Poštové schránky konferenčných miestností a zariadení

Ak máte konferenčnú miestnosť, firemné auto alebo zariadenie, ktoré potrebujú používať všetci, musíte vymyslieť spôsob, ako si každý môže tieto zdroje rezervovať. Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je vytvoriť v Office 365 pre každý zdroj poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo zariadenia. Môžete ju vytvoriť pre konferenčnú miestnosť na prvom poschodí, audiovizuálne zariadenie alebo sťahovaciu dodávku.

Keď vytvoríte poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo zariadenia, každý vo vašej spoločnosti si ich môže prostredníctvom Outlooku rezervovať na schôdze alebo udalosti. Na nasledujúcich dvoch kartách zistíte, ako sa používajú a ako ich nastaviť. Tu sú niektoré ďalšie bežné otázky o poštových schránkach konferenčných miestností a zariadení.

Otvorte Outlook a vytvorte novú schôdzu. Pridajte na schôdzu konferenčnú miestnosť alebo zariadenie, ako keby to boli osoby, a výberom Rozvrhového asistenta otvorte zobrazenie kalendára dostupnosti konferenčnej miestnosti alebo zariadenia v reálnom čase. Ak je časový úsek prázdny, je k dispozícii. Ak je modrý, je rezervovaný.

Otvorte naplánovanú schôdzu v Outlooku a potom zo schôdze odstráňte konferenčnú miestnosť alebo zariadenie rovnako, ako keby ste odstraňovali účastníka. Takto miestnosť uvoľníte na rezerváciu pre ostatných.

Nie, žiadosti nemusí nikto prijímať ani odmietať. Môžete sa rozhodnúť, či chcete povoliť automatickú rezerváciu konferenčných miestností a zariadení alebo či bude rezervácie spravovať niekto vo vašej spoločnosti.

Nie. Aj keď väčšina ľudí v organizácii potrebuje licenciu na používanie služieb Office 365, k poštovej schránke konferenčnej miestnosti ani poštovej schránke zariadenia nie je potrebné priradiť licenciu.

Nie, nie je potrebné mať určenú osobu, ktorá by zodpovedala za poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo poštovú schránku zariadenia.

Ak chcete použiť poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo zariadenia, otvorte Outlook v počítači alebo sa prihláste do Outlooku na webe. Naplánujte novú schôdzu a pridajte do nej konferenčnú miestnosť alebo zariadenie rovnako, ako keby ste pozývali iných zamestnancov alebo zákazníkov. Tým si ich rezervujete.

  1. Otvorte Outlook v počítači.

  2. Na karte Domov vyberte položky Nové položky > Schôdza.

    Ak chcete naplánovať schôdzu, na karte Domov vyberte v skupine Nové možnosť Nové položky a potom položku Schôdza.

    Alebo v kalendári stačí vybrať položku Nová schôdza.

  3. Do poľa Komu zadajte okrem všetkých účastníkov, ktorých chcete pozvať, aj názov konferenčnej miestnosti alebo zariadenia, ktoré si chcete rezervovať.

    Alebo kliknite na položku Komu a potom dvakrát kliknite na konferenčnú miestnosť alebo zariadenie v zozname. Potom kliknite na tlačidlo OK.

    Rezervácia poštovej schránky konferenčnej miestnosti v Outlooku
  4. Do riadka Predmet zadajte účel rezervácie alebo schôdze.

  5. Zmeňte miesto konania alebo ho nechajte tak, ako je.

  6. Vyberte Čas začatia a Čas ukončenia. Alebo vyberte položku Celodenná udalosť. Ak chcete nastaviť opakovanie schôdze alebo rezervácie, v hornej časti vyberte položku Opakovanie.

    Rezervácia času konania schôdze

  7. Napíšte správu s popisom účelu a priložte všetky potrebné súbory.

  8. Ak chcete ostatným povoliť možnosť pripojiť sa k schôdzi online alebo cez telefón, kliknite na položku Schôdza cez Skype.

  9. Ak sa chcete uistiť, či sú konferenčná miestnosť, zariadenie alebo pozvané osoby dostupné, kliknite v hornej časti na položku Rozvrhový asistent. Potom v kalendári vyberte dostupný termín.

    Kontrola dostupnosti zariadení miestnosti

    Tip : Modrá farba v plánovacom kalendári znamená, že konferenčná miestnosť alebo zariadenie je rezervované alebo nedostupné. Vyberte bielu alebo prázdnu oblasť v kalendári.

  10. Keď skončíte, vyberte položku Odoslať.

Ak chcete nastaviť poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo zariadenia, prejdite do centra spravovania služieb Office 365. (Na tento krok potrebujete povolenie správcu.) Vytvorte poštovú schránku a všetkých informujte o tom, že si ju môžu rezervovať na schôdze a udalosti.

  1. Na prihlásenie do služieb Office 365 použite svoje work or school account.

  2. Prejdite do Centra spravovania služieb Office 365.

  3. Vyhľadajte konferenčné miestnosti alebo zariadenia alebo prejdite na položky Prostriedky > Konferenčné miestnosti a zariadenie.

    Prejdite na zdroje služieb Office 365 a vyberte konferenčné miestnosti a zariadenia
  4. Kliknite na tlačidlo Pridať.

  5. Vyplňte pole konferenčnej miestnosti alebo zariadenia:

    Pridanie poštovej schránky konferenčnej miestnosti v Office 365
    • Konferenčná miestnosť alebo Zariadenie: typ poštovej schránky, ktorý chcete vytvoriť.

    • Názov: popisný názov alebo stručný popis.

    • E-mail: e-mailový alias konferenčnej miestnosti alebo zariadenia. Je potrebný na to, aby bolo možné odoslať konferenčnej miestnosti alebo zariadeniu žiadosť o schôdzu.

    • Kapacita: počet ľudí, ktorí sa vojdú do miestnosti alebo môžu používať zariadenie v rovnakom čase.

    • Miesto: číslo miestnosti alebo poloha miestnosti v budove alebo oblasti.

    • Telefónne číslo: telefónne číslo samotnej miestnosti. Je iné ako telefónne číslo schôdze, ktoré sa vygeneruje pri použití Skypu for Business.

  6. Vyberte tlačidlo Add (Pridať).

  7. Vyberte položku Zobraziť podrobnosti a zobrazte poštovú schránku konferenčnej miestnosti alebo zariadenia, ktorú ste vytvorili.

    Alebo vyberte položku Nastavenie možností plánovania a zmeňte povolené termíny schôdzí, povolený čas rezervácií a podobne.

    Úprava možností rezervácie konferenčných miestností a zariadení

  8. Potom kliknite na položky Uložiť a Zavrieť.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×