Plánovanie schôdze s inými osobami

Plánovanie schôdze s inými osobami

Žiadosť o schôdzu môžete odoslať jednému alebo viacerým ľuďom. Outlook sleduje, kto žiadosť prijme, a vyčlení v kalendári čas na schôdzu. Po vytvorení žiadosti o schôdzu môžete pridávať prílohy, nastaviť miesto a použiť Rozvrhového asistenta na výber najvhodnejšieho času schôdze.

Čo vás zaujíma?

Pri plánovaní novej schôdze môžete stanoviť tému schôdze, vyberať účastníkov a určiť miesto a čas schôdze. Odpovede na žiadosti o schôdzu sa zobrazujú v priečinku Doručená pošta.

  1. Na karte Domov v skupine Nové vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Z priečinka Doručená pošta vyberte položky Nové položky > Nová schôdza.

      Ak chcete naplánovať schôdzu, na karte Domov vyberte v skupine Nové možnosť Nové položky a potom položku Schôdza.

    • V položke Kalendár, kliknite na položku Nová schôdza.

      Príkaz Nová schôdza na páse s nástrojmi

    Tip : Ak chcete vytvoriť novú žiadosť o schôdzu, stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Shift + Q.

  2. V poli Komu môžete pridávať účastníkov.

    Poznámka : Účastníkov môžete pridávať alebo odoberať aj pomocou položky Rozvrhový asistent v skupine Zobraziť na karte Schôdza.

  3. V poli Predmet príjemcom oznámte, aká bude tému chôdze.

  4. V poli Miesto oznámte príjemcom, kde sa bude táto schôdza konať.

    Tip : Ak používate konto Microsoft Exchange, kliknite na položku Miestnosti, skontrolujte dostupnosť a rezervujte miestnosti.

  5. Vyberte jednu z týchto možností:

    • Ak chcete určiť konkrétny čas začiatku a konca, kliknite na začiatok a koniec schôdze v zoznamoch Čas začatia a Čas ukončenia.

    • V prípade celodennej udalosti začiarknite políčko Celodenná udalosť a udalosť sa zobrazí ako 24-hodinová udalosť trvajúca od polnoci do polnoci.

    Poznámka : Ak chcete plánovať schôdze podľa iného časového pásma, na karte Schôdza kliknite v skupine Možnosti na položku Časové pásma.

  6. Do poľa s oznámeniami žiadosti o schôdzu môžete zadať akékoľvek informácie, ktoré chcete s príjemcami zdieľať.

    Tip : Môžete tiež priložiť súbor. Na karte Vložiť vyberte položku Priložiť súbor a potom vyberte súbor, ktorý chcete pridať k žiadosti o schôdzu.

  7. Kliknite na položku Rozvrhový asistent a Rozvrhový asistent pre kontá Exchange vám pomôže nájsť ten najlepší čas na schôdze tak, že zistí, kedy sú k dispozícii príjemcovia a prostriedky schôdze, ako napríklad miestnosti.

    Tip : Ak nepožívate konto Exchange, kliknite na položku Plánovanie.

  8. Vyberte jednu z týchto možností:

    • Kliknite na položku Pridať účastníkov a potom zadajte mená príjemcov, e-mailové adresy alebo názvy prostriedkov (oddelené bodkočiarkami) do polí Povinní, Voliteľní alebo Prostriedky.

      Tip : Ak nepoužívate konto Exchange, kliknite na položky Pridať ďalších > Pridať z adresára.

    • Do poľa Hľadať zadajte názov potenciálnych účastníkov, kliknite na položku Prejsť, vyberte mená zo zoznamu výsledkov a kliknite na položky Povinní, Voliteľní alebo Prostriedky.

    Poznámky : 

    • Zvislé čiary predstavujú časy začiatku a konca schôdze. Kliknutím na čiaru a jej potiahnutím môžete nastaviť nový čas začiatku a konca schôdze.

    • V prípade kont Exchange sa dostupnosť účastníkov zobrazuje v mriežke s informáciami o voľnom čase. Zelená zvislá čiara predstavuje začiatok schôdze. Červená zvislá čiara predstavuje koniec schôdze.

