Podpora prijatia Projectu Online pomocou oddelenia projektového manažmentu (PMO)

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

< Ďalšia pomoc pre Project

Čo je PMO?

Plánujete zapojiť do svojho podnikania Project Online. Ako ho plánujete používať alebo ešte lepšie, aký problém v podnikaní sa snažíte riešiť? Niekoľko možných príkladov:

  • manažéri chcú mať lepší prehľad o stave projektov,

  • potrebujem lepší spôsob spravovania zdrojov a ich priraďovania k projektom,

  • chcem jednoducho sledovať čas, ktorý ľudia trávia plnením svojich úloh,

  • chcem výkonnejší spôsob sledovania projektových údajov, ako je používanie excelových tabuľkových hárkov.

Najúspešnejšie boli pri riešení podobných problémov použitím služby Project Online tie organizácie, ktoré si vytvorili množinu štandardov, procesov a najvhodnejších postupov na spravovanie projektov v organizácii. Osoba alebo skupina, ktorá vytvára a spravuje tieto pravidlá riadenia projektov, sa niekedy označuje ako oddelenie projektového manažmentu (Project Management Office, PMO).

Čo robí PMO?

Vo väčších spoločnostiach môže PMO pozostávať z útvaru, ktorý sa zaoberá otázkami riadenia projektov v rámci organizácie, ako je napríklad správa riadenia projektu, implementácia, školenia, výskum potrieb riadenia projektu alebo určenie najlepšieho spôsobu vytvárania užitočných zostáv. V malých a stredných podnikoch môže PMO predstavovať jedna osoba až malá skupina ľudí, ale jeho rozsah sa môže prispôsobovať riešeniu rovnakých problémov ako vo veľkých podnikoch. Medzi spoločné ciele všetkých PMO však patrí:

  • riadenie a presadzovanie prijatia systému riadenia projektov,

  • zjednodušenie riadenia projektov pre používateľov v organizácii automatizáciou procesov do nástroja,

  • vytvorenie politík, procedúr a najvhodnejších postupov pre funkcie projektového riadenia,

  • zhromažďovanie expertných znalostí o projektovom manažmente a ich poskytovanie v stredisku Center of Excellence pre všetko, čo sa týka riadenia projektov, a poskytovanie školení v oblasti najvhodnejších postupov a nástrojov projektového manažmentu,

  • vďaka oprávneniu a finančnej podpore od vedenia tvoriť zmeny a prostredníctvom odporúčaní ich presadzovať.

Stále ste zmätení? Poďme o krok späť a použime príklad, s ktorým sa ľudia môžu stotožniť – ako sa hlava rodiny môže postarať o svoju vlastnú rodinu:

Potreba

PMO

Rodina

PMO – informácie

PMO pomáha vytvoriť efektívny spôsob poskytovania informácií účastníkom projektu pomocou zostáv o stave projektu. Môže to zahŕňať skúmanie potrieb vytvárania zostáv, presúvanie požadovaných údajov do systému a vytvorenie pracovných postupov, ktoré zabezpečia, aby sa údaje potrebné pre opakujúce sa zostavy dostali do systému včas.

Hlava rodiny potrebuje informácie o stave niektorých činností:

  • štvrťročné správy o štúdiu detí,

  • mesačné bankové výpisy na zobrazenie stavu financií,

  • ročné návštevy lekára na určenie zdravotného stavu rodinného príslušníka.

PMO – informácie o tom, kto čo robí

PMO vytvára postupy na vloženie správnych údajov do systému riadenia projektov s cieľom poskytnúť projektovým manažérom informácie o stave na úrovni projektu. Poskytuje tiež usmernenie a najvhodnejšie postupy na riadenie zdrojov.

Ľudia v rodine musia vedieť, kto čo robí. Napríklad:

  • Kto dnes vyzdvihne deti zo školy, pôjde večer vyvenčiť psa, navarí večeru atď.

  • Ak niekto nemôže splniť svoju zvyčajnú úlohu, potrebujete vedieť, kto ho môže nahradiť.

