Použitie trojfázového pracovného postupu

Použitie trojfázového pracovného postupu

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Trojfázový pracovný postup umožňuje sledovať stav položky zoznamu v troch stupňoch (fázach). Môže sa použiť na riadenie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Projektová úloha môže mať napríklad tieto tri stupne: Nezačaté, Prebieha a Dokončené.

Obsah článku

Fungovanie trojfázového pracovného postupu

Nastavenie zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Vytvorenie zoznamu na sledovanie problémov

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Manuálne spustenie trojfázového pracovného postupu pre položku

Dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe

Fungovanie trojfázového pracovného postupu

Trojfázový pracovný postup podporuje firemné procesy, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie stavu problému alebo položky v troch rôznych fázach a dvoch prechodoch medzi fázami. Pri každom prechode medzi fázami priradí pracovný postup úlohu osobe a danej osobe odošle upozornenie na úlohu prostredníctvom e-mailu. Keď sa daná úloha dokončí, pracovný postup aktualizuje stav položky a prejde do ďalšej fázy. Trojfázový pracovný postup pracuje so šablónou zoznamu Sledovanie problémov. Možno ho však použiť s ľubovoľným zoznamom nastaveným tak, aby obsahoval stĺpec Voľba s minimálne tromi hodnotami. Hodnoty v stĺpci Voľba slúžia ako fázy, ktoré pracovný postup sleduje.

Zoznam môže obsahovať viaceré stĺpce voľby a v samotnom stĺpci voľby môžu byť viac ako tri hodnoty. Trojfázový pracovný postup je však možné nakonfigurovať iba na používanie jedného z týchto stĺpcov voľby a iba troch hodnôt vo vybratom stĺpci voľby. Keď pridáte trojfázový pracovný postup do zoznamu alebo knižnice, treba vybrať stĺpec voľby a tri hodnoty v tomto stĺpci.

Trojfázový pracovný postup je možné použiť na riadenie podnikových procesov, ktoré od organizácií vyžadujú sledovanie veľkého množstva problémov alebo položiek, ako napríklad problémy technickej podpory zákazníkov, obchodné iniciatívy alebo projektové úlohy. Zamestnanci v malej spoločnosti organizujúcej podujatia môžu využiť zoznam sledovania problémov a prispôsobený trojfázový pracovný postup napríklad na spravovanie množstva úloh súvisiacich s udalosťami, ktoré plánujú. Pomocou pracovného postupu sa sledujú úlohy plánovania udalostí v troch fázach: Aktívny, Pripravený na revíziu a Dokončený. Všetky úlohy súvisiace s prípravou určitej udalosti sa zhromažďujú v zozname sledovania problémov, ktorý bol vytvorený pre danú udalosť a označený ako Aktívny. Koordinátorka udalostí priradí jednotlivé úlohy členom svojho tímu a potom na týchto položkách spustí pracovný postup, čím začne prácu na úlohe spojenej s udalosťou.

Po spustení pracovného postupu sa vytvorí úloha pre určenú osobu. Keď člen tímu dostane úlohu, vykoná prácu potrebnú na dokončenie úlohy. Táto práca sa môže uskutočňovať mimo zoznamu alebo lokality, kde je umiestnený zoznam sledovania problémov. Ak napríklad člen tímu dostane úlohu pracovného postupu, ktorá vyžaduje vypracovanie zásobovacieho plánu, bude kontaktovať zásobovaciu firmu a potom bude spolupracovať s touto firmou na vypracovaní plánu. Keď je vypracovaná hrubá verzia plánu, člen pracovného tímu označí svoju úlohu pracovného postupu ako dokončenú. V tomto bode pracovný postup aktualizuje stav úlohy v zozname sledovania problémov zo stavu Aktívna na stav Pripravená na revíziu a vytvorí druhú úlohu pre koordinátorku udalostí, aby zrevidovala zásobovací plán. Keď koordinátorka udalostí zreviduje a schváli zásobovací plán, označí svoju úlohu pracovného postupu ako dokončenú a v pracovnom postupe sa aktualizuje stav úlohy zo stavu Pripravená na revíziu na stav Dokončená.

Poznámka : Účastník pracovného postupu môže dokončiť úlohu v trojfázovom pracovnom postupe dvoma rôznymi spôsobmi: môže upraviť úlohu pracovného postupu a označiť ju ako dokončenú, alebo môže zmeniť stav položky pracovného postupu v zozname (ak má povolenie meniť tento zoznam). Pokiaľ účastník manuálne aktualizuje stav položky pracovného postupu v zozname, dokončí sa aj samotná úloha pracovného postupu. Ak účastník upraví úlohu pracovného postupu a označí ju ako dokončenú, aktualizuje sa aj stav položky pracovného postupu v zozname na hodnotu Dokončená.

