Používanie obchodných kontaktov v nástroji Business Contact Manager

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Záznamy o obchodných kontaktoch môžete použiť na usporiadanie a obsahujú množstvo informácií o ľuďoch, ktorými obchodujete.

Tento článok obsahuje informácie o spôsobe vytvárania nových záznamov a o vypĺňaní formulára Obchodný kontakt.

Čo chcete urobiť?

Vytvoriť nové záznamy o obchodných kontaktoch

Úprava obchodnom kontakte

Filtrovanie zoznamu obchodných kontaktov

So záznamami o obchodnom kontakte môžete vykonávať nasledujúce činnosti:

  • Pridávať ich rôznymi spôsobmi.

  • Priradiť ich k zamestnancovi alebo spolupracovníkovi.

  • Prepojenie kont do nich.
    Prepojením záznamy o obchodných kontaktoch a záznamov o zákazníkoch môžete prepojiť informácie o obchodných kontaktov s informáciami o spoločnosti, ktoré pracujú. Keď prepojíte jeden alebo viac obchodných kontaktov so záznamom zákazníka, História komunikácie záznamu účtu zahŕňa napríklad položky histórie komunikácie pre každú obchodných kontaktov, ktorý je prepojený ku kontu.

  • Prepojenie položiek histórie komunikácie s obchodnými kontaktmi, sledovať e-mailové správy a filtrovať zoznam položiek histórie komunikácie.
    Sa môžete neustály prehľad o mnoho svojich aktivít (vrátane telefonických hovorov, e-mailové správy, písmen alebo súbory) súvisiace s obchodný kontakt na stránke História v zázname obchodného kontaktu.

    E-mailové správy môžete automaticky prepojiť záznamy o obchodných kontaktoch. Ďalšie informácie nájdete v téme prepojenie a sledovanie e-mailových správ v doplnku Business Contact Manager.

  • Konvertovať obchodný kontakt na potenciálneho zákazníka alebo iný záznam, ktorý je založený na type záznamu o obchodnom kontakte.

  • Upravovať informácie o záznamoch o obchodnom kontakte.

  • Obchodný kontakt formulár môžete prispôsobiť pridaním alebo odstránením polí a položiek v zoznamoch polí.
    Informácie o prispôsobení formulárov alebo vytváraní iných formulárov na ukladanie podnikových informácií nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

Na začiatok stránky

Vytvorenie nových záznamov o obchodnom kontakte

Záznamy obchodných kontaktoch môže pomôcť pri sledovaní existujúce informácie o ľuďoch, ktorými obchodujete.

Obsah tejto časti

Manuálne pridanie nového záznamu obchodného kontaktu

Obchodné kontakty importovať z iného programu

Premiestnenie alebo kopírovanie kontaktov programu Outlook do doplnku Business Contact Manager

Vytvorenie záznamu obchodného kontaktu z e-mailovej správy

Skonvertovať záznam potenciálneho zákazníka na záznam obchodného kontaktu

Existuje niekoľko spôsobov získania informácií do záznamov o obchodnom kontakte. Informácie môžete zadať do záznamov, môžete importovať údaje z programu Outlook alebo iných programov a môžete skopírovať kontakt programu Outlook.

Tieto informácie môžu zahŕňať:

  • Obchodné informácie, ako napríklad spoločnosť alebo organizáciu obchodného kontaktu.

  • Osobné údaje, ako napríklad dátum narodenia.

  • Položky histórie komunikácie, ako sú napríklad e-mailové správy a plánované činnosti.

  • Informácie, ktoré ste zaznamenali v vlastné polia, ktoré pridáte do formulára.

    Tip : Obchodný kontakt formulárov môžete prispôsobiť pridaním polia, ktoré sú špecifické pre váš podnik alebo premiestnením sekcií a zvýrazniť tak informácie, ktoré sú pre vás najdôležitejšie. Napríklad kvetinárstvo môže vytvoriť pole s názvom "Obľúbené kvet" a Kúrenie špecialista môže vytvoriť pole s názvom "Pece Model". Ďalšie informácie o prispôsobení formulárov nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

Na začiatok stránky

Manuálne pridanie nového záznamu o obchodnom kontakte

Otvorenie prázdneho formulára Obchodný kontakt a zadanie niekoľkých informácií trvá len pár sekúnd. Uloženie formulára vytvorí nový záznam o obchodnom kontakte. Neskôr po vytvorení vzťahu s danou osobou môžete tento záznam znova otvoriť a pridať ďalšie podrobnosti.

