Používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Správu je vynikajúci nástroj na získanie pohľad na svoje kontá, obchodných kontaktov, potenciálnych zákazníkov, príležitostí, obchodných projektov a marketingové aktivity. Môžete otvoriť desiatky predvolené zostavy v Business Contact Manager for Outlook plus upraviť, uložiť, aktualizovať a opätovné použitie takmer neobmedzený počet ďalších zostáv.

Tento článok popisuje funkcie Business Contact Manager for Outlook zostavy a spôsob práce so zostavami, prispôsobiť ich a použite ich na spustenie iné obchodné činnosti.

Čo chcete urobiť?

Otvorenie a úprava alebo zmena zostavy

Uloženie, obnovenie alebo tlač otvoriť zostavu

Vytvorenie grafu od zostavy

Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iný program na analýzu

Spustenie marketingovej aktivite zo zostavy

Otvorenie zostavy z miniaplikácie

Pozrite si zoznam štandardných zostáv

Otvorenie a úprava zostavy

Business Contact Manager for Outlook poskytuje mnoho preddefinovaných zostáv. Ak nevidíte, čo potrebujete, môžete otvoriť zostavu, ktorá je podobná a potom upravte podľa potreby. Môžete tiež uložiť svoje prispôsobené zostavy na neskoršie opätovné použitie.

Otvorenie zostavy

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na položku zostavy kreslenie dostupné správy sa zoskupia podľa ich súvisiacich pracovných priestorov: Spravovanie kontaktov, predaj, Marketing alebo Obchodných projektov. Otvorenie skupiny obsahuje správy, ktoré ste upravili a uložili.

    Karta Zostavy na páse s nástrojmi

  2. Ak chcete otvoriť preddefinovanú zostavu, kliknite na tlačidlo pre požadovaný typ zostavy a potom kliknite na názov zostavy v zozname.

  3. Ak chcete otvoriť upravenú a uloženú zostavu, kliknite na tlačidlo Uložené zostavy, v dialógovom okne Otvoriť uložené zostavy kliknite na názov zostavy a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

Tip : Ak si nie ste istí, ktoré skupiny alebo kategórie obsahuje zostavy, ktorú hľadáte, Pozrite si zoznam štandardných zostáv.

Ak potrebujete pomoc pri úprave zostavy, pozrite si tému Upraviť zostavy tak, aby bol lepšie využiť.

Na začiatok stránky

Úprava zostavy

Máte veľké množstvo kontrolu nad vzhľad zostáv v Business Contact Manager for Outlook.

Obsah tejto časti

Zmena rozloženia zostavy

Upraviť zostavu tak, aby bol lepšie využiť

Zmena rozloženia zostavy

Existuje viacero spôsobov, ako zmeniť rozloženie alebo vzhľad zostavy. Tieto metódy môžete použiť nezávisle alebo ich môžete vzájomne kombinovať, pričom poradie vykonávaných zmien nehrá žiadnu rolu.

  • Použitie tably Upraviť zostavu    Na páse s nástrojmi v skupine rozloženie kliknite na niektorú z možností na Table prispôsobiť zostavu otvoriť:

    • Vybrať stĺpec. Ak chcete zmeniť zobrazovanie stĺpcov, kliknite na toto tlačidlo a potom na znamienko + (plus). Príslušný zoznam sa rozbalí a zobrazia sa všetky jeho položky. Dostupné možnosti budú závisieť od typu upravovanej zostavy. Začiarknite políčka pre stĺpce, ktoré sa majú zobrazovať, a zrušte začiarknutie políčok pre položky, ktoré sa nemajú zobrazovať v zostave.

    • Hlavička a päta. Ak chcete do zostavy pridať hlavičku a pätu alebo poznámku, kliknite na toto tlačidlo a začiarknite políčka pre stĺpce, ktoré sa majú zobraziť, a zadajte požadované informácie. Zrušte začiarknutie políčok pre stĺpce, ktoré sa nemajú zobrazovať v zostave.

