Odstránenie jedného alebo viacerých záznamov z databázy

Odstránenie nesprávnych alebo zastaraných údajov môže databázu programu Access zrýchliť a zjednodušiť jej používanie. Ak napríklad presuniete údaje z predchádzajúceho kalendárneho alebo fiškálneho štvrťroka do množiny archívnych tabuliek v inej databáze, môžete zmenšiť veľkosť pracovnej databázy a zrýchliť ju. Odstránením nesprávnych alebo duplicitných údajov môžete znížiť podnikové náklady.

Tento článok vysvetľuje, ako odstrániť údaje z databázy programu Access. Objasňuje tiež postup na odstránenie údajov z jednotlivých polí, ktorý je relatívne jednoduchý, ako aj postup na odstránenie celých záznamov, ktorý môže byť omnoho zložitejší.

Poznámka: Ak chcete porozumieť informáciám z tohto článku a použiť ich, najskôr je potrebné pochopiť koncepciu primárnych a cudzích kľúčov. Úvodné informácie o primárnych a cudzích kľúčoch nájdete v článku Základy navrhovania databázy.

Obsah tohto článku

Informácie o odstraňovaní údajov

Odstránenie údajov v poli

Odstránenie údajov v zozname

Odstránenie nesúvisiacich záznamov z databázy

Odstránenie súvisiacich záznamov z databázy pomocou odstraňovacieho dotazu

Informácie o odstraňovaní údajov

Access umožňuje viacero typov alebo úrovní odstraňovania údajov. Môžete odstrániť údaje z jednotlivých údajových bodov záznamu, celé záznamy z tabuľky, ako aj celé tabuľky.

Ak chcete, aby boli niektoré alebo všetky údajové body v zázname prázdne, a zároveň chcete nechať samotný záznam (riadok) na svojom mieste v tabuľke, odstráňte jednotlivé hodnoty. Odstránenie hodnoty údaja je relatívne jednoduché – stačí vybrať v poli celý údaj alebo jeho časť a stlačiť kláves DELETE.

Odstránením celého záznamu odstránite všetky údaje vo všetkých poliach, ako aj hodnotu kľúča, ktorá robí záznam jedinečným. Tento proces odstráni z tabuľky celý riadok. Jednotlivé záznamy môžete odstrániť manuálne alebo môžete vytvoriť odstraňovacie dotazy, ktoré naraz odstránia veľký počet záznamov.

Ak záznamy, ktoré chcete odstrániť, nesúvisia so žiadnymi inými údajmi v databáze, odstránenie je pomerne jednoduché. Môžete vybrať celý riadok a stlačiť kláves DELETE alebo vytvoriť a spustiť odstraňovací dotaz. Ak však záznamy na odstránenie súvisia s inými údajmi a nachádzajú sa na strane „one“ vzťahu „one-to-many“, je potrebné vykonať niekoľko ďalších krokov, pretože Access predvolene nepovoľuje odstránenie súvisiacich údajov. Tiež si treba zapamätať, že keď odstránite celý záznam, toto odstránenie nemožno vrátiť späť. Z tohto dôvodu by ste mali databázu pred odstránením údajov zálohovať.

Odstránenie celých tabuliek nie je taký zložitý proces ako odstránenie údajov z polí alebo odstránenie celých záznamov. Nezabúdajte však, že v prípade nesprávneho odstránenia celej tabuľky sa môže narušiť funkčnosť niektorej časti databázy alebo dokonca databázy ako celku. Okrem toho sa natrvalo stratia všetky údaje v odstránenej tabuľke. Z týchto dôvodov by ste mali databázu pred odstránením tabuľky zálohovať.

Údaje môžete odstrániť za kratší čas a s väčšou presnosťou vtedy, keď rozumiete návrhu relačnej databázy. Ak s Accessom alebo všeobecne s relačnými databázami iba začínate, prečítajte si článok Základy navrhovania databázy.

V nasledujúcich častiach sú uvedené postupy na odstránenie údajov z jednotlivých polí, odstránenie celých záznamov a odstránenie celých tabuliek. Každá časť obsahuje základné informácie potrebné na vykonanie danej úlohy.

