Podpora prijatia Projectu Online pomocou oddelenia projektového manažmentu (PMO)

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

< Ďalšia pomoc pre Project

Čo je PMO?

Plánujete zapojiť do svojho podnikania Project Online. Ako ho plánujete používať alebo ešte lepšie, aký problém v podnikaní sa snažíte riešiť? Niekoľko možných príkladov:

  • manažéri chcú mať lepší prehľad o stave projektov,

  • potrebujem lepší spôsob spravovania zdrojov a ich priraďovania k projektom,

  • chcem jednoducho sledovať čas, ktorý ľudia trávia plnením svojich úloh,

  • chcem výkonnejší spôsob sledovania projektových údajov, ako je používanie excelových tabuľkových hárkov.

Organizations who have been most successful with using Project Online in addressing business problems such as these are the ones that create a set of standards, processes, and best practices for the way that projects are managed in their organization. The person or group that creates and manages these rules of project management is sometimes referred to as the Project Management Office (PMO).

Čo robí PMO?

Vo väčších spoločnostiach môže PMO pozostávať z útvaru, ktorý sa zaoberá otázkami riadenia projektov v rámci organizácie, ako je napríklad správa riadenia projektu, implementácia, školenia, výskum potrieb riadenia projektu alebo určenie najlepšieho spôsobu vytvárania užitočných zostáv. V malých a stredných podnikoch môže PMO predstavovať jedna osoba až malá skupina ľudí, ale jeho rozsah sa môže prispôsobovať riešeniu rovnakých problémov ako vo veľkých podnikoch. Medzi spoločné ciele všetkých PMO však patrí:

  • riadenie a presadzovanie prijatia systému riadenia projektov,

  • zjednodušenie riadenia projektov pre používateľov v organizácii automatizáciou procesov do nástroja,

  • vytvorenie politík, procedúr a najvhodnejších postupov pre funkcie projektového riadenia,

  • zhromažďovanie expertných znalostí o projektovom manažmente a ich poskytovanie v stredisku Center of Excellence pre všetko, čo sa týka riadenia projektov, a poskytovanie školení v oblasti najvhodnejších postupov a nástrojov projektového manažmentu,

  • vďaka oprávneniu a finančnej podpore od vedenia tvoriť zmeny a prostredníctvom odporúčaní ich presadzovať.

Stále ste zmätení? Poďme o krok späť a použime príklad, s ktorým sa ľudia môžu stotožniť – ako sa hlava rodiny môže postarať o svoju vlastnú rodinu:

Potreba

PMO

Rodina

PMO – informácie

PMO pomáha vytvoriť efektívny spôsob poskytovania informácií účastníkom projektu pomocou zostáv o stave projektu. Môže to zahŕňať skúmanie potrieb vytvárania zostáv, presúvanie požadovaných údajov do systému a vytvorenie pracovných postupov, ktoré zabezpečia, aby sa údaje potrebné pre opakujúce sa zostavy dostali do systému včas.

Hlava rodiny potrebuje informácie o stave niektorých činností:

  • štvrťročné správy o štúdiu detí,

  • mesačné bankové výpisy na zobrazenie stavu financií,

  • ročné návštevy lekára na určenie zdravotného stavu rodinného príslušníka.

PMO – informácie o tom, kto čo robí

The PMO creates processes to get the right data to the project management system to provide status at a project level to project managers. It also provides guidance and best practices for resource management.

Ľudia v rodine musia vedieť, kto čo robí. Napríklad:

  • Kto dnes vyzdvihne deti zo školy, pôjde večer vyvenčiť psa, navarí večeru atď.

  • Ak niekto nemôže splniť svoju zvyčajnú úlohu, potrebujete vedieť, kto ho môže nahradiť.

  • Pomáha pri tom spoločný rodinný kalendár, ktorý zobrazuje pracovný a školský rozvrh každého člena rodiny, ako aj jeho dostupnosť. Takto sa dá ľahko zistiť, komu je možné naplánovať ktorú úlohu.

PMO – fóra určené na spoluprácu

PMO pomáha vytvoriť projektové lokality na spoluprácu a prispôsobiť ich tak, aby čo najlepšie vyhovovali potrebám ich používateľov.

