Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov

Ak zdieľate elektronickú kópiu niektorých dokumentov balíka Office s klientmi alebo kolegami, je vhodné skontrolovať, či sa dokument nachádza v prípade skrytých údajov alebo osobných informácií. Tieto skryté informácie môžete odstrániť skôr, než dokument zdieľate s inými používateľmi. Funkcia Kontrola dokumentov v Word, Excel, PowerPoint alebo Visio môže pomôcť pri vyhľadávaní a odstraňovaní skrytých údajov a osobných informácií v dokumentoch, ktoré plánujete zdieľať.

Medzi skryté informácie môžu patriť:

  • skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré možno nechcete zdieľať v Word dokumentoch

  • pri spolupráci s inými používateľmi sa Excel údajov pridáva k zošitu

  • skryté údaje alebo osobné informácie v PowerPoint, ktoré môžu byť uložené v prezentácii alebo v jej metaúdajoch

  • informácie o dokumente a vlastnosti súboru v Visio dokumentoch

Poznámka: Ak dokument neodošlete Microsoft, Microsoft nemá prístup k žiadnym informáciám z vášho dokumentu.

V tomto článku sa popisujú typy informácií, ktoré sú zvyčajne uložené v Office dokumentoch, aby ste sa mohli rozhodnúť, čo chcete uchovať a čo odstrániť v dokumente alebo metaúdajoch. Niektoré informácie, ktoré Kontrola dokumentov nedokáže odstrániť, sú vysvetlené v tabuľkách, ktoré sprevádzajú ďalšie podrobnosti o Word, Excel a PowerPoint.

Elektronická kópia Word dokumentu, ktorý zdieľate s klientmi alebo kolegami, často obsahuje skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré sú uložené v samotnom dokumente alebo v vlastnostiach dokumentu alebo metaúdajoch.

Tip: Ak sa len chcete vytlačiť komentáre, prejdite na položku súbor > Tlačiť, kliknite na položku Tlačiť všetky strany a potom začiarknite políčko Tlačiť značky.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Dokumenty programu Word môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou     Ak ste na vytvorenie dokumentu spolupracovali s inými ľuďmi, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad revízne značky sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie môžu ostatným používateľom umožniť Zobraziť mená ľudí, ktorí pracovali v dokumente, komentáre od recenzentov a zmeny vykonané v dokumente, veci, ktoré možno nechcete zdieľať mimo tímu.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Vlastnosti dokumentu alebo metaúdaje zahŕňajú Podrobnosti o dokumente, ako je napríklad autor, predmet a názov. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, ako je napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a názvy šablón.

  • Hlavičky, päty a vodotlač     Dokumenty programu Word môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Môžete tiež pridať vodotlač do dokumentu programu Word.

  • Skrytý text     Word dokumenty môžu obsahovať text formátovaný ako skrytý text. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete na jeho vyhľadanie použiť funkciu Kontrola dokumentov.

  • Vlastnosti servera dokumentu     Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici na základe Windows SharePoint Services, dokument môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML     Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií pomocou funkcie Kontrola dokumentov

Funkciu Kontrola dokumentov môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií v dokumentoch programu Word. Funkciu Kontrola dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie dokumentu programu Word (napríklad ako prílohy e-mailovej správy).

Dôležité: Dôrazne odporúčame používať funkciu Kontrola dokumentov na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. Otvorte dokument programu Word, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Kliknite na kartu Súbor, kliknite na položku Uložiť ako, do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

  3. V kópii pôvodného dokumentu kliknite na kartu Súbor a potom na položku Informácie.

  4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

  5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknutím políčok vyberte typy skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať.

  6. Kliknite na položku Skontrolovať.

  7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité: 

    • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov, ktoré uložíte vo formáte OpenDocument Text (. odt), musíte spustiť Kontrola dokumentov zakaždým, keď dokument uložíte v tomto formáte.

Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Word

V programe Word zobrazuje funkcia Kontrola dokumentov niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre dokumenty programu Word. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z dokumentov programu Word, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Poznámky: 

  • Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete môcť kontrolovať výskyt ďalších typov informácií v dokumentoch.

  • Ak používate Microsoft Word Starter 2010, pamätajte, že nie všetky funkcie uvedené pre program Word sú podporované v programe Word Starter. Ďalšie informácie o funkciách dostupných v programe Word Starter nájdete v časti Podpora pre funkcie programu Word Starter.

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre, revízie, verzie a poznámky

Poznámka: V programe Word Starter 2010 odstráni funkcia Kontrola dokumentov iba verzie a poznámky.