Odstránenie údajov v poli

Údaje v jednotlivých poliach môžete odstrániť, keď sú tabuľky alebo dotazy otvorené v údajovom zobrazení Bublina 4 a keď sú formuláre na zadanie údajov otvorené vo formulárovom zobrazení Vzhľad tlačidla a zobrazení rozloženia Obrázok tlačidla .

Odstránenie údajov z údajového hárka

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku alebo dotaz, ktorý chcete použiť. Tabuľka alebo dotaz sa otvorí v údajovom zobrazení.

  2. Vyberte údaje, ktoré chcete odstrániť.

    Môžete zvýrazniť všetky údaje alebo ich časť, prípadne len umiestniť kurzor do poľa.

  3. Ak vyberiete všetky údaje v poli, stlačte kláves DELETE.

    - alebo -

    Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Odstrániť.

    - alebo -

    Ak umiestnite kurzor do poľa, stlačte podľa potreby kláves DELETE alebo BACKSPACE.

Odstránenie údajov z formulára

  1. Na navigačnej table dvakrát kliknite na formulár, ktorý chcete použiť. Formulár sa otvorí vo formulárovom zobrazení.

    - alebo -

    Na navigačnej table vyberte formulár, ktorý chcete použiť, na karte Domov v skupine Zobrazenia kliknite na položku Zobraziť a potom kliknite na položku Zobrazenie rozloženia.

  2. Vyberte údaje, ktoré chcete odstrániť.

    Môžete zvýrazniť všetky údaje alebo ich časť, prípadne len umiestniť kurzor do poľa.

  3. Ak vyberiete všetky údaje v poli, stlačte kláves DELETE.

    - alebo -

    Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Odstrániť.

    - alebo -

    Ak umiestnite kurzor do poľa, stlačte podľa potreby kláves DELETE alebo BACKSPACE.

    Poznámky: Access môže zobraziť chybové hlásenie a zabrániť v odstránení údajov. Odstránenie môže zastaviť niekoľko faktorov:

    • Nemožno odstrániť údaje z niektorých typov dotazov vzhľadom na ich charakter    Nemožno napríklad upraviť údaje vrátené krížovým dotazom, ani upraviť alebo odstrániť vypočítavané polia – hodnoty, ktoré vypočítava vzorec pri používaní databázy a ktoré zároveň nie sú umiestnené v tabuľke. Ak je formulár založený na dotaze, ktorý nemôže odstrániť údaje, údaje z tohto formulára nie je možné odstrániť.

    • Nemáte potrebné povolenia na odstránenie údajov    Kontaktujte správcu systému alebo návrhára databázy.

    • Pole neprijíma prázdne hodnoty alebo hodnoty null     Ak máte potrebné povolenia, otvorte tabuľku v návrhovom zobrazení a potom zmeňte vlastnosť tabuľky Povinné z hodnoty Áno na hodnotu Nie.

    • Pokúšate sa odstrániť informácie zo zoznamu     V údajovom hárku formulára si zoznam vždy všimnete podľa toho, že Access umiestni šípku nadol na jeden koniec takýmto spôsobom: Prázdny vyhľadávací zoznam . Informácie o odstraňovaní hodnôt v zozname nájdete v ďalšej časti tohto článku.

Na začiatok stránky

Odstránenie údajov v zozname

Údaje možno odstrániť z dvoch typov zoznamov: zo zoznamov hodnôt a z vyhľadávacích zoznamov. Zoznamy hodnôt zobrazujú množinu preddefinovaných hodnôt, čiže hodnôt, ktoré zadávate manuálne vy alebo návrhár databázy. Vyhľadávacie zoznamy zase použijú dotaz na získanie hodnôt z inej tabuľky alebo iného dotazu a zoznam sa potom vyplní týmito hodnotami.

Položky v zozname hodnôt sa nachádzajú v tej istej tabuľke ako ďalšie hodnoty v zázname. Naopak údaje vo vyhľadávacom zozname sa nachádzajú v jednej alebo viacerých iných tabuľkách. Ak chcete odstrániť údaje zo zoznamu hodnôt, otvorte tabuľku a upravte položky.

