Odoslanie e-mailu v pracovnom postupe

Možno chcete, aby váš pracovný postup z nejakého dôvodu odoslal e-mailovú správu. Napríklad môžete chcieť, aby vám pracovný postup odoslal oznámenie vždy, keď sa spustí.

Nová položka spúšťajúca pracovný postup na odosielanie e-mailovej správy

1. Nová položka sa pridá do zoznamu alebo knižnice a pracovný postup sa spustí.

2. Pracovný postup vám odošle e-mailovú správu, aby vás informoval o svojom spustení.

Tento článok popisuje, ako nastaviť pracovný postup na odoslanie e-mailovej správy. Vysvetľuje tiež, ako používať vyhľadávanie pracovného postupu na adresovanie e-mailu a zahrnutie dynamického obsahu do tela správy vrátane informácií o tom, ako vložiť alebo vytvoriť hypertextové prepojenia. Článok tiež ukazuje, ako formátovať obsah správy, a poskytuje ďalšie informácie o práci s e-mailovými správami generovanými pracovnými postupmi.

Čo vás zaujíma?

Odoslanie základnej e-mailovej správy z pracovného postupu

Dynamický výber používateľov alebo skupín, ktorým sa správa odošle

Zahrnutie informácií o aktuálnej položke

Zahrnutie statického hypertextového prepojenia

Zahrnutie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku

Zahrnutie obrázka

Formátovanie obsahu správy

Odoslanie vlastných oznámení o úlohách

Identifikovanie možností, ktoré nie sú podporované

Odoslanie základnej e-mailovej správy z pracovného postupu

Pomocou akcie Odoslať e-mail v návrhárovi pracovného postupu môžete nastaviť vlastný pracovný postup tak, aby vám, akémukoľvek inému používateľovi alebo skupine odosielal e-mailové správy. Poľami, ktoré sú k dispozícii pre e-mailovú správu, sú Komu, Kópia, Predmet a Telo. Tieto polia môžu obsahovať statický text aj text, ktorý sa dynamicky generuje z vyhľadávaní pracovných postupov.

Akciu Odoslať e-mail môžete použiť na generovanie mnohých druhov správ vrátane oznámení o tom, že pracovný postup dosiahol určité štádium alebo vykonal určité akcie (vrátane celkové začatia alebo ukončenia pracovného postupu), a pripomenutí o úlohách, ktoré neboli vykonané do termínu dokončenia.

Poznámka : Pracovný postup bude môcť odosielať e-mailové správy až po nakonfigurovaní odchádzajúcich e-mailov na serveri. Ak si nie ste istí aktuálnymi e-mailovými nastaveniami servera, overte si ich u správcu servera. Prepojenia na ďalšie informácie o nastavení odchádzajúcich e-mailov nájdete v časti Pozrite tiež.

V tomto príklade nastavíte pracovný postup na odosielanie e-mailových oznámení vždy, keď sa spustí pre novú položku.

  1. V ponuke Súbor ukážte na položku Nové a potom kliknite na položku Pracovný postup.

  2. Na prvej strane návrhára pracovného postupu zadajte názov pracovného postupu, uveďte zoznam alebo knižnicu, ku ktorým bude pracovný postup pripojený, a potom začiarknite políčka pre požadované možnosti spustenia.

    Príkaz Vylepšenie balíka Office

  3. Kliknite na položku Ďalej.

  4. Na nasledujúcej strane zadajte v návrhárovi pracovného postupu názov tohto kroku pracovného postupu.

  5. Kliknite na položku Akcie a potom na položku Odoslať e-mail.

    Ak sa táto akcia v zozname nezobrazí, kliknutím na položku Ďalšie akcie zobrazte celý zoznam.

  6. V akcii kliknite na položku táto správa.

    Druhá strana Návrhára pracovného postupu

  7. V dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy zadajte svoju e-mailovú adresu do poľa Komu.

    Poznámky : 

    • Ak chcete vybrať používateľov v zozname alebo adresári, kliknite na tlačidlo Adresár Vzhľad tlačidla na konci poľa Komu.