  • Pomáha pri tom spoločný rodinný kalendár, ktorý zobrazuje pracovný a školský rozvrh každého člena rodiny, ako aj jeho dostupnosť. Takto sa dá ľahko zistiť, komu je možné naplánovať ktorú úlohu.

PMO – fóra určené na spoluprácu

PMO pomáha vytvoriť projektové lokality na spoluprácu a prispôsobiť ich tak, aby čo najlepšie vyhovovali potrebám ich používateľov.

Rodinní príslušníci potrebujú fórum na spoluprácu, ako napríklad:

  • pridanie príspevku o dôležitých udalostiach do nástenného kalendára v kuchyni,

  • každodenný spoločný rozhovor pri večeri.

PMO – vyhodnotenie a zmiernenie rizika

PMO je zodpovedné za vytvorenie systému na riadenie rizík.

Hlava rodiny potrebuje plány na zníženie rizika:

  • určenie potrieb zdravotného poistenia,

  • zakúpenie členstva vo fitness centre,

  • zvýšenie čiastky dôchodkového sporenia.

PMO – stanovenie pravidiel a procesov

PMO preskúma aktuálne procesy a pracovné postupy a nájde spôsob ich automatizácie prostredníctvom implementácie nástroja na riadenie projektov. Jedným z nich môže byť stanovenie faktorov rozhodujúcich o výbere projektov, ktoré sa majú uskutočniť v rámci stanoveného rozpočtu (analýza portfólia).

Hlava rodiny zavedie pravidlá a postupy pre rodinu, ako napríklad:

  • určenie večierky alebo spánkového režimu detí,

  • určenie faktorov rozhodujúcich o tom, čo kúpiť (napríklad „Mali by sme kúpiť auto, opraviť strechu alebo ísť tento rok na dovolenku?“),

  • nastavenie systému zalievania trávnika na automatický časovač,

  • výber času v týždni na nákup potravín a vybavovanie rôznych záležitostí.

PMO vedie spoločnosť k efektívnejšiemu riadeniu projektov, a to najmä nasledujúcimi spôsobmi:

  • Zhromažďuje informácie, ktoré pomáhajú určiť požiadavky organizácie v oblasti projektového manažmentu. Napríklad analyzovaním podnikateľských potrieb organizácie, navrhnutím procesov na riešenie týchto potrieb a následným priradením týchto procesov k nastaveniam alebo pracovným postupom v službe Project Online.

  • Určuje, ktoré údaje je potrebné priebežne sledovať, a spolupracuje so správcom Projectu Online na zdieľaní týchto údajov s účastníkmi projektu. Napríklad určuje požadované údaje a proces na ich vloženie do systému s cieľom vytvoriť týždennú správu o stave projektu a poskytnúť tak účastníkom projektu súhrn stavu rozpracovaných projektov.

  • Vytvára pravidlá pre procesy a pracovné postupy. Napríklad vytvorí pracovný postup, v ktorom nápady súvisiace s projektom prechádzajú schvaľovacím procesom a potom sa stávajú projektmi v službe Project Online.

  • Migruje existujúce údaje z aktuálneho systému riadenia projektov do nového. Napríklad zistí, ako najľahšie migrovať údaje o zdrojoch a projektoch z excelových tabuľkových hárkov do služby Project Online alebo z Projectu Professional v počítači každého účastníka do centralizovaného prostredia služby Project Online.

  • Poskytuje podporu riadenia portfólia projektov s cieľom pomôcť určiť prioritu projektov a vypracovať prognózy. Ako vo väčšine spoločností, aj vy by ste chceli robiť veľa projektov, ale nemáte dostatočný rozpočet a zdroje, aby ste ich robili všetky. Potrebujete spôsob, ako určiť, ktoré projekty by ste mali realizovať. PMO môže riadiť proces výberu projektu a programu s cieľom zaistiť, aby budúce investície boli v súlade so strategickými cieľmi a víziou rastu organizácie.

