Použitie hromadnej korešpondencie na vytvorenie a odoslanie hromadnej pošty, menoviek a obálok

Použitie hromadnej korešpondencie na vytvorenie a odoslanie hromadnej pošty, menoviek a obálok

Organizácie v rámci svojich každodenných činností komunikujú so zákazníkmi. Komunikácia môže mať rôzne formy: môžu to byť napríklad uvítacie listy, špeciálne oznamy, ďakovné e-maily a faktúry. Funkcia hromadnej korešpondencie v programe Word umožňuje organizáciám efektívnejšie vytváranie rôznych foriem písomnej komunikácie.

Pomocou procesu hromadnej korešpondencie môže organizácia vytvoriť sériu prispôsobených listov alebo e-mailov určených na odoslanie profesionálnym kontaktom. Každý list alebo e-mail môže obsahovať štandardný aj vlastný obsah. Môžete napríklad osloviť každého príjemcu jeho menom, použiť jeho poštovú adresu alebo pridať jedinečné údaje, napríklad členské číslo. Všetky údaje, ktoré použijete na prispôsobenie listu alebo e-mailu, sa získajú z položiek vo vašom zdroji údajov, napríklad v poštovom zozname.

S kombináciou listu alebo e-mailu a poštového zoznamu môžete vytvoriť dokument hromadnej korešpondencie, ktorý odošle hromadnú poštu konkrétnym osobám alebo všetkým osobám z poštového zoznamu. Pomocou hromadnej korešpondencie môžete tiež vytvoriť a tlačiť menovky s adresami a obálky.

Proces hromadnej korešpondencie

V procese hromadnej korešpondencie sa pri vytváraní a tlači listov a e-mailov alebo menoviek a obálok vyskytujú tri súbory:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafické prvky (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaké. Príkladom rovnakého obsahu je spiatočná adresa na obálke alebo v texte listu alebo e-mailovej správy.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument obsahuje údaje, ktoré sa použijú na vyplnenie informácií do hlavného dokumentu. Poštový zoznam obsahuje napríklad adresy, ktoré sa majú vytlačiť na menovkách alebo obálkach.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Informácie sa získajú z poštového zoznamu a vložia do hlavného dokumentu, čím vznikne zlúčený dokument – list, e-mail, menovky alebo obálky, ktoré sú prispôsobené rôznym osobám v poštovom zozname

Aký hromadný poštový dokument chcete vytvoriť?

Aký typ poštového zoznamu používate?

Word dokáže získať údaje z rôznych zdrojov na vytvorenie hromadnej korešpondencie. Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas procesu hromadnej korešpondencie. Tu je zoznam niekoľkých jednoduchých zdrojov údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu.

Keď ste si vybrali hromadný poštový dokument a máte pripravený poštový zoznam, môžete spracovať hromadnú korešpondenciu a odoslať správu zákazníkovi.

Aké hromadné poštové dokumenty chcete vytvoriť?

Typ hromadného poštového dokumentu

Word for Mac 2011

Word pre Mac 2016

Listy

Vytvorenie formulárového listu pomocou hromadnej korešpondencie Každý list sa vytlačí na samostatný hárok papiera.

Vytvorenie a vytlačenie dávky prispôsobených listov pre všetkých z vášho poštového zoznamu. Každý list sa vytlačí na samostatný hárok papiera.

E-mail

Táto funkcia neexistuje pre Word pre Mac 2011

Vytvorenie a odoslanie e-mailových správ pre každú osobu z vášho poštového zoznamu s prispôsobenými informáciami vloženými z poštového zoznamu.

Obálky

Vytvorenie obálok s použitím hromadnej korešpondencie vo Worde pre Mac

Vytvorenie obálok s použitím hromadnej korešpondencie vo Worde pre Mac

Menovky

Vytvorenie a tlač menoviek pomocou hromadnej korešpondencie

Vytvorenie a tlač menoviek pomocou hromadnej korešpondencie, v ktorej každá menovka pozostáva z inej poštovej adresy.

Aký typ poštového zoznamu používate?

Word dokáže získať údaje z rôznych zdrojov na vytvorenie hromadnej korešpondencie. Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho jednoducho vytvoriť počas spracovania hromadnej korešpondencie. Tu je niekoľko príkladov jednoduchých zdrojov údajov, ktoré môžete použiť na hromadnú korešpondenciu.

Teraz, keď ste zvolili svoj hromadný dokument s adresami, a máte pripravený poštový zoznam, môžete pokračovať s použitím hromadnej korešpondencie.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×