Otvorenie prázdneho údajového hárka

V tomto článku sa vysvetľuje, ako otvoriť nový prázdny údajový hárok v programe Microsoft Office Access 2007. V článku sa takisto vysvetľuje ako používať návrh pri prehľadávaní, novú funkciu, ktorá umožňuje vizuálne navrhovať veľké časti údajových hárkov bez nutnosti použitia návrhára tabuliek.

Obsah tohto článku

O otváraní prázdnych údajových hárkov

Vytvorenie prázdneho údajového hárka v novej databáze

Pridanie prázdneho údajového hárka do existujúcej databázy

Pridanie šablóny údajového hárka do existujúcej databázy

Nastavenie typov údajov Attachment a OLE Object

Pridanie vyhľadávacieho poľa do údajového hárka

Priradenie nového údajového hárka ku zvyšku databázy

Zmena typu údajov v poli

Správa polí údajového hárka

Ako priraďuje program Access typy údajov pri manuálnom zadávaní informácií

Ako priraďuje program Access typy údajov, keď informácie prilepíte

O otváraní prázdnych údajových hárkov

Údajový hárok je vizualizáciou údajov obsiahnutých v tabuľke alebo výsledkov vrátených dotazom. Údajové hárky sa podobajú na pracovné hárky programu Microsoft Office Excel 2007 a len v niektorých veciach majú rozdielnu funkcionalitu. Napríklad do každého poľa údajového hárka môžete pridať normálne len jeden záznam a do daného poľa môžete zvyčajne zadať len špecifický typ údajov, ako sú dátum a čas alebo hodnoty Yes/No. Pole môže obmedzovať veľkosť alebo dĺžku údajov, čo v programe Office Excel 2007 predvolene obmedzené nie je. Napríklad do niektorých textových polí môžete zadať maximálne 256 znakov.

Nové funkcie údajových hárkov

Program Office Access 2007 zjednodušuje proces vytvárania tabuliek. Teraz možno otvoriť prázdny údajový hárok (tabuľku) a vykonať väčšinu úloh návrhu, ktoré sa predtým dali robiť len pomocou návrhára tabuľky. Napríklad po tom, ako vytvoríte nový údajový hárok môžete nastaviť typ údajov pre väčšinu polí v novej tabuľke manuálnym zadaním údajov alebo ich prilepením do polí. Ak napríklad do prázdneho poľa zadáte dátum, program Access nastaví pre toto pole typ údajov na Date/Time. Ak zadáte text ako napríklad názov, program Access použije pre toto pole typ údajov Text a podobne.

Nastaviť alebo zmeniť názvy polí môžete aj bez použitia návrhára tabuľky a nové polia pridať zadaním textu do prázdneho stĺpca na pravej alebo ľavej strane mriežky v závislosti na nastavení jazyka. Okrem toho možno využívať aj formátovacie príkazy ako napríklad Tučné a Kurzíva, ktorými pridáte formát zobrazenia do polí. Táto práca sa doteraz musela robiť v návrhárovi tabuľky.

Poznámka : Aj keď sa tabuľky v programe Access vytvárajú rýchlejšie a ľahšie, tabuľky by mali zodpovedať pravidlám návrhu databáz.

Ďalšie informácie o týchto pravidlách nájdete v článku Základné pravidlá navrhovania databázy.

Postup otvorenia prázdneho údajového hárka

Keď otvárate prázdny údajový hárok, pridajte do databázy novú prázdnu tabuľku. Prázdny údajový hárok nemožno otvoriť bez vytvorenia novej tabuľky. Keď program Access načíta nový údajový hárok, postupujte podľa týchto krokov:

  • Do každého poľa môžete zadať názov alebo môžete použiť predvolené názvy, ktoré ponúka program Access.

  • Údaje do polí môžete zadávať manuálne, alebo ich môžete prilepiť. Už viac nemusíte pre každé pole najprv nastavovať typ údajov, pretože program Access rozozná typ údajov podľa druhu zadávaných údajov, keď píšete. Napríklad ak do prvého poľa tabuľky zadáte názov, program Access nastaví toto pole na typ údajov Text. Ak do ďalšieho poľa zadáte dátum, program Access ho nastaví na typ údajov Date/Time a podobne. Ďalšie informácie o typoch údajov, ktoré nastavuje program Access počas zadávania údajov, nájdete v časti Ako priraďuje program Access typy údajov pri manuálnom zadávaní informácií a Ako priraďuje program Access typy údajov, keď informácie prilepíte v tomto článku ďalej.

    Poznámka : Niektoré typy údajov nie je možné v poli nastaviť samotným prilepením údajov. Napríklad, nie je možné nastaviť typy údajov Attachment a OLE Object tak, že vložíte údaje do prázdnej bunky. Takisto nemôžete vytvoriť vyhľadávacie pole prilepením zoznamu údajov do poľa. Ďalšie informácie o používaní typov údajov nájdete v časti Nastavenie typov údajov Attachment a OLE Object a Pridanie vyhľadávacieho poľa do údajového hárka v tomto článku ďalej.

  • Ak budete neskôr potrebovať zmeniť nastavenie typu údajov pre pole, môžete použiť nástroje, ktoré ponúka program Access.