Rodinní príslušníci potrebujú fórum na spoluprácu, ako napríklad:

  • pridanie príspevku o dôležitých udalostiach do nástenného kalendára v kuchyni,

  • každodenný spoločný rozhovor pri večeri.

PMO – vyhodnotenie a zmiernenie rizika

PMO je zodpovedné za vytvorenie systému na riadenie rizík.

Hlava rodiny potrebuje plány na zníženie rizika:

  • určenie potrieb zdravotného poistenia,

  • zakúpenie členstva vo fitness centre,

  • zvýšenie čiastky dôchodkového sporenia.

PMO – stanovenie pravidiel a procesov

The PMO looks at current processes and workflows, and finds a method of automating them through the project management tool being implemented. One of these might involve determining drivers for selecting which projects to move forward on given a set budget (portfolio analysis).

Hlava rodiny zavedie pravidlá a postupy pre rodinu, ako napríklad:

  • určenie večierky alebo spánkového režimu detí,

  • určenie faktorov rozhodujúcich o tom, čo kúpiť (napríklad „Mali by sme kúpiť auto, opraviť strechu alebo ísť tento rok na dovolenku?“),

  • nastavenie systému zalievania trávnika na automatický časovač,

  • výber času v týždni na nákup potravín a vybavovanie rôznych záležitostí.

PMO vedie spoločnosť k efektívnejšiemu riadeniu projektov, a to najmä nasledujúcimi spôsobmi:

  • Zhromažďuje informácie, ktoré pomáhajú určiť požiadavky organizácie v oblasti projektového manažmentu. Napríklad analyzovaním podnikateľských potrieb organizácie, navrhnutím procesov na riešenie týchto potrieb a následným priradením týchto procesov k nastaveniam alebo pracovným postupom v službe Project Online.

  • Určuje, ktoré údaje je potrebné priebežne sledovať, a spolupracuje so správcom Projectu Online na zdieľaní týchto údajov s účastníkmi projektu. Napríklad určuje požadované údaje a proces na ich vloženie do systému s cieľom vytvoriť týždennú správu o stave projektu a poskytnúť tak účastníkom projektu súhrn stavu rozpracovaných projektov.

  • Vytvára pravidlá pre procesy a pracovné postupy. Napríklad vytvorí pracovný postup, v ktorom nápady súvisiace s projektom prechádzajú schvaľovacím procesom a potom sa stávajú projektmi v službe Project Online.

  • Migruje existujúce údaje z aktuálneho systému riadenia projektov do nového. Napríklad zistí, ako najľahšie migrovať údaje o zdrojoch a projektoch z excelových tabuľkových hárkov do služby Project Online alebo z Projectu Professional v počítači každého účastníka do centralizovaného prostredia služby Project Online.

  • Providing project portfolio management support to help with project prioritization and forecasting. Like most companies, there are many projects you'd like to do, but have limited budget and resources to do all of them. You need a way to determine which projects that you should move on. PMOs can drive the project and program selection process to ensure that future investments are in alignment with the organization's strategic goals and growth vision.

  • Managing the emotional changes users might face in moving from their current project management system to which they are attached. For example, tactfully influencing project managers to move from their old process of saving their project files to their hard drives and sharing them out by showing them the advantages of publishing them to Project Online. The PMO might do this by devoting more time to convincing the more senior project managers first, and hoping their influence on the other project managers helps to drive the change.

  • Rieši technické problémy zmeny tým, že ponúka skvelé možnosti školení.

Prečo potrebujem PMO?

In the family example, the consequences of not addressing some of the needs can be dire. For example, not reviewing a child's report card when it first arrives might result in the assumption that things are fine, when actually more study time or a tutor might be needed. In the same way, deploying Project Online without creating an entity to help with standardization and adoption can also have dire circumstances. Establishing a PMO will help to increase the chances of success for your Project Online deployment. Depending on your goals, this can translate to better efficiency in project management (for example, more projects completed on time), which is usually associated with lower costs to manage projects (for example, more project completed at or under budget).

Aké sú prvé kroky pri vytváraní PMO?

