Organizovanie súborov v knižnici

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Ako usporiadať svoje súbory v knižnici SharePoint závisí od požiadaviek príslušnej skupiny a od spôsobu ukladania a vyhľadávania pre vaše informácie. Niektoré plánovanie môžete nastaviť štruktúru, ktorá je vhodná pre vašu organizáciu.

Spôsoby organizácie súborov

Knižnice majú niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú pri práci s viacerými súbormi v rovnakej knižnici. Viacero knižníc však môže vašej organizácii lepšie vyhovovať.

Jedná veľká knižnica môže slúžiť na rôzne účely. Môžete mať napríklad viacero projektov v rovnakej skupine, prípadne môže viacero skupín pracovať na rovnakom projekte.

Jednoduchú knižnicu použite v týchto prípadoch:

  • Vaša skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o súboroch alebo rôznych zobrazeniach rovnakej množiny súborov. Napríklad manažér môže chcieť zobraziť všetky súbory zoskupené podľa oddelenia alebo dátumu.

  • Používatelia chcú vyhľadať súbory v rovnakom umiestnení lokality.

  • Chcete v súboroch použiť rovnaké nastavenie, napríklad sledovanie verzií súborov alebo požadovanie schválenia.

  • Skupiny, ktoré pracujú s danou knižnicou, zdieľajú podobné vlastnosti, napríklad rovnakú úroveň povolenia.

    Poznámka : Pre určité súbory sa môže použiť jedinečné povolenie, ale ak sa úrovne povolení výrazne líšia, zvážte použitie viacerých knižníc.

  • Chcete analyzovať informácie o súboroch v hárku alebo prijať konsolidované aktualizácie o súboroch.

    Poznámka : Môžete dostávať upozornenia, keď súbory zmeniť, alebo môžete zobraziť všetky zmeny v knižnici pomocou technológie RSS. Informačné kanály RSS umožňujú členom vašej pracovnej skupiny Zobraziť konsolidovaný zoznam súborov, ktoré sa zmenili. Pozrite si tému vytvoriť alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS alebo vytvoriť upozornenie na oznámenie pri zmeny súboru alebo priečinka v SharePointe ďalšie informácie.

V tej istej knižnici je možné zobraziť alebo spravovať súbory napríklad týmito spôsobmi:

  • Pridanie stĺpcov    Pomoc s vašej skupine určiť údaje, ktoré sú najdôležitejšie a zobrazenie údajov rôznymi spôsobmi, môžete pridať stĺpce do knižnice. Stĺpce sa budú zobrazovať v hornej časti stránky knižnice ako hlavičky, ako je napríklad názov oddelenia alebo termín dátum. Záhlavia stĺpcov môžete použiť na zoradenie a Filtrovanie súborov v knižnici. Ďalšie informácie, pozrite si tému Pridanie, odstránenie, alebo úprava SharePoint knižnice dokumentov a stĺpcov lokality .

  • Vytvorenie zobrazenia    Zobrazenie môžete použiť, ak osoby v skupine často potrebujú pozrieť údaje určitým spôsobom. V zobrazení, stĺpce sa používajú na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov. Ďalšie informácie v téme Vytvorenie, úprava, alebo odstránenie zobrazenia .

  • Vytvorenie priečinkov    Priečinky sú veľkého počtu súborov, ktoré možno zoskupiť príslušným spôsobom, niektorú z možností. Priečinky umožňujú používateľom vyhľadávať a spravovať súbory známych spôsobom. SharePoint poskytuje stromové zobrazenie, ktoré ľudia môžete použiť na pohyb lokalitách a v priečinkoch podobným spôsobom, ako fungujú s priečinkami na pevnom disku. Ďalšie informácie v téme Vytvorenie priečinka v knižnici dokumentov .

  • Nastavenie viacerých šablón    Ak viaceré typy obsahu sú nastavené v knižnici, môžete vytvoriť rôzne typy predvolené šablóny – napríklad predaja zmluvy, marketingové prezentácie a hárky rozpočtu – v rámci jednej knižnice. Typy obsahu pridať flexibilitu a konzistentnosť medzi knižnicami. Ďalšie informácie v téme Nastavenie šablóny súboru pre knižnicu dokumentov alebo formulárov .