Aký vplyv majú na údajové hárky pravidlá navrhovania

Keď otvoríte a začnete vyplňovať údajový hárok, pamätajte na to, že pre relačné databázy platí množina pravidiel navrhovania a pri vytváraní údajových hárkov sa tieto pravidlá navrhovania musia dodržiavať. Tieto pravidlá zabezpečujú to, že databázy budú fungovať správne a pomáhajú zabezpečiť získavanie správnych údajov z databázy. Diskusia o pravidlách navrhovania presahuje rámec tohto článku. .

Podrobnejšie informácie o pravidlách návrhov databáz nájdete v článku Základy navrhovania databáz.

Ako program Access pridá hlavný kľúč do nových údajových hárkov

Program Access na základe predvoleného nastavenia vytvorí pre všetky nové údajové hárky pole hlavného kľúča s názvom "Identifikácia" a nastaví typ údajov pre dané pole na Automatické číslovanie. Rovnako na základe predvoleného nastavenia skryje program Access pole zo zobrazenia údajového hárka, ale pole ID možno kedykoľvek zobraziť kliknutím pravým tlačidlom myši na hlavičku ktoréhokoľvek stĺpca, kliknutím na príkaz Odkryť stĺpce a potom zobraziť skryté pole pomocou dialógového okna Odkrytie stĺpcov. Na obrázku je znázornené dialógové okno Odkrytie stĺpcov pre novú tabuľku:

Dialógové okno Odkryť stĺpce

Pole Identifikácia alebo ktorékoľvek iné skryté pole môžete zobraziť otvorením tabuľky v návrhovom zobrazení – a tiež ak si zobrazíte zoznam polí tabuľky na table Zoznam polí. Ďalšie informácie o používaní pracovnej tably nájdete v časti Priradenie nového údajového hárka ku zvyšku databázy v tomto článku ďalej.

Na začiatok stránky

Vytvorenie prázdneho údajového hárka v novej databáze

Ak potrebujete vytvoriť jednoduchú databázu, ako napríklad zoznam kontaktov, môžete vytvoriť novú databázu pomocou prázdneho údajového hárka. Program Office Access 2007 tento proces oproti predchádzajúcim verziám urýchľuje a uľahčuje, pretože pri vytváraní novej tabuľky nemusíte používať Návrhové zobrazenie. Pamätajte, že Údajové zobrazenie môžete využiť pri všetkých úlohách návrhu tabuľky okrem vytvorenia vyhľadávacieho poľa. Ďalšie informácie o pridaní vyhľadávacieho poľa do tabuľky nájdete v časti Pridanie vyhľadávacieho poľa do údajového hárka v tomto článku ďalej.

Vytvorenie novej tabuľky v novej databáze

  1. Spustite program Access a na strane Začíname pracovať s programom Microsoft Access v ponuke Nová prázdna databáza kliknite na položku Prázdna databáza.

  2. V časti Prázdna databáza vložte do poľa Názov súboru názov novej databázy. Umiestnenie novej databázy zmeníte po kliknutí na ikonu priečinka. Po skončení kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

    Program Access vytvorí novú databázu a otvorí tabuľku s názvom Tabuľka1 v údajovom zobrazení takto:

    Novú prázdnu tabuľku v novej databáze

  3. V údajovom hárku dvakrát kliknite na hlavičku prvého stĺpca (farebnú bunku s nápisom Pridať nové pole) a zadajte názov poľa.

  4. Na ďalšiu hlavičku sa dostanete kliknutím na hlavičku ďalšieho stĺpca alebo pomocou kurzorových klávesov a potom zadajte názov pre toto pole. Tento postup opakujte, kým nepomenujete polia tabuľky.

  5. Do prvej prázdnej bunky pod názvom poľa zadajte prislúchajúce údaje.

    Program Access používa vložené údaje pri nastavení typu údajov daného poľa. Napríklad, ak zadáte dátum, program Access nastaví v tomto poli typ údajov na Date/Time.

    Dôležité : Pamätajte, že každé pole by malo obsahovať len jeden typ údajov. Napríklad, dátumové pole by nemalo obsahovať meno zákazníka a cenové pole by nemalo obsahovať telefónne číslo.

    Ďalšie informácie o typoch údajov, ktoré nastavuje program Access počas zadávania údajov, nájdete v častiach Ako priraďuje program Access typy údajov pri manuálnom zadávaní informácií a Ako priraďuje program Access typy údajov, keď informácie prilepíte v tomto článku ďalej.

  6. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+S.

    Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

  7. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov novej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámky : 

    • Pri vytvorení tabuľky pridá program Access pole hlavného kľúča s názvom Identifikácia a pre dané pole nastaví typ údajov na Automatické číslovanie. Program Access predvolene toto pole skrýva. Pole zobrazíte kliknutím pravým tlačidlom myši na ktorúkoľvek hlavičku stĺpca. Ak chcete zobraziť stĺpec, kliknite na príkaz Odkryť stĺpce a potom využite dialógové okno Odkrytie stĺpcov.

      alebo

      Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu dokumentu pre danú tabuľku a kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

    • Hlavný kľúč možno zmeniť alebo odstrániť len po otvorení tabuľky v návrhovom zobrazení. Ďalšie informácie o tom, ako to urobiť, nájdete v článku Pridanie, nastavenie, zmena a odstránenie hlavného kľúča.