      Mriežka s informáciami o voľnom čase v Outlooku

  9. Pri použití kont Exchange sa na table Vyhľadávač miestností nachádzajú navrhované najvhodnejšie časy schôdze (keď je väčšina účastníkov dostupných). Ak chcete vybrať čas schôdze, kliknite na table Vyhľadávač miestností v časti Navrhovaný čas na návrh času alebo vyberte čas z mriežky s informáciami o voľnom čase.

  10. Ak chcete po pridaní účastníkov vrátiť k žiadosti o schôdzu, kliknite na páse s nástrojmi na položku Plánovaná činnosť.

    Poznámka : Ak po nastavení času nechcete, aby sa schôdza opakovala, vyberte položku Odoslať, a ak máte viac informácií, ktoré chcete pridať do tela chôdze, vyberte položku Plánovaná činnosť.

  11. Vyberte jednu z týchto možností:

    • Ak nechcete, aby sa schôdza opakovala, kliknite na tlačidlo Odoslať.

    • Ak chcete, aby sa schôdza opakovala, prejdite na položku Vytvorenie opakovanej schôdze.

  1. Kliknite na položky Schôdza > Opakovanie.

    Príkaz Opakovanie na páse s nástrojmi

    Poznámka : Ak chcete naplánovať pravidelné opakovanie schôdze, stlačte klávesovú skratku Ctrl + G.

  2. Vyberte požadované možnosti opakovania a kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka : Keď k žiadosti o schôdzu pridáte spôsob opakovania, karta Schôdza sa zmení na kartu Rad schôdzí.

  3. Ak chcete odoslať žiadosť o schôdzu, kliknite na tlačidlo Odoslať.

Čo vás zaujíma?

  1. V ponuke Súbor ukážte na položku Nový a kliknite na možnosť Žiadosť o schôdzu.

    Poznámka : Ak chcete vytvoriť novú žiadosť o schôdzu, stlačte kombináciu klávesov Ctrl + Shift + Q.

  2. Do poľa Predmet zadajte popis.

  3. Do poľa Miesto zadajte popis miesta alebo kliknite na položku Miestnosti a vyberte miestnosti, ktoré sú k dispozícii na automatické plánovanie pomocou služby Microsoft Exchange.

  4. V zoznamoch Čas začatia a Čas ukončenia vyberte začiatok a koniec schôdze. Ak ide o celodennú udalosť, začiarknite políčko Celodenná udalosť.

    Celodenná udalosť je 24-hodinová udalosť trvajúca od polnoci do polnoci.

    Poznámka : Predvolene sa na naplánovanie schôdze používa časové pásmo nastavené v počítači. Ak chcete plánovať schôdze podľa iného časového pásma, na karte Schôdza kliknite v skupine Možnosti na položku Časové pásma.

  5. Zadajte všetky informácie, ktoré chcete zdieľať s príjemcami, priložte ľubovolné súbory alebo vytvorte centrum schôdzí.

    Ďalšie informácie o centre schôdzí nájdete v časti Pozrite tiež.

  6. Na karte Schôdza kliknite v časti Zobraziť na položku Asistent plánovania.

    Rozvrhový asistent slúži na vyhľadanie najvhodnejšieho termínu schôdze.

  7. Kliknite na položku Pridať ďalších a potom kliknite na položku Pridať z adresára.

  8. V dialógovom okne Vybrať účastníkov a zdroje zadajte do poľa Hľadať meno pozvanej osoby alebo názov prostriedku schôdze. Ak hľadanie vykonávate pomocou možnosti Ďalšie stĺpce, kliknite na tlačidlo Prejsť.

  9. Zo zoznamu výsledkov vyberte meno, kliknite na položku Povinní, Voliteľní alebo Prostriedky a potom na tlačidlo OK.

    Účastníci kategórie Požadovaní a Voliteľní sa zobrazia v poli Komu na karte Schôdza a položky vybraté ako Prostriedky sa zobrazia v poli Miesto.

    Dostupnosť účastníkov sa zobrazuje na mriežke s informáciami o voľnom čase. Zelená zvislá čiara predstavuje začiatok schôdze. Červená zvislá čiara predstavuje koniec schôdze.

    Mriežka s informáciami o voľnom čase

    Na table Navrhovaný čas sa stanoví pre schôdzu najvhodnejší čas, ktorý sa definuje ako čas, keď je väčšina účastníkov k dispozícii. Najvhodnejší čas schôdze sa zobrazí v hornej časti tably. Ak chcete vyberať niektorý z navrhovaných časov, kliknite na návrh času v table Navrhovaný čas. Čas z mriežky s informáciami o voľnom čase môžete vybrať aj manuálne.