  • Kontroluje emočné zmeny, ktorým môžu čeliť používatelia pri prechode zo súčasného systému riadenia projektov, na ktorý sú zvyknutí. Napríklad taktne ovplyvňuje projektových manažérov, aby zanechali starý postup ukladania projektových súborov na pevný disk a ich zdieľania, a to tak, že im predstaví výhody publikovania súborov v službe Project Online. PMO môže postupovať tak, že najprv venuje viac času presvedčeniu nadriadených projektových manažérov v nádeji, že ich vplyv na ostatných projektových manažérov pomôže presadiť zmenu.

  • Rieši technické problémy zmeny tým, že ponúka skvelé možnosti školení.

Prečo potrebujem PMO?

V príklade s rodinou môže mať zanedbanie riešenia niektorých potrieb nepríjemné následky. Ak si napríklad rodič nepozrie vysvedčenie svojho dieťaťa pri prevzatí, môže predpokladať, že je všetko v poriadku, hoci v skutočnosti je potrebné venovať viac času štúdiu alebo zariadiť doučovanie. Rovnako nasadenie služby Project Online bez vytvorenia subjektu, ktorý by pomáhal so štandardizáciou a prijatím, môže mať nepríjemné následky. Vytvorenie PMO pomôže zvýšiť pravdepodobnosť úspechu nasadenia služby Project Online. V závislosti od vašich cieľov to môže znamenať vyššiu efektívnosť riadenia projektov (napríklad viac projektov dokončených včas), ktorá sa zvyčajne spája s nižšími nákladmi na ich riadenie (napríklad viac projektov dokončených bez prekročenia rozpočtu).

Aké sú prvé kroky pri vytváraní PMO?

Ak ste si dali námahu vyhľadať tento článok, prvé kroky pri vytváraní PMO ste už pravdepodobne vykonali. Ak máte záujem o prechod na Project Online, je viac než pravdepodobné, že už máte predstavu, ako môže zlepšiť efektivitu alebo vyriešiť problém vo vašej spoločnosti. Pri vytváraní cesty k formalizácii vášho oddelenia PMO by ste mali uvažovať o nasledujúcich krokoch:

Definovanie požadovaných úloh oddelenia PMO

Hlavný cieľ PMO bude riešiť konkrétne obchodné problém? Napríklad, môžete vykonávať systém časového výkazu získať užšia kontrolu nákladov analýzy. Alebo môžete mať projektu údajov rozšíriť dva alebo dokonca tri rôzne aplikácie a chcete zlúčiť údaje do jedného systému, ktoré by sa mohli poskytnúť lepší prehľad o vykonávanie projektov. Alebo pravdepodobne bude poskytovať informácie pre správu prebiehajúceho projektu a potrieb školenia správca projektu. Keď zistíte, prečo je potrebné PMO, bude oveľa jednoduchšie vymedzte, čo sú pri vytváraní a zachovanie požiadavky.

Získanie podpory vedenia

Uistite sa, že vás podporuje niekto na vyššej pozícii. Je dôležité, aby oddelenie PMO malo podporu vedenia, pretože nedostatok takejto podpory je jednou z hlavných príčin zlyhávania PMO. Ak už máte vedúceho, ktorý pozná výhody a dôležitosť vášho úsilia, je to skvelé! Ak nie, jedným z najlepších spôsobov, ako ich získať na vašu stranu, je ukázať im výhody prechodu na systém riadenia projektov, akým je Project Online. Stačí im ukázať podnikateľský problém, ktorý sa vyrieši. Možno ste to už do určitej miery urobili pri prvom hodnotení služby Project Online, ale naozajstných spojencov medzi manažérmi nájdete vtedy, keď im ukážete, ako pracuje s vašimi vlastnými údajmi v skúšobnom prostredí. Zachytenie výhod je nevyhnutné pri získavaní podpory vedenia.

