpec Voľba obsahujúci hodnoty stavu, ktoré bude sledovať tok činností.

  1. Na stránke Celý obsah lokality kliknite na položku Zobraziť celý obsah lokality a potom na položku Vytvoriť.

    Vo väčšine prípadov, môžete použiť ponuku Akcie lokality Obrázok tlačidla namiesto toho na dokončenie tohto kroku.

  1. V časti Vlastné zoznamy kliknite na položku Vlastný zoznam.

    1. Do poľa Názov zadajte názov pre zoznam. Zadanie názvu pre zoznam je povinné.

      Názov sa zobrazí v hornej časti strany zoznamu, stane sa súčasťou webovej adresy pre stránku zoznamu a zobrazí sa aj v navigačných prvkoch, ktoré používateľom pomáhajú zoznam nájsť a otvoriť.

  2. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  3. Ak chcete prepojenie na tento zoznam pridať na panel Rýchle spustenie, kliknite na tlačidlo Áno v sekcii Navigácia.

  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým tokom činností

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. Na Nastavenie ponuky Ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

  3. V časti Stĺpce kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  4. V sekcii Názov a typ, v časti Názov stĺpca napíšte názov stĺpca, ktorý chcete použiť na určenie hodnôt stavu pre tok činností.

  5. V časti Typ informácií v stĺpci je zvoľte Voľba (ponuka pre výber).

  6. V sekcii Ďalšie nastavenie stĺpcov v časti Popis napíšte voliteľný popis pre stĺpec.

  7. V časti Vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie kliknite na položku Áno.

  8. V zozname, v časti Každú voľbu zadajte na samostatný riadok napíšte tri alebo viac voliteľných hodnôt, ktoré majú byť v tomto stĺpci.

    Tieto hodnoty budú hodnotami stavov pre tok činností.

  9. V časti Spôsob zobrazenia volieb zvoľte buď položku Rozbaľovacia ponuka alebo položku Prepínače.

  10. V časti Povoliť vypĺňané voľby kliknite na položku Nie.

  11. Určite, či chcete pre tento stĺpec konkrétnu predvolenú hodnotu, alebo či ju chcete pridať do predvoleného zobrazenia pre zoznam.

  12. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie trojfázového toku činností do zoznamu

Do zoznamu musíte pridať trojfázový tok činností predtým, než ho budete môcť používať pre položky v tomto zozname. Keď do zoznamu pridáte trojfázový tok činností, musíte určiť, ktorý stĺpec v zozname obsahuje stavové premenné, ktoré chcete, aby tok činností sledoval. Musíte určiť takisto informácie o tom, čo chcete, aby sa v každom stupni toku činností stalo. Napríklad môžete určiť jednotlivcov, ktorým má byť úloha priradená a podrobnosti upozornení, ktoré dostanú príjemcovia e-mailom.

Musíte mať povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridať tok činností do zoznamu.

  1. Otvorte zoznam, do ktorého chcete pridať trojfázový tok činností.

    1. V ponuke nastavenia Ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku Nastavenie pre typ knižnice, ktorú otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

  2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

    Pokiaľ toky činností boli už pridané do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok vás zavedie priamo na stránku Zmena nastavení toku činností. Aby ste sa dostali na stránku Pridať tok činností, musíte kliknúť na položku Pridať tok činností. Ak do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu ešte neboli pridané žiadne toky činností, tento krok vás zavedie priamo na stránku Pridať tok činností.

  3. Na strane Zmeniť nastavenia toku činností kliknite na položku Pridať tok činností.

  4. Na stránke Pridať tok činností v sekcii Tok činností kliknite na položku Trojfázový v časti Vybrať šablónu toku činností.

  5. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

  6. V sekcii Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností.

    • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci toku činností si budú môcť jednoducho vyhľadať a zobraziť svoje úlohy toku činností pomocou použitia zobrazenia Moje úlohy zo zoznamu Úlohy.

    • Ak úlohy v toku činností budú odhaľovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete uchovať oddelene od všeobecného zoznamu Úlohy, vytvorte nový zoznam úloh.

    • Ak organizácia má množstvo tokov činností alebo ak toky činností zahŕňajú početné úlohy, vytvorte nový zoznam činností. V tomto prípade môžete vytvoriť zoznamy úloh pre každý tok činností.

  7. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

    Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

  8. V sekcii Možnosti spustenia vykonajte jeden z nasledovných krokov:

    • Ak chcete povoliť ručné spustenie toku činností, začiarknite políčko Povoliť ručné spustenie daného toku činností overenému používateľovi, ktorý má povolenia upravovať položky. Pokiaľ chcete vyžadovať ďalšie povolenia na spustenie toku činností, začiarknite políčko Na spustenie toku činností vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.

    • Ak chcete, aby tok činností začal automaticky, keď sú vytvorené nové položky, začiarknite políčko Spustiť tento tok činností pri vytvorení novej položky.

  9. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

  10. V sekcii Stavy toku činností, v časti Vybrať pole 'Voľba' zvoľte stĺpec Voľba zo zoznamu obsahujúceho hodnoty, ktoré chcete použiť pre stavy vo vašom toku činností a potom zvoľte hodnoty stĺpca, ktoré požadujete pre počiatočný stav, prebiehajúci stav a konečný stav toku činností.

