Použitie toku činností zhromažďovania pripomienok

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Tok činností Zhromažďovanie pripomienok nasmeruje dokument alebo položku, ktorá je uložená v zozname alebo knižnici ku skupine ľudí na zhromažďovanie pripomienok z recenzie. Predvolene je tok činností zhromažďovania pripomienok pridružený k typu obsahu dokumentu, a teda je automaticky k dispozícii v knižnici dokumentov.

Obsah tohto článku

Ako funguje pracovného postupu zhromažďovania pripomienok?

Pridanie alebo zmena toku činností zhromažďovania pripomienok pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Spustenie pracovného postupu zhromažďovania pripomienok v dokumente alebo položke

Dokončenie úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok

Ako funguje tok činností zhromažďovania pripomienok?

Tok činností zhromažďovania pripomienok podporuje obchodné procesy, medzi ktoré patrí odosielanie dokumentu alebo položky skupine ľudí na zhromaždenie ich pripomienok z recenzie. Tok činností zhromažďovania pripomienok zefektívňuje recenziu obchodného procesu spravovaním a sledovaným všetkých úloh ľudí zainteresovaných v procese. Po jeho ukončení sústredí tok činností zhromažďovania pripomienok všetky pripomienky od recenzentov pre vlastníka toku činností a poskytne záznam o procese recenzie.

Ak sú toky činností k dispozícii, môžete spustiť tok činností zhromažďovania pripomienok priamo z dokumentu alebo položky v zozname alebo knižnici. Ak chcete spustiť tok činností, vyberte požadovaný tok činností a vyplňte formulár inicializácie toku činností, v ktorom zadávate účastníkov (recenzentov) toku činností, dátum splnenia a ľubovoľné príslušné pokyny k úlohám. Po spustení toku činností server priradí úlohy všetkým účastníkom. Ak sú na serveri zapnuté e-mailové upozornenia, server odošle všetkým účastníkom aj e-mailové upozornenie. Účastníci môžu kliknúť na prepojenie v e-mailovom upozornení na úlohu a otvoriť tak dokument alebo položku na recenziu. Účastníci môžu vykonať zmeny, alebo vkladať pripomienky priamo v dokumente. Vo formulári úloh môžu účastníci poskytovať komentáre k pripomienkam. Môžu tiež zmeniť priradenie svojich úloh recenzie, alebo požiadať o zmenu schvaľovaného dokumentu alebo položky. Účastníci majú možnosť vykonať svoje úlohy toku činností buď z webovej lokality Microsoft Office SharePoint Server 2007 alebo priamo v rámci určitých programov, ktoré sú súčasťou systému produktov systém Microsoft Office 2007. Počas priebehu toku činností môže vlastník toku činností, alebo účastníci toku činností skontrolovať stránku Stav toku činností a presvedčiť sa, ktorí účastníci svoje úlohy v toku činností už vykonali. Keď účastníci toku činností dokončia svoje úlohy v toku činností, tok činností sa ukončí a jeho vlastník bude automaticky upovedomený o tom, že tok činností bol ukončený.

Predvolene je tok činností zhromažďovania pripomienok pridružený k typu obsahu dokumentu, a teda je automaticky k dispozícii v knižnici dokumentov. Predvolený tok činností zhromažďovania pripomienok pre knižnice dokumentov je paralelným tokom činností, v ktorom sú úlohy priraďované všetkým účastníkom naraz. Tieto vopred priradené verzie tokov činností zhromažďovania pripomienok je možné prispôsobiť tak, aby spĺňali potreby organizácie, alebo je možné pridať úplne novú verziu toku činností zhromažďovania pripomienok k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu.

Na začiatok stránky

Pridanie alebo zmena toku činností zhromažďovania pripomienok pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Aby ste mohli tok činností používať, musíte ho pridať k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, aby bol k dispozícii pre dokumenty alebo položky na konkrétnom mieste. Aby ste mohli pridávať tok činností do zoznamu, knižnice alebo k typu obsahu, musíte mať povolenie na správu zoznamov. Vo väčšine prípadov vykonávajú túto úlohu správcovia lokality alebo jednotlivci, ktorí spravujú konkrétne zoznamy alebo knižnice.