    • Adresa správy Komu môže byť špecifickou statickou adresou (napríklad NORTHWINDTRADERS\junmin alebo junmin@northwindtraders.com) alebo vyhľadávaním pracovného postupu na základe informácií premenných. Ak chcete získať ďalšie informácie o tom, ako používať vyhľadávania pracovných postupov na dynamické adresovanie e-mailových správ odosielaných z pracovných postupov namiesto používania statických adries, pozrite si nasledujúcu časť Dynamický výber používateľov alebo skupín, ktorým sa správa odošle.

    • Adresou odosielateľa vygenerovanej správy bude vždy e-mailová adresa správcu servera, pokiaľ ju správca servera nevymení pre aktuálnu webovú aplikáciu alebo všetky webové aplikácie. Prepojenia na ďalšie informácie o tejto zmene nájdete v časti Pozrite tiež.

  8. Do poľa Predmet zadajte predmet správy alebo kliknite na položku Zobraziť údajovú väzbu Vzhľad tlačidla a definujte vyhľadávanie pracovného postupu pre text, ktorý tu chcete mať.

    Poznámka : Do poľa Predmet je potrebné zadať určitý text, aby sa pracovný postup správne kompiloval.

  9. Do veľkého poľa pod poľom Predmet zadajte alebo prilepte základný text správy.

    Tip : V tomto poli nie je k dispozícii žiadna kontextová ponuka. Ak chcete text skopírovať, stlačte kombináciu klávesov CTRL + C. Skopírovaný text prilepíte stlačením kombinácie klávesov CTRL + V. Text, ktorý skopírujete a prilepíte, nesmie zahŕňať vyhľadávania pracovného postupu.

    Nakreslenie trasy pohybu

Teraz môžete kliknutím na položku OK dokončiť správu. Na druhej strane však môže byť užitočné zahrnúť názov novej položky, ktorá spustila nový pracovný postup, alebo zahrnúť prepojenie na túto novú položku. Nasledujúce sekcie vám ukážu, ako to urobiť a tiež ako formátovať vzhľad textu správy. Najskôr sa však naučíte, ako používať vyhľadávania pracovného postupu na dynamické adresovanie správy.

Na začiatok stránky

Dynamický výber používateľov alebo skupín, ktorým sa správa odošle

Ak do polí správy Komu a Kópia zadáte statické adresy, potom vždy, keď budete potrebovať zmeniť príjemcov, bude potrebné otvoriť pracovný postup v návrhárovi pracovného postupu a vykonať zmeny manuálne. Ak sa adresy budú často meniť, je lepšie použiť v poliach Komu a Kópia vyhľadávania pracovného postupu. Vyhľadávania dokážu odkazovať na adresy z poľa v aktuálnej položke, z poľa v položke iného zoznamu alebo knižnice či z premenných pracovného postupu.

Použitie vlastného zoznamu na uloženie adries príjemcov

Ak sa príjemcovia pravidelne menia, no nie tak často, že ich je potrebné špecifikovať vo formulári spúšťania vždy, keď sa pracovný postup spustí, môžete vytvoriť vlastný zoznam Príjemcovia obsahujúci jednu položku zoznamu pre každý pracovný postup, ktorý na ňu odkazuje, a potom vytvoriť stĺpce, kde možno uložiť adresy, na ktoré sa majú odosielať jednotlivé e-mailové správy z jednotlivých pracovných postupov. Keď sa príjemcovia ktorejkoľvek správy pracovného postupu zmenia, je potrebné len zmeniť adresy v príslušnom poli v položke zoznamu Príjemcovia pre daný pracovný postup.