Na odstránenie údajov z vyhľadávacieho zoznamu sa vyžadujú ďalšie kroky, ktoré sa líšia v závislosti od toho, či dotaz pre vyhľadávacie zoznamy získava údaje z tabuľky alebo iného dotazu. Ak je dotaz pre vyhľadávací zoznam založený na tabuľke, nájdite danú tabuľku a pole, ktoré obsahuje údaje zobrazené v zozname. Potom otvorte zdrojovú tabuľku a upravte údaje v danom poli.

Ak je dotaz pre vyhľadávací zoznam založený na inom dotaze, je potrebné otvoriť tento druhý dotaz, nájsť zdrojovú tabuľku a pole, z ktorých druhý dotaz získava údaje, a potom zmeniť hodnoty v tejto tabuľke.

Nasledujúce postupy vysvetľujú, ako odstrániť údaje v zozname hodnôt aj vo vyhľadávacom zozname.

Odstránenie údajov zo zoznamu hodnôt

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. V hornej časti mriežky návrhu vyberte pole tabuľky, ktoré obsahuje zoznam hodnôt.

  3. V dolnej časti mriežky kliknite na kartu Vyhľadávanie a nájdite vlastnosť Zdroj riadkov.

    Jednotlivé položky v zozname hodnôt sú predvolene uzavreté v dvojitých úvodzovkách a oddelené bodkočiarkami: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Odstráňte položky v zozname podľa potreby. Nezabudnite odstrániť aj úvodzovky, v ktorých sú uzavreté odstránené položky. Neponechajte ani prvú bodkočiarku a dvojice bodkočiarok (;;). Ak odstránite poslednú položku v zozname, odstráňte poslednú bodkočiarku.

    Poznámka: Ak odstránite položku zo zoznamu hodnôt, pričom záznamy v tabuľke už túto odstránenú položku používajú, odstránená položka zostane súčasťou záznamu dovtedy, kým ju nezmeníte. Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť má sklad v meste A, ktorý však potom predá. Ak zo zoznamu skladov odstránite položku „Mesto A“, v tabuľke sa položka „Mesto A“ bude zobrazovať dovtedy, kým tieto hodnoty nezmeníte.

Odstránenie údajov z vyhľadávacieho zoznamu

  1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  2. V hornej časti mriežky návrhu vyberte vyhľadávacie pole.

  3. V dolnej časti mriežky návrhu kliknite na kartu Vyhľadávanie a nájdite vlastnosti Typ zdroja riadkov a Zdroj riadkov.

    Pri vlastnosti Typ zdroja riadkov by sa mala zobrazovať možnosť Tabuľka/Dotaz a vlastnosť Zdroj riadkov musí obsahovať dotaz, ktorý odkazuje na tabuľku alebo iný dotaz.

    Poznámka: Dotazy pre vyhľadávacie polia sa vždy začínajú slovom SELECT.

    Dotaz Select zvyčajne (no nie vždy) používa túto základnú syntax: SELECT [názov_tabuľky_alebo_dotazu].[názov_poľa] FROM [názov_tabuľky_alebo_dotazu].

    V tomto prípade dotaz obsahuje dve klauzuly (SELECT a FROM). Prvá klauzula odkazuje na tabuľku a na pole v tejto tabuľke, no druhá klauzula odkazuje len na tabuľku. Nezabudnite: Klauzula FROM vždy obsahuje názov zdrojovej tabuľky alebo dotazu. Klauzuly SELECT nemusia vždy obsahovať názov tabuľky alebo dotazu, no vždy obsahujú názov minimálne jedného poľa. Všetky klauzuly FROM však musia odkazovať na tabuľku alebo dotaz.

  4. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na iný dotaz, kliknutím na tlačidlo Zostaviť (na karte Údaje v hárku vlastností kliknite na tlačidlo Tlačidlo zostavovača ) otvorte dotaz v návrhovom zobrazení. Poznačte si názov tabuľky, ktorá sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov, a potom pokračujte krokom 5.

    • Ak dotaz vo vyhľadávacom poli odkazuje na tabuľku, poznačte si názov tabuľky a potom pokračujte krokom 5.