    • Písma. Ak chcete zmeniť vzhľad písma a čísiel, kliknite na tlačidlo Písma. Kliknite na možnosti, ktoré chcete zmeniť, a podľa potreby ich aktualizujte. Môžete zmeniť písmo v tele zostavy, v menovkách riadkov a stĺpcov a v číselných poliach pre súčty a medzisúčty.

  • Použite ovládacie prvky zoraďovanie a filtrovanie     Na páse s nástrojmi v skupine Zoradiť a filtrovať vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

    • Filter. Môžete obmedziť výsledky zobrazené v zostave pomocou filtrovania zostavy. Informácie o filtrovaní zostavy nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

    • Vzostupne alebo Zostupne. Kliknutím na niektorú z týchto možností môžete zmeniť spôsob zoradenia záznamov v zostave. Podľa predvoleného nastavenia sú zoznamy zoradené v abecednom poradí podľa hlavného poľa v zostave. Napríklad v zostave s názvom Obchodné kontakty podľa zákazníka je zoznam pôvodne zoradený podľa mena zákazníka. Pod menom zákazníka sú všetky obchodné kontakty, ktoré sú priradené k zákazníkovi, zoradené v abecednom poradí.

      Tip : Mená sú zobrazené informácie do poľa Celé meno. Ak zahrniete názvy meno a priezvisko, tituly sú zahrnuté v poli zoradiť. Napríklad celé meno SR Carlos Lacerda by uvedená v časti S.

  • Zmena poradia stĺpcov     Ak chcete zmeniť poradie stĺpcov v zostave, jednoducho kliknite na názov stĺpca a potom ho presuňte na požadované miesto.

  • Zoradenie položiek v poli sekundárnych údajov    Zmeniť poradie textu alebo čísel vo vedľajšej pole, kliknite na názov poľa v zostave. Napríklad v správe s názvom Obchodné kontakty konto, môžete kliknite na stĺpec Názov spoločnosti kontaktu a znova zoradiť názvy uvedených obchodné kontakty v časti každý názov konta v obrátenom abecednom poradí. Kliknutím na názov stĺpca znova obnoviť pôvodné poradie. Podobne, ak kliknete na názov stĺpca adresa – PSČ, zoznam obchodné kontakty v časti názov každého konta sa používa v obrátenom poradí.

  • Zbalenie alebo rozbalenie skupiny v poli sekundárnych údajov     Kliknite na položku (mínus) znak na ľubovoľný riadok zostavy na Zbalenie všetkých čiastkových položiek a zobrazenie iba prvý riadok správy položky. Napríklad v správe s názvom Obchodné kontakty konto, môžete kliknúť - (mínus) znak podľa názvu konta skryť zoznamu prepojené obchodné kontakty. Určenie, či je zbalený zoznam, (znamienko mínus) sa zmení na + (plus) podpísať. Táto funkcia môže byť užitočné pre zmenšenia veľkosti a zložitosti zostavy. Ak chcete rozbaliť skupiny, kliknite na položku + plus znamienko.

Na začiatok stránky

Úprava zostavy za účelom jej vylepšenia

Existuje viacero spôsobov, pomocou ktorých môžete upraviť zostavy a zlepšiť ich použiteľnosť pre svojich spolupracovníkov.