    • Ak ste novým používateľom programu Access a nie ste dostatočne zoznámený s navrhovaním databáz a s tým, načo sú potrebné hlavné kľúče, pozrite si článok Základy navrhovania databáz.

Na začiatok stránky

Pridanie prázdneho údajového hárka do existujúcej databázy

Keď do existujúcej databázy pridáte nový údajový hárok (tabuľku), nová tabuľka bude samostatná, kým ju nepriradíte k existujúcim tabuľkám. Povedzme napríklad, že potrebujete sledovať objednávky zaslané vládnou agentúrou. Urobíte to tak, že do databázy predaja pridáte tabuľku s názvom Vládne kontakty. Ak chcete využiť výhody, ktoré poskytuje relačná databáza – napríklad vyhľadať objednávky zaslané konkrétnym kontaktom – musíte k novej tabuľke priradiť tabuľky, ktoré obsahujú údaje objednávok.

Ďalšie informácie o navrhovaní databáz a vzťahoch tabuliek nájdete v článkoch Základy navrhovania databáz a Vytvorenie, úprava alebo odstránenie vzťahu.

Pamätajte tiež, že polia Attachment a OLE Object musíte do novej tabuľky pridať manuálne buď cez zoznam Typ údajov (na karte Údajový hárok v skupine Typ údajov a formátovanie), alebo pomocou návrhára tabuľky. Kroky v časti Nastavenie typov údajov Attachment a OLE Object ďalej v tomto článku poskytujú vysvetlenie, ako pridávať takéto typy polí.

Pridanie údajového hárka do databázy

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete zmeniť.

  2. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.

    Obrázok pásu s nástrojmi

    Program Access pridá novú, prázdnu tabuľku a otvorí ju v údajovom zobrazení.

    Do existujúcej databázy bol pridaný nový údajový hárok

  3. V údajovom hárku dvakrát kliknite na hlavičku prvého stĺpca (farebnú bunku s nápisom Pridať nové pole) a zadajte názov poľa.

  4. Na ďalšie pole sa dostanete kliknutím na ďalšie pole alebo pomocou kurzorových klávesov, potom zadajte názov pre toto pole. Tento postup opakujte, kým nepomenujete polia tejto tabuľky.

  5. Do prvej prázdnej bunky pod názvom poľa zadajte príslušné údaje.

    Program Access používa vložené údaje pri nastavení typu údajov daného poľa. Napríklad, ak zadáte dátum, program Access nastaví v tomto poli typ údajov na Date/Time.

    Ďalšie informácie o typoch údajov, ktoré nastavuje program Access pri zadávaní údajov, nájdete v časti Ako priraďuje program Access typy údajov pri manuálnom zadávaní informácií v tomto článku ďalej.

  6. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+S.

    Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

  7. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov novej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie šablóny údajového hárka do existujúcej databázy

Okrem prázdnych tabuliek ponúka program Office Access 2007 aj množinu šablón tabuliek. Každá šablóna tabuľky zodpovedá šablóne databázy, ktorú ponúka program Office Access 2007. Napríklad môžete pridať tabuľku, ktorá podporuje údaje buniek Aktíva, Kontakt alebo Emisia. Šablóny tabuliek poskytujú možnosť vytvárania malých databáz v krátkom čase, pretože v nich netreba pomenúvať polia a nastavovať typy údajov.

Pri práci nezabudnite, že šablóny tabuliek môžete pridávať len do existujúcich databáz.

Pridanie šablóny tabuľky do databázy

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete zmeniť.

  2. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Tabuľky na položku Šablóny tabuliek a potom kliknite na jednu zo šablón, ktoré sú v zozname dispozícii.

    Obrázok pásu s nástrojmi

    Program Access otvorí novú tabuľku v údajovom zobrazení. Každé pole v novej tabuľke už obsahuje názov a typ údajov a preto je možné zadať údaje bez vykonávania nadbytočnej práce.

  3. Zadajte údaje.

  4. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

    Klávesová skratka  Stlačte klávesy CTRL+S.

    Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

  5. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov novej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Nastavenie typov údajov Attachment a OLE Object

Keď použijete údajové zobrazenie na vytvorenie novej tabuľky, môžete nastaviť väčšinu typov údajov zadaním niektorých údajov do prvého riadku poľa. Túto metódu však nemôžete použiť na zadanie typov údajov Attachment a OLE Object. Tieto údaje sa musia nastaviť manuálne pomocou zoznamu Nastavenie typu údajov na karte Údajový hárok alebo pomocou návrhára tabuľky. V krokoch v tejto časti sa vysvetľuje ako nastaviť typy údajov oboma metódami.

Použitie zoznamu Nastavenie typu údajov

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť.

    Takto otvoríte tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Vyberte nové pole.

    Nové polia sa predvolene nachádzajú buď na pravej, alebo ľavej strane údajového hárka (v závislosti od miestnych a jazykových nastavení systému Windows) a majú hlavičku Pridať nové pole.

    Nové pole v údajovom hárku

    Poznámka : Musíte vybrať nové pole. Nemôžete zmeniť typ údajov existujúceho poľa na typ Attachment ani typ OLE Object.

  3. Ak pridávate pole typu OLE Object, dvakrát kliknite na riadok hlavičky a zadajte názov daného poľa. V inom prípade prejdite na ďalší krok, pretože ak pridáte pole Príloha, program Access zmení riadok hlavičky na ikonu spinky.