Ak ste si dali námahu vyhľadať tento článok, prvé kroky pri vytváraní PMO ste už pravdepodobne vykonali. Ak máte záujem o prechod na Project Online, je viac než pravdepodobné, že už máte predstavu, ako môže zlepšiť efektivitu alebo vyriešiť problém vo vašej spoločnosti. Pri vytváraní cesty k formalizácii vášho oddelenia PMO by ste mali uvažovať o nasledujúcich krokoch:

Definovanie požadovaných úloh oddelenia PMO

Is the main goal of your PMO going to be to address a specific business problem? For example, you might want to implement a timesheet system to get tighter control of costs analysis. Or you might have your project data spread across two or even three different applications, and want to consolidate the data into a single system, which would help to provide better insight into the execution of projects. Or it might be to provide ongoing project management guidance, and address project manager training needs. Once you understand why your PMO is needed, it will be much easier to scope what the requirements are in establishing and maintaining it.

Získanie podpory vedenia

Uistite sa, že vás podporuje niekto na vyššej pozícii. Je dôležité, aby oddelenie PMO malo podporu vedenia, pretože nedostatok takejto podpory je jednou z hlavných príčin zlyhávania PMO. Ak už máte vedúceho, ktorý pozná výhody a dôležitosť vášho úsilia, je to skvelé! Ak nie, jedným z najlepších spôsobov, ako ich získať na vašu stranu, je ukázať im výhody prechodu na systém riadenia projektov, akým je Project Online. Stačí im ukázať podnikateľský problém, ktorý sa vyrieši. Možno ste to už do určitej miery urobili pri prvom hodnotení služby Project Online, ale naozajstných spojencov medzi manažérmi nájdete vtedy, keď im ukážete, ako pracuje s vašimi vlastnými údajmi v skúšobnom prostredí. Zachytenie výhod je nevyhnutné pri získavaní podpory vedenia.

Strong executive sponsorship can be helpful in addressing resistance users might have in moving from what they are familiar with, to a new project management system, such as Project Online. Evangelizing and promoting the benefits to other influential stakeholders, such as senior project managers, can also help in breaking any emotional attachments that other users might have to the system you are moving from.

Zostavenie tímu

Či sa pokúšate vytvoriť PMO vo veľkej alebo malej organizácii, nasledujúce úlohy oddelenia PMO musia byť rozdelené medzi jednotlivé roly v PMO:

Rola

Popis

Riadenie plánu prijatia Projectu Online

If you are in the process of implementing Project Online, the overall plan needs someone to drive it. Just like any project, the adoption plan needs an owner to ensure that the required tasks are staffed and completed.

Výskum potrieb riadenia projektov

Táto osoba bude posudzovať požiadavky riadenia projektov vašej organizácie. Táto osoba bude musieť komunikovať s používateľmi v rámci spoločnosti a na rôznych oddeleniach, aby zistila, ako v súčasnosti riadia projekty, aké budú ich požiadavky a ako je možné ich vylepšiť implementáciou služby Project Online. Tieto požiadavky bude potrebné predložiť správcovi Projectu, aby mohli byť správne implementované do služby Project Online. Táto osoba musí mať vhodnú odbornosť v oblasti projektového manažmentu, ale mal by to byť tiež niekto, kto vie dobre komunikovať. Je celkom možné, že ľudia v spoločnosti môžu byť citovo naviazaní na proces, z ktorého sa ich snažíte presunúť, takže táto osoba bude potrebovať schopnosť poradiť si s tým tak, že im ukáže, ako im nový systém uľahčí život.

Kurzy, dokumentácia a podpora

Táto osoba bude musieť vyhodnotiť odbornú úroveň používateľov a bude zodpovedať za poskytovanie školení potrebných na úspešné používanie produktu. Súčasťou toho môže byť vytvorenie školenia podľa rolí pre správcov Projectu, projektových manažérov, vedúcich tímov a členov tímov. Väčšinu svojho úsilia môžete venovať vytvoreniu školenia pre projektových manažérov alebo správcov, zatiaľ čo pre vedúcich a členov tímov môžu byť najúčinnejšie stručné referenčné karty, ťaháky, kontrolné zoznamy alebo stručné kurzy. Tiež budete musieť nájsť spôsob, ako zabezpečiť internú podporu pre vašich používateľov, a spôsob, ako posúvať zložitejšie problémy na správne miesta.