  • Filtrovanie výsledkov    Po otvorení zostavy, používanie jednoduchého a spresneného filtrovania vylúčenie konkrétnych záznamov zo zostavy. Filtrovanie výsledkov zostavy môžu byť užitočné pre rôzne úlohy. Napríklad zostavy na potenciálnych zákazníkov, ktorá je filtrované podľa umiestnenia je vynikajúci základ pre reklamných zásielok marketingovej kampane o udalosť, ktorú plánujete v oblasti. Ďalšie informácie o filtrovaní nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

  • Zmena vzhľadu    Aktualizácia vzhľad zostáv s informácie v téme Zmena rozloženia zostavy

  • Údaje prispôsobenia    Pred otvorením aj zostavy, môžete vykonať zmeny dôležité, s prispôsobenia ako používateľom definované polia alebo zmeny v predvolených položiek v rôznych zoznamoch. Pridanie polí definovaných používateľom do viesť form, napríklad pre záznam špecifické informácie, ktoré potrebujete, a vytvorenie správ. Zmena možností v zozname a tieto možnosti sa stĺpce s údajmi v ďalšej zostave.

Ďalšie informácie o úprave hodnôt v zoznamoch nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

Poznámka : Ak sa odstráni zo svojho Business Contact Manager database používateľom definované pole, ktoré ste pridali do zostavy, uloženej zostavy sa nezobrazia informácie z poľa odstránené. Ak chcete Exportovať zostavu informácie, ktoré program Excel pred pole sa odstráni, tieto zostavy nie sú ovplyvnené.

Na začiatok stránky

Oprava chybných údajov v zostave

Pri prezeraní zostavy môžete zistiť chyby, ktoré chcete opraviť. Môžete napríklad zistiť, že obchodný kontakt bol priradený k nesprávnemu zákazníkovi. Takýto typ chyby nie je možné opraviť priamo v zostave, ale je potrebné opraviť ho v príslušných záznamoch.

Ak chcete opraviť chybu uvedenú v tomto príklade, otvorte záznam obchodného kontaktu a na stránke Všeobecná stránka záznamu zadajte do poľa Prepojený zákazník správneho zákazníka. Keď potom prejdete späť do zostavy a v skupine Akcie kliknete na príkaz Obnoviť, zostava sa opraví.

Na začiatok stránky

Uloženie, obnovenie alebo tlač otvorenej zostavy

Po skontrolovaní zostavy možno budete chcieť uložiť všetky vykonané zmeny, aktualizovať údaje alebo tlačiť zostavu. Na vykonanie nasledujúcich akcií je potrebné, aby bola otvorená príslušná zostava.

Uloženie upravenej zostavy

Nie je potrebné Uložiť zostavu, ktoré ste ešte zmenili, pretože je k dispozícii na karte zostavy na páse s nástrojmi. Zmeny v obrázku sú uložené v databáze Business Contact Manager for Outlook.

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.

  2. Prispôsobenie zostavy, ako je popísané v Otvoriť a upraviť zostavu.

  3. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Akcie kliknite na tlačidlo Uložiť ako.

  4. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov zostavy a potom kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete otvoriť prispôsobenú zostavu, kliknite na tlačidlo Uložené zostavy.

Tip : Správa sa uloží do rovnakej kategórie ako správy, ktoré ste zmenili na vytvorenie uloženej zostavy.

Obnovenie údajov v zostave

Údaje zostavy sa obnovia pri každom otvorení uloženej zostavy. Podľa potreby ich však môžete kedykoľvek aktualizovať manuálne.

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Obnoviť.

Tlač zostavy

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Tlačiť.

Na začiatok stránky

Vytvorenie grafu zo zostavy

Väčšina správ v doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook a vlastné zostavy, ktorý ste vytvorili zo zostavy, môžete vytvoriť graf. Zostavy, ktoré môžu byť zobrazené vo forme grafu sa zobrazí tlačidlo aktívne grafu ( chart button ), na páse s nástrojmi. Zostavy, ktoré neobsahujú údaje sa nedajú zobraziť ako grafy.

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete zobraziť ako graf.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Zobraziť na tlačidlo Graf. Ak je graf príliš široký na to, aby sa zobrazil na monitore, zobrazí sa pod nim vodorovný posúvač.