  4. Kliknite na prvý prázdny riadok s údajmi pod hlavičkou.

  5. Na karte Údajový hárok v skupine Typ údajov a formátovanie kliknite na šípku nadol vedľa možnosti Typ údajov (zoznam na vrchu danej skupiny) a vyberte buď typ OLE Object, alebo Attachment.

    Zoznam typov údajov

    Ak vyberiete typ údajov Attachment, program Access nastaví riadok hlavičky tak, aby zobrazil ikonu spinky takto: Nové pole tabuľky nastavené na typ údajov Attachment

  6. Uložte zmeny.

  7. Ak chcete do nového poľa pridať údaje, dvakrát kliknite na prvý prázdny riadok a na vyhľadanie údajov použite dialógové okno Prílohy.

    Ďalšie informácie o prikladaní súborov do databázy nájdete v článku Priloženie súborov a grafiky do záznamov databázy.

Použitie návrhového zobrazenia tabuľky

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. V stĺpci Názov poľa vyberte prázdny riadok a zadajte názov nového poľa.

    Poznámka : Musíte vybrať nové pole. Nemôžete zmeniť typ údajov existujúceho poľa na typ Attachment ani typ OLE Object.

  3. V stĺpci Typ údajov kliknite na šípku nadol vedľa názvu nového poľa a zo zoznamu vyberte buď typ OLE Object, alebo Attachment.

  4. Uložte zmeny.

Ďalšie informácie o prikladaní súborov a grafiky do záznamov v údajovom hárku nájdete v článku Prikladanie súborov do záznamov databázy.

Na začiatok stránky

Pridanie vyhľadávacieho poľa do údajového hárka

Vyhľadávacie pole je ďalšia funkcia, ktorú treba pre nový údajový hárok nastaviť manuálne. Vyhľadávacie pole zobrazuje množinu hodnôt vo forme zoznamu. Obyčajne, keď vyberiete položku z rozbaľovacieho zoznamu v databáze programu Access, tak používate vyhľadávací zoznam. Je možné vytvoriť dva typy vyhľadávacích zoznamov.

  • Tabuľkové zoznamy     používajú dotazy na získanie hodnôt z iných tabuliek. Dotaz sa nachádza v tabuľke na novom údajovom hárku. Tabuľkový zoznam sa vytvára, keď treba použiť hodnoty umiestnené na inom mieste v databáze. Povedzme, že spravujete napríklad databázu problémov podpory. Informácia o probléme je umiestnená v jednej tabuľke, ale zoznam osôb, ktoré sa problémami zaoberajú, sa nachádza v inej tabuľke a údaje v nej sa často menia. Pri použití tabuľkového zoznamu ste ušetrení nutnosti zadávať manuálne dlhý zoznam mien a zároveň máte k dispozícii tie najaktuálnejšie údaje. Údaje v tabuľke môžete využiť na zaplnenie tabuľkového zoznamu alebo môžete na to využiť údaje vrátené po inom dotaze.

  • Hodnotové zoznamy     sú relatívne krátke zoznamy položiek, ktoré sa používajú len na jednom mieste databáz. Povedzme napríklad, že program Access používate len na ukladanie a spravovanie informácií o majetku spoločnosti. Môžete vytvoriť vyhľadávacie pole s názvom Stav (alebo nejakým podobným) a umožniť používateľom vyberať si v ňom hodnoty ako napríklad Dobrý, Priemerný, Slabý a podobne. Zoznamy hodnôt vytvoríte zadaním zoznamu položiek priamo do tabuľky, ktorá sa nachádza pod novým údajovým hárkom.

Pri pridávaní tabuľkového vyhľadávacieho zoznamu do nového údajového hárka vytvorí program Access vzťah medzi tabuľkou uloženou pod novým údajovým hárkom a tabuľkou, z ktorej berie údaje vyhľadávacie pole. Výsledné vyhľadávacie pole sa takisto stane cudzím kľúčom – stĺpcom, ktorého hodnoty sa rovnajú hodnotám hlavného kľúča v inej tabuľke. Ak ste nový používateľ programu Access a potrebujete o vzťahoch, hlavných kľúčoch a cudzích kľúčoch viac informácií, pozrite si článok Základy navrhovania databáz.

Nakoniec môžete pridať hodnotový alebo tabuľkový vyhľadávací zoznam pomocou sprievodcu alebo ho môžete vytvoriť manuálne pomocou návrhára tabuliek. Použitie sprievodcu predstavuje najľahšiu a najrýchlejšiu metódu na vytvorenie vyhľadávacieho poľa. Kroky v tejto časti podávajú vysvetlenie, ako túto možnosť využiť.

Pridanie vyhľadávacieho poľa v údajovom zobrazení

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť.

    Program Access otvorí tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Na karte Údajový hárok v skupine Polia a stĺpce kliknite na položku Vyhľadávací stĺpec.

    Spustí sa Sprievodca vyhľadávaním.

