Používanie projektových úloh v doplnku Business Contact Manager

Ak si chcete zjednodušiť dokončenie obchodného projektu, môžete si ho rozdeliť do série projektových úloha, ktoré môžete zorganizovať v poradí, v ktorom je ich potrebné urobiť, a môžete ich priradiť členom tímu.

Ku každej úlohe je potrebné priradiť dátum začatia a termín dokončenia. Počas riešenia úlohy môžete aktualizovať úroveň dokončenia. Vďaka týmto informáciám môžete zobraziť obchodný projekt ako pruhový graf rozprestierajúci sa na časovej osi. Poskytne vám to užitočnú vizualizáciu toho, v ktorej časti procesu sa nachádzate a čo vás ešte čaká.

V tomto článku je popísané vytváranie, priradenie, aktualizovanie a sledovanie projektových úloh.

Informácie o odstraňovaní záznamov vrátane projektových úloh nájdete v časti Odstraňovanie záznamov doplnku Business Contact Manager.

Čo chcete urobiť?

Vytvorenie a priradenie projektovej úlohy

Vytvorenie novej projektovej úlohy

Vyplňte formulár projektovej úlohy.

Priradenie projektovej úlohy

Aktualizácia projektovej úlohy, ktorá vám je priradená

Aktualizovanie projektovej úlohy

Sledovanie projektových úloh, ktoré sú prepojené s vaším obchodným projektom

Zobrazenie projektových úloh v určitom obchodnom projekte

Grafy projektových úloh na časovej osi

Vytvorenie a priradenie projektovej úlohy

Pri vytváraní obchodného projektu, ako je napríklad prezentácia o predaji, do neho môžete zahrnúť niekoľko projektových úloh, ako je napríklad:

  • zaistenie priestorov na prezentáciu,

  • zabezpečenie občerstvenia,

  • vytváranie, výroba a poskytnutie predajnej dokumentácie.

Tieto úlohy môžete priradiť komukoľvek, s kým zdieľate svoju databáza programu Business Contact Manager.

Poznámka : Projektové úlohy nie je možné prepojiť so súbormi alebo e-mailovými správami, ale položky, ako sú napríklad súbory a e-mailové správy, k nim môžete priložiť v sekcii Poznámky záznamu projektovej úlohy.

Vytvorenie novej projektovej úlohy

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Riadenie projektov.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine Nový kliknite na položku Nová projektová úloha.

Vyplňte formulár projektovej úlohy.

Formulár projektovej úlohy zahŕňa stránky Všeobecné a Podrobnosti. Predvolene sa zobrazí stránka Všeobecné.

Stránka Všeobecné

Toto zobrazenie môžete použiť na zaznamenanie informácií o projektovej úlohe vrátane informácií o priradení projektovej úlohy, prepojenom obchodnom projekte, termíne dokončenia a stave.

Sekcia Informácie o projektovej úlohe
  1. Do poľa Predmet zadajte názov projektovej úlohy (požadovaná súčasť).

  2. Priradenie projektovej úlohy k členovi tímu alebo zamestnancovi    Kliknite na meno osoby v zozname Priradené.

    Poznámka :  Mená v zozname Priradené sú mená zamestnancov, s ktorými zdieľate databázu doplnku Business Contact Manager. Ďalšie informácie o zdieľaní databázy nájdete v téme Zdieľanie údajov doplnku Business Contact Manager s ostatnými používateľmi.

Sekcia Prepojený projekt
  1. Kliknutím na tlačidlo Prepojiť s a vyberte obchodný projekt, s ktorým je projektová úloha (požadovaná súčasť) prepojená.

    Poznámka :  Projektovú úlohu je možné prepojiť len s jedným obchodným projektom. Ak ste projektovú úlohu vytvorili z formulára obchodného projektu, tieto informácie už boli zadané.