GoDaddy-Konfigurácia-MX-1-3

Môžete si všimnúť veľa podobnosti medzi formulári obchodného kontaktu a formulár kontaktu programu Outlook.

Otvorenie formulára Obchodný kontakt

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Správca kontaktov.

  2. Na páse s nástrojmi v skupine Nový kliknite na položku Nový obchodný kontakt.

Na začiatok stránky

Vyplnenie formulára Obchodný kontakt

Rovnako ako v prípade väčšiny iných formulárov aj formulár Obchodný kontakt obsahuje položky Všeobecne, Podrobnosti a stránku História.

Formulár môžete prispôsobiť podľa presúvanie sekcií a polí, premenovaním polí a pridaním položiek do zoznamov. Informácie o prispôsobení formulárov alebo vytváraní iných formulárov na ukladanie podnikových informácií nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

Stránka Všeobecné

        Časť Obchodný kontakt

  1. Zadajte meno a priezvisko a pracovné zaradenie obchodného kontaktu. Vyberte názov súboru ako, ako by v programe Outlook kontaktný formulár.

    Jediným požadovaným poľom je pole Celé meno. Zadávanie informácií do iných polí je voliteľné.

  1. Priradenie obchodného kontaktu     Priradiť inému zamestnancovi, v poli priradené osobe obchodného kontaktu kliknite na položku meno zamestnanca.

    Poznámka : Mená v zozname priradené (Komu) sú zamestnanci, s ktorými zdieľate databázu doplnku Business Contact Manager. Ďalšie informácie o zdieľaní nájdete v téme Zdieľanie údajov doplnku Business Contact Manager s ostatnými používateľmi.

    Časť s informáciami o spoločnosti

    Môžete použiť pole Spoločnosť alebo Zákazník na uloženie názvu spoločnosti obchodného kontaktu. Použite pole Spoločnosť, ak nepoužívate záznamy o zákazníkoch.

    Časť s prepojeným zákazníkom

    GoDaddy-Konfigurácia-MX-1-3

  1. Prepojenie obchodného kontaktu so zákazníkom     Kliknite na položku konto Ak chcete vytvoriť prepojenie na obchodný kontakt zákazník.

  2. V dialógovom okne vyberte konto, ak chcete prepojiť s týmto obchodným kontaktom kliknite na položku konto a potom kliknite na položku Prepojiť s.
    Prepojenie obchodných kontaktov do konta hodnotu či histórie komunikácie obchodného kontaktu je uvedená v časti História komunikácie záznam o zákazníkovi. Ak viac ako jeden obchodný kontakt prepojený s rovnakým kontom, História komunikácie každého prepojený obchodný kontakt je uvedené aj v časti História komunikácie zákazníka. Umožní vám to Zobraziť všetky História komunikácie a všetky obchodné kontakty priradený k organizácii na jednom mieste. Ďalšie informácie o výbere záznamu na prepojenie nájdete v téme prepojenie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

    Časti Internet, Telefónne čísla, Adresy a Vizitka

  3. Zadajte e-mailu a adresy webových stránok, telefónne čísla, business a domáce adresy. Zadajte informácie na dokončenie vizitky, rovnako ako vo formulári kontaktu programu Outlook.
    Šípku vedľa názvu poľa (ako napríklad E-mail ) označuje, že môžete viacnásobné položky v poli.

    Tip : Ak zadáte viac než jednu adresu obchodného kontaktu, začiarknite políčko Poštu posielať na túto adresu, čím určíte, ktorá adresa sa bude používať v rámci hromadnej korešpondencie.