Akcie v trojfázovom pracovnom postupe v predchádzajúcom príklade postupujú podľa tohto procesu:

Vývojový diagram v príklade trojfázového pracovného postupu

Na začiatok stránky

Nastavenie zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Pred používaním trojfázového pracovného postupu je potrebné nastaviť zoznam s položkami, ktoré chcete sledovať alebo spravovať pomocou pracovného postupu. Šablóna zoznamu Sledovanie problémov pracuje s trojfázovým pracovným postupom, môžete si však vytvoriť aj vlastný zoznam, ktorý použijete s týmito pracovnými postupmi. Ak vytvárate vlastný zoznam, tento zoznam musí obsahovať minimálne jeden stĺpec Voľba, ktorý obsahuje aspoň tri hodnoty na výber. Pri nastavovaní pracovného postupu, ktorý sa bude používať s týmto zoznamom, určite stĺpec Voľba obsahujúci hodnoty stavu, ktoré sa budú v pracovnom postupe sledovať.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu na sledovanie problémov

Na základe predvoleného nastavenia môžete trojfázový pracovný postup použiť s ľubovoľným zoznamom, ktorý vytvoríte zo šablóny zoznamu Sledovanie problémov.

  1. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku Pridať aplikáciu.

  2. Na stránke Vaše aplikácie kliknite na položku Sledovanie problémov a napíšte názov zoznamu. Názov zoznamu je povinná položka.

  3. Ak chcete zadať popis zoznamu, kliknite na položku Rozšírené možnosti.

    • Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  4. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam, ktorý sa bude používať s trojfázovým pracovným postupom, musíte pridať aspoň jeden stĺpec Voľba obsahujúci aspoň tri hodnoty stavu, ktoré sa budú v pracovnom postupe sledovať.

  1. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku Pridať aplikáciu.

  2. Na stránke Vaše aplikácie kliknite na položku Vlastný zoznam a napíšte názov zoznamu. Názov zoznamu je povinná položka.

  3. Ak chcete zadať popis zoznamu, kliknite na položku Rozšírené možnosti.

  4. Do poľa Popis zadajte popis účelu zoznamu. Zadanie popisu nie je povinné.

  5. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Na začiatok stránky

Prispôsobenie vlastného zoznamu určeného na použitie s trojfázovým pracovným postupom

  1. Kliknite na vlastný zoznam, ktorý ste vytvorili v prechádzajúcom kroku.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam a potom v skupine Nastavenia kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

  3. V časti Stĺpce kliknite na príkaz Vytvoriť stĺpec.

  4. V časti názov a typ, v časti názov stĺpca zadajte názov stĺpca, ktorý chcete použiť na zadanie hodnôt stavu pre pracovný postup. Môžete napríklad zadať názov ako stav pracovného postupu.

  5. V časti Typ informácií v tomto stĺpci zvoľte položku Voľba (ponuka pre výber).

  6. V sekcii Ďalšie nastavenie stĺpcov v časti Popis zadajte voliteľný popis pre stĺpec.

  7. V časti Vyžadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie kliknite na položku Áno.

  8. V poli so zoznamom v časti každú voľbu v samostatnom riadku zadajte zadajte tromi alebo viacerými výber hodnoty, ktoré chcete pre tento stĺpec. Tieto hodnoty budú hodnotami stavov pre pracovný postup. Napríklad, môžete zadať aktívne, pripravená na revíziu, a dokončiť tri možnosti.

  9. V časti Spôsob zobrazenia volieb zvoľte buď položku Rozbaľovacia ponuka, alebo položku Prepínače.

  10. V časti Povoliť vypĺňané voľby kliknite na položku Nie.

  11. Zadajte, či sa má pre tento stĺpec používať konkrétna predvolená hodnota a či sa má stĺpec pridať do predvoleného zobrazenia zoznamu.

  12. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie trojfázového pracovného postupu do zoznamu

Trojfázový pracovný postup môžete na položky v zozname používať až po jeho pridaní do zoznamu. Keď do zoznamu pridáte trojfázový pracovný postup, musíte v zozname určiť stĺpec obsahujúci hodnoty stavu, ktoré sa majú v pracovnom postupe sledovať. Okrem toho treba zadať informácie pre jednotlivé stupne pracovného postupu. Môžete napríklad zadať predmet a text e-mailových upozornení, ktoré sa budú odosielať príjemcom úloh.

Na väčšine typov lokalít je trojfázový pracovný postup predvolene povolený. Správca kolekcie lokalít však môže túto funkciu zakázať. Ak trojfázový pracovný postup nie je dostupný, obráťte sa na správcu kolekcie lokalít.