    Tip : Ak chcete vytvoriť zložitejšie grafy, exportovať údaje zostavy do Excelu a použiť na vytvorenie grafu. Ďalšie informácie o exportovaní údajov zostavy do programu Excel nájdete v téme exportovanie zostavy do Excelu alebo iný program na analýzu.

chart example

  1. Pomocou ovládacích prvkov v skupine Graf na páse s nástrojmi môžete prispôsobiť vytvorené grafy.

  2. Menovky     Kliknite na položku menovky môžete pridávať alebo odstraňovať názvy osí a legendy.

  3. Hodnoty     Kliknite na položku hodnoty vyberte údaje zobrazené v zostave. Napríklad v grafe príležitosti podľa zdroja, môžete zobraziť Počet príležitostí    alebo príjmy údajov.

  4. Očakávaná    a celkový    vyberte tieto začiarkavacie políčka, ak chcete grafu zobrazíte skutočný výnos, očakávaný výnos alebo oboje.

    Poznámka : Týchto políčok nie sú dostupné v každom grafe.

Na začiatok stránky

Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iného programu na analýzu údajov

Business Contact Manager for Outlook zostavy môžete jednoducho exportovať do programu Microsoft Excel alebo iného programu na hlbšiu analýzu. Postup pri exportovaní údajov zostavy do programu než Excel, najprv export údajov do Excelu. Potom v programe Excel, môžete uložiť údaje vo formáte súboru, ktorý dokáže otvoriť iný program. Napríklad možno otvoriť súbor programu Excel, ktoré sú uložené vo formáte súboru hodnoty oddelené čiarkou (.csv) v rôznych programoch.

Vykonajte jeden z nasledovných krokov:

Uloženie správy ako súboru programu Excel vo vašom počítači   

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete exportovať do programu Excel.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Exportovať do programu Excel. Zostava sa otvorí v programe Excel.

  3. V programe Excel kliknite na tlačidlo Uložiť, čím sa otvorí dialógové okno Uložiť ako. Vyberte niektorý z vyše 20 formátov súborov, ktoré sú k dispozícii, a uložte zostavu.

E-mailovej správe ako prílohu súbor programu Excel   

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete odoslať ako prílohu e-mailu.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Poslať ako e-mail. Otvorí sa formulár e-mailovej správy programu Outlook so zostavou priloženou ako súbor programu Excel (formát .xlsx).

  3. Zadajte údaje do riadkov Komu a Predmet, zadajte text správy (voliteľné) a potom kliknite na tlačidlo Odoslať.

Na začiatok stránky

Spustenie marketingovej aktivity zo zostavy

Môžete použiť správu obsahujúcu adries, telefónnych čísel alebo e-mailové adresy kont, obchodné kontakty alebo potenciálnych zákazníkov začať s marketingovou aktivitou v Business Contact Manager for Outlook.

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete použiť ako základ pre marketingovú aktivitu.

  2. Stlačením klávesov CTRL+A zvýraznite všetky záznamy v zozname.

  3. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Komunikovať kliknite na tlačidlo Nový zoznam volaní, Hromadný e-mail alebo Tlač cielenej pošty a potom kliknite na príkaz Všetci príjemcovia alebo Vybratí príjemcovia.

  4. V otvorenom formulári marketingovej aktivity vytvorte zoznam príjemcov pre aktivitu a obsah.

    Informácie o vytváraní zoznamu hovorov nájdete v téme Vytvorenie a používanie zoznamov volaní v doplnku Business Contact Manager. Informácie o vytváraní iné marketingové aktivity nájdete v téme predaj produktov a služieb v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Otvorenie zostavy z miniaplikácie

Otvorenie zostavy z gadget, kliknite na ikonu zostavu na gadget. Zostavy otvorené z miniaplikácií správajú rovnako ako zostavy otvorili na páse s nástrojmi.

Ďalšie informácie o miniaplikáciách nájdete v téme Používanie miniaplikácií v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Zoznam štandardných zostáv

Nasledujúci zoznam štandardných zostáv je k dispozícii v Business Contact Manager for Outlook sú usporiadané podľa typu záznamu.