    Časť Informácie o zdroji

    GoDaddy-Konfigurácia-MX-1-3

  4. V sekcii Zdrojové informácie zadajte informácie do týchto polí:

    • Zdroj     Kliknite na spôsob alebo akciu, prostredníctvom ktorej sa tento obchodný kontakt dozvedel o vašom podniku alebo obchodnej činnosti. Môžete si napríklad vybrať reklamu alebo informácie od známych.

    • Iniciované     Kliknite na toto tlačidlo môžete vybrať marketingovú aktivitu alebo iných obchodný záznam (napríklad iný obchodný kontakt), ktorá priviedla týmto obchodným kontaktom pre váš podnik.

      Tip : Zadanie mena s marketingovou aktivitou umožňuje Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook na sledovanie typ a počet záznamov, ktoré sú výsledkom činnosti. Prepojením aj záznam o marketingovej aktivite obchodným kontaktom. Ďalšie informácie o marketingových aktivitách nájdete v téme predaj produktov a služieb v doplnku Business Contact Manager.

      Časť Komentáre

  5. V časti Komentáre zadajte poznámky, prilepte poznámky z iných súborov alebo priložte súbory, položky programu Outlook alebo vizitky.

    GoDaddy-Konfigurácia-MX-1-3

    Tip : Ak s obchodným kontaktom pracuje viacero kolegov, je vhodné zaznamenať dátum zadania komentára. Kliknite na položku Pridať časovú pečiatku a zaznamenajte dátum a čas každého zadania.

  6. Po dokončení zadávania informácií kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Na začiatok stránky

Stránka Podrobnosti

  1. Na páse s nástrojmi v skupine Zobraziť kliknite na položku Podrobnosti, čím zobrazíte stránku Podrobnosti.

  2. Zadajte ďalšie informácie o funkcii danej osoby a údaje o dátume narodenia, stave platby, či je záznam aktívny a vyberte uprednostňovaný spôsob komunikácie.

Stránka História

  1. Na páse s nástrojmi v skupine Zobraziť kliknite na položku História, čím zobrazíte stránku História.

  2. Pridajte alebo zobrazte položky histórie komunikácie, ako napríklad e-mailové správy, obchodné poznámky alebo plánované činnosti.

    Ako pridať položku histórie komunikácie?

    1. V časti História komunikácie kliknite na položku Nový a potom kliknite na typ položky, ktorý chcete pridať.

    2. Zadajte požadované informácie do formulára a potom kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

      Ďalšie informácie o položkách histórie komunikácie nájdete v téme sledovanie komunikácie so zákazníkmi v doplnku Business Contact Manager.

  3. Ak chcete vyhľadať konkrétnu položku, k dispozícii je vyhľadávanie v zozname položiek histórie komunikácie alebo jeho filtrovanie.

    1. Ako sa vyhľadáva v zozname položiek histórie komunikácie?

      • Do poľa Vyhľadávanie zadajte hľadané informácie a potom kliknite na tlačidlo Hľadať '' .

        Poznámka : Prehľadávať sa budú iba polia Predmet a Prepojené na. Ak chcete uviesť všetky položky daného typu, ako napríklad e-mailové správy, použite filter.

    2. Ako sa filtruje zoznam položiek histórie komunikácie?

      • Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zobraziť.

      • V skupine Filtrovať vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

        • Kliknite na typ filtra, ktorý chcete použiť (napríklad Typ položky) a potom kliknite na filter.

        • Kliknite na položku Filtrovanie a potom vyberte kritériá filtra.

          Ďalšie informácie o filtrovaní nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Importovanie obchodných kontaktov z iného programu

Je to možné import obchodný kontakt a iných typov záznamov v programoch, ako je napríklad ACT! a Microsoft Excel.

Informácie o tom, ako importovať údaje z iných programov alebo do priečinka Kontakty programu Outlook nájdete v téme Import údajov do doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Premiestnenie alebo kopírovanie kontaktov programu Outlook do doplnku Business Contact Manager

  1. Na navigačnej table kliknite na tlačidlo Kontakty.

  2. V zozname Kontakty kliknite na kontakt, ktorý chcete premiestniť do Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.
    Ako vybrať viac než jeden záznam?