Dôležité : Na pridanie pracovného postupu do zoznamu sa vyžaduje povolenie Spravovať zoznamy.

  1. Otvorte zoznam, do ktorého chcete pridať trojfázový pracovný postup.

  2. Kliknite na položky Zoznam > Nastavenia zoznamu alebo kliknite na nastavenie typu knižnice, ktorú otvárate. V knižnici dokumentov kliknite napríklad na možnosť Nastavenia knižnice dokumentov.

  3. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie pracovného postupu.

  4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na položku Pridať pracovný postup.

  5. Na stránke Pridať pracovný postup, v časti pracovného postupu v časti vybrať šablónu pracovného postupu, kliknite na položku trojfázový.

  6. V časti Názov zadajte jedinečný názov pracovného postupu.

  7. V sekcii Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto pracovným postupom.

    Poznámka : 

    • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci pracovného postupu budú môcť jednoducho vyhľadávať a zobrazovať svoje úlohy pomocou zobrazenia Moje úlohy zoznamu Úlohy.

    • Ak úlohy v toku činností budú odhaľovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete uchovať oddelene od všeobecného zoznamu Úlohy, vytvorte nový zoznam úloh.

    • Nový zoznam úloh môžete vytvoriť aj v prípade, ak sa v organizácii používajú viaceré pracovné postupy alebo je v pracovných postupoch mnoho úloh. V takom prípade môžete vytvoriť samostatný zoznam úloh pre každý pracovný postup.

  8. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto pracovným postupom. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytli počas každého vykonávania pracovného postupu.

    Poznámka : Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak sa v organizácii používa mnoho pracovných postupov, môžete vytvoriť osobitný zoznam histórie pre každý pracovný postup.

  9. V sekcii Možnosti spustenia vykonajte jeden z nasledovných krokov:

    • Ak chcete povoliť manuálne spustenie pracovného postupu, začiarknite políčko Povoliť ručné spustenie tohto pracovného postupu overenému používateľovi s povolením na účasť. Ak budete vyžadovať ďalšie povolenia na spustenie toku činností, začiarknite políčko Na spustenie toku činností vyžadovať povolenia spravovať zoznamy.

    • Ak chcete, aby sa pracovný postup spustil automaticky po vytvorení nových položiek, začiarknite políčko Spustiť tento tok činností pri vytváraní novej položky.

  10. Kliknite na položku Ďalej.

  11. V sekcii Stavy toku činností v časti Vyberte pole Voľba zvoľte stĺpec Voľba zo zoznamu obsahujúceho hodnoty, ktoré chcete použiť pre stavy v pracovnom postupe, a potom zvoľte hodnoty stĺpca pre počiatočný stav, prebiehajúci stav a konečný stav pracovného postupu.

  12. V sekciách Zadajte, čo sa má stať pri inicializovaní toku činností (možnosti pre prvú úlohu v pracovnom postupe) a Zadajte, čo sa má stať, keď sa stav toku činností zmení na prebiehajúci stav (možnosti pre druhú úlohu v pracovnom postupe) zadajte nasledovné informácie:

    Podrobnosti o úlohe

Pole

Popis

Nadpis úlohy:

Voliteľne môžete upraviť nadpis správy, ktorá sa zobrazí v úlohe, keď sa pracovný postup spustí alebo sa jeho stav zmení na prebiehajúci. Ak začiarknete políčko Zahrnúť pole zoznamu, vybraté pole sa pridá na koniec správy.

Popis úlohy:

Zadajte ľubovoľné informácie, ktoré budú tvoriť popis úlohy. Ak začiarknete políčko Zahrnúť pole zoznamu, vybraté pole sa pridá na koniec správy. Ak začiarknete políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu, do popisu sa vloží prepojenie na položku zoznamu.

Termín splnenia úlohy:

Ak chcete zadať termín splnenia úlohy, začiarknite políčko Zahrnúť pole zoznamu a potom zo zoznamu vyberte stĺpec obsahujúci dátum, ktorý chcete použiť.

Úloha priradená pre:

Ak chcete úlohu priradiť osobe, ktorá je uvedená v zozname, kliknite na položku Zahrnúť pole zoznamu a potom vyberte zo zoznamu stĺpec, ktorý obsahuje požadované informácie o používateľoch. Keď sa spustí tento pracovný postup, prvá úloha sa priradí osobe, ktorej meno sa nachádza v tomto stĺpci pre položku pracovného postupu.

Ak chcete túto úlohu priradiť zadanej osobe vo všetkých výskytoch tohto pracovného postupu, kliknite na položku Vlastné a potom zadajte alebo vyberte meno osoby, ktorej chcete úlohu priradiť.

