Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií z dokumentov balíka Office

Poznámka: Životný cyklus podpory balíka Office 2007 sa v roku 2017 končí.

Pred zdieľaním dôležitého dokumentu s kolegami alebo klientmi pravdepodobne vykonávate preventívne opatrenia, ako je kontrola pravopisu a gramatiky alebo revidovanie obsahy dokumentu, aby ste sa uistili, že všetko je správne, a že dokument neobsahuje nič, čo nechcete zdieľať s ostatnými používateľmi. Ak plánujete zdieľať elektronickú kópiu dokumentu balíka Microsoft Office, je dobré preveriť dokument, či sa v ňom nenachádzajú skryté údaje alebo osobné údaje, ktoré môžu byť uložené v samotnom dokumente alebo vo vlastnostiach dokumentu (metaúdaje). Pretože tieto skryté informácie môžu zobraziť podrobnosti o vašej organizácii alebo o samotnom dokumente, ktoré nechcete verejne zdieľať, možno budete chcieť odstrániť tieto skryté informácie pred zdieľaním dokumentu s inými používateľmi.

V tomto článku je vysvetlené, ako vám môže funkcia Kontrola dokumentov programu Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office PowerPoint 2007 pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov balíka Office.

Obsah tohto článku

Aké typy skrytých údajov a osobných informácií sú uložené v dokumentoch balíka Office?

Aké informácie môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť?

Ako vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov balíka Office?

Aké typy skrytých údajov a osobných informácií sú uložené v dokumentoch balíka Office?

V dokumentoch balíka Office môže byť uložených niekoľko typov skrytých údajov a osobných informácií. Tieto informácie nemusia byť bezprostredne viditeľné pri prezeraní dokumentu v programe balíka Office, ale iné osoby môžu informácie zobraziť, alebo ich získať.

Skryté informácie môžu obsahovať údaje, ktoré programy balíka Office pridávajú do súboru za účelom spolupráce s inými osobami pri jeho vytváraní a upravovaní. Môžu tiež obsahovať informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Dokumenty balíka Office môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou    Ak ste pri vytváraní dokumentu spolupracovali s inými osobami, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad revízne značky sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie umožnia iným osobám vidieť mená osôb, ktorí pracovali na dokumente, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v dokumente.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Vlastnosti dokumentu, tiež označované ako metaúdaje, obsahujú podrobnosti o dokumente, napríklad meno autora, predmet a názov. Vlastnosti dokumentu obsahujú aj informácie, ktoré automaticky udržiavajú programy balíka Office, napríklad meno osoby, ktorá ako posledná dokument uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak boli použité špecifické funkcie, môže dokument obsahovať aj ďalšie typy osobných údajov, napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie odoslané na kontrolu, adresy smerovania, cesty k tlačiarni a informácie o ceste k súboru na zverejnenie na webových stránkach.

  • Hlavičky, päty a vodotlač    Dokumenty programu Word a zošity programu Excel môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Okrem toho mohla byť do dokumentu programu Word pridaná vodotlač.

  • Skrytý text    Dokumenty programu Word môžu obsahovať text, ktorý je formátovaný ako skrytý. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete na jeho vyhľadanie použiť kontrolu dokumentov.

  • Skryté riadky, stĺpce a hárky    V zošitoch programu Excel môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

  • Neviditeľný obsah    Prezentácie programu PowerPoint a zošity programu Excel môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

  • Obsah mimo snímky    Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.

  • Prezentačné poznámky    Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.

  • Vlastnosti servera dokumentu    Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Microsoft Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML    Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Na začiatok stránky

Aké informácie môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť?

Funkcia Kontrola dokumentov obsahuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie rôznych druhov skrytých údajov a osobných informácií. Niektoré z týchto kontrol sú špecifické pre jednotlivé programy balíka Office. Funkcia Kontrola dokumentov zobrazuje rôzne množiny kontrol v programe Office Word 2007, Office Excel 2007 a Office PowerPoint 2007, aby vám umožnila vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií, ktoré sú špecifické pre každý z týchto programov.

V nasledujúcej tabuľke nájdete ďalšie informácie o typoch skrytých údajov a osobných informácií, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť v konkrétnom programe balíka Microsoft Office.

Poznámka : Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v dokumentoch.

