Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov

Ak máte v úmysle zdieľať elektronickú kópiu dokumentu programu Microsoft Office Word so zákazníkmi alebo kolegami, je vhodné skontrolovať, či sa v dokumente nenachádzajú skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré môžu byť uložené v samotnom dokumente alebo vo vlastnostiach dokumentu (metaúdaje). Keďže tieto skryté údaje môžu odhaliť informácie o organizácii alebo o samotnom dokumente, ktoré nechcete verejne zdieľať, je vhodné tieto skryté informácie pred zdieľaním dokumentu s inými osobami odstrániť.

V tomto článku sú uvedené informácie o tom, ako môže funkcia Kontrola dokumentov programu Word pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov.

Obsah tohto článku

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Kontrolu dokumentov môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií vo wordových dokumentoch. Kontrolu dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie wordového dokumentu (napríklad ako prílohy e-mailovej správy).

  1. Otvorte wordový dokument, v ktorom chcete zisťovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Kliknite na kartu Súbor, kliknite na položku Uložiť ako, do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

    V programe Word 2007: Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , kliknite na položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

    Dôležité : Kontrolu dokumentov sa odporúča používať na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  3. V kópii pôvodného dokumentu kliknite na kartu Súbor a potom na položku Informácie.

    V programe Word 2007: V kópii pôvodného dokumentu kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , ukážte na položku Pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu. Vynechajte krok 4 a pokračujte krokom 5.

  4. Kliknite na položky Overiť výskyt problémov > Skontrolovať dokument.

  5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknutím políčok vyberte typy skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať.

  6. Kliknite na položku Skontrolovať.

  7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  8. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité : 

    • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

    • Ak chcete z dokumentov odstrániť skryté údaje a osobné informácie, uložte dokumenty vo formáte OpenDocument (.odp) a po každom uložení dokumentu v tomto formáte spustite kontrolu dokumentov.

Na začiatok stránky

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Vo wordových dokumentoch môžu byť uložené viaceré typy skrytých údajov a osobných informácií. Tieto informácie nemusia byť bezprostredne viditeľné pri prezeraní wordového dokumentu, ale iné osoby môžu tieto informácie zobraziť alebo ich načítať.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré Word pridáva do dokumentu, aby vám umožnil spolupracovať na vytváraní a upravovaní dokumentu s inými osobami. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Wordové dokumenty môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou     Ak ste pri vytváraní dokumentu spolupracovali s inými osobami, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad revízne značky sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie umožnia iným osobám vidieť mená osôb, ktorí pracovali na dokumente, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v dokumente.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie     Vlastnosti dokumentu, ktoré sa označujú aj ako metaúdaje, obsahujú podrobnosti o dokumente, ako je napríklad meno autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, ako je napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a názvy šablón.

  • Hlavičky, päty a vodotlač     Wordové dokumenty môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Okrem ste mohli do svojho wordového dokumentu pridať vodotlač.

  • Skrytý text     Wordové dokumenty môžu obsahovať text, ktorý je formátovaný ako skrytý. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete na jeho vyhľadanie použiť kontrolu dokumentov.

  • Vlastnosti servera dokumentu     Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Microsoft Windows SharePoint Service, môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

  • Vlastné údaje XML     Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Na začiatok stránky

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Kontrola dokumentov vo Worde zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre wordové dokumenty. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z wordových dokumentov, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Poznámky : 

  • Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v dokumentoch.

  • Ak používate Microsoft Word Starter 2010, pamätajte, že nie všetky funkcie uvedené pre Word sú podporované v programe Word Starter. Ďalšie informácie o funkciách dostupných v programe Word Starter nájdete v časti Podpora pre funkcie programu Word Starter.

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre, revízie, verzie a poznámky

Poznámka : V programe Word Starter 2010 odstráni funkcia Kontrola dokumentov iba verzie a anotácie.

  • Komentáre

  • Revízne značky sledovaných zmien

  • Informácie o verziách dokumentu

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné údaje

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Informácie o prepojení na viazanie údajov pre polia viažuce údaje (posledná hodnota bude konvertovaná na text)

  • Meno používateľa

  • Názov šablóny

Hlavičky, päty a vodotlač

  • Informácie v hlavičkách dokumentov

  • Informácie v pätách dokumentov

  • Vodotlače

Skrytý text

  • Text, ktorý je formátovaný ako skrytý (efekt písma, ktorý je k dispozícii v dialógovom okne Písmo)

    Poznámka : Kontrola dokumentov neodhalí text skrytý inými metódami (ako je napríklad biely text na bielom pozadí).

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v dokumente

Neviditeľný obsah

  • Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože boli naformátované ako neviditeľné

    Poznámka : Táto kontrola nemôže zistiť objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×