  • Komentáre

  • Revízne značky sledovaných zmien

  • Informácie o verziách dokumentu

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Informácie o prepojení na viazanie údajov pre polia viažuce údaje (posledná hodnota bude konvertovaná na text)

  • Meno používateľa

  • Názov šablóny

Hlavičky, päty a vodotlač

  • Informácie v hlavičkách dokumentov

  • Informácie v pätách dokumentov

  • Vodotlače

Skrytý text

Text, ktorý je formátovaný ako skrytý (efekt písma, ktorý je k dispozícii v dialógovom okne Písmo)

Poznámka: Kontrola dokumentov neodhalí text skrytý inými metódami (ako je napríklad biely text na bielom pozadí).

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v dokumente

Neviditeľný obsah

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože boli naformátované ako neviditeľné

Poznámka: Táto kontrola nemôže zistiť objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Ak zdieľate elektronickú kópiu Excel zošita, skontrolujte, či ste v zošite skontrolovali skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré môžu byť uložené v samotnom zošite alebo v jeho vlastnostiach dokumentu (metaúdaje).

Funkcia Kontrola dokumentov v programe Excel vám môže pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov.

Poznámka: Hoci zo zošitov, ktoré zdieľate s inými osobami, môžete odstrániť skryté údaje a osobné informácie, ak bol zošit programu Excel uložený ako zdieľaný zošit, komentáre, anotácie, vlastnosti dokumentu a osobné informácie nemôžete odstrániť. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, najprv ho skopírujte a vypnite funkciu zdieľania zošita.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Funkcia Kontrola dokumentov vám pomôže nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov programu Excel. Funkciu Kontrola dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie zošita (napríklad vo formáte prílohy e-mailovej správy).

Dôležité: Dôrazne odporúčame, aby ste používali Kontrola dokumentov na kópii pôvodného zošita, pretože nie je vždy možné obnoviť údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni.

  1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Kliknite na kartu Súbor > položku Uložiť ako, do poľa Názov súboru zadajte odlišný názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

  3. V kópii pôvodného zošita kliknite na položky Súbor > Informácie.

  4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

  5. V okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých inšpektoroch nájdete v téme čo je kontrola dokumentov v excelových dokumentoch nájdená a odstraňuje.

  6. Kliknite na položku Skontrolovať.

  7. V okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Kliknite na položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité: 

    • Ak odstránite skrytý obsah zo zošita, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

    • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.

    • Kontroly pre Komentáre a poznámky, Vlastnosti dokumentu a osobné údajeHlavičky a päty nemožno použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (Revízia > Zdieľať zošit). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie s cieľom umožniť rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, kliknite na položky Revízia > Zdieľať zošit a zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

      Poznámka: Zrušenie zdieľania nie je dostupné v programe Microsoft Excel Starter 2010. Ak chcete zrušiť zdieľanie, musíte použiť úplnú verziu Excel.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, ktoré ste uložili vo formáte ODS (OpenDocument Spreadsheet), funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií v Exceli

Zošity môžu obsahovať niektoré z týchto položiek, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov a osobných informácií v programe Excel:

  • Komentáre a poznámky písané rukou     Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu umožniť iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Metadáta alebo vlastnosti dokumentu v Excel, rovnako ako v iných Office aplikáciách, zahŕňajú Podrobnosti, ako je napríklad autor, predmet a názov. Office automaticky zachová meno osoby, ktorá naposledy uložila zošit, dátum vytvorenia dokumentu a umiestnenie dokumentu (Excel 2013 alebo novšie verzie). Môžu existovať ďalšie druhy informácií identifikujúcich používateľa (PII), ako sú napríklad hlavičky e-mailu, informácie o odoslaní a kontrole, smerovacie pásky, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni a prístupový kód zabezpečenia) a informácie o ceste k súboru na publikovanie. Webové stránky.

  • Hlavičky a päty     Zošity môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.

  • Skryté riadky, stĺpce a hárky    V zošite môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

  • Vlastnosti servera dokumentov     Ak je zošit uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici vytvorenej pomocou služby Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML     Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

  • Neviditeľný obsah     Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

  • Externé odkazy    Zošity môžu obsahovať prepojenia na údaje v iných zošitoch (externé prepojenia). Názvy hárkov, ktoré obsahujú tieto údaje, sa potom uložia so zošitmi, ale nemusia byť viditeľné.

  • Vložené súbory alebo objekty    Zošity môžu obsahovať vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) a tieto vložené súbory alebo objekty môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú viditeľné.

