Používanie stĺpcov externých údajov vo wordovom dokumente

Používanie stĺpcov externých údajov vo wordovom dokumente

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Chceli by ste jednoducho a efektívne vkladať presné a aktuálne údaje do podnikového dokumentu? Môžete použiť údaje z externého zdroja v tele dokumentu programu Microsoft Word 2013 pomocou kombinácie stĺpcov externých údajov a ovládacích prvkov obsahu Wordu. Môžete napríklad vytvoriť štandardnú zákaznícku zmluvu v knižnici dokumentov, ktorá obsahuje meno zákazníka, názov spoločnosti a telefónne číslo uložené v podnikovej databáze Line-of-Business (LOB), akou je napríklad SAP alebo Dynamics CRM.

Ďalšie informácie nájdete v téme Vyhľadanie obsahu o externých údajoch a Nastavenie šablóny súboru pre knižnicu dokumentov alebo formulárov.

Čo vás zaujíma?

Skôr než začnete

Ďalšie informácie o štruktúrovaných dokumentoch

Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Vytvorenie šablóny programu Word na zobrazenie externých údajov v ovládacích prvkov obsahu

Vytvorenie wordového dokumentu a vkladanie údajov

Skôr než začnete

Práca s externými údajmi vyžaduje vykonanie niekoľkých povinných úkonov, ktorými sa zaistí bezpečný prístup k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Taktiež vám pomôžu pri riešení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri práci s externými údajmi. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:

Príprava externého zdroja údajov    Pravdepodobne bude potrebné, aby správca vytvoril konto a poskytol povolenia k zdroju údajov. Tým zabezpečí, aby mali k údajom prístup iba správni ľudia a údaje neskončili v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca vytvoriť špecifické tabuľky, zobrazenia, dotazy a podobne, pomocou ktorých obmedzí výsledky iba na tie, ktoré sú potrebné, a zároveň pomôže zlepšiť výkon.

Konfigurácia sharepointových služieb a kont    Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a službu zabezpečeného ukladacieho priestoru.

Konfigurácia služby zabezpečeného ukladacieho priestoru    Správca musí vykonať nasledovné: určiť najlepší režim prístupu pre zdroja externých údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť poverenia pre cieľovú aplikáciu.

Konfigurácia služby Business Data Connectivity    Správca musí zabezpečiť, aby používateľ, ktorý vytvára externého obsahu typ má povolenia skladu metaúdajov služby Business Data Connectivity a že prístup k typu externého obsahu, ktorý externý zoznam je založený na príslušných používateľov.

Vytvorenie typu externého obsahu    Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.

Skontrolujte, či sú pripravené na používanie produktov balíka Office    Ak chcete synchronizovať externé údaje s produktmi balíka Office, musíte mať Windows 7 alebo novšou verziou a týchto bezplatných softvérových produktov, SQL Server Compact 4.0 .NET Framework 4 a WCF Data Services 5.0 OData v3 v každom klientskom počítači (ak je to potrebné, automaticky sa zobrazí výzva na prevzatie softvéru). Skontrolujte, či možnosť inštalácie balíka Office, je zapnutá Služba Business Connectivity Services    (Toto je predvolená). Táto možnosť nainštaluje klientskych súčastí Business Connectivity Services, ktorá je nasledovná: ukladá a synchronizuje s externými údajmi, mapy pracovných údajov do externých typov obsahu v produktoch balíka Office sa zobrazí výberu externých položiek a spustí vlastné riešenia vnútri produktov balíka Office.

Na začiatok stránky

Ďalšie informácie o štruktúrovaných dokumentoch

Štruktúrované dokumenty riadia, na ktorom mieste v dokumente sa zobrazí obsah, aký druh obsahu sa môže v dokumente zobraziť a či sa dá obsah upravovať. Toto sú príklady štruktúrovaných dokumentov:

  • Právny dokument, ktorý obsahuje právnu terminológiu, ktorá by nemala byť upravovaná.

  • Štandardná úvodná strana obchodnej ponuky, do ktorej musí autor vložiť názov, e-mailovú adresu, telefónne číslo a meno.

  • Faktúra, ktorá automaticky obsahuje aktuálne údaje o zákazníkovi.