Office Word 2007

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre, revízie, verzie a poznámky rukou

  • Komentáre

  • Revízne značky sledovaných zmien

  • Informácie o verziách dokumentu

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné informácie

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Informácie o prepojení v prepojených poliach (posledná hodnota je konvertovaná na text)

  • Meno používateľa

  • Názov šablóny

Hlavičky a päty

  • Informácie v hlavičkách dokumentov

  • Informácie v pätách dokumentov

  • Vodotlače

Skrytý text

  • Text, ktorý je formátovaný ako skrytý (efekt písma, ktorý je k dispozícii v dialógovom okne Písmo)

    Poznámka : Kontrola dokumentov neodhalí text skrytý inými metódami (ako je napríklad biely text na bielom pozadí).

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v dokumente

Office Excel 2007

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre a poznámky rukou

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné informácie

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Meno používateľa

  • Informácie o ceste k tlačiarni

  • Komentáre scenára

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

  • Komentáre k definovaným názvom a názvy tabuliek

  • Neaktívne prepojenia na externé údaje

Hlavičky a päty

  • Informácie v hlavičkách hárkov

  • Informácie v pätách hárkov

Skryté riadky a stĺpce

  • Skryté riadky

  • Skryté stĺpce obsahujúce údaje

    Poznámky : 

    • Ak sa v zošite nachádzajú skryté stĺpce, ktoré neobsahujú údaje a sú umiestnené medzi stĺpcami, ktoré údaje obsahujú, tieto prázdne skryté stĺpce sa tiež vyhľadajú a odstránia.

    • Ak skryté riadky alebo stĺpce v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch alebo stĺpcoch, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté riadky alebo stĺpce a skontrolujte ich obsah.

    • Táto kontrola nezistí tvary, grafy, ovládacie prvky, objekty a ovládacie prvky Microsoft ActiveX, obrázky alebo grafické objekty SmartArt, ktoré môžu byť umiestnené v skrytých stĺpcoch.

Skryté hárky

  • Skryté hárky

    Poznámka : Ak skryté hárky v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie skryté hárky obsahujú, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté hárky a skontrolujte ich obsah.

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v zošite

Neviditeľný obsah

  • Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

    Poznámka : Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Office PowerPoint 2007

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre a poznámky rukou

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné informácie

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

Neviditeľný obsah na snímke

  • Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

    Poznámka : Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Obsah mimo snímky

  • Obsah alebo objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné v prezentácii, pretože sú umiestnené mimo oblasti snímky. Patria sem tiež:

    • Obrázky Clip Art

    • Bloky textu

    • Grafika

    • Tabuľky

      Poznámka : Kontrola dokumentov nezistí ani neodstráni objekty s efektmi animácie mimo snímky.

Prezentačné poznámky

  • Text pridaný do časti Poznámky v prezentácii

Poznámka : Kontrola dokumentov neodstráni obrázky, ktoré sú pridané do časti Poznámky v prezentácii.

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v prezentácii

Na začiatok stránky

Ako je možné nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie v dokumentoch balíka Office?

Funkciu kontroly dokumentov je možné použiť na vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií v dokumentoch balíka Office, vytvorených v programe Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 a v starších verziách týchto programov balíka Office. Pred zdieľaním elektronickej kópie dokumentu balíka Office, napríklad ako prílohy e-mailovej správy, je dobré použiť kontrolu dokumentov.

  1. Otvorte dokument balíka Office, v ktorom chcete skontrolovať skryté údaje a osobné informácie.

  2. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , kliknite na položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa Názov súboru, aby sa uložila kópia pôvodného dokumentu.

    Kontrolu dokumentov sa odporúča používať na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  3. V kópii pôvodného dokumentu kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , ukážte na položku Pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu.

  4. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v sekcii Aké informácie môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť?

  5. Kliknite na položku Skontrolovať.

  6. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  7. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité : 

    • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

    • Kontroly komentárov a anotácií, vlastností dokumentu a osobných informácií a hlavičiek a piat nemožno použiť v excelovom zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (karta Revízia, príkaz Zdieľaný zošit). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie, aby umožnili rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, na karte Revízia kliknite na položku Zdieľaný zošit. Na karte Úpravy zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

    • Ak chcete z dokumentov, ktoré uložíte v niektorom formáte OpenDocument (.odt, .ods, .odp), odstrániť skryté údaje a osobné informácie, po každom uložení dokumentu v niektorom z týchto formátov je potrebné spustiť kontrolu dokumentov.

Na začiatok stránky

Vyskúšajte najnovšiu verziu balíka Office

Najnovšia verzia balíka Microsoft Office obsahuje vylepšené nástroje na kontrolu metaúdajov a osobných informácií v dokumentoch a súboroch balíka Office.

Vyskúšajte novú verziu Outlooku
Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×