Používanie toku činností Schválenie vyradenia

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Tok činností Schválenie vyradenia je navrhnutý tak, aby podporoval potreby spravovania záznamov v rámci organizácie. Tento tok činností spravuje proces ukončenia platnosti a uchovávania dokumentov tak, že umožňuje účastníkom rozhodnúť, či sa dokumenty alebo položky s ukončenou platnosťou zachovajú alebo odstránia.

Obsah tohto článku

Ako funguje tok činností Schválenie vyradenia

Pridanie alebo zmena toku činností Schválenie vyradenia pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Konfigurácia politiky uplynutia platnosti na používanie toku činností Schválenie vyradenia

Spustenie pracovného postupu schválenia vyradenia

Dokončenie úlohy toku činností Schválenie vyradenia

Ako funguje tok činností Schválenie vyradenia?

Tok činností Schválenie vyradenia podporuje spravovanie záznamov aj procesy správy dokumentov tak, že organizáciám poskytuje spôsob na spravovanie a sledovanie procesu, ktorým sa vyhodnocuje a odstraňuje obsah s uplynutím platnosti alebo zastaraný obsah. Používatelia môžu manuálne spustiť tok činností Schválenie vyradenia pre jednotlivé dokumenty alebo položky. Na zachovanie vyššej konzistencie pri spravovaní obsahu s uplynutou platnosťou môžu organizácie nakonfigurovať tok činností Schválenie vyradenia tak, aby pracoval v súčinnosti s funkciou politiky uplynutia platnosti pre politiku správy informácií, čo zabezpečí automatické spustenie toku činností po uplynutí platnosti dokumentov alebo položiek na lokalite. Tok činností Schválenie vyradenia možno použiť pre ľubovoľný zoznam, knižnicu alebo typ obsahu na lokalite servera Microsoft Office SharePoint Server 2007, obzvlášť vhodné je však jeho použitie v rámci lokality centra záznamov, kde podporuje potreby spravovania záznamov a politiky uchovávania dokumentov organizácie.

Po spustení toku činností Schválenie vyradenia sa vytvoria úlohy toku činností Schválenie vyradenia pre konkrétne dokumenty a položky v zozname úloh pre tok činností. Tieto úlohy nie sú priradené konkrétnym osobám, ale sú zaznamenané v zozname úloh pre tok činností. Používatelia, ktorí majú povolenie na prístup do tohto zoznamu úloh (napríklad správcovia záznamov) môžu zobraziť zoznam úloh a dokončiť tieto úlohy schválením alebo zamietnutím položiek na odstránenie. Tok činností Schválenie vyradenia môže vygenerovať veľké množstvo úloh Schválenie vyradenia, obzvlášť v prípade, že je nakonfigurovaný na automatické spustenie po uplynutí platnosti položiek. Z tohto dôvodu ponúka tok činností Schválenie vyradenia podporu pre hromadné dokončenie úloh, aby mohli správcovia záznamov alebo iní oprávnení používatelia spracovať naraz veľký počet položiek na odstránenie.

Na začiatok stránky

Pridanie alebo zmena toku činností Schválenie vyradenia pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Aby ste mohli tok činností používať, musíte ho pridať k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, aby bol k dispozícii pre dokumenty alebo položky na určitom mieste. Na pridávanie toku činností do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu musíte mať povolenie na správu zoznamov. Vo väčšine prípadov vykonávajú túto úlohu správcovia lokality alebo osoby, ktoré spravujú konkrétne zoznamy alebo knižnice. Dostupnosť toku činností na lokalite je rôzna, v závislosti od miesta, kde sa pridá:

  • Ak pridáte tok činností priamo do zoznamu alebo knižnice, bude k dispozícii iba pre položky daného zoznamu alebo knižnice.

  • Ak pridáte tok činností do typu obsahu zoznamu (inštancia typu obsahu lokality, ktorá bola pridaná do konkrétneho zoznamu alebo knižnice), bude k dispozícii iba pre položky daného typu obsahu v konkrétnom zozname alebo knižnici, ku ktorej je daný typ obsahu priradený.

  • Ak pridáte tok činností k typu obsahu lokality, bude tento tok činností k dispozícii pre všetky položky daného typu obsahu v každom zozname alebo knižnici, ku ktorej bola priradená inštancia daného typu obsahu lokality. Ak chcete, aby bol tok činností voľne dostupný pre zoznamy alebo knižnice v kolekcii lokality pre položky so špecifickým typom obsahu, najefektívnejším spôsobom ako to dosiahnuť, je pridanie tohto toku činností priamo k typu obsahu lokality.

Pridanie alebo zmena toku činností Schválenie vyradenia

Ak chcete pridať tok činností Schválenie vyradenia k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, alebo ak chcete zmeniť tok činností Schválenie vyradenia, ktorý je už priradený k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu, postupujte rovnako.