Na vytvorenie štruktúrovaného dokumentu v programe Word 2013 sa používajú ovládacie prvky obsahu, ktoré vám umožnia zafixovať pozíciu obsahu, určiť druh obsahu (text, dátum, obrázok atď.), farebne ho zvýrazniť a ovládať úpravy. Taktiež môžete automaticky prepojiť ovládacie prvky obsahu s príslušnými stĺpcami externých údajov.

Na začiatok stránky

Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici

Poznámka :  Ak chcete vytvoriť stĺpec externých údajov, treba mať v rámci zoznamu alebo knižnice povolenie prispievať alebo vyššie.

  1. Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.

    Poznámka :  Do externého zoznamu nie je možné pridať stĺpec externých údajov.

  2. Kliknite na položku Zoznam alebo Knižnica > Nastavenia zoznamu alebo Nastavenia knižnice.

  3. V časti Stĺpce kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  4. Zadajte názov stĺpca, napríklad Zákazník a potom v časti Typy stĺpcov kliknite na položku Externé údaje.

  5. V časti Typ externého obsahu kliknite na položku Výber typu externého obsahu a potom vyberte zo zoznamu externých typov obsahu príslušnú položku, napríklad Zákazník.

  6. Pomocou minimálne jedného z nasledujúcich krokov stanovte, akým spôsobom sa majú vykonať jednotlivé akcie definované pre typ externého obsahu:

    • Ak chcete zobraziť ponuku jednej alebo viacerých akcií, kliknite na položku Zobraziť ponuku akcií.

    • Ak má stĺpec externých údajov po tom, čo ho vyberiete, vykonať predvolenú akciu, kliknite na položku Prepojiť tento stĺpec s predvolenou akciou pre typ externého obsahu.

  7. V časti Pridať stĺpec na zobrazenie každého z týchto doplnkových polí kliknite na položku Vybrať všetky polia alebo vyberte aspoň jeden konkrétny názov poľa, napríklad NázovPodniku alebo TelefónDoPráce.

Na začiatok stránky

Vytvorenie wordovej šablóny na zobrazenie externých údajov v ovládacích prvkoch obsahu

  1. V knižnici dokumentov SharePointu kliknite na položky Knižnica > Nastavenie knižnice.

  2. V časti Všeobecné nastavenie kliknite na položku Rozšírené nastavenie.

  3. V časti Šablóna dokumentu pod možnosťou URL adresa šablóny kliknite na položku Upraviť šablónu.

  4. Keď sa otvorí Word 2013, informačný panel dokumentu môžete zobraziť alebo skryť, keď na karte Vývojár v skupine Šablóny kliknite na položku Panel dokumentov a začiarknete alebo zrušíte začiarknutie políčka Pri otváraní dokumentu a pri jeho prvom uložení zobraziť informačný panel dokumentu a potom kliknete na tlačidlo OK.

  5. Pridanie štandardného textu, ktorý sa má zobraziť v každom dokumente.

    Môžete napríklad pridať do zmluvy pevne stanovený text, ktorý si vyžaduje obchodná ponuka.

  6. Na karte Vložiť v skupine Text kliknite na položku Rýchle časti, ukážte na položku Vlastnosť dokumentu a potom kliknite a presuňte každé pole založené na stĺpci externých údajov do tela dokumentu ako ovládacie prvky obsahu.

    Kliknite napríklad na položky MenoZákazníka, NázovPodniku či TelefónDoPráce a presuňte ich.

  7. Kliknite na položky súbor > Uložiť a potom skončiť Word 2013.

  8. V SharePointe na stránke Rozšírené nastavenie v rámci knižnice dokumentov kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie wordového dokumentu a vkladanie údajov

  1. V knižnici dokumentov kliknite na položky Dokument > Nový dokument.

  2. Podľa potrieb upravte a skontrolujte štandardný text.

  3. Ak chcete vyplniť správne hodnoty stĺpcov externých údajov, vyberte ovládací prvok obsahu, ktorý zahŕňa možnosť výberu externých údajových položiek.

    Vyberte napríklad príslušné meno zákazníka a hodnoty Zákazník, NázovPodniku a TelefónDoPráce sa vyplnia automaticky.

  4. Kliknite na položky Súbor > Uložiť a potom ukončite Word.

Hodnoty stĺpcov externých údajov sa uložia do wordového dokumentu a taktiež sa zobrazia ako príslušné hodnoty externého stĺpca údajov v rámci dokumentu uloženého v knižnici dokumentov.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×