Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Používanie hromadnej korešpondencie na odosielanie hromadných e-mailových správ

Ak chcete viacerým ľuďom poslať e-mailom správu, ktorú chcete pre každého príjemcu prispôsobiť, použite hromadnú korešpondenciu. Môžete vytvoriť viacero prispôsobených e-mailových správ, ktoré sú rovnako formátované a obsahujú ten istý text a grafické objekty. Odlišné a prispôsobené sú iba konkrétne časti e-mailovej správy. Pri hromadnej korešpondencii, na rozdiel od odosielania správy skupine ľudí, je každý príjemca správy jediným príjemcom.

Tri súbory v procese hromadnej korešpondencie, čo predstavuje hlavný dokument a poštový zoznam, ktorý vytvára množiny listov alebo e-mailové správy, obálky alebo menovky.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní e-mailovej správy podieľajú tri dokumenty:

  • Hlavný dokument
    Týmto dokumentom je vaša e-mailová správa, ktorá obsahuje text a grafické objekty (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčeného dokumentu rovnaké.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument obsahuje údaje, ktoré do listu budú vložené. Poštový zoznam obsahuje napríklad mená a hlavný dokument je e-mailová správa, ktorá bude adresovaná menám v zozname.

  • Zlúčený dokument
    Tento dokument je kombináciou hlavného dokumentu a poštového zoznamu. Hromadná korešpondencia získa informácie z poštového zoznamu a vloží ich do hlavného dokumentu. Výsledkom je zlúčený dokument prispôsobený pre každú osobu v poštovom zozname.

Krok 1: Príprava hlavného dokumentu

Skôr ako začnete, napíšte v programe Word text e-mailovej správy, ktorú chcete všetkým odoslať. Ak chcete ľudí napríklad informovať o blížiacej sa udalosti, zahrňte názov, dátum, čas a miesto konania udalosti. Tieto podrobnosti o udalosti potrebuje každý vedieť.

  • Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia v programe Word zobrazujúca príkaz Spustiť hromadnú korešpondenciu a zoznam dostupných možností typu hromadnej korešpondencie, ktorý chcete spustiť.

Krok 2: Nastavenie poštového zoznamu

Ak chcete odosielať e-maily, je nutné, aby ste mali nainštalovaný e-mailový program kompatibilný s rozhraním MAPI, napríklad Outlook alebo Gmail. Ak používate rozhranie MAPI pre Outlook, uistite sa, že máte rovnaké verzie programov Word a Outlook

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Môže to byť adresár s kontaktami programu Outlook, databáza programu Access, alebo zoznam adries programu Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word načíta informácie na vytvorenie e-mailovej správy.


Tipy

Krok 3: Prepojenie poštového zoznamu s e-mailovou správou

Teraz je potrebné vybrať príjemcov zo zdroja údajov (zoznam adries). Skontrolujte, či zdroj údajov obsahuje stĺpec s e-mailovými adresami a či sa v ňom nachádza e-mailová adresa každej osoby, ktorej chcete odoslať e-mail.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

  2. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, vyberte možnosť Napísať nový zoznam a vytvorite si ho.

      alebo

    • Ak máte poštový zoznam v tabuľkovom hárku programu Excel, v databáze programu Access alebo v inom type údajového súboru, vyberte položku Použiť existujúci zoznam. Potom prejdite na svoj zoznam a vyberte položku Otvoriť.

      alebo

    • Ak chcete použiť kontakty z programuOutlook, kliknite na položku Vybrať z kontaktov Outlooku.

  3. Vyberte položky Súbor > Uložiť ako.

  4. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a potom vyberte položku Uložiť.


Upravenie poštového zoznamu

Ak chcete odoslať e-mailovú správu každému v zozname, prejdite na Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do e-mailovej správy. Ak chcete odosielať e-maily iba určitým ľuďom zo zoznamu, môžete zoznam zúžiť podľa krokov v časti Úprava poštového zoznamu.

  1. Vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Upraviť zoznam príjemcov.

  2. Začiarknite mená osôb, ktorým chcete odoslať e-mailovú správu.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

Zoznam môžete aj zoradiť alebo filtrovať, čo uľahčí hľadanie mien a adries.

Krok 4: Pridanie prispôsobeného obsahu do e-mailovej správy

Všetky e-mailové správy môžete prispôsobiť pridaním mena a adresy danej osoby. Najlepším spôsobom, ako pridať tieto detaily, je vloženie zlučovacích polí do hlavného dokumentu.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    Vložiť zlučovacie pole Blok pre adresu

  2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ako sa bude zobrazovať v e-maile.

    Blok s adresou – možnosti

  3. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  4. V skupine Zapísať a vložiť polia vyberte položku Riadok s pozdravom.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Riadok s pozdravom.

  5. V dialógovom okne Vložiť riadok s pozdravom, vyberte formát, ktorý chcete použiť.

  6. Výberom tlačidla OK vložte zlučovacie pole.

  7. Výberom položiek Súbor > Uložiť uložte e-mail.

    Poznámka : Po vložení polí bude potrebné vykonať manuálne formátovanie e-mailu.

Do e-mailovej správy môžete vložiť aj ďalšie polia zo zdroja údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vloženie polí hromadnej korešpondencie.

Overenie názvov zlučovacích polí

    Uistite sa, že Word v poštovom zozname mená a adresy nájde.

    1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Mapovanie polí.