Viaceré knižnice sa používajú v prípade, ak sú zreteľné rozdiely medzi množinami súborov, ktoré sa majú uložiť a spravovať, alebo medzi skupinami používateľov, ktorí budú so súbormi pracovať.

Použite viaceré knižnice v týchto prípadoch:

  • Typy súborov, ktoré sa majú uložiť a spravovať sú odlišné a neočakáva sa, že používatelia budú často zobrazovať súhrny súborov alebo vyhľadávať súbory spolu.

  • Skupiny používateľov, ktorí používajú súbory, sa odlišujú a majú rôzne úrovne povolení.

  • Pre viac množín súborov musíte použiť odlišné nastavenia, ako je napríklad vytváranie verzií alebo schvaľovanie.

  • Nie je potrebné položky analyzovať spoločne alebo prijať konsolidované aktualizácie súborov.

  • Chcete buď poskytnúť rôzne množiny možností na vytvorenie nových súborov, alebo zmeniť poradie možností v ponuke knižnice Nové.

V nasledovnej časti sú uvedené niektoré spôsoby efektívnej práce s viacerými knižnicami:

  • Nastavenie šablón a stĺpcov lokality     Ak vaša organizácia chce vo svojich knižniciach vykonať určité konzistentné nastavenie, môže nastaviť šablóny a stĺpce lokality. Nastavenie možno medzi knižnicami zdieľať, takže ho nebude potrebné opakovane vytvárať.

  • Odoslanie súborov na iné umiestnenie    Ak chcete, aby bol určitý súbor k dispozícii vo viacerých knižniciach, môžete ho uložiť v jednej knižnici a kópiu potom poslať do inej knižnice. Ak aktualizujete pôvodný dokument, môžete zadať, aby sa zobrazilo pripomenutie na aktualizáciu dokumentu v iných miestach.

  • Vytvorenie šablón knižnice    Ak chcete pre knižnice vytvoriť jednotné nastavenie alebo v knižniciach opätovne použiť určité vlastnosti, môžete knižnicu uložiť ako šablónu. Šablóny knižnice sú k dispozícii ako možnosť lokality, ak kliknete na položku Vytvoriť v ponuke Akcie lokality.

Poznámka : Ak pridávate do knižnice nové súbory, ktoré obsahujú súbory zo staršieho projektu, môže byť zložité rozhodnúť sa, či sa má vytvoriť nová knižnica alebo sa majú súbory pridať do existujúcej knižnice. Každá situácia je špecifická, ale ak existuje predpoklad, že bude potrebné analyzovať alebo spravovať všetky súbory naraz, pouvažujte nad pridaním súborov do existujúcej knižnice. Môžete použiť stĺpce, filtre a zobrazenia, aby sa v predvolenom zobrazení zobrazili len najnovšie súbory.

Podľa predvoleného nastavenia sledujú knižnice názov súboru, rovnako ako informácie o stave súboru, napríklad či je súbor skontrolovaný. Môžete zadať ďalšie stĺpce, ktoré pomáhajú vašej skupine kategorizovať a sledovať súbory, napríklad názov oddelenia alebo číslo projektu. Pridanie stĺpcov pomáha pri vytvorení väčšiny viacerých zobrazení knižnice.

Existuje niekoľko možností pre vytvorený typ stĺpca vrátane jedného riadku textu, rozbaľovacieho zoznamu s možnosťami, čísla vypočítaného z iných stĺpcov alebo hoci aj mena a fotografie osoby v spoločnosti.

Poznámka : Nasledujúci postup začína stránka knižnice pre knižnicu, ktorú chcete pridať stĺpec. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli Rýchle spustenie. Ak názov knižnice nezobrazuje, kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenie v tvare ozubeného kolesa , a potom kliknite na položku Obsah lokality alebo Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov knižnice.

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na položku Zoznam alebo položku Knižnica.

  2. V skupine Spravovať zobrazenia kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

    Knižnice SharePointu Online vytvoriť odkaz na stĺpec
  3. V sekcii Názov a typ zadajte do poľa Názov stĺpca požadovaný názov stĺpca.