Dostupnosť toku činností v rámci lokality je rôzna, v závislosti od toho, kam bol tok pridaný:

  • Ak pridáte tok činností priamo do zoznamu alebo knižnice, je k dispozícii iba pre položky tohto zoznamu alebo knižnice.

  • Ak tok činností pridáte do typu obsahu zoznamu (inštancia typu obsahu lokality, ktorá bola pridaná do špecifického zoznamu alebo knižnice), je dostupný len pre položky z daného typu obsahu v špecifickom zozname alebo knižnici, ku ktorým je tento typ obsahu priradený.

  • Ak tok činností pridáte do typu obsahu lokality, daný tok činností je dostupný pre ľubovoľné položky z tohto typu obsahu v každom zozname a knižnici, ku ktorým bola pridaná inštancia daného typu obsahu lokality. Ak chcete, aby bol tok činností dostupný pre všetky zoznamy a knižnice v kolekcii lokalít pre položky špecifického typu obsahu, najúčinnejší spôsob ako to dosiahnuť, je pridať tok činností priamo do typu obsahu lokality.

Pridanie alebo zmena toku činností zhromažďovania pripomienok pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Ak chcete pridať tok činností zhromažďovania pripomienok k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, alebo chcete zmeniť tok činností zhromažďovania pripomienok, ktorý je už priradený k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, postupujte rovnako.

  1. Ak chcete otvoriť stránky Pridať tok činností alebo Zmeniť tok činností pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, pre ktorý chcete pridať alebo zmeniť tok činností, vykonajte jednu z nasledovných činností:

    • Pre zoznam alebo knižnicu:

      1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktorú chcete pridať alebo zmeniť tok činností.

      2. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

        V knižnici dokumentov napríklad kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

      3. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

    • Pre typ obsahu zoznamu:

      1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje inštanciu typu obsahu zoznamu, a pre ktorú chcete tok činností pridať alebo zmeniť.

      2. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

        Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

      3. V časti Typy obsahov kliknite na názov typu obsahu.

        Poznámka : Ak v zozname alebo v knižnici nie je nastavené povolenie pre viacero typov obsahov, časť Typy obsahov sa nezobrazí na stránke Prispôsobiť pre zoznam alebo knižnicu.

      4. Kliknite v ponuke Nastavenie na položku Nastavenie toku činností.

    • Pre typ obsahu lokality:

      1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít kliknite na ponuku Akcie lokality Vzhľad tlačidla , ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

      2. V časti Galérie kliknite na položku Typy obsahu lokality.

      3. Kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete pridať alebo zmeniť tok činností, a potom kliknite na položku Nastavenie toku činností.

        Ak toky činností už boli pridané do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tieto kroky vás prevedú priamo na stránku Zmena nastavení toku činností. Potom je potrebné kliknúť na položku Pridať tok činností, aby ste sa dostali na stránku Pridať tok činností. Ak nebol pridaný žiadny tok činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tieto kroky vás prevedú priamo na stránku Pridať tok činností.

  1. Na stránke Zmeniť nastavenia toku činností kliknite na položku Pridať tok činností alebo kliknite na názov toku činností, ktorému chcete zmeniť nastavenia.

  2. Vyberte niektorú z nasledovných možností:

    • Ak pridávate tok činností, kliknite na stránke Pridať tok činností v časti Tok činností na šablónu toku činností Zhromažďovanie pripomienok.

    • Ak meníte nastavenia toku činností, na stránke Zmeniť tok činností zmeňte požadované nastavenia podľa nasledujúcich krokov.

  3. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

    1. V časti Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto tokom činností.

      • Môžete použiť predvolený zoznam Úlohy alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak použijete predvolený zoznam Úlohy, účastníci toku činností si budú môcť jednoducho vyhľadať a zobraziť svoje úlohy toku činností pomocou použitia zobrazenia Moje úlohy zo zoznamu Úlohy.

