Použitie hromadnej korešpondencie na prispôsobenie listov na hromadnú korešpondenciu

Použitie hromadnej korešpondencie na prispôsobenie listov na hromadnú korešpondenciu

Keď máte hromadnú poštu, ktorú chcete odoslať ľuďom v poštovom zozname, pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvoriť dávku prispôsobených listov. Každý vytvorený list obsahuje rovnaké rozloženie, formátovanie, text a grafické prvky. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti listu.

V procese hromadnej korešpondencie sa pri vytváraní a tlačení listov vyskytujú tri súbory:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafické prvky (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaké. Text listu je príkladom rovnakého obsahu.

  • Poštový zoznam
    Poštový zoznam je zdroj údajov, ktorý sa používa na vkladanie informácií do listu. Obsahuje napríklad mená, na ktoré bude odoslaný list, ktorým je hlavný dokument.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je list prispôsobený pre každú osobu.

Ďalšie informácie o fungovaní hromadnej korešpondencie s listami nájdete v nasledujúcom videu, ktoré je súčasťou školiaceho kurzu.

Váš prehliadač nepodporuje video. Nainštalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player alebo Internet Explorer 9.

Krok 1: Príprava hlavného dokumentu

Pred začatím práce s hromadnou korešpondenciou si pripravte list. Ak sa chystáte ľudí informovať napríklad o blížiacej sa udalosti, zahrňte jej názov, dátum, čas a miesto konania. Tieto informácie sú dôležité pre všetkých príjemcov listu.

  1. Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Listy.

    Vo Worde na karte Korešpondencia vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte niektorú z možností.

  2. V programe Word napíšte text listu, ktorý chcete všetkým odoslať (pozrite si nasledujúci príklad).

    Vzorový list vo Worde použitý na hromadnú korešpondenciu.

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Môže to byť tabuľkový hárok programu Excel, adresár s kontaktmi programu Outlook, databáza programu Access alebo zoznam adries balíka Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word načíta informácie na vytvorenie listu.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie. Pred začatím procesu hromadnej korešpondencie zhromaždite záznamy všetkých údajov a pridajte ich do zdroja údajov.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, presvedčte sa, že stĺpec s PSČ (poštovým smerovacím číslom) je formátovaný ako text, aby sa nestratili žiadne nuly.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook.

Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s hlavným dokumentom

Teraz môžete otvoriť zdroj údajov pre poštový zoznam a prepojiť ho s listom.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte možnosť Napísať nový zoznam.

  2. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, vyberte možnosť Napísať nový zoznam a vytvorte si ho.

      alebo

    • Ak máte poštový zoznam v tabuľkovom hárku programu Excel, v databáze programu Access alebo v inom type údajového súboru, vyberte položku Použiť existujúci zoznam. Potom prejdite na svoj zoznam a vyberte položku Otvoriť.

      alebo

    • Ak chcete použiť kontakty z programuOutlook, kliknite na položku Vybrať z kontaktov Outlooku.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť ako.

  4. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a potom vyberte položku Uložiť.


Upravenie zoznamu príjemcov

Ak vytvárate a tlačíte listy pre všetkých používateľov v zozname, prejdite na krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do listu. Ak chcete poslať listy ľuďom, ktorí žijú napríklad v okruhu do 30 kilometrov od miesta udalosti, ktorú usporadúvate, na zúženie zoznamu použite napríklad filter PSČ (poštové smerovacie číslo).

  1. Vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

  2. V dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie začiarknite políčko vedľa mena každej osoby, ktorej chcete doručiť e-mailovú správu.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

Dialógové okno Príjemcovia hromadnej korešpondencie obsahuje možnosti na spresnenie zoznamu príjemcov. Dve najčastejšie používané možnosti na uľahčenie vyhľadania mien a adries sú zoradenie a filtrovanie zoznamu.

Vo wordovom dokumente hromadnej korešpondencie vyberte položku Upraviť príjemcov a v dialógovom okne Príjemcovia hromadnej korešpondencie vyberte niektorú z možností v časti Upraviť zoznam príjemcov.

Podrobnejšie informácie nájdete v téme Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu.

Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do listu

Pridajte do listu obsah, ktorý sa pri každom príjemcovi líši, napríklad meno a adresu. Najlepším spôsobom, ako pridať tieto detaily, je vložiť zlučovacie polia do hlavného dokumentu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Blok pre adresu.

  2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ktorý sa má zobrazovať v liste.

