Organizovanie položiek zoznamu

Organizovanie zoznamov závisí od potrieb skupiny a od toho, aký spôsob ukladania a prehľadávania informácií uprednostňujete.

Obsah tohto článku

Spôsoby organizácie zoznamov

Pridanie stĺpca do zoznamu

Vytvorenie zoznamu

Výber iného zobrazenia

Pridanie priečinka do zoznamu

Spôsoby organizácie zoznamov

Nasleduje niekoľko spôsobov, ktorými možno organizovať zoznamy a položky zoznamov:

  • Pridanie stĺpcov    Pomocou pridania stĺpcov môžete zdôrazniť najdôležitejšie položky zoznamu pre skupinu používateľov. Stĺpce môžete pridať aj v prípade, ak chcete zhromaždiť viac informácií pre každú položku zoznamu, ako je napríklad názov oddelenia alebo meno zamestnanca.

    Ak v zozname existuje viacero položiek, môžete niektoré stĺpce indexovať a vylepšiť tak výkon pri prezeraní niektorých položiek alebo prepínaní zobrazení. Táto funkcia nezmení spôsob, akým sú položky usporiadané, ale môže pomôcť organizáciám jednoduchšie ukladať veľký počet položiek zoznamu. Indexovanie však môže spôsobiť, že databáza zaberá viac priestoru. Ďalšie informácie poskytne správca.

  • Vytvorenie zobrazení    Zobrazenia sa používajú v prípade, že členovia skupiny často potrebujú zobraziť údaje určitým spôsobom. Zobrazenia používajú stĺpce na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov. Je možné vybrať, koľko položiek sa má naraz v každom zobrazení zobraziť. Používatelia môžu napríklad prehľadávať zoznam v častiach po 25 alebo 100 položkách na stránku v závislosti od ich predvolieb a rýchlosti pripojenia.

    Zobrazenia umožňujú flexibilné ukladanie veľkého počtu položiek zoznamu, ale umožňujú zobraziť iba skupiny položiek za konkrétny časový interval, ako napríklad problémy zverejnené v tomto roku alebo iba aktuálne udalosti v kalendári. Môžete vytvoriť osobné zobrazenia, ktoré sú dostupné iba vám. Ak máte povolenie na vykonávanie zmien v zozname, môžete vytvoriť verejné zobrazenia, ktoré sú k dispozícii každému.

  • Vytvorenie priečinkov    Priečinky možno pridať k väčšine typov zoznamov v prípade, že vlastník zoznamu povolil vytvorenie priečinkov. Je to zvlášť užitočné, ak sa položky zoznamu môžu rozdeliť konkrétnym spôsobom, napríklad podľa projektu alebo skupiny. Priečinky pomáhajú používateľom jednoduchšie čítať a spravovať položky zoznamu. Služba Windows SharePoint Services 3.0 obsahuje stromové zobrazenie, ktoré umožňuje používateľom navigovať medzi lokalitami a priečinkami podobným spôsobom, ako pri práci s priečinkami na pevnom disku. Každé oddelenie má napríklad svoj vlastný priečinok.

    Konzistentné používanie zoznamov na lokalitách    Ak skupina pracuje s viacerými typmi zoznamov, môžete zvýšiť konzistentnosť rôznych zoznamov pomocou content type, stĺpcov lokality alebo šablón. Tieto funkcie vám umožňujú účinným spôsobom opätovne použiť nastavenie a štruktúry zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť typ obsahu pre problémy služieb zákazníkom, ktorý určuje konkrétne stĺpce (napríklad kontakt zákazníka) a obchodné procesy pre typ obsahu. Ďalším príkladom je vytvorenie stĺpca lokality pre názvy oddelení, ktorý obsahuje rozbaľovací zoznam oddelení. Stĺpec môžete opätovne používať vo viacerých zoznamoch na zaistenie konzistentného zobrazovania názvov a mien vo všetkých zoznamoch.

    Prepojenia na ďalšie informácie o typoch obsahov, stĺpcoch lokality a šablónach zoznamov nájdete v časti Pozrite tiež.

Hoci možno funkcie zoznamu používať rozličnými spôsobmi, ich použitie závisí od veľkosti a počtu zoznamov a veľkosti organizácie.

Uloženie veľkého počtu položiek v jednom zozname

Jeden veľký zoznam môže slúžiť rôznym požiadavkám. Môžete napríklad v organizácii sledovať veľké množstvo technických problémov, ktoré sa môžu týkať viacerých projektov a skupín.

Prípady použitia jedného zoznamu:

  • Skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o položkách zoznamu alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny položiek. Vedúci pracovník môže chcieť vidieť napríklad postup riešenia všetkých technických problémov organizácie alebo všetkých problémov zaznamenaných v určitom období.

  • Používatelia chcú prehľadávať alebo vyhľadávať problémy v rovnakom umiestnení na lokalite.

  • Na položky zoznamu chcete použiť rovnaké nastavenia, ako napríklad sledovanie versioning alebo vyžadovanie schválenia.

