Office
Prihlásenie
Používanie lokality Centrum dokumentov

Používanie lokality Centrum dokumentov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

SharePoint ponúka mnoho funkcií na správu obsahu, ktorý sa neustále zväčšuje. Ak máte stovky alebo tisícky dokumentov, videí atdˇ., ktoré musíte spravovať, zvážte použitie šablóny lokality centra dokumentov (predvolene zahrnutú v SharePointe). Táto šablóna je optimalizovaná na správu veľkorozmerných dokumentov. Môže vám ušetriť čas a zefektívniť prácu. SharePoint tiež zahŕňa šablónu lokality centra dokumentov. Kľúčové funkcie ako verzie dokumentov, identifikátory dokumentov, súpravy dokumentov, navigácia metaúdajov a typy obsahu sú vstavané do šablóny.

Lokalita centra dokumentov funguje v oboch týchto scenároch:

  • Vytváranie prostredia    V prostredí na vytváranie centra dokumentov používatelia vytvárajú a upravujú tisícky dokumentov alebo mediálny obsah, ktoré sú uložené v centrálnom ukladacom priestore.

  • Archivovanie obsahu    V archivovaní obsahu, ako napríklad vedomostná databáza, používatelia ukladajú alebo zobrazujú dokumenty.

Tento článok hovorí o funkciách v šablóne lokality centra dokumentov a ako vytvoriť lokalitu centra dokumentov.

Vytvoriť centrum dokumentov, v téme použitie šablóny na vytvorenie rôznych druhov lokality SharePoint

Čo je na lokalite centra dokumentov?

Šablóna lokality centra dokumentov obsahuje funkcie, ktoré zjednodušujú a zefektívňujú vytváranie a spravovanie veľkých súprav dokumentov. Väčšinou môže vlastník lokality pridať každú z funkcií zvlášť. Ale šablóna lokality centra dokumentov automaticky zapne odporúčané funkcie správy dokumentu. Nasledujúce časti krátko tieto funkcie opisujú.

Lokalitu centra dokumentov môžete použiť ako prostredie na vytváranie obsahu alebo archív obsahu. V prostredí na vytváranie obsahu používatelia často preberajú súbory z projektu a vracajú ich do projektu a vytvárajú priečinkové štruktúry pre tieto súbory. Je povolené vytváranie verzií a existovať môže 10 alebo viac starších verzií každého dokumentu. Pracovné postupy môžu navyše kontrolovať životné cykly dokumentov.

Naproti tomu sa veľmi malý podiel vytvárania obsahu vyskytuje v archíve obsahu. Používatelia iba zobrazujú alebo nahrávajú dokumenty. Šablóna lokality centra dokumentov podporuje vytváranie typu archívu obsahu, ktorý sa nazýva vedomostná databáza. Vedomostné databázy spravidla obsahujú jednu verziu dokumentov a celá lokalita môže obsahovať až 10 miliónov súborov. V rámci typického scenára, napríklad centra technickej podpory pre veľkú organizáciu, môže k obsahu pristupovať 10 000 používateľov s primárnym cieľom prečítať si obsah. Podmnožina 3 000 až 4 000 používateľov môže nahrávať nový obsah na lokalitu.

Nasledujúce položky opisujú niektoré sharepointové funkcie, ktoré môžete zahrnúť do lokality centra dokumentov. Tento zoznam opisuje iba niekoľko z možných funkcií. Okrem týchto možností si väčšina podnikov prispôsobuje vzhľad a navigáciu centra dokumentov a zahŕňa prispôsobené webové časti pre funkcie, ktoré sú pre podnik jedinečné.

Spravované metaúdaje predstavujú systém, ktorý priraďuje určité pojmy k dokumentom v SharePointe. Potom tieto pojmy môžete použiť na klasifikáciu dokumentov. Metaúdaje môžete použiť aj na vytvorenie účinného navigačného nástroja pre používateľov, ktorý im môže rýchlo pomôcť nájsť, čo chcú.

Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť má odkladací priestor vedomostnej databázy obsahujúci články, ktoré pomáhajú ľuďom riešiť problémy s produktmi. Môžete vytvoriť výrazy metaúdajov, ktoré používateľom umožnia filtrovať informácie podľa produktu, typu problému alebo iných charakteristík.

Na lokalite centra dokumentov dostáva každá časť obsahu jedinečný identifikátor, ktorý nesúvisí s umiestnením dokumentu, ako je URL prepojenia. To znamená, že ak presuniete alebo premenujete dokument, identifikátor zostáva rovnaký. Tak môžete identifikátor použiť na vytvorenie určitého trvalého prepojenia pre dokument a minimalizovať stratu času, ktorú spôsobujú prerušené prepojenia.

Verzie dokumentu sú na lokalite centra dokumentov automaticky povolené. To znamená, že automaticky máte históriu všetkých rozličných verzií dokumentu. V procese revízie dokumentov to napríklad znamená, že máte záznam všetkých aktualizácií, ktoré sa zadajú počas revidovania. Môžete sledovať aktualizácie, kontaktovať odpovedajúcich atď. Ak navyše vznikne problém s aktuálnou verziou článku, môžete rýchlo obnoviť poslednú známu dobrú verziu.

Typ obsahu je špecifický druh obsahu spolu so skupinou nastavení obsahu. Keď niekto vytvorí dokument určeného typu obsahu, dokument automaticky prijíma všetky vhodné nastavenia pre daný typ obsahu. Centrum dokumentov môže mať napríklad kolekciu typov obsahu – rôzne druhy dokumentov, video, šablóny atď.

Organizátor obsahu nie je do lokality centra dokumentov zahrnutý automaticky. Mnoho používateľov si ho však pridá. Organizátor obsahu je funkcia SharePointu, ktorá vám umožňuje spravovať celkovú organizáciu a štruktúru položiek. Použitím metaúdajov alebo typov obsahu môže organizátor obsahu automaticky smerovať dokumenty a iné položky do určitých umiestnení. Vo vedomostnej databáze môže napríklad organizátor obsahu automaticky smerovať všetky nové odoslané položky do špeciálnej knižnice, ktorá zhromažďuje články pre určitý produkt.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×