  1. Ak chcete otvoriť stránku Pridať tok činností pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, ku ktorej chcete pridať tok činností, vykonajte jednu z nasledujúcich akcií.

Pre zoznam alebo knižnicu

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, ku ktorým chcete pridať tok činností.

    1. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

      V knižnici dokumentov napríklad kliknite na ponuku Nastavenie knižnice dokumentov.

  2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie toku činností.

Pre typ obsahu zoznamu

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje inštanciu typu obsahu zoznamu, ku ktorej chcete pridať tok činností.

    1. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

  2. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, ku ktorému chcete pridať tok činnosti.

    Poznámka : Ak zoznam alebo knižnica nie je nastavená tak, aby povoľovala viaceré typy obsahu, pre daný zoznam alebo knižnicu sa na stránke Prispôsobenie nezobrazuje časť Typy obsahu.

  3. V časti Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

Pre typ obsahu lokality

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít v ponuke Akcie lokality Vzhľad tlačidla , ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Galérie kliknite na položku Typy obsahu lokality.

  3. Kliknite na názov typu obsahu lokality, ku ktorému chcete pridať tok činností a potom kliknite na položku Nastavenie toku činností.

Ak sú toky činností už pridané do tohto zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, tento krok vás zavedie priamo na stránku Zmeniť nastavenia toku činností. Ak chcete prejsť na stránku Pridať tok činností, kliknite na položku Pridať tok činností. Ak do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu zatiaľ neboli pridané žiadne toky činností, tento krok vás zavedie priamo na stránku Pridať tok činností.

  1. Na stránke Pridať tok činností v sekcii Tok činností kliknite na šablónu toku činností Schválenie vyradenia.

  2. V časti Názov zadajte jedinečný názov toku činností.

  3. V časti Zoznam úloh zadajte zoznam úloh, ktorý sa má použiť s týmto tokom činností.

    Poznámky : 

    1. Použiť možno predvolený zoznam úloh alebo si môžete vytvoriť nový. Ak použijete predvolený zoznam úloh, účastníci toku činností budú môcť jednoducho vyhľadávať a zobrazovať svoje úlohy toku činností pomocou zobrazenia Moje úlohy zoznamu úloh.

    2. Ak úlohy pre tento tok činností zahŕňajú alebo odhaľujú citlivé alebo dôverné údaje, ktoré chcete udržať oddelené od všeobecného zoznamu úloh, vytvorte nový zoznam úloh.

    3. Pri vytváraní zoznamu úloh pre tok činností Schválenie vyradenia je vhodné obmedziť povolenia pre tento zoznam úloh pre tie osoby v organizácii, ktoré majú oprávnenia na schvaľovanie položiek na odstránenie, napríklad pre správcov záznamov.

    4. Ak má organizácia množstvo tokov činností alebo ak toky činností zahŕňajú početné úlohy, vytvorte nový zoznam úloh. V tomto prípade môžete vytvoriť zoznamy úloh pre každý tok činností.

  4. V časti Zoznam histórie vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Zoznam histórie zobrazuje všetky udalosti, ktoré sa vyskytnú počas určitej inštancie toku činností.

    Môžete použiť predvolený zoznam histórie, alebo môžete vytvoriť nový. Ak sa vo vašej organizácii používa viacero tokov činností, môžete pre každý tok činností vytvoriť samostatný zoznam histórie.

  5. V časti Možnosti spustenia zadajte spôsob, čas a osobu, ktorá môže spustiť tok činností.

    Poznámky : 

    1. Niektoré možnosti nemusia byť dostupné, ak ich nepodporuje vybratá šablóna toku činností.

    2. Možnosť Spustiť tok činností na schválenie publikovania hlavných verzií položky je dostupná len vtedy, ak je povolená podpora pre sledovanie zmien hlavných a vedľajších verzií pre knižnicu, a ak šablóna toku činností, ktorú ste vybrali, môže byť použitá pre schválenie obsahu.

  6. Ak pridávate tento tok činností do typu obsahu lokality, v časti Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít zadajte, či chcete pridať tento tok činností do všetkých typov obsahu, ktoré dedia od tohto typu obsahu.

    Poznámka : Časť Aktualizovať typy obsahu zoznamov a lokalít sa na stránke Pridať tok činností zobrazuje iba pre typy obsahu lokality.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Konfigurácia politiky uplynutia platnosti na používanie toku činností Schválenie vyradenia

Ak chcete, aby sa tok činností Schválenie vyradenia automaticky spustil po uplynutí platnosti dokumentov alebo položiek, musíte nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti v politike správy informácií pre príslušný zoznam, knižnicu alebo typ obsahu.