      • Ak úlohy pre tok činností bude zobrazovať citlivé a dôverné informácie, ktoré chcete oddeliť od všeobecného zoznamu Úlohy, mali by ste vytvoriť nový zoznam úloh.

      • Ak bude v organizácii veľké množstvo tokov činností, alebo ak si toky činností budú vyžadovať veľké množstvo úloh, mali by ste tiež vytvoriť nový zoznam úloh. V takomto prípade by ste pre každý tok činností mali vytvoriť zoznam úloh.

  4. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytujú počas každej inštancie toku činností.

    Môžete použiť predvolený zoznam História, alebo môžete vytvoriť nový zoznam. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

  5. V sekcii Možnosti spustenia zadajte spôsob, čas a osobu, ktorá môže spustiť tok činností.

    Poznámky : 

    • Niektoré možnosti nemusia byť dostupné, ak ich nepodporuje vybratá šablóna toku činností.

    • Možnosť Spustiť tok činností na schválenie publikovania hlavných verzií položky je dostupná len vtedy, ak je povolená podpora pre sledovanie zmien hlavných a vedľajších verzií pre knižnicu, a ak šablóna toku činností, ktorú ste vybrali, môže byť použitá pre schválenie obsahu.

  6. Ak pridávate tento tok činností do typu obsahu lokality, do časti Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít zadajte, či chcete pridať tento tok činností do všetkých typov obsahu, ktoré dedia od tohto typu obsahu.

    Poznámka : Na stránke Pridať tok činností, sa časť Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít zobrazí iba pre typy obsahu lokality.

  7. Kliknite na položku Ďalej.

  8. Na stránke Prispôsobiť tok činností určite požadované možností smerovania úloh, predvolené východiskové hodnoty toku činností, spôsob ukončenia toku činností a akcie, ktoré majú nasledovať po úspešnom dokončení toku činností.

    Vyberte si možnosti v ktorejkoľvek z uvedených častí. Nemusíte zadávať možnosti vo všetkých častiach:

    Úlohy toku činností

    Akcia

    Vykonajte nasledovné

    Priradenie úloh všetkým účastníkom naraz (paralelný tok činností)

    Kliknite na tlačidlo Súčasne všetkým účastníkom (paralelné).

    Priradenie úloh naraz iba jednému účastníkovi (sériový tok činností)

    Ak chcete vytvoriť sériový tok činností, musí najprv jeden účastník vykonať úlohu, aby mohla byť úloha priradená ďalšiemu účastníkovi.

    Kliknite na tlačidlo Postupne jednotlivým účastníkom (sériové).

    Povolenie pre účastníkov toku činností priradiť svoje úlohy iným osobám

    Začiarknite políčko Priradiť úlohu inej osobe.

    Povolenie pre účastníkov toku činností požiadať o zmenu schvaľovaného dokumentu alebo položky pred vykonaním úlohy

    Začiarknite políčko Vyžiadať zmenu pred dokončením úlohy.

    Predvolené hodnoty na začiatku toku činností

    Akcia

    Vykonajte nasledovné

    Určenie predvoleného zoznamu účastníkov pre všetky inštancie tohto toku činností

    Zadajte mená ľudí, ktorí majú byť účastníkmi, keď sa spustí tento tok činností, alebo kliknite na položku Recenzenti a vyberte ľudí a skupiny so služby adresára.

    Poznámka : Ak tok činností nastavíte ako sériový tok činností, pridajte mená účastníkov toku činností v poradí, v akom im majú byť pridelené úlohy.

    Priradenie jednej úlohy skupinám

    Začiarknite políčko Priradiť jednu úlohu každej zadanej skupine (nerozbaľovať skupiny).

    Zvoľte túto možnosť, ak plánujete určiť skupiny ako účastníkov toku činností a chcete skupine prideliť iba jednu úlohu, namiesto pridelenia jednotlivej úlohy každému členovi skupiny.