      Tip : Zlučovacie polia môžete otvoriť aj z dialógového okna Vloženie bloku pre adresu, ktoré ste použili na pridanie bloku pre adresu do hlavného dokumentu.

    2. V dialógovom okne Mapovanie polí overte, či polia záznamov, ktoré sa zobrazia v zozname zodpovedajú názvom záhlavia stĺpcov pre záznamy v zdroji údajov poštového zoznamu.

      Dialógové okno Mapovanie polí

      Poznámka : V dialógovom okne sú dva stĺpce. V ľavom stĺpci je napríklad zoznam bežných názvov v obchodnom zozname. V pravom stĺpci je názov poľa bežného názvu, ktorý je priradený k záhlaviu stĺpca v súbore zdroja údajov.

    3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

      • Ak zobrazené názvy polí zodpovedajú záhlaviam stĺpcov, ktoré ste použili v zdroji údajov poštového zoznamu, nevykonajte žiadnu akciu.

        alebo

      • Ak sa v názve poľa, ktoré podľa vás malo zodpovedať záhlaviu stĺpca v zdroji údajov zobrazí správa (nezhoduje sa) vyberte šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte názov poľa v zdroji údajov poštového zoznamu. Zopakujte podľa potreby.

    4. Kliknite na tlačidlo OK.


    Formátovanie polí hromadnej korešpondencie

    Ak chcete zmeniť písmo, veľkosť alebo rozstupy v zlúčenom obsahu, vyberte názov zlučovacieho poľa a vykonajte požadované zmeny.

    1. Výberom položky Ukážka výsledkov na karte Korešpondencia v skupine Ukážka výsledkov môžete prepnúť zo zlúčených výsledkov späť na polia hromadnej korešpondencie v liste.

      Skupina Zobraziť ukážku výsledkov na karte Korešpondencia vo Worde.

    2. Vyberte názov zlučovacieho poľa.

      Vybraté pole Blok pre adresu

    3. Na karte Domov vyberte písmo a veľkosť písma, ktoré chcete použiť.

      Vo Worde na karte Domov v skupine Písmo vyberte písmo a veľkosť písma.

    4. Na karte Rozloženie strany (Word 2013) alebo Rozloženie (Word 2016) vyberte požadované rozstupy medzi odsekmi.

      Vo Worde na karte Rozloženie v skupine Odsek nastavte riadkovanie.

      Poznámka : Keďže Word považuje každý riadok v bloku pre adresu ako odsek, možno budete chcieť zmenšiť rozstupy medzi riadkami.

Krok 5: Zobrazenie ukážky a dokončenie

Po pridaní zlučovacích polí do hlavného dokumentu môžete zobraziť ukážku zlúčenia. Ak ste s ukážkou spokojní, dokončite zlúčenie.

  1. Ak chcete skontrolovať, či sa mená a adresy v texte listu zobrazujú správne, vyberte položku Ukážka výsledkov a potom vyberte tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

    Tip :  Ak chcete prejsť na začiatok zoznamu, vyberte tlačidlo Prvý Tlačidlo Prvý záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam a ak chcete prejsť na koniec zoznamu, vyberte tlačidlo Posledný Tlačidlo Posledný záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Odoslať e-mailové správy.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

  3. V poli Komu vyberte názov stĺpca, v ktorom sú v zozname uložené e-mailové adresy príjemcov.

    Poznámka : Word odošle samostatnú správu na každú e-mailovú adresu. Nie je možné pridať ďalších príjemcov do kópie alebo skrytej kópie a ani vložiť do e-mailu prílohy.

  4. Do poľa Predmet správy zadajte predmet správy.

  5. Ak chcete dokument odoslať ako telo e-mailovej správy, v poli Formát e-mailu vyberte položku HTML (predvolené nastavenie) alebo položku Obyčajný text

    Dôležité : Ak e-mailovú správu odošlete ako obyčajný text, hlavný dokument nebude obsahovať žiadne formátovanie textu ani grafické objekty.

  6. V časti Odoslať záznamy vykonajte jednu z nasledujúcich možností:

    • Prijmite predvolené nastavenie zlúčenia a odošlite Všetky záznamy.

      alebo

    • Vyberte Aktuálny záznam a správa sa odošle iba záznamu zobrazenému na obrazovke.

      alebo

    • Vyberte poslednú možnosť a do poľa Od zadajte číslo záznamu, ktorým chcete zlúčenie začať. Do poľa Do zadajte číslo záznamu, ktorým chcete zlúčenie ukončiť.

      Poznámka : E-mail sa neodošle nikomu s číslom záznamu, ktoré je z rozsahu od – do vylúčené.

  7. Ak chcete spustiť hromadnú korešpondenciu, vyberte tlačidlo OK

Krok 6: Uloženie prispôsobenej správy

Ak plánujete použiť e-mailovú správu pre ďalšiu hromadnú korešpondenciu, uložte ju.

Pri uložení hlavného dokumentu sa uloží aj pripojenie k vybratému zdroju údajov. Pri ďalšom otvorení hlavného dokumentu zobrazí Word výzvu s otázkou, či sa má zachovať pripojenie k zdroju údajov.

  • Ak vyberiete možnosť Áno, dokument sa otvorí s informáciami, ktoré sú zlúčené s prvým záznamom.

  • Ak vyberiete možnosť Nie, prepojenie medzi hlavným dokumentom a zdrojom údajov sa preruší. Hlavný dokument e-mailovej správy sa zmení na štandardný dokument programu Word.

Pozrite tiež

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×