Silná podpora vedenia môže pomôcť pri riešení rezistencie používateľov, ktorú môžu prejaviť pri prechode zo systému, na ktorý boli zvyknutí, na nový systém riadenia projektov, akým je Project Online. Presadzovanie a propagácia výhod ďalším vplyvným účastníkom, ako sú hlavní projektoví manažéri, môže tiež pomôcť prelomiť emočné spojenie, ktoré môžu mať používatelia so systémom, ktorý opúšťate.

Zostavenie tímu

Či sa pokúšate vytvoriť PMO vo veľkej alebo malej organizácii, nasledujúce úlohy oddelenia PMO musia byť rozdelené medzi jednotlivé roly v PMO:

Rola

Popis

Riadenie plánu prijatia Projectu Online

Ak ste v procese implementácie Project Online, celkový plán musí niekto riadiť ho. Rovnako ako akýkoľvek projekt plánu prijatia potrebuje vlastníka zabezpečiť personálne a dokončiť požadované úlohy.

Výskum potrieb riadenia projektov

Táto osoba bude posudzovať požiadavky riadenia projektov vašej organizácie. Táto osoba bude musieť komunikovať s používateľmi v rámci spoločnosti a na rôznych oddeleniach, aby zistila, ako v súčasnosti riadia projekty, aké budú ich požiadavky a ako je možné ich vylepšiť implementáciou služby Project Online. Tieto požiadavky bude potrebné predložiť správcovi Projectu, aby mohli byť správne implementované do služby Project Online. Táto osoba musí mať vhodnú odbornosť v oblasti projektového manažmentu, ale mal by to byť tiež niekto, kto vie dobre komunikovať. Je celkom možné, že ľudia v spoločnosti môžu byť citovo naviazaní na proces, z ktorého sa ich snažíte presunúť, takže táto osoba bude potrebovať schopnosť poradiť si s tým tak, že im ukáže, ako im nový systém uľahčí život.

Kurzy, dokumentácia a podpora

Táto osoba bude musieť vyhodnotiť odbornú úroveň používateľov a bude zodpovedať za poskytovanie školení potrebných na úspešné používanie produktu. Súčasťou toho môže byť vytvorenie školenia podľa rolí pre správcov Projectu, projektových manažérov, vedúcich tímov a členov tímov. Väčšinu svojho úsilia môžete venovať vytvoreniu školenia pre projektových manažérov alebo správcov, zatiaľ čo pre vedúcich a členov tímov môžu byť najúčinnejšie stručné referenčné karty, ťaháky, kontrolné zoznamy alebo stručné kurzy. Tiež budete musieť nájsť spôsob, ako zabezpečiť internú podporu pre vašich používateľov, a spôsob, ako posúvať zložitejšie problémy na správne miesta.

Styk s IT oddelením

Spolupráca s IT oddelením je nevyhnutná, pretože budú zapojení do pomoci pri prihlasovaní, nastavení a konfigurácii služby Project Online. Ak ste len v procese hodnotenia služby Project Online, zvyčajne to bez problémov zariadi niekto z IT oddelenia po prečítaní dokumentácie Začíname s Projectom Online.

PMO bude musieť spolupracovať s IT oddelením v týchto dvoch oblastiach:

  • Spravovanie služieb Office 365: PMO bude potrebovať spoluprácu správcu služieb Office 365 pri priraďovaní používateľov a licencií.

  • Spravovanie služby Project Online: PMO tiež bude musieť spolupracovať so správcom Projectu Online napríklad pri vlastných poliach, zdrojoch a konfigurácii časových výkazov. Možno bude potrebná spolupráca s PMO pri implementácii procesov do Projectu Online cez pracovné postupy.

Niektoré oddelenia PMO vo väčších organizáciách majú tiež projektových manažérov, ktorým je možné dať za úlohu poskytovať usmernenie pre konkrétne projekty vyžadujúce pomoc. Podľa rozsahu projektu môže ísť o poradenstvo vlastníkovi projektu až po prevzatie tohto vlastníctva.