    Povolenie ľuďom, ktorí spúšťajú tok činností, zmeniť alebo pridať účastníkov

    Začiarknite políčko Povoliť zmeny v zozname účastníkov po spustení tohto toku činností.

    Táto možnosť je predvolená. Ak nechcete aby mali osoby, ktoré spúšťajú tok činností, možnosť meniť alebo pridávať účastníkov, zrušte začiarknutie tohto políčka.

    Určenie predvoleného hlásenia, ktoré sa zobrazí pri každej úlohe

    Zadajte hlásenie alebo pokyny do textového poľa.

    Určenie dátumu splnenia pre paralelné toky činností

    Zadajte alebo vyberte dátum v časti Termín splnenia úloh (paralelné).

    Určenie času, ktorý majú účastníci sériového toku činností na ukončenie úloh toku činností

    Do časti Každej osobe poskytnúť nasledovný čas na splnenie úlohy (sériové) zadajte číslo a potom vyberte položku dni alebo týždne ako časový prírastok.

    Určenie zoznamu osôb, ktoré by mali dostať upozornenia (nie pridelenia úloh) pri spustení toku činností

    Do časti Upozorniť ďalších zadajte mená osôb, ktoré majú byť upovedomené, alebo kliknite na položku Kópia a vyberte osoby a skupiny zo služby zoznamu.

    Ukončenie toku činností

    Akcia

    Vykonajte nasledovné

    Určenie, že paralelný tok činností je ukončený, keď určitý počet účastníkov dokončí svoje úlohy

    Začiarknite políčko Dokončenie nasledovného počtu úloh a zadajte číslo.

    Poznámka : Táto možnosť nie je k dispozícii pre sériové toky činností.

    Určenie, že tok činností je ukončený, keď je dokument alebo položka zamietnutá

    Začiarknite políčko Zamietnutia dokumentu.

    Určenie, že tok činností je ukončený, keď je dokument alebo položka zmenená

    Začiarknite políčko Zmeny dokumentu.

    Aktivity po dokončení toku činností

    Akcia

    Vykonajte nasledovné

    Aktualizácia stavu schvaľovania dokumentu alebo položky po dokončení toku činností

    Začiarknite políčko Aktualizovať stav schválenia (použiť tento tok činností na riadenie schválenia obsahu).

    Vyberte túto možnosť, ak chcete, aby bolo v tomto toku činností spravované schvaľovanie obsahu a tiež je potrebné začiarknuť políčko Spustiť tento tok činností na schválenie publikovania hlavnej verzie položky na stránke Pridať tok činností.

  9. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Spustenie toku činností zhromažďovania pripomienok pre dokument alebo položku

Tok činností zhromažďovania pripomienok pre dokument alebo položku sa dá spustiť manuálne priamo zo zoznamu alebo knižnice, kde je uložený. Možnosti, ktoré sú vám k dispozícii pri spustení toku činností sa môžu líšiť v závislosti od toho, ako bol tok činností prispôsobený, keď sa pridal do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu pre položku. Ak chcete spustiť tok činností, musíte mať minimálne povolenie na upravovanie položiek. Niektoré toky činností tiež vyžadujú, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy, ak chcete spustiť tok činností pre dokument alebo položku.

Poznámka : Ak sa chcete uistiť, že účastníci toku činností dostanú po spustení toku činností e-mailové upozornenia a pripomienky o svojich úlohách toku činností, skontrolujte a overte s vaším správcom servera, že pre vašu lokalitu je zapnutý e-mail.

  1. Ak zoznam alebo knižnica ešte nie je otvorená, kliknite na daný názov na paneli Rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu alebo knižnice, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu alebo knižnice.

  2. Ukážte na názov dokumentu alebo položky, pre ktorú chcete spustiť tok činností, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na príkaz Toky činností.

  3. V časti Začať nový tok činností kliknite na názov toku činností zhromažďovania pripomienok, ktorý chcete spustiť.

  4. Zadajte mená osôb, ktoré majú dokument alebo položku recenzovať do riadka Recenzenti, alebo kliknite na položku Recenzenti a vyberte osoby a skupiny z adresárovej služby.