  1. Začiarknite políčko Odoslať e-mailovú správu, ak chcete, aby účastníci pracovného postupu dostávali e-mailové upozornenia na svoje úlohy pracovného postupu.

    Poznámka :  Ak sa chcete uistiť, že účastníci pracovného postupu dostanú po spustení pracovného postupu e-mailové upozornenia a pripomenutia svojich úloh pracovného postupu, od správcu kolekcie lokalít zistite, či je pre vašu lokalitu zapnutý e-mail.

    Podrobnosti e-mailovej správy

Pole

Popis

Komu

Zadajte meno osoby, ktorej sa má odoslať e-mailové upozornenie na úlohu pracovného postupu. Ak chcete odoslať e-mailové upozornenie vlastníkovi úlohy, začiarknite políčko Zahrnúť úlohy priradené pre.

Predmet

Zadajte predmet, ktorý sa použije v e-mailovom upozornení. Ak chcete do riadka predmetu e-mailovej správy pridať nadpis úlohy, začiarknite políčko Použiť nadpis úlohy.

Text

Zadajte informácie, ktoré budú tvoriť obsah e-mailového upozornenia. Ak chcete do správy vložiť prepojenie na položku zoznamu, začiarknite políčko Vložiť prepojenie na položku zoznamu.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Manuálne spustenie trojfázového pracovného postupu pre položku

Trojfázový pracovný postup je potrebné najprv pridať do zoznamu, aby bol prístupný na použitie pre položky v danom zozname. Ďalšie informácie nájdete v predchádzajúcich častiach.

Trojfázový pracovný postup je možné nakonfigurovať tak, aby sa spustil automaticky po pridaní nových položiek do zoznamu, alebo aby ho mohli manuálne spúšťať používatelia s určitými povoleniami. Pre niektoré pracovné postupy je možné nastaviť obidve možnosti.

Ak chcete pre položku zoznamu nastaviť manuálne spúšťanie trojfázového pracovného postupu, postupujte podľa nižšie uvedených krokov. Na ich vykonanie je potrebné povolenie na úpravu položiek v zozname. Niektoré pracovné postupy môžu vyžadovať, aby ste mali povolenie na spravovanie zoznamov.

Poznámka : Ak sa chcete uistiť, že účastníci pracovného postupu dostanú po spustení pracovného postupu e-mailové upozornenia a pripomenutia svojich úloh pracovného postupu, od správcu kolekcie lokalít zistite, či je pre vašu lokalitu zapnutý e-mail.

  1. Otvorte zoznam obsahujúci položku, pre ktorú chcete spustiť trojfázový pracovný postup.

  2. Kliknite na tri bodky vedľa položky, pre ktorú chcete spustiť pracovný postup, a v zobrazenej ponuke kliknite na príkaz Pracovné postupy.

    Poznámka : Príkaz Pracovné postupy je dostupný iba vtedy, ak sa položka nachádza v zozname alebo knižnici, ktorá má priradený aspoň jeden pracovný postup.

  3. V ponuke Nastavenie Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality.

  4. V časti Začať nový tok činností kliknite na názov trojfázového pracovného postupu, ktorý chcete spustiť.

    Pracovný postup sa okamžite spustí.

Na začiatok stránky

Dokončenie úlohy pracovného postupu v trojfázovom pracovnom postupe

Ak chcete dokončiť úlohu v trojfázovom pracovnom postupe, musíte mať minimálne povolenie na úpravu položiek v zoznamoch úloh, v ktorých sú zaznamenané úlohy daného pracovného postupu.

  1. Ak chcete lokalizovať svoju úlohu v pracovnom postupe, otvorte zoznam Úlohy lokality a potom vyberte položku Moje úlohy v ponuke Zobraziť.

    Poznámka : Ak pracovný postup nevyužíva predvolený zoznam lokality Úlohy, daná úloha pracovného postupu sa nemusí zobraziť v zozname Úlohy. Ak chcete vyhľadať svoju úlohu pracovného postupu, prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka pracovného postupu uložená. Ukážte na názov položky, ktorú chcete dokončiť, kliknite na zobrazenú šípku a potom na položku Pracovné postupy. Na stránke Stav pracovného postupu v časti Prebiehajúce pracovné postupy kliknite na názov pracovného postupu, ktorého ste účastníkom. V časti Úlohy kliknite na úlohu pracovného postupu a potom prejdite na Krok 3.

  2. Otvorte zoznam obsahujúci položku, ktorú chcete označiť ako dokončenú.

  3. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete dokončiť, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na príkaz Upraviť položku.

  4. V dialógovom okne Úlohy zadajte alebo vyberte informácie potrebné na dokončenie úlohy a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×