Vytvorenie poslania pre PMO

Všetky oddelenia PMO by mali mať poslanie. Ak ste už vyhodnotili potrebu PMO, jeho vytvorenie bude oveľa jednoduchšie. Pozrite sa na súčasné poslanie spoločnosti a pokúste sa vytvoriť také poslanie PMO, ktoré ho bude podporovať. Nemusí byť príliš zložité, iba tak, aby poskytovalo všetkým základné informácie o tom, prečo PMO existuje a aká je jeho úloha vo vašej spoločnosti.

Vytvorenie plánu na vybudovanie PMO

Po definovaní rozsahu úloh, ktoré je potrebné splniť na vybudovanie PMO, možno budete chcieť na tento účel zostaviť projektový plán vyššej úrovne. Považujte vybudovanie svojho oddelenia PMO za jeden veľký projekt s pridelenými úlohami, trvaním a priradeniami. V priebehu plnenia počiatočných úloh, napríklad posúdenia prostredia, sa projektový plán bude dať lepšie definovať. Projektový plán pomáha vytvoriť plán vybudovania PMO a tak sledovať splnené úlohy, tie, na ktorých pracujete, a budúce úlohy pri vytváraní oddelenia PMO. Takto môže napríklad vyzerať niekoľko úloh pri budovaní PMO v projektovom pláne služby Project Online:

Plán projektu PMO v Projecte Online

Ďalšie informácie o oddeleniach PMO

Ak ešte nemáte PMO, pravdepodobne vo vás myšlienka na jeho spustenie vyvolá mierne obavy. Hoci sa PMO bude riadiť potrebami a požiadavkami spoločnosti, musíte sa naučiť vytvoriť rámec zriadenia a vývoja vášho oddelenia PMO. Podľa vašich cieľov možno budete chcieť preskúmať rôzne postupy PMO a metódy odvetvia, alebo zistiť, ku ktorému modelu PMO máte najbližšie. K dispozícii je veľa kníh, školení a online zdrojov o vytváraní a spravovaní oddelení PMO, ktoré vám môžu pomôcť vo vašom úsilí.

Ak sa pokúšate zriadiť PMO a potrebujete pomoc, môžete kontaktovať certifikovaného partnera spoločnosti Microsoft alebo služby Microsoft Consulting Services. V Microsofte máme aj interných konzultantov s výbornými skúsenosťami pri zriaďovaní PMO v malých, stredných a veľkých spoločnostiach.

Čo teraz?

Ste pripravení spustiť svoje oddelenie PMO? Snáď ste si po prečítaní tohto článku uvedomili, že zriadenie PMO je investícia, ktorá stojí za vynaložený čas a námahu. Bude vyžadovať veľa spolupráce s ľuďmi vo vašej spoločnosti a je nevyhnutné mať „majstra“ vo vedení. Bude tiež vyžadovať investíciu do získavania ďalších informácií o zriadení PMO prostredníctvom mnohých dostupných zdrojov. A ak potrebujete pomoc, môžete sa obrátiť na certifikovaných partnerov spoločnosti Microsoft, ako aj služby Microsoft Consulting Services.

Ak ste v menšej spoločnosti, rozsah týchto úloh sa môže zdať priveľký. Možno nemáte zdroje na to, aby ste najali ľudí na každú rolu PMO uvedenú v tabuľke Zostavenie tímu, a to ani nemusíte. Len majte na pamäti, že tieto úlohy bude zrejme potrebné riešiť v čase a rozsahu, ktorý zodpovedá vašim požiadavkám. Nezabudnite tiež, že čím väčšia je vaša spoločnosť a jej ciele, tým väčšie úsilie bude možno potrebné vynaložiť. PMO v menšej spoločnosti sa možno iba potrebuje stretnúť s niekoľkými vedúcimi projektovými manažérmi spoločnosti, aby zhodnotilo ich potreby, zatiaľ čo vo väčšej spoločnosti môže ísť o viacero oddelení s rôznymi požiadavkami.

Vytvorenie PMO môže pomôcť pri úspešnom používaní služby Project Online a Project Online môže podporiť úspech oddelenia PMO. Veľa šťastia pri implementácii!

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×