  3. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

    • Vytvorte tabuľkový zoznam    

      1. Vyberte možnosť Hodnoty pre vyhľadávací stĺpec načítať z tabuľky alebo dotazu a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

      2. V časti Zobrazenie vyberte príslušnú možnosť, zo zoznamu výsledkov vyberte tabuľku alebo dotaz a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

        Ak chcete napríklad použiť hodnoty tabuľky vo vyhľadávacom poli, kliknite na položku Tabuľky. Ak chcete použiť dotaz, kliknite na položku Dotazy. Ak chcete zobraziť zoznam všetkých tabuliek a dotazov v databáze, kliknite na položku Oboje.

      3. Presuňte polia, ktoré chcete zobraziť vo vyhľadávacom zozname z tably Dostupné polia do tably Vybraté polia a kliknite na tlačidlo Ďalej.

      4. Môžete tiež vybrať možnosti na zoradenie polí, ktoré boli vybraté v predchádzajúcom kroku, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

      5. Taktiež možno upraviť šírku každého stĺpca vyhľadávacieho zoznamu. Potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

      6. V časti Aký popis sa má použiť pre vyhľadávací stĺpec môžete zadať názov do textového poľa.

      7. Môžete si vybrať, či chcete začiarknuť políčko Povoliť viaceré hodnoty.

        Táto voľba umožňuje vybratie a uloženie viac ako jednej položky zoznamu.

      8. Kliknite na tlačidlo Dokončiť. Ak vás program Access vyzve na uloženie tabuľky, kliknite na tlačidlo Áno.

        Program Access pridá do novej tabuľky vyhľadávací dotaz. Podľa predvoleného nastavenia načítava dotaz polia, ktoré boli zadané, a tiež hodnoty hlavného kľúča zdrojovej tabuľky. Program Access potom nastaví typ údajov pre vyhľadávacie pole tak, aby sa zhodoval s typom údajov nastaveným pre pole hlavného kľúča v zdrojovej tabuľke. Ak napríklad pole hlavného kľúča v zdrojovej tabuľke používa typ údajov Automatické číslovanie, program Access nastaví typ údajov pre vyhľadávacieho pole na typ údajov Number.

      9. Vráťte sa do údajového zobrazenia, prejdite do vyhľadávacieho poľa a vyberte položku zo zoznamu.

    • Vytvorte hodnotový zoznam    

      1. Kliknite na položku Chcem zadať vlastné hodnoty a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

      2. Do poľa Počet stĺpcov zadajte počet stĺpcov, ktorý sa má zobraziť v zozname, potom prejdite do prvej prázdnej bunky a zadajte do nej hodnotu.

        Po zadaní prvej hodnoty sa pod aktuálnom bunkou zobrazí prázdna bunka.

      3. Po zadaní prvej hodnoty použite kláves TAB alebo šípku nadol. Prejdete tak do ďalšej bunky, kde môžete zadať druhú hodnotu.

      4. Opakujte druhý a tretí krok, kým nedokončíte vytvorenie zoznamu a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

      5. Ak chcete, môžete zadať názov nového poľa, potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Pridanie vyhľadávacieho poľa v návrhovom zobrazení

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorá sa nachádza pod novým údajovým hárkom a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Vyberte pole, ktoré chcete konvertovať.

    alebo

    Vyberte prázdny riadok a v stĺpci Názov poľa zadajte názov nového poľa.

  3. V stĺpci Typ údajov kliknite na šípku nadol a vyberte položku Sprievodca vyhľadávaním.

    Zobrazí sa Sprievodca vyhľadávaním.

  4. Pokračujte podľa krokov používania sprievodcu z predchádzajúcej časti.

Poznámka : Keď vytvoríte vyhľadávacie pole, budete môcť používať novú funkciu nazvanú zoznam s viacerými hodnotami. Ďalšie informácie o zoznamoch s viacerými hodnotami a podkladovej technológii (funkcii nazvanej polia s viacerými hodnotami) nájdete v článkoch Pridanie alebo zmena vyhľadávacieho poľa, ktoré umožňuje ukladanie viacerých hodnôt, Príručka na používanie polí s viacerými hodnotami a Používanie zoznamu, v ktorom sú uložené viaceré hodnoty.

Na začiatok stránky

Priradenie nového údajového hárka ku zvyšku databázy

Podľa predvoleného nastavenia zostávajú informácie v novom údajovom hárku oddelené od ostatných informácií v databáze, pokiaľ nie je vytvorený aspoň jeden vzťah medzi tabuľkou, ktorá sa nachádza pod údajovým hárkom a ostatnými tabuľkami v databáze. Program Office Access 2007 zjednodušuje proces vytvárania vzťahov, pretože takto možno polia presúvať pomocou myši z pracovnej tably do otvoreného údajového hárka.

Novou metódou možno vytvoriť dva typy vzťahov.

  • Pridajte pole cudzieho kľúča do tabuľky, ktorá je umiestnená pod novým údajovým hárkom. Takto zaradíte nový údajový hárok na stranu „many" vo vzťahoch typu one-to-many.

  • Zdieľajte hodnoty hlavného kľúča nového údajového hárka s inou tabuľkou. Takto zaradíte nový údajový hárok na stranu „one“ vo vzťahoch typu one-to-many.

Keď vytvárate niektorý z týchto vzťahov, používajte na vytvorenie vyhľadávacieho poľa v tabuľke Sprievodcu vyhľadávaním. V nasledujúcich krokoch je vysvetlené, ako vytvoriť oba typy vzťahov.