Dôležité : Stĺpce, v ktorých sú uložené adresy pre e-mailové správy pracovného postupu, môžu predstavovať jeden riadok textu alebo viacero riadkov textu či stĺpce typu Osoba alebo Skupina. Ak použijete stĺpec osoby alebo skupiny, je v každom poli možné vytvoriť len jednu položku, ktorú pracovný postup využije na získanie e-mailovej adresy. Pri tvorbe stĺpca vyberte položku Nie v časti Povolenie viacerých výberov. Ak chcete tento typ stĺpca použiť na špecifikovanie viacerých príjemcov, môžete vytvoriť sharepointovú skupinu zahŕňajúcu ľudí, ktorým má pracovný postup adresovať e-mail, a zadať skupinu do tohto poľa. Pri tvorbe stĺpca vyberte položku Ľudia a skupiny uvedenú v časti Povoliť výber. Prepojenie na ďalšie informácie o vytváraní zoznamov a pridávaní stĺpcov nájdete v časti Pozrite tiež.

Poznámka : Pri tvorbe sharepointových skupín zaistite, aby každá skupina mala minimálne povolenia na čítanie pre danú lokalitu a aby bola v oblasti Nastavenia skupiny stránky Nová skupiny v časti Kto môže zobraziť členov skupiny? vybratá položka Všetci.

Použitie vyhľadávania pracovného postupu pre vlastný zoznam Príjemcovia:

  1. V prehliadači vytvorte vlastný zoznam nazvaný Príjemcovia s nasledovnými troma stĺpcami:

    • Zmeňte názov predvoleného stĺpca Názov na Názov pracovného postupu.

    • Pridajte stĺpec osoby alebo skupiny nazvaný Komu. V tomto stĺpci povoľte výber osôb aj skupín, no nepovoľte viacero výberov.

    • Pridajte stĺpec typu Jeden riadok textu s názvom Kópia.

  2. V zozname Príjemcovia vytvorte novú položku a potom vykonajte nasledovné:

    • Do poľa Pracovný postup zadajte text Revízie dokumentov, čo je názov vzorového pracovného postupu, ktorý je tu použitý.

    • V poli Komu kliknite na tlačidlo Adresár Vzhľad tlačidla a potom v dialógovom okne Vybrať osoby a skupiny vyberte osobu alebo skupinu, ktorej má byť správa adresovaná.

    • Do poľa Kópia zadajte e-mailové adresy príjemcov, ktorým sa majú odoslať kópie, a viacero adries príjemcov oddeľte bodkočiarkami.

  3. V programe Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kliknite v návrhárovi pracovného postupu na položku Akcie a potom na položku Odoslať e-mail.

    Ak sa táto akcia v zozname nezobrazí, kliknutím na položku Ďalšie akcie zobrazte celý zoznam.

  4. V akcii kliknite na položku táto správa.

  5. V dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy kliknite na konci poľa Komu na tlačidlo Adresár Vzhľad tlačidla .

  6. V dialógovom okne Výber používateľov kliknite v zozname Alebo vyberte z existujúcich používateľov a skupín na položku Vyhľadávanie pracovného postupu a potom na položku Pridať.

  7. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte tieto možnosti:

    • Zdroj: Príjemcovia alebo názov vlastného zoznamu.

    • Pole: Komu alebo pole uvádzajúce požadovanú adresu.

    • Pole: Príjemcovia:Názov pracovného postupu

    • Hodnota: Zadajte text Revízie dokumentov alebo názov aktuálneho pracovného postupu.

      Skryté karty tabuliek sú v doplnku PowerPivot sivé

      Toto vyhľadávanie oznamuje „V zozname Príjemcovia vyberte hodnotu v poli Komu, pričom názvom pracovného postupu musí byť názov Revízie dokumentov.“

      Horná polovica dialógového okna špecifikuje zoznam a stĺpec, spodná polovica dialógového okna špecifikuje riadok.

  8. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu kliknite na položku OK.

  9. V správe o zaistení jedinečných vyhľadávaní kliknite na položku OK.

  10. Opätovným kliknutím na tlačidlo OK zavrite dialógové okno Výber používateľov.

  11. V dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy kliknite na konci poľa Kópia na tlačidlo Adresár Vzhľad tlačidla .