  5. Na navigačnej table dvakrát kliknite na zdrojovú tabuľku, čím sa tabuľka otvorí v údajovom zobrazení.

  6. Nájdite pole obsahujúce údaje použité vo vyhľadávacom zozname a potom upravte tieto údaje podľa potreby.

Na začiatok stránky

Odstránenie nesúvisiacich záznamov z databázy

Pri odstránení celých záznamov z databázy sa odstránia údaje v každom poli, ako aj hodnota kľúča – hodnota, ktorá robí záznam jedinečným. Ak záznam nesúvisí so žiadnymi inými záznamami (čiže ak sa hodnota kľúča nenachádza v iných záznamoch alebo tabuľkách v databáze), záznam môžete odstrániť tak, že ho vyberiete a stlačíte kláves DELETE. Ak chcete odstrániť veľký počet nesúvisiacich záznamov a odstraňovať ich manuálne by bolo zdĺhavé, môžete na ich odstránenie použiť odstraňovací dotaz. Postupy na vykonanie oboch týchto úloh sú vysvetlené v nasledujúcich častiach.

Manuálne odstránenie nesúvisiaceho záznamu

  1. V údajovom zobrazení otvorte tabuľku alebo dotaz obsahujúci údaje, ktoré chcete odstrániť.

  2. Nájdite záznam (riadok), ktorý chcete odstrániť, a potom kliknite na tlačidlo Vybrať všetko – štvorec umiestnený na ľavom alebo pravom konci záznamu. Môžete vybrať jednotlivé riadky alebo kliknutím a potiahnutím myšou vybrať skupinu susediacich riadkov. Ak chcete vybrať viaceré nesusediace riadky, stlačte kláves CTRL a kliknite tlačidlom myši na požadované riadky.

    Access okolo celého záznamu (celého riadka) alebo bloku vybratých záznamov umiestni orámovanie.

  3. Stlačte kláves DELETE.

    - alebo -

    Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Odstrániť.

    - alebo -

    Kliknite pravým tlačidlom myši na tlačidlo Vybrať všetko a potom kliknite na položku Odstrániť záznam.

    Ak nemožno kliknúť na tlačidlo Vybrať všetko, umiestnite kurzor na pole v zázname. Potom na karte Domov v skupine Záznamy kliknite na šípku nadol vedľa položky Odstrániť a potom kliknite na položku Odstrániť záznam.

    Poznámka: V tejto chvíli možno Access zobrazí chybové hlásenie oznamujúce, že daný záznam nemožno odstrániť, pretože súvisí s inými údajmi. Ak sa toto hlásenie zobrazí, kliknite na tlačidlo OK a prejdite na časť Odstránenie súvisiacich záznamov z databázy pomocou odstraňovacieho dotazu uvedenú ďalej v tomto článku.

  4. Keď Access zobrazí výzvu na potvrdenie odstránenia, kliknite na tlačidlo Áno.

Odstránenie nesúvisiacich záznamov pomocou odstraňovacieho dotazu

Pri odstraňovaní údajov pomocou odstraňovacieho dotazu je postup rovnaký v prípade nesúvisiacich aj súvisiacich záznamov – najskôr vytvoríte dotaz Select, potom skontrolujete, či vráti len záznamy, ktoré chcete odstrániť, a nakoniec skonvertujete dotaz Select na odstraňovací dotaz. Základné informácie a kroky v ďalšej časti vysvetľujú, ako odstrániť nesúvisiace záznamy.

Odstránenie súvisiacich záznamov z databázy pomocou odstraňovacieho dotazu

Postup odstraňovania súvisiacich záznamov obsahuje nasledujúce všeobecné kroky.

  • Naplánujte odstránenie. Skontrolujte, či máte potrebné povolenia na odstránenie údajov a či všetci ostatní používatelia zatvorili všetky objekty, ktoré používajú dotknuté tabuľky, a potom zálohujte databázu.

  • Zmeňte vzťah medzi tabuľkami, ktorých sa odstránenie týka. Zapnite možnosti Referenčná integrita a Kaskádové odstránenie súvisiacich záznamov. Odstraňovanie tak bude môcť postupovať kaskádovito cez všetky dotknuté tabuľky a odstrániť všetky súvisiace údaje.

  • Vytvorte dotaz Select a potom podľa potreby pridávajte kritériá, kým dotaz nevráti správnu množinu záznamov.

  • Skonvertujte dotaz Select na odstraňovací dotaz a použite ho na odstránenie údajov.

Podrobné vysvetlenie tohto postupu nájdete v článku Vytvorenie a spustenie odstraňovacieho dotazu.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×