Plánovanie schôdzí s FindTime

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

FindTime je Outlook doplnok, ktorý zjednodušuje naplánovanie schôdzí tak, že pozvánky budete môcť hlasovať za vhodné časy.

Naplánovanie schôdze v Outlook s FindTime:

  1. Vytvorte nový e-mail alebo vyberte e-mailovú adresu, na ktorú chcete odpovedať.

  2. Zoznam vyžadovaných pozvaných účastníkov schôdze v a voliteľných pozvaných CC

  3. Na karte domov vyberte položku odpovedať prostredníctvom ankety na schôdzu.

    FindTime > odpovedanie s anketou o schôdzu

  4. Vyberte nastavenia schôdze:

    Trvanie schôdze FindTime

    • Trvanie: vyberte trvanie zo zoznamu.

      • Vyberte 8 hodín pre celodennú schôdzu.

      • Použite vlastné na Nastavenie vlastného času. Maximálna dĺžka je 23 hodín 59 minút.

        FindTime vlastné trvanie

    • Pracovná doba: Skontrolujte, či chcete obmedziť navrhované časy schôdzí na pracovné dni a hodiny.


      Pracovné hodiny FindTime
      Poznámka: predvolené používané pracovné hodiny sa načítajú z nastavení organizátora a nedokážu sa tieto nastavenia servera Exchange použiť. Ak sa nenájdu žiadne nastavenia, predvolená hodnota je 8 až 5 hodín.

    • Časové pásmo: Ak chcete zmeniť časové pásmo schôdze, vyberte položku Ikona časových pásiem .

      Úprava časového pásma
       

      Poznámky: 

      • Použité časové pásmo sa načíta z nastavení organizátora, v zozname však môžete vybrať novú.

      • Letný čas sa berie do úvahy a schôdze po tom, ako ročný prepínač zobrazuje správny čas

  5. FindTime prehľadáva plány pozvaní (ak je k dispozícii) a navrhne vhodné časy schôdzí.

    Poznámka: FindTime používa vaše obchodné konto Office 365 na prístup k vášmu kalendáru a kalendárom účastníkov vo vašej organizácii na určenie dostupnosti. Kalendáre, ktoré nie sú priradené ku kontu Office 365, nie sú podporované.


    Na zoradenie možností schôdze použite prepojenia.

    • Dostupnosť: zobrazí sa zoznam najvhodnejších možností (časy, kedy sú všetky povinné pozvania bezplatné). Faktory používané na určenie najvhodnejších možností zahŕňajú počet účastníkov, ktorí sú voľní, koľko povinných a voliteľných účastníkov je slobodných, či už sú v kalendári nezáväzne alebo zaneprázdnení účastníci.

      Možnosti schôdze zoradené podľa dostupnosti

    • Time(časová:) zobrazí možnosti chronologicky.


      Možnosti schôdze zoradené podľa času
      Poznámka: v priebehu dní a mesiacov sa môžete presúvať pomocou šípok. K dispozícii sú dni podčiarknuté zelenou farbou. Tmavšia Zelená označuje dni s najčastejšími možnosťami a svetlejšie zelené a červené označuje najviac konfliktov. Ak nie je vybratá Pracovná doba , k dispozícii sú len víkendové dni.

    • Ikony ľudí zobrazujú, či sa vyžadujú pozvaní, a ich dostupnosť.

      • Modré podčiarknutie: povinné

      • Zelená: k dispozícii

      • Žltá: môže byť zaneprázdnená

      • Červená: obsadené

      • Sivá: neznámy

        Kláves s ikonami ľudí

    • Ak chcete získať prístup k ďalším informáciám, môžete použiť ikony.

      • Ak chcete otvoriť stavový zásobník pozvaní, vyberte položku Ikona stavu pozvania .

        Pozvaný stavový zásobník

      • Ukážte kurzorom na ikonu každej osoby alebo zobrazte informácie o dostupnosti.

      • Ak chcete zobraziť váš kalendár, vyberte položku Ikona Kalendára .

        Kalendár organizátora

  6. Vyberte niekoľko vhodných časov schôdzí.

    • Pole čas sa po vybratí zmení na zelenú.

    • Môžete vybrať maximálne 20-krát.

      Vybraté možnosti schôdze

  7. Vyberte položku Ďalej.

  8. Zadajte miesto konania schôdze.

    • Online schôdze sú predvolene zapnuté. Začiarknite políčko online schôdza , čím ho vypnete. 


      Snímka obrazovky s novou tablou Anketa schôdze
      Keď je vybratá možnosť online schôdza , FindTime Naplánuje schôdzu cez Skype for Business alebo Microsoft Teams. FindTime použije podľa toho, akú hodnotu nastavila vaša organizácia ako predvolený kanál schôdze online. 

      Poznámka: Ak ste uložili nastavenie Skype for Business na tabuli, FindTime použije namiesto Microsoft Teams. Ak chcete použiť Microsoft Teams, odstráňte nastavenie Skype for Business na tabuli.

  9. Vyberte položku Nastavenie schôdze a prepnite možnosti Zapnúť alebo vypnúť .

    • Oznámenia: dostanete e-mailové oznámenia pri pozvaní na hlasovanie.

    • Automatický plán: schôdza sa automaticky naplánuje v kalendári, keď všetky požadované pozvania hlasovali Áno pre možnosť schôdze. Zistite, ako funguje automatické plánovanie.

    • Drží Do kalendára sa pridá predbežná plánovaná činnosť pre každú vybratú možnosť schôdze. Zadržania sa odstránia, keď je schôdza naplánovaná alebo hlasovanie je zrušené.

      Poznámka: v tomto bode môžete odstrániť vybraté časy schôdze výberom tlačidla X vo vybratom zozname časy .

      Odstránenie časov schôdze

  10. Vyberte položku vložiť do e-mailu.

  11. FindTime vloží navrhované časy schôdze do e-mailu. Ak je to potrebné, vyberte Možnosti úprav , ak chcete zmeniť nastavenie schôdze.

    Možnosti úprav v e-maile
    Poznámka: Ak vykonáte zmeny a znova vložíte čas schôdze, musíte manuálne odstrániť pôvodnú pozvánku.

  12. Ak chcete odoslať pozvánky na schôdzu a začať proces hlasovania, vyberte položku Odoslať .

  13. Budete dostávať priame prepojenie na stránku hlasovania schôdze.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×