Dôležité    Ak chcete úspešne vytvárať vzťahy medzi tabuľkami, musíte ovládať navrhovanie databáz.

Ďalšie informácie o navrhovaní a vzťahoch databáz nájdete v článkoch Základy navrhovania databáz, Pridanie, nastavenie, zmena a odstránenie hlavného kľúča, Sprievodca vzťahmi tabuliek a Vytvorenie, úprava alebo odstránenie vzťahu.

Pridanie poľa cudzieho kľúča do nového údajového hárka

  1. Ak ešte nie je otvorený nový údajový hárok v údajovom zobrazení, otvorte ho. Urobíte to dvojitým kliknutím na tabuľku na navigačnej table.

  2. Na karte Údajový hárok v skupine Polia a stĺpce kliknite na položku Pridať existujúce polia.

    Zobrazí sa pracovná tabla Zoznam polí a na nej zoznam ostatných tabuliek v databáze.

  3. Rozbaľte záznamy tabuľky, ktorú chcete používať.

  4. Myšou presuňte pole hlavného kľúča z položky Zoznam polí do otvoreného údajového hárka medzi dve existujúce polia. Keď sa nastavíte na správne miesto, ukazovateľ myši nadobudne tvar písmena I.

    Pole zo zoznamu polí myšou presuniete ho medzi dva stĺpce

    Keď nové pole presuniete, spustí sa Sprievodca vyhľadávaním.

  5. Proces dokončíte prechodom na ďalšiu sériu krokov.

Využitie Sprievodcu vyhľadávaním pri vytváraní vzťahov

  1. Presuňte polia, ktoré chcete zobraziť vo vyhľadávacom zozname z tably Dostupné polia do tably Vybraté polia a kliknite na tlačidlo Ďalej.

  2. Môžete tiež vybrať možnosti na zoradenie polí, ktoré boli vybraté v predchádzajúcom kroku, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

  3. Taktiež možno upraviť šírku každého stĺpca vyhľadávacieho zoznamu. Potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

  4. V časti Aký popis sa má použiť pre vyhľadávací stĺpec môžete zadať názov do textového poľa.

  5. Môžete si vybrať, či chcete začiarknuť políčko Povoliť viaceré hodnoty.

    Táto voľba umožňuje vybratie a uloženie viac ako jednej položky zoznamu.

  6. Kliknite na tlačidlo Dokončiť. Ak vás program Access vyzve na uloženie tabuľky, kliknite na tlačidlo Áno.

    Program Access pridá do novej tabuľky vyhľadávací dotaz. Podľa predvoleného nastavenia načítava dotaz polia, ktoré boli zadané a tiež hodnoty hlavného kľúča zdrojovej tabuľky. Program Access potom nastaví typ údajov pre vyhľadávacie pole tak, aby sa zhodoval s typom údajov nastaveným pre pole hlavného kľúča v zdrojovej tabuľke. Ak napríklad pole hlavného kľúča v zdrojovej tabuľke používa typ údajov Automatické číslovanie, program Access nastaví typ údajov pre vyhľadávacieho pole na typ údajov Number.

Pridanie hlavného kľúča z nového údajového hárka do inej tabuľky

  1. Ak je nový údajový hárok otvorený, zatvorte ho.

  2. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, do ktorej chcete pridať nový cudzí kľúč.

  3. Na karte Údajový hárok v skupine Polia a stĺpce kliknite na položku Pridať existujúce polia.

    Zobrazí sa pracovná tabla Zoznam polí a na nej zoznam ostatných tabuliek v databáze vrátane nového údajového hárka.

  4. Na table úloh vedľa záznamu nového údajového hárka kliknite na znamienko plus, otvorte údajový hárok presunutím poľa hlavného kľúča myšou (predvolený názov poľa je Identifikácia) z tably úloh na vhodné miesto na otvorenom údajovom hárku.

    Podľa predvoleného nastavenia musíte umiestniť nové pole medzi dve existujúce polia údajového hárka. Keď sa nastavíte na správne miesto, ukazovateľ myši nadobudne tvar písmena I.

    Pole zo zoznamu polí myšou presuniete ho medzi dva stĺpce

    Keď nové pole presuniete, spustí sa Sprievodca vyhľadávaním.

  5. Zvyšok práce so Sprievodcom vyhľadávaním vykonáte podľa predchádzajúcej skupiny krokov.

Na začiatok stránky

Zmena typu údajov v poli

Keď vytvoríte tabuľku v údajovom zobrazení, môže sa stať, že zistíte, že ste zadali údaje, ktoré spôsobili nesprávny výber typu údajov programom Access. Ak napríklad zadáte ešte len prvých päť číslic a program Access použije v poli číselný typ údajov PSČ v americkom štýle, zabráni tak zadaniu PSČ ostatných častí sveta. Tento typ problému vyriešite zmenou typu údajov daného poľa.

Program Access ponúka dva spôsoby na zmenu typu údajov. Môžete použiť príkazy na karte Údajový hárok alebo môžete použiť návrhára tabuliek. Nasledovné kroky ponúkajú vysvetlenie použitia obidvoch metód.

Dôležité    Zmena typov údajov môže spôsobiť, že program Access odstráni existujúce údaje. Ak napríklad zmeníte pole typu Text na pole s typom údajov Number a dané pole obsahuje písmená aj čísla, program Access odstráni existujúce údaje, pretože s textovými znakmi nedokáže robiť výpočty.