  12. V dialógovom okne Výber používateľov kliknite v zozname Alebo vyberte z existujúcich používateľov a skupín na položku Vyhľadávanie pracovného postupu a potom na položku Pridať.

  13. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte tieto možnosti:

    • Zdroj: Príjemcovia alebo názov vlastného zoznamu.

    • Pole: Kópia alebo pole uvádzajúce požadovanú adresu.

    • Pole: Príjemcovia:Názov pracovného postupu

    • Hodnota: Zadajte text Revízie dokumentov alebo názov aktuálneho pracovného postupu.

      Tlačidlo Tučné písmo

      Toto vyhľadávanie oznamuje „V zozname Príjemcovia vyberte hodnotu v poli Kópia, pričom názvom pracovného postupu musí byť názov Revízie dokumentov.“

  14. Kliknite na položku OK, v upozorňujúcej správe znova kliknite na položku OK a potom opätovným kliknutím na tlačidlo OK zavrite dialógové okno Výber používateľov.

Keď teraz pracovný postup odošle túto e-mailovú správu, odošle ju na adresy uvedené z poliach Komu a Kópia položky Revízie dokumentov vo vlastnom zozname Príjemcovia. Ak chcete príjemcov zmeniť, jednoducho vykonajte požadované zmeny v položke zoznamu.

Jeden pracovný postup môže odoslať viacero e-mailových správ a nie všetky správy sa musia odoslať rovnakým príjemcom. Ak chcete uložiť iné e-mailové adresy pre ďalšie správy odosielané týmto pracovným postupom, môžete do zoznamu pridať stĺpce na uloženie adries. V tomto prípade možno budete chcieť stĺpce nazvať „Prvá správa pre“, „Druhá správa pre“ atď.

Prípadne môžete navrhnúť zoznam, aby sa vytvorila jedna položka pre každú správu odoslanú pracovným postupom namiesto jednej položky pre každý pracovný postup. V takomto prípade zaistite, aby boli názvy používané na identifikáciu jednotlivých správ jedinečné a vyhľadávanie načítavajúce adresy tak vrátilo požadovanú jedinečnú hodnotu.

Použitie inicializačného formulára pracovného postupu na špecifikáciu príjemcov

Ak chcete, aby sa príjemcovia špecifikovali vždy, keď sa pracovný postup spustí manuálne, môžete upraviť inicializačný formulár pracovného postupu, aby zhromažďoval adresy od osoby, ktorá pracovný postup spustí. Pracovný postup potom môže buď jednoducho a priamo použiť zadané adresy alebo ich skopírovať do polí v aktuálnej položke, kde budú stále k dispozícii na referenciu potom, čo pracovný postup dokončí aktuálnu inštanciu. Ak je pracovný postup nastavený na automatické spustenie, môžete špecifikovať predvolené adresy vo formulári spúšťania, ktoré sa použijú vždy, keď dôjde k automatickému spusteniu.

Na začiatok stránky

Zahrnutie informácií o aktuálnej položke

Doposiaľ bol text vo vzorovej správe statický: Vždy, keď pracovný postup vytvorí inštanciu správy, text bude úplne rovnaký.

Môže však byť užitočné zahrnúť text, ktorý sa zmení vzhľadom na položku, pre ktorú je pracovný postup aktuálne spustený. Môže byť napríklad užitočné zahrnúť do tela správy názov dokumentu, ktorý vyžaduje revíziu. Ak chcete zahrnúť takýto typ dynamickej informácie, použijete na to vyhľadávanie pracovného postupu. Vyhľadávanie načíta údaje z rozličných zdrojov údajov, akými sú zoznamy, knižnice a údaje pracovného postupu.

Pridanie názvu dokumentu do textu správy:

  1. Zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa majú zobraziť informácie vyhľadávania.

    Telo správy so statickým textom na mieste

  2. Umiestnite kurzor na miesto, kde samá nachádzať vyhľadávanie.

    Tip : Po vložení vyhľadávanie nemožno presunúť na nové miesto. (Je však možné „premiestniť“ vyhľadávanie presunom okolitého textu.) Podobne nie je možné vystrihnúť, kopírovať alebo prilepiť vyhľadávanie alebo akýkoľvek text, ktorý zahŕňa vyhľadávanie.