  • Makrá kódu VBA    Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM alebo ActiveX, používateľské formuláre alebo používateľom definované funkcie (UDF), ktoré môžu obsahovať skryté údaje.

  • Položky, ktoré môžu obsahovať údaje uložené vo vyrovnávacej pamäti    Zošity môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osi a vzorce kocky, ktoré možno nie sú viditeľné.

  • Excelové prieskumy    Zošity môžu obsahovať skryté Excel otázky prieskumu, ktoré boli zadané v Excel pre web a uložené spolu so zošitom, ale nie sú tam viditeľné.

  • Scenáre Správcu scenárov    Zošit môže obsahovať scenáre, ktoré boli definované pomocou Správcu scenárov. Nasledujúce scenáre môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.

  • Filtre    Zošity môžu obsahovať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuľky, ktoré môžu spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

  • Skryté názvy    Zošity môžu obsahovať skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Excel

Funkcia Kontrola dokumentov zobrazí vyhľadané položky, čo vám umožňuje vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre zošity programu Excel. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť zo zošitov, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Poznámky: 

  • V Microsoft Excel Starter 2010 sa nepodporujú všetky funkcie Excel, ktoré sú uvedené v tabuľke.

  • Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších kontrolných modulov, je možné, že sa zobrazia aj ďalšie typy informácií.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni tieto položky:

Komentáre a poznámky

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Poznámka: V programe Excel Starter 2010 odstráni funkcia Kontrola dokumentov iba poznámky.

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • (Excel 2013 alebo novšie verzie) Existujúce umiestnenie dokumentu sa po kliknutí na položku Odstrániť všetky vymaže zo súboru. Umiestnenie dokumentu sa pri jeho ukladaní do súboru znova pridá až po zavretí programu Excel 2013 alebo novšej verzie a opätovnom otvorení súboru.

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Meno používateľa

  • Informácie o ceste k tlačiarni

  • Komentáre scenára

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

  • Komentáre k definovaným názvom a názvy tabuliek

  • Neaktívne prepojenia na externé údaje

Hlavičky a päty

  • Informácie v hlavičkách hárkov

  • Informácie v pätách hárkov

Skryté riadky a stĺpce

  • Skryté riadky

  • Skryté stĺpce obsahujúce údaje

    Poznámky: 

    • Ak sa v zošite nachádzajú skryté stĺpce, ktoré neobsahujú údaje a sú umiestnené medzi stĺpcami, ktoré údaje obsahujú, tieto prázdne skryté stĺpce sa tiež vyhľadajú a odstránia.

    • Ak skryté riadky alebo stĺpce v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch alebo stĺpcoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky alebo stĺpce a skontrolujte ich obsah.

    • Kontrola dokumentov nezistí tvary, grafy, ovládacie prvky, objekty a ovládacie prvky Microsoft ActiveX, obrázky ani grafické objekty SmartArt, ktoré môžu byť umiestnené v skrytých stĺpcoch.

    • Skryté riadky alebo skryté stĺpce sa neodstránia, ak sú súčasťou hlavičky tabuľky, hlavičky zoznamu alebo kontingenčnej tabuľky. Tieto riadky a stĺpce sa odkryjú.

Skryté hárky

Skryté hárky

Poznámka: Ak skryté hárky v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie skryté hárky obsahujú, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté hárky a skontrolujte ich obsah.

Vlastné údaje XML

Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v zošite

Neviditeľný obsah

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

Poznámka: Kontrola dokumentov nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v zošite. Nemôže však tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že zošit nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov nájde:

Externé prepojenia

Prepojenia na údaje v iných zošitoch. Názvy hárkov, ktoré obsahujú údaje, sa uložia spolu so zošitom, ale nie sú v ňom viditeľné. Externé prepojenia zahŕňajú externé odkazy, ktoré sa používajú v týchto objektoch:

  • Bunky hárka

  • Názvy

  • Objekty, ako sú napríklad textové polia alebo tvary

  • Názvy grafov

  • Rad údajov grafu

Vložené súbory alebo objekty

Vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú v zošite viditeľné. Tu sú príklady niektorých typov objektov:

  • Objekty bitovej mapy

  • Microsoft Objekty 3,0 rovnice

  • Microsoft Objekty grafov grafu

  • PowerPoint Objekty prezentácie

  • Visio Nakreslené objekty

  • Word Objekty dokumentov

  • Objekty textu vo formáte OpenDocument

Makrá alebo kódy VBA

Makrá alebo položky VBA, ktoré mohli skryť údaje v zošite. Môže ísť o:

  • Makrá vrátane hárkov makier programu Excel 4.0 (XLM)

