Používanie kontaktov programu Outlook ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu

Používanie kontaktov programu Outlook ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu

Ak chcete ľuďom zo zoznamu kontaktov v Outlooku odoslať hromadnú poštu, v programe Word môžete použiť hromadnú korešpondenciu. Zoznam kontaktov v programe Outlook možno použiť ako zdroj údajov pre hromadnú korešpondenciu. Zoznam kontaktov je adresár, v ktorom sa zapisujú a organizujú informácie o ľuďoch.

Hromadná korešpondencia pomocou zoznamu kontaktov v programe Outlook

Nastavenie a príprava údajov pre hromadnú korešpondenciu predstavuje najdôležitejší krok v procese hromadnej korešpondencie. Karta kontaktu programu Outlook obsahuje základné informácie – meno, e-mailovú adresu, ako aj ďalšie informácie, akými sú napríklad adresa, telefónne číslo a fotografia. V téme Pridanie kontaktu sa dozviete, ako do adresára v programe Outlook môžete pridať ďalšie kontakty.

Keď bude zoznam kontaktov v programe Outlook pripravený, podľa krokov uvedených nižšie spustite hromadnú korešpondenciu v programe Word:

  1. V priečinku Kontakty v Outlooku vyberte na páse s nástrojmi kartu Domov a potom položku Hromadná korešpondencia.

    Tlačidlo Hromadná korešpondencia sa nachádza na karte Domov v skupine Akcie.

  2. V dialógovom okne Kontakty pre hromadnú korešpondenciu vyberte požadované možnosti. Potom vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Kliknite na tlačidlo OK.

    Kliknutím na položku Hromadná korešpondencia na karte Domov v priečinku Kontakty spustíte hromadnú korešpondenciu.

    Tipy : 

    • Ak chcete hromadnú korešpondenciu spustiť iba pre vybraté kontakty, vyberte prepínač Len vybraté kontakty. Tieto kontakty budete však musieť vybrať ešte pred tým, než sa k tomuto kroku dopracujete. Ak ste vtedy nevybrali položku Zrušiť, vráťte sa do priečinka Kontakty, vyberte ich a začnite od kroku 1.

    • Ak ste dokument hromadnej korešpondencie vo Worde už vytvorili a uložili, prepínač nastavte na možnosť Existujúci dokument a vyberte dokument. V opačnom prípade nechajte prepínač na položke Nový dokument. Word vás v kroku 3 vyzve, aby ste vytvorili nový dokument.

    • Ak tento zoznam plánujete použiť v budúcnosti, začiarknite políčko Stály súbor a súbor s kontaktmi pomenujte a uložte. Táto funkcia je obzvlášť užitočná vtedy, ak ste vybrali konkrétnu skupinu kontaktov, ktoré chcete používať na hromadnú korešpondenciu. Túto skupinu kontaktov budete môcť použiť aj v budúcnosti a nebude potrebné ich vždy manuálne vyberať.

  3. Otvorí sa Microsoft Word. V závislosti od možností, ktoré ste vybrali v kroku 2, budete mať k dispozícii vopred vytvorený dokument hromadnej korešpondencie alebo nový prázdny dokument. Zadajte text, ktorý sa má zobraziť na každom dokumente hromadnej korešpondencie.

    Poznámka : Ak potrebujete ďalšiu pomoc s procesom hromadnej korešpondencie, na karte Korešpondencia vyberte v časti Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom vyberte položku Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie. Keď sa v Sprievodcovi hromadnej korešpondencie dostanete ku kroku 3 s názvom Výber príjemcov, môžete sa vrátiť k informáciám v tomto článku.

  4. Vložte polia hromadnej korešpondencie, pomocou ktorých sa informácie zo zoznamu kontaktov v programe Outlook prenášajú do vášho dokumentu.

    Poznámky : Príklady polí hromadnej korešpondencie:

    • Blok pre adresu. Používa sa vtedy, keď chcete do listu alebo e-mailu pridať celé meno a adresu príjemcu zo zoznamu kontaktov v programe Outlook.

      Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    • Riadok s pozdravom. Používa sa na pridanie pozdravu (napríklad Vážená pani Vargová) do listu alebo e-mailu.

      Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Riadok s pozdravom.

    V skupine Zapísať a vložiť polia môžete vložiť polia do dokumentu hromadnej korešpondencie.

    Ďalšie informácie o pridávaní polí hromadnej korešpondencie z kontaktov v Outlooku nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

  5. Keď bude dokument pripravený, vyberte položku Zobraziť ukážku výsledkov. Potom výberom tlačidla záznamu Nasledujúce Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúce Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie zobrazíte jednotlivé konkrétne kópie dokumentu.

  6. Ak chcete proces hromadnej korešpondencie dokončiť, v skupine Dokončiť vyberte položku Dokončiť a zlúčiť a potom vyberte položku Tlačiť dokumenty alebo Odoslať e-mailové správy.

Uloženie hromadnej korešpondencie

Dokument hromadnej korešpondencie zostane po uložení pripojený k zdroju údajov.

Opakované použitie dokumentu hromadnej korešpondencie

  • Otvorte dokument hromadnej korešpondencie a keď vás Word vyzve na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.

Úprava poštového zoznamu

  • Ak chcete zoraďovať, filtrovať a vyberať konkrétne adresy, otvorte dokument hromadnej korešpondencie a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

Máte otázky týkajúce sa hromadnej korešpondencie vo wordových dokumentoch, ktoré sme tu nezodpovedali?

Uverejnite otázku vo fóre komunity používateľov Wordu

Pomôžte nám pri zlepšovaní Outlooku

Máte návrhy, ako by sme mohli zlepšiť hromadnú korešpondenciu (alebo ktorúkoľvek inú funkciu) Outlooku? Ak áno, navštívte službu Outlook User Voice a dajte nám o tom vedieť.

Pozrite tiež

Hromadná korešpondencia – bezplatný 10-minútový videokurz

Obálky na hromadnú korešpondenciu

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×