  3. Kliknite na položku Pridať vyhľadávanie do tela správy.

  4. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte možnosť Aktuálna položka v poli Zdroj a možnosť Názov v poli Pole.

    Vyhľadávanie názvu aktuálnej položky

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Vložené vyhľadávanie sa zobrazí v tele správy.

Telo správy s vloženým vyhľadávaním

Keď sa pracovný postup spustí a vygeneruje sa správa, vyhľadávanie sa nahradí názvom dokumentu.

Poslednú správu s vyhľadávaním nahradeným názvom

Zahrnutie názvu dokumentu je užitočné, no mohlo by byť užitočnejšie zahrnúť hypertextové prepojenie, ktorým by ste prešli do samotného dokumentu. Ak to chcete urobiť, zahrňte vyhľadávanie do hypertextového prepojenia. Nasledujúca sekcia Zahrnutie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku vám ukáže, ako.

Na začiatok stránky

Zahrnutie statického hypertextového prepojenia

Ak chcete do tela e-mailovej správy pracovného postupu zahrnúť statické hypertextové prepojenie, čiže prepojenie, ktorým vždy prejdete na tú istú adresu alebo umiestnenie, použite značku ukotvenia jazyka HTML (<a> a </a>) s atribútom href a špecifikujte cieľovú adresu ako hodnotu atribútu href.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Vo výslednej správe sa text medzi značkami ukotvenia vykreslí ako hypertextové prepojenie na zadanú adresu.

Vykreslený text správy so statickým hypertextovým prepojením

Poznámka : Niektoré textové e-mailové programy nedokážu vykresliť kódovanie HTML, a preto nevykreslia hypertextové prepojenie.

Ak chcete zistiť, ako použiť vyhľadávanie pracovného postupu na vytvorenie dynamického hypertextového prepojenia, ktoré v závislosti od položky, pre ktorú momentálne prebieha pracovný postup, odkazuje na rozličné adresy, pozrite si nasledovnú sekciu Zahrnutie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku.

Na začiatok stránky

Zahrnutie hypertextového prepojenia na aktuálnu položku

V predchádzajúcej sekcii Zahrnutie statického hypertextového prepojenia neobsahovala adresa vo vzorovom hypertextovom prepojení žiadne premenlivé informácie. Vždy, keď pracovný postup odošle e-mailovú správu, hypertextové prepojenie odkazuje na tú istú stránku.

Použitím vyhľadávania pracovného postupu však môžete vytvoriť dynamické prepojenie, ktoré použije informácie o aktuálnej položke, na základe ktorých sa rozhodne, na ktorú URL adresu odkazovať.

Ak je aktuálnou položkou dokument v knižnici dokumentov

V príklade oznámenia o spustení pracovného postupu možno chcete poskytnúť prepojenie na nový dokument:

  1. Zadajte alebo prilepte statický text, v ktorom sa má zobraziť prepojenie.

  2. Tam, kde chcete umiestniť vyhľadávanie, zadajte nasledujúci text.

<a href="">here</a>

Tip : Po vložení vyhľadávanie nemožno presunúť na nové miesto. (Je však možné „premiestniť“ vyhľadávanie presunom okolitého textu.) Podobne nie je možné vystrihnúť, kopírovať alebo prilepiť vyhľadávanie alebo akýkoľvek text, ktorý zahŕňa vyhľadávanie.

  1. Umiestnite kurzor medzi dvojité úvodzovky ("").

  2. Kliknite na položku Pridať vyhľadávanie do tela správy.

  3. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte možnosť Aktuálna položka v poli Zdroj.