  • Moduly VBA

  • Ovládacie prvky COM alebo ActiveX

  • Používateľské formuláre vrátane formulárov Excel 5,0

  • Funkcie definované používateľom (UDF)

Funkcie BI s údajmi vo vyrovnávacej pamäti

Funkcie BI môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti uložené spolu so zošitom, ktorý môže obsahovať neviditeľné údaje. Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré môžu obsahovať kontingenčnú vyrovnávaciu pamäť, vyrovnávaciu pamäť rýchleho filtra alebo vyrovnávaciu pamäť vzorca kocky:

  • Kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy

  • Rýchle filtre a časové osi

  • Vzorce kocky

Excelové prieskumy

Excel Otázky prieskumu, ktoré boli vytvorené v Excel pre web a uložené spolu so zošitom bez toho, aby sa tam zobrazovali.

Scenáre Správcu scenárov

Scenáre, ktoré sú definované pomocou Správcu scenárov a ktoré môže spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

Filtre

Filtre, ktoré môžu byť príčinou výskytu údajov vo vyrovnávacej pamäti alebo skrytých údajov v zošite. Kontrola dokumentov vyhľadáva automatické filtre a filtre tabuľky, ktoré sa používajú s vašimi údajmi.

Skryté názvy

Skryté názvy, ktoré mohli uložiť skryté údaje v zošite.

Pomocou Kontrola dokumentov môžete vyhľadávať a odstraňovať skryté informácie v prezentáciách programu PowerPoint.

Tip: Ak sa len chcete vytlačiť komentáre, prejdite na položku súbor > Tlačiť, kliknite na položku snímky na celú stranu a potom začiarknite políčko Tlačiť komentáre.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Dôležité: Dôrazne odporúčame použiť Kontrola dokumentov na kópii pôvodnej prezentácie, pretože údaje, ktoré Kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. Otvorte PowerPoint nú prezentáciu, v ktorej chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako, potom do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

  3. V kópii pôvodnej prezentácie na karte Súbor vyberte položku Informácie.

  4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

  5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých Inšpektoroch nájdete v téme Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov.

  6. Kliknite na položku Skontrolovať.

  7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    • Ak z prezentácie odstránite skrytý obsah, nie vždy ho je možné obnoviť pomocou kliknutia na položku Späť.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z prezentácie, ktorú ste uložili ako Prezentácia vo formáte OpenDocument, funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení prezentácie v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

PowerPoint prezentácia môže uložiť rôzne typy skrytých údajov a osobných informácií. Hoci tieto informácie nemusia byť okamžite viditeľné, môžete ich stále načítať z prezentácie.

Skryté informácie môžu obsahovať údaje, ktoré PowerPoint pridáva, aby vám umožnili spolupracovať na vytváraní prezentácie s inými používateľmi. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre a poznámky písané rukou    Ak pri vytváraní prezentácie spolupracujete s ďalšími osobami, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu ostatným používateľom umožniť Zobraziť vykonané zmeny a mená používateľov, ktorí pracovali na prezentácii, spolu s komentármi recenzentov.

  • Údaje sledovania revízie   Počas spolupráce na zdieľanom dokumente uloženom v cloude ukladá PowerPoint 2016 pre Office 365 údaje o tom, kto vykonal zmeny v dokumente a kedy boli zmeny vykonané.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Vlastnosti dokumentu, označované aj metaúdaje, zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, napríklad autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií, na základe ktorých by vás bolo možné identifikovať, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom na publikovanie webových stránok.

  • Neviditeľný obsah na snímke     Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

  • Obsah mimo snímky     Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.

  • Prezentačné poznámky     Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.

  • Vlastnosti servera dokumentu     Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti prezentácie alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML    Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Kontrola dokumentov v programe PowerPoint zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre powerpointové prezentácie. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z prezentácií, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v prezentáciách.

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre a poznámky

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

Údaje sledovania revízie

Údaje o tom, kto a kedy upravil súbor.

Táto funkcia je k dispozícii len pre predplatiteľov služieb Office 365, ktorí sa zapojili do programu Office Insider. Ak ste predplatiteľom služieb Office 365, uistite sa, že používate najnovšiu verziu balíka Office.

Neviditeľný obsah na snímke

Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Obsah mimo snímky

  • Obsah alebo objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné v prezentácii, pretože sú umiestnené mimo oblasti snímky. Patria sem tiež:

    • Obrázky Clip Art

    • Textové polia

    • Grafika

    • Tabuľky

      Kontrola dokumentov nezistí ani neodstráni objekty s efektmi animácie mimo snímky.