Tip : Väčšina správ môžete skonvertujú grafu, ako je popísané v vytvoriť graf zo zostavy.

Konto správy    

  • Zákazníci podľa priradenia,

  • Zákazníci podľa mesta,

  • Zákazníci podľa okresu,

  • Zákazníci podľa PSČ,

  • Zákazníci podľa regiónu,

  • Zákazníci podľa kategórie,

  • Zákazníci podľa hodnotenia,

  • Zákazníci podľa stavu platby,

  • Zákazníci podľa zdroja,

  • Súhrn aktivít zákazníka,

  • Aktivita podľa zákazníka,

  • Nekontaktovaní zákazníci,

  • Rýchly zoznam zákazníkov.

Obchodných kontaktov správ    

  • Obchodné kontakty podľa zákazníka,

  • Obchodné kontakty podľa priradenia,

  • Obchodné kontakty podľa mesta,

  • Obchodné kontakty podľa okresu,

  • Obchodné kontakty podľa PSČ,

  • Obchodné kontakty podľa kategórie,

  • Obchodné kontakty podľa hodnotenia,

  • Obchodné kontakty podľa stavu platby,

  • Obchodné kontakty podľa zdroja,

  • Obchodné kontakty podľa výročia,

  • Obchodné kontakty podľa dátumu narodenia,

  • Súhrn aktivít pre obchodné kontakty,

  • Aktivita podľa obchodného kontaktu,

  • Nekontaktované obchodné kontakty,

  • Rýchly zoznam obchodných kontaktov.

Viesť zostavy

  • Potenciálni zákazníci podľa priradenia,

  • Potenciálni zákazníci podľa polí Priradené a Hodnotenie,

  • Potenciálni zákazníci podľa skóre.

Možnosť zostavy

  • Príležitosti podľa produktu alebo služby,

  • Príležitosti podľa priradenia,

  • Príležitosti podľa zdroja,

  • Príležitosti podľa zákazníka,

  • Príležitosti podľa obchodného kontaktu,

  • Príležitosti po termíne,

  • Predajný lievik,

  • Predajný kanál,

  • Aktivita podľa príležitosti.

Iné zostavy predaja

  • Najlepší zákazníci podľa výnosu: Zákazníci,

  • Najlepší zákazníci podľa výnosu: Obchodné kontakty,

  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyšším predajom,

  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyšším ziskom,

  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyššou maržou,

  • Najlepší predkladatelia: Podľa objemu potenciálnych zákazníkov,

  • Najlepší predkladatelia: Podľa celkového predaja,

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 30 dní,

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 90 dní,

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 180 dní,

  • Neaktívni zákazníci: Posledných 365 dní.

Marketingové zostavy

  • Príležitosti podľa marketingovej aktivity,

  • Obchodné kontakty podľa marketingovej aktivity,

  • Zákazníci podľa marketingovej aktivity,

  • Marketingové aktivity podľa kampane,

  • Marketingové aktivity podľa typu,

  • Denníky telefonátov podľa zoznamu volaní.

Zostáv projektu pre podniky

  • Obchodné projekty – všetky

  • Obchodné projekty – s najbližším termínom dokončenia,

  • Obchodné projekty – oneskorené,

  • Obchodné projekty podľa stavu,

  • Obchodné projekty podľa termínu dokončenia,

  • Obchodné projekty podľa priradenia,

  • Obchodné projekty podľa typu,

  • Obchodné projekty podľa priority,

  • Obchodné projekty podľa zákazníka,

  • Obchodné projekty podľa obchodného kontaktu,

  • Projektové úlohy – všetky,

  • Projektové úlohy – s najbližším termínom dokončenia,

  • Projektové úlohy – oneskorené,

  • Projektové úlohy podľa projektu,

  • Projektové úlohy podľa priradenia.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×