Styk s IT oddelením

Collaboration with your IT department is essential in engaging them to assist in the sign up, setup, and configuration of Project Online. If you are only in the process of evaluating Project Online, this can typically be done by someone from your IT department without too much trouble by looking at the Get started with Project Online documentation.

PMO bude musieť spolupracovať s IT oddelením v týchto dvoch oblastiach:

  • Office 365 administration: The PMO will need to work with the Office 365 administrator for assigning users and licenses.

  • Spravovanie služby Project Online: PMO tiež bude musieť spolupracovať so správcom Projectu Online napríklad pri vlastných poliach, zdrojoch a konfigurácii časových výkazov. Možno bude potrebná spolupráca s PMO pri implementácii procesov do Projectu Online cez pracovné postupy.

Niektoré oddelenia PMO vo väčších organizáciách majú tiež projektových manažérov, ktorým je možné dať za úlohu poskytovať usmernenie pre konkrétne projekty vyžadujúce pomoc. Podľa rozsahu projektu môže ísť o poradenstvo vlastníkovi projektu až po prevzatie tohto vlastníctva.

Vytvorenie poslania pre PMO

Všetky oddelenia PMO by mali mať poslanie. Ak ste už vyhodnotili potrebu PMO, jeho vytvorenie bude oveľa jednoduchšie. Pozrite sa na súčasné poslanie spoločnosti a pokúste sa vytvoriť také poslanie PMO, ktoré ho bude podporovať. Nemusí byť príliš zložité, iba tak, aby poskytovalo všetkým základné informácie o tom, prečo PMO existuje a aká je jeho úloha vo vašej spoločnosti.

Vytvorenie plánu na vybudovanie PMO

After scoping out the tasks you need to build your PMO, you might want to create a high-level project plan for it. Consider the building of your PMO as one big project, with associated tasks, durations, and assignments. Your project plan will become more defined as you step through some of the initial tasks, such as assessing your environment. The project plan helps to give your PMO a build schedule to keep track of what you have done, what you are working on, and what you have yet to do in creating your PMO. For example, here are how several PMO build tasks in a Project Online project plan might look:

Plán projektu PMO v Projecte Online

Ďalšie informácie o oddeleniach PMO

If you do not already have a PMO, you may be intimidated a bit at the thought of starting one. Although your company’s needs and requirements will drive your PMO, you need to learn how to create the framework to establish and evolve your PMO. Depending on your goals, you might want to research the various PMO process and industry methodologies, or see which PMO model you might closely align with. There are many books, training, and online resources available about creating and managing PMOs that can help you in your efforts.

If you are trying to set up a PMO and need assistance, you may want to contact a Microsoft Certified Partner or Microsoft Consulting Services. We also have in-house consultants at Microsoft with excellent experience at setting up PMOs for small, medium, and large companies.

Čo teraz?

So, are you ready to start your PMO? Hopefully, you’ve realized after reading this article that starting a PMO is an investment that will be well worth the time and effort. It will require a lot of collaboration with people in your company, and having an executive “champion” is essential. It will also require an investment in researching more about setting up a PMO through the many resources that are available. And if you need help, you can turn to Microsoft Certified Partners as well as Microsoft Consulting Services.

If you are in a smaller company, the scope of all of this may seem overwhelming. You may not have the resources to hire people for each PMO role noted in the “Build your team” table, and you don’t need to. Just be aware that these are responsibilities that will likely need to be addressed at some point in time, and to a degree that suits your requirements. Also note that the effort needed can scale to your company size and goals. A PMO in a smaller company might only need to meet with a few senior project managers in their company to assess their needs, versus multiple departments with varied requirements in a larger company.

Vytvorenie PMO môže pomôcť pri úspešnom používaní služby Project Online a Project Online môže podporiť úspech oddelenia PMO. Veľa šťastia pri implementácii!

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×