Prezentačné poznámky

Text pridaný do časti Poznámky v prezentácii

Kontrola dokumentov neodstráni obrázky, ktoré sú pridané do časti Poznámky v prezentácii.

Vlastné údaje XML

Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v prezentácii

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v prezentácii. Kontrola dokumentov však nemôže tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že prezentácia nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Pre tieto položky:

Funkcia Kontrola dokumentov nájde:

Vložené súbory alebo objekty

Vložené súbory (napríklad dokumenty balíka Office alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú v zošite viditeľné. Tu sú príklady niektorých typov objektov:

  • Objekty bitovej mapy

  • Microsoft Objekty 3,0 rovnice

  • Microsoft Objekty grafov grafu

  • PowerPoint Objekty prezentácie

  • Visio Nakreslené objekty

  • Word Objekty dokumentov

  • Objekty textu vo formáte OpenDocument

Makrá alebo kód VBA

Makrá alebo položky VBA, ktoré mohli skryť údaje v prezentácii. Môže ísť o:

  • Makrá

  • Moduly VBA

  • Ovládacie prvky COM alebo ActiveX

Kontrola dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania revízie, ktoré boli uvedené v zostave 8403 programu PowerPoint 2016 pre insiderov pre Office 365, sú príkladom obmedzení funkcie Kontrola dokumentov. Povedzme, že Zuzana a Laura spolupracujú na prezentácii A v Office 365. Údaje sledovania revízie (t. j. meno používateľov a čas, kedy vykonali zmeny) sa pridávajú do prezentácie. Ak Peter následne otvorí prezentáciu A v programe PowerPoint 2013 a spustí na súbore funkciu Kontrola dokumentov, aby odstránil osobné údaje, Kontrola dokumentov v tejto verzii programu PowerPoint nedokáže rozpoznať a odstrániť údaje sledovania revízie pridané do prezentácie novšou verziou programu PowerPoint zo služieb Office 365, ktorú používajú Zuzana a Laura. Peter nemôže odstrániť údaje sledovania revízie bez inovácie na aktuálnu verziu programu PowerPoint a následného spustenia funkcie Kontrola dokumentov.

Skryté informácie v programe Visio môžete odstrániť podobne ako z ostatných programov balíka aplikácie pre Office. Skôr než ostatným poskytnete kópiu dokumentu programu Visio, z dokumentu a vlastností súboru možno budete chcieť odstrániť niektoré informácie.

Osobné informácie možno jednoducho odstrániť z oblasti funkcií v programe Visio:

  • Komentáre vložené na stranách dokumentu

  • Vlastnosti súboru (autor, správcaspoločnosť)

  • Mená recenzentov, iniciály a značky

  • Vzorkovnice trás k súborom

  • Trasa k súboru šablóny a jeho názov

Poznámka: Ak je dokument k dispozícii ostatným na zdieľanom serveri, vždy, keď niekto dokument otvorí, zobrazia sa informácie o mene používateľa, ktorý má súbor otvorený, a názov počítača, v ktorom je súbor uložený. Ak chcete pomôcť chrániť tieto informácie, uistite sa, že prístup k zdieľaným dokumentom majú iba dôveryhodní používatelia.

Skryté informácie v prezentáciách Visio môžete vyhľadať a odstrániť tak, že vykonáte nasledujúce kroky.

  1. Kliknite na položku súbor > informácie > odstrániť osobné informácie.

  2. Kliknite na kartu Osobné informácie.

  3. Začiarknite políčko Odstrániť tieto položky z dokumentu.

    Tip: Ak chcete zobraziť upozornenie vždy, keď sa pokúsite vložiť osobné informácie, začiarknite políčko Varovať pri pokuse o opakované vloženie týchto informácií.

  4. Ak chcete z externých zdrojov údajov odstrániť potenciálne citlivé údaje, začiarknite políčko Odstrániť údaje z externých zdrojov uložené v dokumente.

    Poznámka: Začiarknutie tohto políčka neodstráni údaje prepojené s tvarom. Odstráni z diagramu zdroj údajov, no ak sú v diagrame akékoľvek údaje zo zdroja údajov, musíte ich odstrániť manuálne.

Váš názor nás zaujíma.

Tento článok bol naposledy aktualizovaný v januári 2019, v dôsledku vašich komentárov. Ak ste si našli tento článok užitočný, a to najmä v prípade, ak ste to ešte nerobili, použite nižšie uvedené ovládacie prvky pripomienok, aby sme nám pomohli vytvoriť konštruktívny návrh o tom, ako ho môžeme zlepšiť.

Poznámka:  Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Môžete nám dať vedieť, či boli tieto informácie pre vás užitočné? Tu nájdete anglický článok ako referenciu.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×