  • Skupiny pracujúce na zozname zdieľajú podobné charakteristiky, ako napríklad rovnaké úrovne povolenia. Na určité položky zoznamu možno použiť jedinečné povolenie, ale ak sa úrovne povolenia významne odlišujú, treba zvážiť viaceré zoznamy.

  • Chcete analyzovať informácie o zozname alebo prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam. Pri zmene položiek zoznamu možno prijímať upozornenie alebo pomocou technológie RSS zobraziť zmeny v zozname. Informačné kanály RSS umožňujú používateľom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených informácií.

Vytvorenie viacerých zoznamov

Viaceré zoznamy sa môžu použiť pri zreteľných rozdieloch medzi spravovanými položkami alebo skupinami pracujúcimi s položkami.

Prípady použitia viacerých zoznamov:

  • Používatelia nebudú potrebovať súhrnné údaje o všetkých položkách.

  • Skupiny používateľov pracujúcich s informáciami sú oddelené a majú rôzne úrovne povolenia.

  • Pre viaceré množiny položiek musíte použiť odlišné nastavenia, ako napríklad vytváranie verzií alebo schvaľovanie.

  • Nie je potrebné položky analyzovať spoločne a ani prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam.

Na začiatok stránky

Pridanie stĺpca do zoznamu

Informácie sú v zoznamoch uložené v stĺpcoch, ako napríklad Titul, Priezvisko alebo Spoločnosť. Ak chcete uložiť ďalšie informácie o položkách zoznamu, môžete pridať stĺpce, ktoré pomôžu pri zoradení, zoskupení alebo vytvorení viacerých zobrazení zoznamu. Zoznam môžete zoradiť napríklad podľa dátumu splnenia a položky zoskupiť podľa názvu oddelenia.

Existuje niekoľko možností pre vytvorený typ stĺpca vrátane jedného riadku textu, rozbaľovacieho zoznamu s možnosťami, čísla vypočítaného z iných stĺpcov alebo hoci aj mena a fotografie osoby v spoločnosti.

Poznámka : Nasledovný postup začína na stránke zoznamu pre ten zoznam, ku ktorému chcete pridať stĺpec. Ak zoznam ešte nie je otvorený, na paneli Rýchle spustenie kliknite na jeho názov. Ak sa názov zoznamu nezobrazuje, kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  1. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.

  2. V sekcii Názov a typ zadajte požadovaný názov v poli Názov stĺpca.

  3. V časti Typ informácií v stĺpci vyberte typ informácií, ktorý sa má v stĺpci zobraziť.

  4. Do poľa Popis v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca zadajte popis, ktorý vysvetľuje účel stĺpca a informuje, aké údaje by mal stĺpec obsahovať. Zadanie popisu nie je povinné.

  5. V závislosti od vybratého typu stĺpca sa v sekcii Ďalšie nastavenia stĺpca môžu zobraziť ďalšie možnosti. Vyberte ďalšie požadované nastavenia.

  6. Ak chcete pridať stĺpec do predvoleného zobrazenia, ktoré sa používateľom automaticky zobrazí pri prvom otvorení zoznamu alebo knižnice, kliknite na položku Pridať do predvoleného nastavenia.

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu

Zobrazenia možno použiť na zobrazenie položiek zoznamu, ktoré sú najdôležitejšie alebo najviac vyhovujú účelu. Vytvoriť možno zobrazenia napríklad tých položiek, ktoré boli vytvorené naposledy, položiek týkajúcich sa určitého oddelenia alebo položiek vytvorených jednou osobou.

Zobrazenia v ponuke Zobraziť

Pri zobrazení väčšiny zoznamov možno položky dočasne zoradiť alebo filtrovať tak, že ukážete na názov stĺpca a potom kliknete na šípku vedľa názvu stĺpca. Táto funkcia je užitočná v prípade, ak raz za čas potrebujete zobraziť položky zoznamu určitým spôsobom, pričom sa však postup musí zopakovať pri ďalšom zobrazení zoznamu.

Zoradenie položiek v zozname alebo knižnici

Ak očakávate, že zoznam budete určitým spôsobom zobrazovať častejšie, môžete vytvoriť zobrazenie. Takéto zobrazenie je možné použiť kedykoľvek pri práci so zoznamom. Ak vytvoríte zobrazenie, pridá sa do ponuky zoznamu Zobrazenie Ponuka Zobraziť .

Zoznamy môžu obsahovať osobné alebo verejné zobrazenia. Na zobrazenie zoznamu určitým spôsobom alebo na filtrovanie len požadovaných položiek zoznamu môže ktokoľvek vytvoriť osobné zobrazenie. Ak máte povolenie na vykonávanie úprav lokality, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môže použiť každý. Verejné zobrazenie možno nastaviť ako predvolené zobrazenie, takže používatelia budú automaticky vidieť zoznam v tomto zobrazení.

Okrem toho možno pri navrhovaní lokality vytvoriť prepojenie na rôzne zobrazenia alebo stránky návrhu pomocou Web Part, ktoré používajú rôzne zobrazenia. Pracovná skupina môže napríklad vytvoriť prepojenia na zobrazenie zoznamu, ktorý ukazuje iba dokumenty vytvorené členmi tímu.