Sekcia Nastavenie projektovej úlohy
  1. Do polí Dátum začatia a Termín dokončenia zadajte dátum začatia a termín dokončenia úlohy.

    Informácie o počiatočnom dátume sa pridajú do hornej časti záznamu pod pás s nástrojmi.

  2. V poli Stav kliknite na popis stavu projektovej úlohy.

  3. V poli Hotové (%) zadajte číslo od 0 do 100.

  4. Ak táto projektová úloha vyžaduje pozornosť osoby, ktorej je priradená, začiarknite políčko Vyžaduje pozornosť.

Úloha sa pridá do zoznamu úloh tejto osoby na paneli s úlohami programu Outlook.

  1. V poli Priorita vyberte úroveň priority projektovej úlohy: Nízka, Normálna alebo Vysoká.

Ak chcete prispôsobiť zoznam, kliknite na položku Upraviť tento zoznam. Informácie o prispôsobení zoznamu nájdete v časti Vytváranie alebo úprava zoznamov v článku Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

  1. Začiarknite políčko Pripomenutie a nastavte pripomenutie pre vlastníka tejto projektovej úlohy, potom kliknite na šípku a vyberte dátum a čas pripomenutia.

Časť Komentáre
  1. Do poľa Komentáre zadajte alebo prilepte komentáre, alebo priložte súbory alebo iné položky programu Outlook, napríklad e-mailové správy.

    Poznámka :  Priložené súbory a položky programu Outlook sa zobrazia v zozname poľa Komentáre. Tieto položky sa nezobrazujú v zozname na stránke histórie prepojeného obchodného projektu.

  2. Kliknutím na tlačidlo Pridať časovú pečiatku pridajte k svojim komentárom dátum a čas.

  3. Ak ste dokončili zadávanie informácií o projektovej úlohe, kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť. V opačnom prípade prejdite do ďalšej sekcie článku.

Stránka Podrobnosti

Túto stránku môžete používať na zaznamenávanie dátumu dokončenia, odpracovaných hodín, vzdialenosti, ktorá sa dá uhradiť, alebo potrieb, ktoré treba sledovať.

  1. Ak chcete zobraziť stránku Podrobnosti, v skupine Zobraziť na páse s nástrojmi kliknite na položku Podrobnosti.

  2. Do poľa Dátum dokončenia zadajte dátum, v ktorom bola úloha dokončená.

  3. Do poľa Práca celkom zadajte počet hodín celkovej odhadovanej práce pre danú úlohu.

  4. Do poľa Skutočná práca zadajte počet hodín skutočnej práce.

  5. Do poľa Vzdialenosť zadajte zúčtovateľnú vzdialenosť pre túto úlohu.

  6. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Tip :  Po uložení projektovej úlohy sa podrobnosti úlohy zobrazia v sekcii Informácie o projektových úlohách prepojeného obchodného projektu.

Na začiatok stránky

Priradenie projektovej úlohy

Poznámka :  Projektovú úlohu je možné priradiť k inej osobe len vtedy, ak svoju databázu programu Business Contact Manager zdieľate s inými používateľmi. Informácie o zdieľaní databázy nájdete v téme Zdieľanie údajov doplnku Business Contact Manager s ostatnými používateľmi.

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Riadenie projektov.

  2. Na table zoznamu kliknite na kartu Projektové úlohy a potom dvojitým kliknutím otvorte projektovú úlohu.

  3. V zázname projektovej úlohy v zozname Priradené kliknite na meno.

    Poznámka :  V zozname Priradené sa mená zobrazia len vtedy, ak ste svoju databázu zdieľali s ostatnými používateľmi.

  4. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Na začiatok stránky

Aktualizácia projektovej úlohy, ktorá vám je priradená

Ak chcete udržať informácie o obchodnom projekte v aktualizovanom stave, projektové úlohy je potrebné aktualizovať priebežne podľa toho, ako na nich vy a vaši spolupracovníci pracujete. Ak vám bola priradená projektová úloha, zobrazí sa na paneli s úlohami programu Outlook.