    Ak chcete vybrať viacero navzájom susediacich záznamov, stlačte kláves SHIFT a potom kliknite na prvý a na posledný záznam skupiny, ktorú chcete pridať. Ak chcete vybrať viaceré záznamy, ktoré navzájom nesusedia, stlačte kláves CTRL a potom postupne kliknite na jednotlivé záznamy. Ak chcete vybrať všetky záznamy, kliknite na jeden zo záznamov a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL+A.

    Ak chcete skopírovať celý obsah priečinka Kontakty programu Outlook do doplnku Business Contact Manager, importovať do priečinka Kontakty programu Outlook do obchodné kontakty. Informácie o importovaní nájdete v téme Import údajov do doplnku Business Contact Manager.

  3. Na páse s nástrojmi v skupine Obchodné vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov.

    • Presun kontaktu   

      1. Kliknite na položku Vytvoriť záznam.

      2. Ukážte na položku Premiestniť do doplnku Business Contact Manager a potom kliknite na položku Obchodný kontakt alebo na typ záznamu, ktorý požadujete.

    • Kopírovať kontakt   

      1. Kliknite na položku Vytvoriť záznam.

      2. Ukážte na položku Kopírovať do doplnku Business Contact Manager a potom kliknite na položku Obchodný kontakt alebo na typ záznamu, ktorý požadujete.

Ak chcete získať prístup k obchodným kontaktom v mobilnom telefóne, rovnako ako kontaktov programu Outlook, môžete použiť funkciu synchronizácii obchodných kontaktov tak, aby zahŕňalo obchodných kontaktov v priečinku Kontakty programu Outlook. Informácie o synchronizácii obchodných kontaktov nájdete v téme vzdialený prístup k obchodným kontaktom: používanie synchronizácie v doplnku Business Contact Manager.

Dôležité : Ak je povolená funkcia synchronizácie obchodných kontaktov, môže sa stať, že priečinok Kontakty bude obsahovať duplicitné záznamy. Funkcia synchronizácie obchodných kontaktov automaticky zahrnie záznamy o obchodných kontaktoch do priečinka Kontakty programu Outlook. Po premiestnení alebo skopírovaní kontaktov do priečinka Obchodné kontakty sa tieto kontakty zobrazia v priečinku Kontakty ako obchodné kontakty.

Na začiatok stránky

Vytvorenie záznamu o obchodnom kontakte z e-mailovej správy

Z e-mailovej správy od nového zákazníka môžete vytvoriť záznam o obchodnom kontakte.

  1. Na navigačnej table kliknite na položku Doručená pošta.

  2. Dvojitým kliknutím na správu otvorte e-mailovú správu.

  3. Na páse s nástrojmi v skupine Obchodné kliknite na položku Vytvoriť záznam.

  4. Kliknite na položku Obchodný kontakt alebo typ obchodného kontaktu, ktorý chcete vytvoriť pomocou e-mailovej adresy v riadku správy Od.

Obchodné kontakty môžete vytvoriť z iných e-mailových adries v správe kliknutím pravým tlačidlom myši na meno, ukázaním na položku Vytvoriť v doplnku Business Contact Manager a kliknutím na položku Obchodný kontakt.

Na začiatok stránky

Konverzia potenciálneho zákazníka na záznam o obchodnom kontakte alebo konverzia potenciálneho zákazníka na obchodný kontakt

Informácie o potenciálnom zákazníkovi sa vo všeobecnosti uchovávajú v zázname o potenciálnom zákazníkovi. Keď sa daná osoba stane skutočným zákazníkom, záznam o potenciálnom zákazníkovi môžete skonvertovať na záznam o obchodnom kontakte.

Taktiež môžete skonvertovať obchodný kontakt na potenciálneho zákazníka alebo iný typ záznamu, ktorý je založený na type záznamu o obchodnom kontakte.

Môžete vytvoriť nové typy záznamov, ako je napríklad zamestnancov alebo dodávateľa tak, že začnete s formulári obchodného kontaktu. Ďalšie informácie o vytváraní nových typov záznamov nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Správa kontaktov.