Ak budú členovia skupiny zoznam zobrazovať na mobilnom zariadení, môžete vytvoriť mobilné zobrazenia s obmedzeniami (napríklad počet položiek zobrazených v zobrazení), ktoré sú optimálne pre danú šírku pásma a možnosti zariadení. Prepojenia na ďalšie informácie o vytváraní zobrazení nájdete v časti Pozrite tiež.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Nastavenia Settings menu kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.

  3. V časti Vyberte formát zobrazenia kliknite na typ zobrazenia, ktoré chcete vytvoriť. Vo väčšine prípadov budete vytvárať Štandardné zobrazenie, ale pre konkrétne situácie môžete vybrať iné zobrazenia, ako je napríklad zobrazenie kalendára alebo Ganttovo zobrazenie.

  4. Do poľa Názov zobrazenia zadajte názov pre zobrazenia, ako napríklad Zoradené podľa priezviska.

  5. Ak chcete toto zobrazenie nastaviť ako predvolené, začiarknite políčko Nastaviť ako predvolené zobrazenie.Toto zobrazenie môžete zadať ako predvolené len v prípade, že ide o verejné zobrazenie a máte povolenie na zmeny návrhu zoznamu.

  6. V časti Zobraziť účastníkov v sekcii Účastníci vyberte, či chcete vytvoriť osobné zobrazenie, ktoré môžete použiť len vy, alebo verejné zobrazenie, ktoré môžu používať aj ostatní.

  7. V sekcii Stĺpce môžete začiarknutím príslušných políčok zobraziť alebo skryť jednotlivé stĺpce. Vedľa názvu stĺpca zadajte poradové číslo stĺpca v zobrazení.

  8. V časti Zoradiť zadajte, či chcete položky zoznamu zoradiť a akým spôsobom. Na zoradenie môžete použiť dva stĺpce, napríklad prvý podľa priezviska, druhý podľa mena.

  9. V časti Filter zadajte, či chcete filtrovať položky zoznamu a akým spôsobom. Filtrované zobrazenie zobrazuje užší výber zoznamu, napríklad iba položky vytvorené určitým oddelením alebo iba schválené položky.

  10. V sekcii Zoradiť podľa môžete zoskupiť položky s rovnakou hodnotou vo vlastnej sekcii, ako napríklad rozbaľovaciu sekciu pre dokumenty od určitého autora.

  11. V sekcii Súhrny môžete spočítať počet položiek v stĺpci, ako je napríklad celkový počet problémov. V niektorých prípadoch môžete zhrnúť alebo získať aj ďalšie informácie, ako sú napríklad priemery.

  12. V sekcii Štýl zadajte požadovaný štýl pre zobrazenie, ako je napríklad podfarbený zoznam, v ktorom je každý druhý riadok podfarbený.

  13. Ak zoznam obsahuje priečinky, môžete vytvoriť zobrazenie, ktoré priečinky neobsahuje – takzvané jednoduché zobrazenie. Ak chcete všetky položky zoznamu zobraziť na rovnakej úrovni, kliknite na položku Zobraziť všetky položky bez priečinkov.

  14. Počet položiek zobrazených v zozname alebo na jednej stránke je možné obmedziť. Toto nastavenie je dôležité najmä pri vytváraní zobrazenia pre mobilné zariadenie. V sekcii Obmedzenie počtu položiek vyberte požadovanú možnosť.

  15. Ak plánujete zobraziť zoznam na mobilnom zariadení, v časti Mobilné vyberte požadovanú možnosť.

  16. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Výber iného zobrazenia

Niektoré zoznamy ponúkajú viac ako jedno zobrazenie, pričom možno vytvoriť ďalšie zobrazenia. Ak je k dispozícii viac zobrazení, môžete ich prepnúť pomocou ponuky Zobrazenie.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Zobraziť Ponuka Zobraziť kliknite na požadované zobrazenie.

    Tip : Ak chcete v existujúcom zobrazení urobiť zmeny, kliknite na ponuku Zobrazenie a potom kliknite na položku Upraviť toto zobrazenie.

Na začiatok stránky

Pridanie priečinka do zoznamu

Ak existuje niekoľko typov položiek zoznamu, na lepšiu organizáciu zoznamu môžete pridať priečinky.

  1. Ak zoznam nie je otvorený, kliknite na jeho názov na paneli pre rýchle spustenie.

    Ak sa nezobrazuje názov zoznamu, kliknite na príkaz Zobraziť celý obsah lokality a potom kliknite na názov zoznamu.

  2. V ponuke Nové Ponuka Nové kliknite na príkaz Nový priečinok.

    Príkaz Nový priečinok je nedostupný, ak autor zoznamu určil, že priečinky sa v zozname nemôžu vytvárať.

  3. Zadajte názov priečinka a kliknite na tlačidlo OK.

Tip : Ak existuje viacero zoznamov s priečinkami alebo ak členovia skupiny obľubujú prehľadávať zoznam rovnakým spôsobom ako pevný disk, môžete pre skupinu povoliť stromové zobrazenie. V stromovom zobrazení možno rozbaľovať a zbaľovať priečinky a jednoducho nimi prechádzať.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×