  4. V časti Typ informácií v stĺpci vyberte typ informácií, ktorý sa má v stĺpci zobraziť.

    Dialógové okno Vytvorenie stĺpca

  5. Do poľa Popis v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca zadajte popis, ktorý vysvetľuje účel stĺpca a informuje, aké údaje by mal stĺpec obsahovať. Zadanie popisu nie je povinné.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazenia možno použiť na zobrazenie súborov, ktoré sú najdôležitejšie alebo najviac vyhovujú danému účelu. Môžete napríklad vytvoriť zobrazenia najnovšie vytvorených súborov, súborov z určitého oddelenia alebo súborov, ktoré vytvoril určitý používateľ. Po vytvorení je zobrazenie pre knižnicu vždy k dispozícii.

Aktuálneho zobrazenia zoznamu z pása s nástrojmi

Pri zobrazení súborov v knižnici môžete tieto súbory dočasne zoradiť alebo filtrovať. Ak tak chcete spraviť, ukážte na názov stĺpca a následne kliknite na symbol šípky nadol vedľa názvu. Je to užitočné v prípade, ak potrebujete zobraziť súbory určitým spôsobom. Tento postup je však nutné pri každom zobrazení knižnice zopakovať.

Rozbaľovací zoznam v časti hlavičky stĺpcov.

Ak chcete zobraziť súbory určitým spôsobom často, môžete vytvoriť zobrazenie. Môžete použiť toto zobrazenie kedykoľvek, keď pracujete s danou knižnicou. Ak chcete vytvoriť zobrazenie, sa pridá do ponuky Zobraziť knižnice.

Výber zobrazenia v hornej časti knižnice dokumentov

Knižnice môžu obsahovať osobné a verejné zobrazenia. Ktokoľvek môže vytvoriť vlastné osobné zobrazenie na zobrazenie súborov určitým spôsobom alebo na filtrovanie súborov, aby sa zobrazili len požadované súbory. Ak máte povolenie k návrhu lokality, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môže pri zobrazovaní knižnice použiť ktokoľvek. Môžete tiež ľubovoľné verejné zobrazenie určiť ako predvolené, takže sa používateľom zobrazí toto zobrazenie knižnice.

Okrem toho pri návrhu lokality, môžete prepojiť rôzne zobrazenia alebo návrh stránok s webovými časťami používajúce rôznych zobrazeniach.

Ak budú členovia skupiny zobrazovať knižnice na mobilnom zariadení, je možné vytvoriť mobilné zobrazenia, ktoré majú limity, napríklad počet zobrazených položiek v zobrazení, ktoré sú optimálne vzhľadom na obmedzenia príslušných zariadení. Ďalšie informácie o vytvorení zobrazení nájdete v prepojeniach, ktoré sú uvedené v časti Pozrite tiež.

Nasledovný postup slúži na vytvorenie štandardného typu zobrazenia. Dostupné možnosti sa líšia v závislosti od typu zobrazenia, ale základné kroky na vytvorenie zobrazenia sú podobné.

  1. V zozname alebo v knižnici, kde chcete vytvoriť zobrazenie, kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica a potom kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

    Poznámka : Ak Vytvoriť zobrazenie vypnutá, nemáte povolenia na vytvorenie zobrazenia. Obráťte sa na správcu lokality.

    Tlačidlo Vytvoriť zobrazenie na páse s nástrojmi v knižnici SharePointu.

  2. Kliknite na požadovaný formát, napríklad Štandardné zobrazenie, alebo na existujúce zobrazenie, na ktorom chcete zobrazenie založiť.

  3. Do poľa Názov zobrazenia zadajte názov pre toto zobrazenie. Ak chcete zobrazenie použiť ako predvolené zobrazenie pre zoznam alebo knižnicu, vyberte možnosť Nastaviť ako predvolené zobrazenie. Predvoleným zobrazením zoznamu alebo knižnice môže byť iba verejné zobrazenie.

  4. V sekcii Cieľová skupina kliknite v časti Cieľová skupina zobrazenia na položku Vytvoriť osobné zobrazenie alebo Vytvoriť verejné zobrazenie.

    Poznámka : Ak je možnosťVytvoriť verejné zobrazenie vypnutá, nemáte potrebné povolenia na vytvorenie verejného zobrazenia pre tento zoznam alebo knižnicu.