Ako?

  1. V programe Outlook kliknite na kartu Zobraziť na páse s nástrojmi.

  2. V skupine Rozloženie kliknite na položku Panel s úlohami a vykonajte nasledujúcu akciu:

  3. Ak sa panel s úlohami nezobrazuje, kliknite na položku Normálne.

  4. Ak zoznam úloh nie je zahrnutý do panela s úlohami, zopakujte predchádzajúce kroky a potom kliknite na položku Zoznam úloh.

Aktualizovanie projektovej úlohy

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Riadenie projektov.

  2. Na table zoznamu na karte Projektové úlohy dvakrát kliknite na projektovú úlohu, čím ju otvoríte.

  3. V sekcii Nastavenie projektovej úlohy aktualizujte stav, percento dokončenia a informácie o tom, či úloha vyžaduje pozornosť vlastníka obchodného projektu.

  4. V sekcii Komentáre môžete prilepiť poznámky z iných súborov alebo zadať komentáre priamo do tohto poľa. Kliknutím na tlačidlo Pridať časovú pečiatku pridajte k svojim komentárom dátum a čas.

  5. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Poznámka :  Po uložení záznamu projektovej úlohy sa najnovšie informácie tejto úlohy zobrazia v sekcii Informácie o projektových úlohách prepojeného záznamu obchodného projektu.

Na začiatok stránky

Sledovanie projektových úloh, ktoré sú prepojené s vaším obchodným projektom

Ak ste vlastníkom obchodného projektu, priebeh projektovej úlohy môžete sledovať pomocou zobrazenia miniaplikácií projektovej úlohy, ako sú napríklad nadchádzajúce projektové úlohy, alebo zobrazením projektových úloh v sekcii záznamu obchodného projektu Informácie o projektových úlohách.

V miniaplikáciách projektových úloh sa zobrazujú informácie o jednotlivých projektových úlohách pre všetky obchodné projekty.

Informácie o zobrazovaní miniaplikácií v pracovnom priestore riadenia projektov nájdete v časti Používanie miniaplikácií v doplnku Business Contact Manager.

Zobrazenie projektových úloh v určitom obchodnom projekte

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Riadenie projektov.

  2. Na table zoznamu na karte Obchodné projekty dvakrát kliknite na obchodný projekt, ktorý chcete skontrolovať.

    V sekcii Informácie o projektových úlohách sa zobrazia informácie o každej projektovej úlohe. Dvojitým kliknutím na ľubovoľnú projektovú úlohu môžete úlohu otvoriť a zobraziť podrobnejšie informácie.

Na začiatok stránky

Grafy projektových úloh na časovej osi

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Riadenie projektov.

  2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy.

  3. V skupine Riadenie projektov kliknite na položku Projektové úlohy a vyberte možnosť Projektové úlohy – všetky.

  4. V okne zostavy na páse s nástrojmi v skupine Zoradiť a filtrovať kliknite na položku Filtrovať.

  5. V dialógovom okne Filtrovanie projektových úloh kliknite na kartu Rozšírený filter.

  6. Zo zoznamu Názov poľa kliknite na položku Prepojené s. Zo zoznamu Porovnávanie kliknite na položku Rovná sa a potom do poľa Porovnať s zadajte názov obchodného projektu, ktorý sledujete.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

  8. Na páse s nástrojmi v skupine Zobraziť kliknite na položku Graf.

Projektové úlohy obchodného projektu sa na časovej osi zobrazia ako zelené panely úloh. Čierna čiara na paneli úlohy zobrazuje percentuálne dokončenie úlohy.

Tip :  Zobraziť môžete aj ďalšie prvky grafu. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Graf na položku Označenia a potom vyberte označenia, ktoré chcete zobraziť.

Ďalšie informácie o záznamoch a filtroch nájdete v častiach Používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager a Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×