Zmena typu údajov pomocou príkazov na páse s nástrojmi

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete zmeniť.

    Tým otvoríte tabuľku v údajovom zobrazení.

  2. Vyberte pole, ktoré chcete zmeniť.

  3. Na karte Údajový hárok v skupine Typ údajov a formátovanie vyberte možnosť zo zoznamu Nastavenie typu údajov, ktorý sa nachádza v hornej časti skupiny.

    Poznámka : Pás je súčasťou rozhrania používateľské rozhranie Microsoft Office Fluent.

  4. Ak program Access požaduje potvrdenie zmeny, kliknite na tlačidlo Áno len vtedy, ak ste si istí, že chcete pokračovať.

  5. Uložte zmeny.

Zmena typu údajov pomocou návrhára tabuľky

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. Kliknite na stĺpec Typ údajov a vyberte nový typ údajov.

  3. Ak program Access požaduje potvrdenie zmeny, kliknite na tlačidlo Áno len vtedy, ak ste si istí, že chcete pokračovať.

  4. Uložte zmeny.

Na začiatok stránky

Správa polí údajového hárka

Po kliknutí pravým tlačidlom myši na riadok hlavičky a vybratí príkazu zo zobrazenej kontextovej ponuky je možné vykonať množstvo úloh správy tabuľky. Napríklad možno na určené miesto vložiť pole, odstrániť alebo premenovať pole, zobraziť alebo skryť stĺpec alebo spustiť Sprievodcu vyhľadávaním a konvertovať pole na vyhľadávacie pole.

Použitie príkazov v kontextovej ponuke

  • Pravým tlačidlom myši kliknite na hlavičku stĺpca a vyberte príkaz z kontextovej ponuky.

    Na tomto obrázku je zobrazená kontextová ponuka:

    Pole tabuľky kontextovej ponuke

Na začiatok stránky

Ako priraďuje program Access typy údajov pri manuálnom zadávaní informácií

Ak vytvoríte prázdny údajový hárok, po zadaní údajov priradí program Access každému poľu typ údajov. Nasledovná tabuľka obsahuje rôzne typy údajov, ktoré možno zadať a typy údajov, ktoré používa program Access pre jednotlivé polia.

Poznámka : Zadaním údajov do prázdneho poľa nemožno nastaviť typy údajov na Attachment ani OLE Object. Ďalšie informácie ako nastaviť tieto typy údajov, nájdete v časti Nastavenie typov údajov Attachment a OLE Object vyššie v tomto dokumente.

Ak zadáte:

Program Office Access 2007 vytvorí pole s typom údajov:

Ján

Text

Blok textu alebo textu a čísel, ktorý je väčší ako 256 znakov.

Memo.

Poznámka : Nie je možné použiť funkciu návrhu pri prehľadávaní na povolenie formátu RTF. Ďalšie informácie o povolení formátu RTF nájdete v článku Zadávanie alebo úprava údajov v ovládacom prvku alebo stĺpci, ktorý podporuje formát RTF.

http://www.contoso.com

Program Access rozoznáva nasledovné protokoly siete Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Poznámka : Ak chcete, aby program Access rozpoznal protokol a nastavil množinu typov údajov Hyperlink, musíte postupovať podľa protokolu so znakmi s medzerami.

Hyperlink

50000

Number, Long Integer

50 000

Number, Long Integer

50 000,99

Number, Double

50000,389

Number, Double

31.12.2006

Formát dátumu a času, ktorý je zadaný v miestnych a jazykových nastaveniach systému Windows, riadi spôsob, akým má program Access formátovať údaje typu Date/Time.

Nastavenie alebo zmena tohto nastavenia

V systéme Windows Vista    

  1. Kliknite na tlačidlo Štart Vzhľad tlačidla a potom kliknite na položku Ovládací panel.

  2. Ak v okne Ovládací panel použijete predvolené zobrazenie, dvakrát kliknite na položku Hodiny, jazyk a oblasť.

    alebo

    Ak použijete klasické zobrazenie, dvakrát kliknite na položku

    Miestne a jazykové nastavenie.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  3. V časti Štandardy a formáty kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  4. Kliknite na kartu obsahujúcu nastavenie, ktoré chcete upraviť, a vykonajte zmeny. Ak napríklad chcete čiastočne alebo úplne zmeniť formát čísel, kliknite na kartu Číslo a zmeňte požadované nastavenie. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

V systéme Microsoft Windows XP (klasické zobrazenie)    

  1. Na paneli úloh systému Windows kliknite na tlačidlo Štart a potom kliknite na položku Ovládací panel.

  2. V okne Ovládací panel dvakrát kliknite na položku Miestne a jazykové nastavenie.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  3. V časti Štandardy a formáty kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  4. Kliknite na kartu obsahujúcu nastavenie, ktoré chcete upraviť, a vykonajte zmeny. Ak napríklad chcete čiastočne alebo úplne zmeniť formát čísel, kliknite na kartu Číslo a zmeňte požadované nastavenie. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

V systéme Microsoft Windows XP (zobrazenie kategórií)

  1. Na paneli úloh systému Windows kliknite na tlačidlo Štart a potom kliknite na položku Ovládací panel.

    Zobrazí sa okno Ovládací panel.