  4. V poli Pole vyberte položku Kódovaná absolútna URL adresa a potom kliknite na položku OK.

    Text správy s dynamickým prepojením na zobrazenie alebo úpravu dokumentov

Keď príjemca správy klikne na prepojenie, otvorí sa dokument, ktorý možno zobraziť a upraviť.

Ak je aktuálnou položkou položka zoznamu

Keď vytvárate prepojenie na položku zoznamu, napríklad oznámenie alebo udalosť kalendára, môžete vybrať, či má prepojenie otvoriť formulár zobrazenia (DispForm.aspx) alebo formulár úprav (EditForm.aspx) príslušnej položky zoznamu.

Ak chcete vytvoriť prepojenie, ktoré otvorí položku zoznamu pre dokument (namiesto samotného dokumentu):

  1. V prehliadači prejdite na knižnicu Zdieľaný dokument.

  2. Otvorte položku zoznamu pre ľubovoľný existujúci dokument v knižnici. Ak chcete, aby vaše prepojenie otvorilo formulár zobrazenia, urobte to pomocou položky Zobraziť položku. Ak chcete, aby vaše prepojenie otvorilo formulár úprav položky, urobte to pomocou položky Upraviť položku.

  3. Skopírujte adresu v paneli s adresou od začiatku reťazca http: alebo https: až za prvý znak rovnosti (=), ako je zobrazené na nasledovných obrázkoch.

    Pracovné priestory kategorizované podľa typu

    Uložiť stav

    Text ?ID= je parametrom reťazca dotazu, ktorý inštruuje stránku, aby zobrazila formulár pre akúkoľvek položku aktuálneho zoznamu alebo knižnice, ktorej identifikácia zoznamu nasleduje po znaku rovnosti (=). V tomto príklade ide o identifikáciu zoznamu aktuálnej položky, ako je identifikovaná vo vyhľadávaní pracovného postupu.

    Poznámka : Ak je aktuálnou položkou úloha vytvorená jednou z troch akcií úloh pracovného postupu a ak chcete, aby prepojenie otvorilo vlastný formulár úlohy (namiesto predvoleného formulára zobrazenia alebo formulára úprav pre zoznam úloh), pozrite časť Ak je aktuálnou položkou vlastný formulár úlohy ďalej v tomto článku. V prípade úloh nevytvorených akciou úlohy pracovného postupu a v prípade formulárov zobrazenia úloh vytvorených jednou z akcií úloh pracovného postupu je táto procedúra presne tým, čo potrebujete.

  4. V dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy prilepte do umiestnenia, kde sa má hypertextové prepojenie zobrazovať, adresu.

  5. Umiestnite kurzor presne za znak rovnosti (=) a potom kliknite na položku Pridať vyhľadávanie do tela správy.

  6. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte možnosť Aktuálna položka v poli Zdroj a možnosť ID v poli Pole.

    Rozloženie grafického prvku SmartArt

  7. Kliknite na tlačidlo OK.

    Vložené vyhľadávanie sa zobrazí v tele správy.

    Dôležité : Zatiaľ čo vyhľadávanie identifikácie aktuálnej položky je užitočné na tvorbu prepojení na položku aktuálneho zoznamu, nasledujúce vyhľadávania môžu zobraziť chybu vo vykresľovanej ceste, a preto sa neodporúčajú zahrnúť do prepojení e-mailových správ: cesta, relatívna URL adresa servera, zdrojová URL adresa a URL cesta.

  8. Pridajte zvyšok textu pre hypertextové prepojenie a pre značku ukotvenia, v ktorej je umiestnené, ako aj iný súvisiaci text správy, ktorý chcete zahrnúť.

    Nasledovný príklad zobrazuje texty prepojení pre formulár zobrazenia aj pre formulár úprav, ako sa zobrazujú v e-mailovej správe.