  11. V dvoch sekciách Zadajte, čo sa má stať pri inicializovaní toku činností (možnosti pre prvú úlohu v toku činností) a Zadajte, čo sa má stať, keď sa stav toku činností zmení na prebiehajúci stav (možnosti pre druhú úlohu v toku činností) určite nasledovné informácie:

    Podrobnosti úlohy

Názov úlohy:

Napíšte ľubovoľnú informáciu, ktorú chcete zahrnúť do názvu úlohy. Ak začiarknete políčko Zahrnúť pole zoznamu, informácia o názve pre položku zoznamu sa pridá do vlastnej správy.

Popis úlohy:

Napíšte ľubovoľnú informáciu, ktorú chcete zahrnúť do popisu úlohy. Ak začiarknete políčko Zahrnúť pole zoznamu, informácia o názve pre položku zoznamu sa pridá do vlastnej správy. Ak začiarknete políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu, do položky zoznamu sa vloží prepojenie.

Termín splnenia úlohy:

Ak chcete pre úlohu určiť termín splnenia, začiarknite políčko Zahrnúť pole zoznamu a potom zvoľte stĺpec dátumu zo zoznamu, ktorý obsahuje informáciu o termíne splnenia, ktorú chcete použiť.

Úloha priradená komu:

Ak chcete úlohu priradiť osobe, ktorá je určená v zozname, kliknite na položku Zahrnúť pole zoznamu a potom zvoľte stĺpec zo zoznamu, ktorý obsahuje informácie o používateľoch, ktoré chcete použiť. Keď sa spustí tento tok činností, prvá úloha sa priradí osobe, ktorej meno sa objaví v tomto stĺpci pre položku pracovného toku.

Túto úlohu vo všetkých prípadoch tento pracovný postup priradiť osobe vám určiť, kliknite na položku Vlastná a potom zadajte alebo vyberte meno osoby, ktorej chcete priradiť úlohu.

Podrobnosti e-mailovej správy

Začiarknite políčko Odoslať e-mailovú správu, ak chcete, aby účastníci toku činností dostávali e-mailové upozornenia na svoje úlohy toku činností.

Ak sa chcete uistiť, že účastníci toku činností dostanú o spustení tokov činností e-mailové upozornenia a pripomienky o svojich úlohách toku činností, skontrolujte a overte s vaším správcom servera, že pre vašu lokalitu je zapnutý e-mail.

Akcia

Napíšte meno osoby, ktorej chcete odoslať upozornenie e-mailom o toku činností. Začiarknite políčko Zahrnúť úlohy priradené pre, ak chcete odoslať e-mailové upozornenie majiteľovi úlohy.

Predmet

Napíšte predmet, ktorý chcete použiť pre e-mailové upozornenie. Začiarknite políčko Použiť názov úlohy, ak chcete pridať názov úlohy k riadku predmetu e-mailovej správy.

Základného textu

Napíšte informáciu, ktorá sa má objaviť v tele správy upozornenia e-mailom. Začiarknite políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu, ak chcete vložiť prepojenie na položku zoznamu v správe.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Začatie trojfázového toku činností na položke

Trojfázový tok činností musíte najprv pridať do zoznamu, ak ho chcete sprístupniť pre použitie na položkách v danom zozname.

Trojfázový tok činností je možné konfigurovať, aby začal automaticky, keď sa do zoznamu pridajú nové položky, alebo je možné ho nakonfigurovať tak, aby umožnil používateľom s určitými právami spustiť tok činností ručne. Niektoré toky činností môžu umožniť obidve možnosti. Aby ste mohli ručne spustiť trojfázový tok činností na položke zoznamu, musíte mať pre daný zoznam povolenie editovania položiek. Niektoré toky činností môžu vyžadovať, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov.

Ak sa chcete uistiť, že účastníci toku činností dostanú po spustení toku činností e-mailové upozornenia a pripomienky o svojich úlohách toku činností, skontrolujte a overte s vaším správcom servera, že pre vašu lokalitu je zapnutý e-mail.

  1. Otvorte zoznam, ktorý obsahuje položku, na ktorej chcete spustiť trojfázový tok činností.

  2. Ukážte na položku, na ktorej chcete spustiť tok činností, kliknite na šípku, ktorá sa objaví a potom kliknite na príkaz Toky činností.

    Poznámka : Príkaz Toky činností je dostupný, iba ak je položka v zozname alebo knižnici, ktorá má k sebe priradený aspoň jeden tok činnosti.

  3. V časti Začať nový tok činností kliknite na názov trojfázového toku činností, ktorý chcete spustiť.

    Tok činností sa okamžite spustí.

Na začiatok stránky

Ukončenie úlohy toku činností v trojfázovom toku činností

Ak chcete dokončiť úlohu toku činností v trojfázovom toku činností, musíte mať aspoň jedno povolenie na úpravu položiek v zozname úloh, v ktorom sú zaznamenané úlohy toku činností.

  1. Otvorte zoznam úlohy lokality a potom vyberte položku Moje úlohy v ponuke Zobraziť chcete lokalizovať svoju úlohu pracovného postupu.

    Poznámka : Ak tok činností nepoužíva predvolený zoznam Úlohy, úloha toku činností sa nemusí zobraziť v zozname Úlohy. Ak chcete umiestniť úlohu toku činností, prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka toku činností uložená. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete dokončiť, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Toky činností. Na stránke Stav toku činností v časti Spustené toky činností kliknite na názov toho toku činností, ktorého sa zúčastňujete. Úlohu toku činností umiestnite v časti Úlohy.

  2. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete dokončiť, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  3. Vo formulári, ktorý sa objaví, zadajte alebo vyberte požadované informácie na dokončenie úlohy.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×