  2. Kliknite na položku Možnosti dátumu, času, jazyka a miestne nastavenia.

    Zobrazí sa dialógové okno Možnosti dátumu, času, jazyka a miestne nastavenia.

  3. Kliknite na prepojenie Zmeniť formát čísel, dátumu a času.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  4. V časti Štandardy a formáty kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  5. Kliknite na kartu obsahujúcu nastavenie, ktoré chcete upraviť, a vykonajte potrebné zmeny. Ak chcete napríklad úplne alebo čiastočne zmeniť formát čísel, kliknite na kartu Čísla a zmeňte požadované nastavenie. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

Dátum/čas

31. december 2006

Poznámka : Program Access nepovažuje názvy dní (pondelok, utorok a tak ďalej) za platné vstupné údaje pri výbere typu údajov Date/Time. Musíte zadať názov mesiaca.

Dátum/čas

10:50:23

Dátum/čas

10:50:00

Dátum/čas

17:50:00

Dátum/čas

375,00 €

Program Access rozozná symbol meny, ktorá je zadaná v miestnom a jazykovom nastavení systému Windows.

Nastavenie alebo zmena tohto nastavenia

V systéme Windows Vista    

  1. Kliknite na tlačidlo Štart Vzhľad tlačidla a potom kliknite na položku Ovládací panel.

  2. Ak v okne Ovládací panel použijete predvolené zobrazenie, dvakrát kliknite na položku Hodiny, jazyk a oblasť.

    alebo

    Ak použijete klasické zobrazenie, dvakrát kliknite na položku

    Miestne a jazykové nastavenie.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  3. Na karte Formáty , v časti Aktuálny formát, kliknite na položku Prispôsobiť tento formát.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  4. Kliknite na kartu Mena a v zozname Symbol meny vyberte symbol, ktorý chcete použiť. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

V systéme Microsoft Windows XP (klasické zobrazenie)    

  1. Na paneli úloh systému Windows kliknite na tlačidlo Štart a potom kliknite na položku Ovládací panel.

    Zobrazí sa okno Ovládací panel.

  2. V okne Ovládací panel dvakrát kliknite na položku Miestne a jazykové nastavenie.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  3. V časti Štandardy a formáty kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  4. Kliknite na kartu Mena a v zozname Symbol meny vyberte symbol, ktorý chcete použiť. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

V systéme Microsoft Windows XP (zobrazenie kategórií)    

  1. Na paneli úloh systému Windows kliknite na tlačidlo Štart a potom kliknite na položku Ovládací panel.

    Zobrazí sa okno Ovládací panel.

  2. Kliknite na položku Možnosti dátumu, času, jazyka a miestne nastavenia.

    Zobrazí sa dialógové okno Možnosti dátumu, času, jazyka a miestne nastavenia.

  3. Kliknite na prepojenie Zmeniť formát čísel, dátumu a času.

    Zobrazí sa dialógové okno Miestne a jazykové nastavenie.

  4. V časti Štandardy a formáty kliknite na tlačidlo Prispôsobiť.

    Zobrazí sa dialógové okno Úprava miestneho nastavenia.

  5. Kliknite na kartu Mena a v zozname Symbol meny vyberte symbol, ktorý chcete použiť. Ak potrebujete pomoc pri nastavovaní určitej možnosti, kliknite na tlačidlo Pomocník (?) a potom kliknite na danú možnosť.

Currency

21,75

Number, Double

123,00%

Number, Double

3,46E+03

Number, Double

Na začiatok stránky

Ako priraďuje program Access typy údajov, keď informácie prilepíte

Keď prilepíte údaje do nového pracovného hárka, môžete prilepiť kombinované alebo nekonzistentné typy údajov do jedného alebo viacerých polí. Povedzme, že napríklad prilepíte niekoľko stĺpcov údajov s kontaktmi a tieto údaje obsahujú poštové smerovacie čísla z celého sveta – kombináciu záznamov a čísel.

Keď prilepíte údaje, program Access spracuje každý údaj (každý riadok stĺpca) a určí typ údajov každého záznamu. Potom sa program Access pokúsi vybrať typ údajov, v ktorom sa uložia všetky informácie bez straty či skrátenia ktoréhokoľvek záznamu. Zároveň program Access niekedy aplikuje na pole základný typ údajov.

Tento zoznam prináša niekoľko príkladov toho, ako si program Access vyberá typy údajov.

  • Keď nájde program Access kombinované typy údajov, zvyčajne nastaví v poli typ údajov Text, pretože textové polia poskytujú najväčšiu flexibilitu.

  • Keď program Access nájde čísla kombinované s jedným symbolom meny, nastaví typ údajov na Number a odstráni symbol meny. To poskytuje väčšiu funkčnosť pri zoraďovaní a filtrovaní a vyšší počet agregačných funkcií. Ak potrebujete symbol meny, môžete v poli typu Number použiť formát meny alebo pole konvertovať na pole s typom údajov Currency.

  • Ak prilepíte údaje s kombináciou symbolov mien, program Access použije v poli typ údajov Text a symboly ponechá.

  • Ak prilepíte dátumy a časy v kombinácii formátov zobrazenia údajov (ako napríklad 12/14/2005 a 14.12.2005), program Access použije typ údajov Date/Time a formát všeobecného dátumu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×