    Poznámka : Ak ide o sériový tok činností, zadávajte alebo vyberajte mená osôb, ktoré sú účastníkmi toku činností v poradí, v akom im majú byť prideľované úlohy.

  5. Ak ako účastníkov toku činností uvádzate skupiny, začiarknite políčko Priradiť jednu úlohu každej zadanej skupine (nerozbaľovať skupiny), aby bolo skupine priradené iba jedno upozornenie na úlohu, namiesto upozornení na jednotlivé úlohy pre každého člena skupiny.

  6. Ak chcete uviesť správu alebo konkrétne pokyny k úlohe, zadajte tieto informácie do textového poľa v časti Zadajte správu, ktorá má byť súčasťou požiadavky.

  7. Ak chcete určiť termín ukončenia úlohy, v časti Dátum splnenia vyberte jednu z nasledujúcich možností:

    • Ak ide o sériový tok činností, zadajte číslo a potom vyberte buď položku Dni, alebo Týždne ako prírastok času.

    • V prípade paralelného toku činností zadajte alebo vyberte dátum v časti Úlohy je potrebné splniť do.

    • Ak chcete, aby boli odosielané upozornenia aj iným osobám (nie pridelenia úloh) pri spustení toku činností, zadajte ich mená do riadka Kópia alebo kliknite na riadok Kópia a vyberte osoby alebo skupiny z adresárovej služby.

  8. Kliknite na tlačidlo Spustiť.

Na začiatok stránky

Ukončenie úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok

Účastníci toku činností zhromažďovania pripomienok môžu dokončiť svoje úlohy buď zo zoznamu alebo knižnice, kde je položka alebo dokument umiestnený, alebo priamo v určitých programoch, ktorú sú súčasťou balíka Office, verzia 2007. Ďalšie informácie o ukončení úloh toku činností v klientskom programe nájdete v Pomocníkovi príslušného programu.

Ukončenie úlohy toku činností zhromažďovania pripomienok na serveri

  1. Ak chcete lokalizovať svoju úlohu v toku činností, prejdite do zoznamu Úlohy lokality a potom vyberte položku Moje úlohy v ponuke Zobrazenia.

    Poznámka : Ak tok činností nevyužíva predvolený zoznam úloh, potom sa vaša úloha v toku činností nemusí v zozname úloh zobraziť. Ak chcete vyhľadať úlohu v toku činností, otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej je položka toku činností uložená. Ukážte na požadovanú položku, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Toky činností. V časti Prebiehajúce toky činností kliknite na názov toku činností, ktorého ste účastníkom. Na stránke Stav toku činností v časti Úlohy vyhľadajte svoju úlohu v toku činností.

  2. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete vykonať, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  3. Vyberte niektorú z nasledovných možností:

    • Ak si chcete prečítať alebo zobraziť obsah dokumentu alebo položky, kliknite na prepojenie na položku, ktoré je zobrazené v hornej časti formulára úlohy.

      Ak pridáte pripomienky, alebo vykonáte zmeny priamo v dokumente, uložte zmeny na server.

    • Ak chcete poskytnúť pripomienky vlastníkovi toku činností, zadajte pripomienky do poskytnutého textového poľa a potom kliknite na príkaz Odoslať pripomienky.

    • Ak chcete prideliť úlohu recenzie inej osobe, kliknite na položku Zmeniť priradenie úlohy, určite komu chcete úlohu priradiť a potom kliknite na príkaz Odoslať.

    • Ak chcete požiadať o zmenu položky, kliknite na položku Vyžiadať zmenu, zadajte, komu chcete priradiť požiadavku na zmenu, doplňte informácie o požadovanej zmene a potom kliknite na príkaz Odoslať.

      Poznámka : V závislosti od spôsobu prispôsobenia toku činností pri jeho pridávaní do zoznamu, knižnice alebo k typu obsahu príslušnej položky, nemusia byť možnosti zmeny priradenia úlohy alebo vyžiadania zmeny k dispozícii.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×