    Tabla Navrhovaný čas

  10. Ak chcete schôdzu nastaviť ako opakovanú, na karte Schôdza v skupine Možnosti kliknite na položku Opakovanie, vyberte požadovaný spôsob opakovania a kliknite na tlačidlo OK.

    Keď k žiadosti o schôdzu pridáte spôsob opakovania, karta Schôdza sa zmení na kartu Rad schôdzí.

  11. Na karte Schôdza kliknite v časti Zobraziť na položku Plánovaná činnosť.

  12. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

  1. Otvorte schôdzu, ktorú chcete zmeniť.

  2. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    • Možnosti zmeny schôdze, ktorá nie je súčasťou radu   

      • Zmeňte požadované možnosti, ako napríklad predmet, miesto alebo čas.

      • Kliknite na tlačidlo Odoslať aktualizáciu.

    • Možnosti zmeny schôdzí, ktoré sú súčasťou radu   

      • Kliknite na položku Otvoriť rad.

      • Zmeňte ľubovolné možnosti, ako napríklad predmet, miesto alebo čas.

      • Ak chcete zmeniť možnosti opakovania, na karte Opakovanie schôdze v skupine Možnosti kliknite na položku Opakovanie, zmeňte požadované možnosti, ako napríklad čas, spôsob opakovania alebo rozsah opakovania, a kliknite na tlačidlo OK.

      • Kliknite na tlačidlo Odoslať aktualizáciu.

    • Možnosti zmeny jednej schôdze, ktorá je súčasťou radu   

      • Kliknite na položku Otvoriť tento výskyt.

      • Na karte Opakovanie schôdze zmeňte požadované možnosti, ako napríklad predmet, miesto alebo čas.

      • Kliknite na tlačidlo Odoslať aktualizáciu.

Tip : V zobrazení Kalendár môžete myšou presunúť schôdzu na iný dátum a môžete tiež upraviť predmet tak, že kliknete na text popisu, stlačíte kláves F2 a potom vykonáte zmeny.

  1. Otvorte schôdzu, ktorú chcete nastaviť ako opakovanú.

  2. Na karte Schôdza v skupine Možnosti kliknite na položku Opakovanie.

  3. Kliknite na požadovanú frekvenciu, s akou sa má plánovaná činnosť opakovať (Denne, Týždenne, Mesačne alebo Ročne), vyberte možnosti pre príslušnú frekvenciu a potom kliknite na tlačidlo OK.

  4. Kliknite na tlačidlo Odoslať aktualizáciu.

  1. Vytvorte alebo otvorte schôdzu, ktorú chcete označiť ako súkromnú.

  2. Na karte Schôdza kliknite v skupine Možnosti na položku Možnosti a potom kliknite na položku Súkromné.

Dôležité : Pri obmedzovaní prístupu iných osôb k podrobnostiam schôdze, kontaktu alebo úlohy by ste sa nemali spoliehať na funkciu Súkromné. Ak chcete zabezpečiť, aby ostatní používatelia nemohli čítať položku, ktorú označíte ako súkromnú, neudeľujte im povolenie na čítanie svojich priečinkov Kalendár, Kontakty a Úlohy. Osoba s povolením na čítanie týchto priečinkov môže podrobnosti súkromnej položky zobraziť pomocou programovania alebo iných e-mailových aplikácií. Funkciu Súkromné používajte len pri zdieľaní priečinkov s dôveryhodnými osobami.

Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

  • Pre všetky nové schôdze, ktoré vytvoríte    

    • V ponuke Nástroje kliknite na položku Možnosti.

    • Ak chcete, aby sa pripomenutie pri nových schôdzach automaticky zaplo alebo vyplo, vyberte alebo zrušte začiarknutie políčka Predvolené pripomenutie.

    • Ak ste začiarkli políčko, zadajte čas, kedy sa má zobraziť pripomenutie pred schôdzou.

  • Pre existujúce schôdze    

    • Otvorte schôdzu alebo rad schôdzí, ak ide o opakovanú schôdzu.

    • Ak chcete pripomenutie zapnúť alebo vypnúť, na karte Schôdza v skupine Možnosti vyberte položku Žiadne alebo čas pripomenutia zo zoznamu.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×