    Možnosti bloku pre adresu

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka : Ukážku adresy na liste si zobrazíte v časti Ukážka výberom položky Ukážka výsledkov. Výberom tlačidla Ďalšie Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúce Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie sa môžete pohybovať medzi záznamami v zdroji údajov.

  4. V skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Riadok s pozdravom.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Riadok s pozdravom.

  5. V dialógovom okne Vloženie riadka s pozdravom vyberte formát, ktorý chcete použiť.

  6. Stlačením tlačidla OK do listu vložíte zlučovacie pole.

  7. Výberom položiek Súbor > Uložiť zachováte práve vytváraný list (pozrite si nasledujúci príklad) pre hromadnú korešpondenciu.

    Vzorový list hromadnej korešpondencie vo Worde zobrazujúci polia Blok pre adresu a Riadok s pozdravom.

Informácie o vkladaní ďalších prispôsobených informácií z poštového zoznamu do listu nájdete v téme o pridávaní polí hromadnej korešpondencie po jednom.


Overenie názvov zlučovacích polí

Uistite sa, že Word v poštovom zozname mená a adresy nájde.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Mapovanie polí.

    Tip : Zlučovacie polia môžete otvoriť aj z dialógového okna Vloženie bloku pre adresu, ktoré ste použili na pridanie bloku pre adresu do hlavného dokumentu.

  2. V dialógovom okne Mapovanie polí overte, či polia záznamov, ktoré sa zobrazia v zozname zodpovedajú názvom záhlavia stĺpcov pre záznamy v zdroji údajov poštového zoznamu.

    Dialógové okno Mapovanie polí

    Poznámka : V dialógovom okne sú dva stĺpce. V ľavom stĺpci je napríklad zoznam bežných názvov v obchodnom zozname. V pravom stĺpci je názov poľa bežného názvu, ktorý je priradený k záhlaviu stĺpca v súbore zdroja údajov.

  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak zobrazené názvy polí zodpovedajú záhlaviam stĺpcov, ktoré ste použili v zdroji údajov poštového zoznamu, nevykonajte žiadnu akciu.

      alebo

    • Ak sa v názve poľa, ktoré podľa vás malo zodpovedať záhlaviu stĺpca v zdroji údajov zobrazí správa (nezhoduje sa) vyberte šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte názov poľa v zdroji údajov poštového zoznamu. Zopakujte podľa potreby.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.


Formátovanie polí hromadnej korešpondencie

Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.

  1. Výberom položky Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia v skupine Ukážka výsledkov môžete prepnúť zo zlúčených výsledkov späť na polia hromadnej korešpondencie v liste.

    Skupina Zobraziť ukážku výsledkov na karte Korešpondencia vo Worde.

  2. Vyberte názov zlučovacieho poľa.

    Vybraté pole Blok pre adresu

  3. Na karte Domov vyberte písmo a veľkosť písma, ktoré chcete použiť.

    Vo Worde na karte Domov v skupine Písmo vyberte písmo a veľkosť písma.

  4. Na karte Rozloženie strany (Word 2013) alebo Rozloženie (Word 2016) vyberte požadované rozstupy medzi odsekmi.

    Vo Worde na karte Rozloženie v skupine Odsek nastavte riadkovanie.

    Poznámka : Keďže Word považuje každý riadok v bloku pre adresu ako odsek, možno budete chcieť zmenšiť rozstupy medzi riadkami.

Krok 5: Ukážka a tlač listov

  1. Ak chcete skontrolovať, či sa mená a adresy v texte listu zobrazujú správne, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

    Tip :  Ak chcete prejsť na začiatok zoznamu, vyberte tlačidlo Prvý Tlačidlo Prvý záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam a ak chcete prejsť na koniec zoznamu, vyberte tlačidlo Posledný Tlačidlo Posledný záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty.

    V rámci hromadnej korešpondencie vo Worde na karte Korešpondencia v skupine Dokončiť vyberte položku Dokončiť a zlúčiť a následne vyberte niektorú z možností.

Krok 6: Uloženie prispôsobeného listu

Keď dokument hromadnej korešpondencie uložíte, zostane pripojený k poštovému zoznamu a môžete ho použiť pri ďalšej hromadnej zásielke.


Opakované použitie dokumentu hromadnej korešpondencie

  • Otvorte dokument hromadnej korešpondencie a keď vás Word vyzve na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.


Zmena adries v dokumente hromadnej korešpondencie

  • Na zoradenie, filtrovanie a výber konkrétnych adries otvorte dokument hromadnej korešpondencie a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

Ďalšie informácie

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×