  2. V pracovnom priestore kliknite na kartu Potenciálni zákazníci.

  3. Dvakrát kliknite na záznam, ktorý chcete skonvertovať.

  4. Na páse s nástrojmi v skupine Upraviť kliknite na položku Konvertovať na a potom na položku Obchodný kontakt.

  5. Podľa potreby upravte nový záznam.

  6. Po dokončení kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Na začiatok stránky

Úprava záznamov o obchodných kontaktoch

Keď začnete vykonávať obchodné činnosti s obchodnými kontaktmi, dozviete sa o nich ďalšie informácie vrátane tých, akým spôsobom ich treba kontaktovať, mená ich asistentov, nové telefónne čísla ap. Spracovanie tohto toku informácií je každodenná úloha, ktorú je možné zjednodušiť kontinuálnou aktualizáciou a uložením záznamov o obchodných kontaktoch. Môžete otvoriť záznam o obchodnom kontakte a pridať alebo upraviť informácie, alebo zobraziť položky histórie komunikácie, ako napríklad e-mailové správy, ktoré sú prepojené s obchodným kontaktom.

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Správa kontaktov.

  2. V pracovnom priestore kliknite na kartu Obchodné kontakty a potom vykonajte nasledujúce kroky:

    • Presuňte sa na obchodný kontakt, ktorý chcete otvoriť a dvakrát naň kliknite.

      alebo

    • Do vyhľadávacieho poľa zadajte informácie o obchodnom kontakte, ktoré hľadáte, a potom dvakrát kliknite na záznam.

  3. Pridajte alebo upravte požadované informácie.

    Tip : Ak máte e-mailovú adresu konta, môžete docieliť, že e-mailových správ z konta a sú automaticky zahrnuté v časti História komunikácie záznamu. V skupine Upraviť kliknite na položku Sledovanie e-mailu a potom kliknite na položku Spravovať prepájanie a sledovanie. Začiarknite políčko pre e-mailovú adresu konta, a potom kliknite na tlačidlo OK. Ďalšie informácie o automatické prepojenie e-mailových správ do záznamov nájdete v téme prepojenie a sledovanie e-mailových správ v doplnku Business Contact Manager.

  4. Po dokončení kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

Tip : S funkciou s názvom Hromadná úprava, môžete upraviť obsah poľa vo viacerých záznamoch obchodného kontaktu. Toto je užitočné, napríklad, ak chcete zadať webovú adresu na desiatky obchodných kontaktov, ktoré všetky pracovať v tej istej spoločnosti. Ďalšie informácie o tom, ako súčasne upravovať viacerých záznamov nájdete v téme Úprava viacerých záznamov súčasne v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Filtrovanie zoznamu obchodných kontaktov

Nemusíte sa presúvať všetkými obchodnými kontaktmi a vyhľadať požadovanú položku. Namiesto toho môžete filtrovať zoznam Obchodné kontakty a zobraziť iba požadovaný záznam.

  1. Na navigačnej table v časti Business Contact Manager kliknite na položku Správa kontaktov.

  2. V pracovnom priestore kliknite na kartu Obchodné kontakty a potom na položku Upraviť.

  3. V dialógovom okne Upraviť kartu kliknite na položku Filtrovať.

  4. V dialógovom okne Filtrovanie obchodných kontaktov môžete použiť niektorý z nasledujúcich postupov (alebo obidva nižšie uvedené postupy):

    • Jednoduché filtrovanie     Vyberte alebo zrušte výber predvolených kategórií.

    • Rozšírený filter     Vytvorte viacero filtrov na vyladenie výberu.

Tento filtrovaný zoznam možno použiť na vytvorenie prispôsobenej karty, zoznamu hovorov alebo poštového zoznamu. Taktiež ho možno použiť ako základ zostavy alebo miniaplikácie.

Ďalšie informácie o filtrovaní nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager. Ďalšie informácie o zostavách nájdete v téme Používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager. Ďalšie informácie o miniaplikáciách nájdete v téme Používanie miniaplikácií v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×