  1. Ak budete mať tak neurobili, Pridanie pracovného postupu schválenia vyradenia do zoznamu, knižnice alebo typu obsahu, pre ktorý chcete nakonfigurovať politiky uplynutia platnosti.

  2. Ak chcete otvoriť stránku nastavení politiky správy informácií pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:

Pre zoznam alebo knižnicu

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, pre ktorú chcete nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti.

    1. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

  2. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

Pre typ obsahu zoznamu

  1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje inštanciu typu obsahu zoznamu, pre ktorú chcete nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti.

    1. Na Nastavenie ponuky ponuka nastavenie , kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo kliknite na položku nastavenie pre typ knižnice, ktorý otvárate.

      Napríklad v knižnici dokumentov kliknite na položku Nastavenia knižnice dokumentov.

  2. V časti Typy obsahu kliknite na názov typy obsahu, ku ktorému chcete pridať tok činnosti.

    Ak zoznam alebo knižnica nie je nastavená tak, aby povoľovala viaceré typy obsahu, pre daný zoznam alebo knižnicu sa na stránke Prispôsobenie nezobrazuje časť Typy obsahu.

  3. V časti Nastavenie kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

Pre typ obsahu lokality

  1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít v ponuke Akcie lokality Vzhľad tlačidla , ukážte na položku Nastavenie lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Galérie kliknite na položku Typy obsahu lokality.

  3. Kliknite na názov typu obsahu lokality, pre ktorý chcete nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti a potom kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

Ak chcete nakonfigurovať politiku uplynutia platnosti pre určitý zoznam alebo knižnicu a daný zoznam alebo knižnica podporuje spravovanie viacerých typov obsahu, vyberte typ obsahu, pre ktorý chcete nastaviť politiku spravovania informácií a kliknite na tlačidlo OK.

  1. V časti Zadanie politiky kliknite na položku Definovať politiku.

  2. Kliknite na tlačidlo OK.

  3. Na stránke Úprava politiky zadajte v časti Názov a popis pre správcu stručný popis vytváranej politiky.

    Poznámka : Názvy je možné zadávať iba pre politiky spravovania informácií, ktoré sú definované v zozname politík kolekcie lokality.

  4. V časti Prehlásenie o politike zadajte popisné prehlásenie, ktoré vysvetľuje účel politiky pre používateľov. Toto prehlásenie sa zobrazí, keď používatelia otvoria dokumenty alebo položky, na ktoré sa vzťahuje daná politika. Prehlásenie by malo vysvetľovať, aké funkcie politiky sa vzťahujú na daný obsah, alebo či obsah vyžaduje špeciálne zaobchádzanie. Prehlásenie o politike môže mať najviac 512 znakov.

  5. Ak chcete stanoviť obdobie uchovávania dokumentov a položiek, ktoré sú predmetom tejto politiky, kliknite na položku Povoliť ukončenie platnosti a potom zadajte obdobie uchovávania a akcie, ktoré majú nasledovať po uplynutí platnosti položiek.

  6. Ak chcete určiť, kedy uplynie platnosť dokumentov alebo položiek, vyberte možnosť obdobia uchovávania. Vykonajte jednu z nasledovných akcií:

    1. Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, kliknite na položku Časové obdobie odvodené od vlastností položky a potom vyberte akciu dokumentu alebo položky (napríklad Vytvorené alebo Upravené) a časový prírastok po tejto akcii (napríklad počet dní, mesiacov alebo rokov), kedy má uplynúť platnosť položky.

    2. Ak chcete na určenie uplynutia platnosti použiť tok činností alebo vlastný vzorec uchovávania, kliknite na položku Nastavené kódom programu.

  7. V časti Po uplynutí platnosti položky zadajte, čo sa má stať s dokumentom alebo položkou po uplynutí platnosti. Ak chcete spustiť tok činností Schválenie vyradenia pre dokument alebo položku, kliknite na položku Začať tento tok činností a potom vyberte názov požadovaného toku činností Schválenie vyradenia.

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Spustenie toku činností Schválenie vyradenia

Tok činností Schválenie vyradenia je v mnohých prípadoch nastavený na automatické spustenie po uplynutí platnosti položiek. Ak je tok činností Schválenie vyradenia nakonfigurovaný tak, že umožňuje používateľom manuálne spustenie, môžete tento tok činností spustiť pre dokument alebo knižnicu priamo z knižnice alebo zoznamu, kde uložený. Na spustenie toku činností musíte mať aspoň povolenie na úpravu položiek. Niektoré toky činností môžu na svoje spustenie vyžadovať aj povolenie na spravovanie zoznamov.

  1. Ak zoznam alebo knižnica ešte nie je otvorená, kliknite na daný názov na paneli Rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu alebo knižnice, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu alebo knižnice.

  2. Ukážte na názov dokumentu alebo položky, pre ktorú chcete spustiť tok činností, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Toky činností.