    V časti stĺpce, vyberte stĺpce, ktoré chcete v zobrazení a vymažte stĺpce, ktoré nechcete zobraziť. Vedľa čísla stĺpcov, vyberte poradie, v ktorom chcete stĺpce Zobraziť v zobrazení. Ďalšie stĺpce na nachádzajú v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie stĺpca v zozname alebo knižnici.

  5. V časti Zoradiť vyberte možnosti zoradenia súboru. Na zoradenie môžete použiť dva stĺpce. Najprv môžete údaje zoradiť napríklad podľa autora a potom podľa názvu súboru pre každého autora.

  6. V časti Filter zadajte spôsob filtrovania súborov. Filtrované zobrazenie ukazuje menší výber súborov, napríklad iba súbory vytvorené určitým oddelením, alebo len súbory, ktoré sú schválené.

  7. V časti Zoskupiť podľa môžete zoskupiť položky s rovnakými hodnotami v sekcii, napríklad v sekcii pre dokumenty podľa každého autora, ktorú je možne rozbaliť alebo zbaliť.

  8. V sekcii Súčty môžete spočítať počet položiek v stĺpci, napríklad celkový počet problémov. V niektorých prípadoch môžete zhrnúť alebo získať aj ďalšie informácie, ako sú napríklad priemery.

  9. V sekcii Štýl zadajte požadovaný štýl pre zobrazenie, ako je napríklad podfarbený zoznam, v ktorom je každý druhý riadok podfarbený.

  10. Ak knižnica obsahuje priečinky, môžete vytvoriť zobrazenie, ktoré priečinky neobsahuje. Takéto zobrazenia sa nazývajú jednoduché. Ak chcete všetky súbory zobraziť na rovnakej úrovni, kliknite na položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov v časti Priečinky.

  11. Môžete obmedziť počet súborov, ktoré sa majú zobraziť v knižnici, alebo počet súborov, ktoré sa majú zobraziť na jednej stránke. Toto nastavenie je obzvlášť dôležité pri vytváraní zobrazenia pre mobilné zariadenie. V sekcii Obmedzenie počtu položiek vyberte požadovanú možnosť.

  12. Ak je predpoklad, že sa bude knižnica zobrazovať na mobilnom zariadení, vyberte požadované možnosti v časti Mobilné.

  13. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak máte v knižnici viac typov dokumentov alebo rôznorodý obsah, môžete na uľahčenie organizovania obsahu vytvoriť priečinky.

  1. Ak knižnica nie je otvorená, kliknite na jej názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak názov knižnice nezobrazuje, kliknite na položku nastavenia ponuky Tlačidlo Nastavenie v tvare ozubeného kolesa , kliknite na položku Obsah lokality alebo Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov knižnice.

  2. Kliknite na kartu súbory, kliknite na položku Nový priečinok.

    Na kartu súbory na páse s nástrojmi so zvýrazneným tlačidlom nový priečinok

    Poznámka : Autor knižnice mohol zadať, aby priečinky v knižnici nebolo možné vytvoriť. Ak to je tak, príkaz Nový priečinok nie je k dispozícii.

  3. Zadajte názov priečinka a potom kliknite na tlačidlo Uložiť alebo na tlačidlo OK.

Tip : Ak máte viacero knižníc s priečinkami a ľudia vo vašej skupine, ako vyhľadať knižnice, pretože by prechádzať ich pevný disk, skupiny chcieť povoliť vaše stránky používať stromového zobrazenia. Stromové zobrazenie môžete použiť na rozbalenie a zbalenie jednoduchú navigáciu v priečinkoch.

Povoliť stromové zobrazenie
  1. kliknite na položku nastavenia ponuky Tlačidlo Nastavenie v tvare ozubeného kolesa , a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti vzhľad a prostredie kliknite na položku stromové zobrazenie.

  3. Na stránke stromové zobrazenie môžete nastaviť či sú zapnuté Rýchle spustenie alebo v stromovom zobrazení. Keďže stromového zobrazenia sa zobrazia na paneli Rýchle spustenie, pravdepodobne budete chcieť povolenie oboch.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Panel Rýchle spustenie v stromovom zobrazení

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Pozrite tiež

Úvodné informácie o knižniciach

Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×