  3. V časti Spustiť nový tok činností kliknite na názov toku činností Schválenie vyradenia, ktorý chcete spustiť.

    Tok činností Schválenie vyradenia sa spustí okamžite a vytvorí úlohu schválenia vyradenia v zozname úloh pre daný tok činností.

Na začiatok stránky

Dokončenie úlohy toku činností Schválenie vyradenia

Tok činností Schválenie vyradenia je navrhnutý na vytváranie úloh schválenia vyradenia pre dokumenty alebo položky. Tieto úlohy nie sú priradené konkrétnym osobám, ale sa zaznamenávajú do zoznamu úloh pre daný tok činností. Osoby, ktoré majú povolenie na prístup do tohto zoznamu úloh (napríklad správcovia záznamov) môžu zobraziť daný zoznam úloh a dokončiť tieto úlohy schválením alebo zamietnutím položiek na odstránenie.

Úlohy toku činností Schválenie vyradenia možno dokončiť jednotlivo alebo hromadne. Je pravdepodobné, že toky činností Schválenie vyradenia vygenerujú naraz veľké množstvo úloh toku činností, preto je vhodné spracovať úlohy toku činností hromadne.

Dokončenie jednej úlohy toku činností Schválenie vyradenia

  1. Prejdite do zoznamu úloh pre danú lokalitu a vyhľadajte úlohy toku činností Schválenie vyradenia, ktoré chcete dokončiť.

    Poznámka : Ak tok činností nepoužíva predvolený zoznam úloh, daná úloha toku činností sa nemusí zobrazovať v zozname úloh. Ak chcete vyhľadať úlohu toku činností, prejdite na zoznam alebo knižnicu, v ktorej je položka toku činností uložená. Ukážte na požadovanú položku, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Toky činností. Na stránke Stav toku činností v časti Úlohy kliknite na prepojenie na zoznam úloh pre daný tok činností.

  2. Ukážte na názov úlohy, ktorú chcete vykonať, kliknite na zobrazenú šípku a potom kliknite na položku Upraviť položku.

  3. Ak chcete zobraziť položky, ktorá bola odoslaná na vyradenie, kliknite na prepojenie vedľa položky Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na.

  4. V časti Vyradenie zvoľte jeden z nasledovných postupov:

    • Ak chcete odstrániť položku, kliknite na možnosť Odstráňte túto položku a potom zadajte, či chcete uchovať kópiu metaúdajov danej položky v denníku pre audit.

    • Ak chcete zachovať položku, kliknite na možnosť Neodstraňujte túto položku.

  5. Do časti pre komentáre zadajte ľubovoľné komentáre o vykonávanej akcii.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Dokončenie viacerých úloh toku činností Schválenie vyradenia naraz

  1. Otvorte zoznam úloh pre tok činností Schválenie vyradenia, pre ktorý chcete dokončiť viacero úloh naraz.

    Poznámka : Ak tok činností nepoužíva predvolený zoznam úloh, daná úloha toku činností sa nemusí zobrazovať v zozname úloh. Ak chcete vyhľadať úlohu toku činností, prejdite na zoznam alebo knižnicu, v ktorej je položka toku činností uložená. Ukážte na požadovanú položku, kliknite na šípku, ktorá sa zobrazí a potom kliknite na položku Toky činností. Na stránke Stav toku činností v časti Úlohy kliknite na prepojenie na zoznam úloh pre daný tok činností.

  2. V zozname úlohy pracovného postupu v ponuke akcie Vzhľad ponuky , kliknite na položku spracovať všetky úlohy.

  3. V časti Hromadný výber úloh vyberte typ úlohy, ktorú chcete hromadne spracovať.

  4. Ak ste použili filtre na zobrazenie podmnožiny úloh schválenia vyradenia v zoznamoch úloh, v časti Informácie o úlohe potvrďte, že ste použili filter pre požadované úlohy.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

  6. V časti Vyradenie zvoľte jeden z nasledovných postupov:

    • Ak chcete schváliť položky na vyradenie, kliknite na možnosť Odstráňte tieto položky. Ak chcete zachovať kópie metaúdajov pre tieto položky, začiarknite políčko Zachovať kópie metaúdajov položiek v denníku pre audit.

    • Ak chcete zamietnuť vyradenie týchto položiek, kliknite na možnosť Neodstraňujte tieto položky.

  7. V časti Komentáre zadajte ľubovoľné komentáre o akciách vyradenia.

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

  9. Úspešne dokončiť operáciu stránku informáciou, že vybraté úlohy sa naplánovali na processsing a budete dostávať e-mailové potvrdenie, keď úlohy, ktoré boli spracované. Na základe predvoleného nastavenia úlohy, ktoré sa spracujú večerné, hoci správcu servera môžu zmeniť toto nastavenie. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×