    Okno Kategórie šablón pre používateľom vytvorené šablóny v programe Publisher 2010

Ak prepojenie plánujete použiť viac než raz, pozrite si nasledujúcu sekciu Uloženie adresy položky zoznamu ako premennej pracovného postupu

Ak je aktuálnou položkou vlastný formulár úlohy

Ak váš pracovný postup používa na vytvorenie úlohy jednu z troch akcií úlohy, vlastný formulár úlohy sa vygeneruje automaticky po kompilácii pracovného postupu. Ak chcete, aby sekundárny pracovný postup odoslal pripomenutia úlohy pre úlohu vytvorenú akciou úlohy pracovného postupu, pravdepodobne pre vás bude užitočné zahrnúť prepojenie na tento vlastný formulár úlohy do pripomenutí.

Predvolené formuláre pre zoznam úloh, napríklad DispForm.aspx a EditForm.aspx, sa nachádzajú v priečinku pre tento zoznam úloh. Vlastný formulár úlohy sa však nachádza v priečinku pracovného postupu, ku ktorému je priradený. Každá úloha pracovného postupu má vlastný typ obsahu, pričom typ obsahu úlohy pracovného postupu identifikuje vlastný formulár úlohy, ktorý tento typ obsahu používa. Keďže vlastný formulár úlohy sa nachádza v inom umiestnení, vytvorenie URL adresy pre tento formulár sa líši od vytvárania URL adresy pre štandardný formulár zobrazenia alebo formulár úprav položky.

URL adresa vlastného formulára úlohy vyzerá asi takto.

Bežný rôznostranný trojuholník

Zástupné objekty pre informácie premenných sú uvedené v tučnom písme a zátvorkách.

Atribút Zdroj špecifikuje zoznam úloh, ku ktorému je priradený aktuálny pracovný postup. Keď kliknete na položku Dokončiť úlohu alebo Zrušiť vo vlastnom formulári úlohy, formulár použije adresu z atribútu zdroj, aby zistil, ktorý zoznam vrátiť. Ak chcete vytvoriť prepojenie na vlastný formulár úlohy, môžete skopírovať a prilepiť začiatok URL adresy až za znaky ID=[ID_položky] a ignorovať zvyšok (časť, ktorá je v príklade zvýraznená).

Najjednoduchším spôsobom, ako získať URL adresu vlastného formulára úlohy, je spustiť raz pracovný postup, aby vytvoril úlohu. Keď vytvoríte vlastný formulár úlohy pre príslušnú úlohu v prehliadači, môžete skopírovať časť URL adresy, ktorú potrebujete, prilepiť ju do tela e-mailovej správy v návrhárovi pracovného postupu a potom pridať vyhľadávanie pracovného postupu, ktoré poskytuje identifikáciu položky úlohy.

Zahrnutie vyhľadávania do textu správy:

  1. V návrhárovi pracovného postupu zadajte alebo prilepte v dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy všetko text pre prepojenie – okrem vyhľadávania identifikácie položky – do tela e-mailovej správy.

  2. Umiestnite kurzor za znak rovnosti (=), odstráňte číslo identifikácie aktuálnej položky a potom kliknite na položku Pridať vyhľadávanie do tela správy.

  3. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte možnosť Aktuálna položka v poli Zdroj, kliknite na možnosť ID v zozname Pole a potom kliknite na položku OK.

    Prepojenie na formulár vlastnej úlohy s vloženým vyhľadávaním ID

    Nezabúdajte, že tento príklad používa sekundárny pracovný postup spustený pre zoznam úloh, takže aktuálnou položkou je úloha. Vytvorenie prepojenia na vlastný formulár úlohy z primárneho pracovného postupu, ktorý v skutočnosti vytvorí položku úlohy, je odlišné. Ak chcete zistiť, ako nastaviť pracovný postup, ktorý používa akciu Zhromaždiť údaje od používateľa na odoslanie vlastných oznámení ľuďom, ktorým je úloha priradená, pozrite si časť Odoslanie vlastných oznámení o úlohách ďalej v tomto článku.

    Ak chcete zistiť, ako nastaviť túto adresu, aby ste ju mohli použiť inde v tom istom pracovnom postupe, pozrite si nasledujúcu časť Uloženie adresy položky zoznamu ako premennej pracovného postupu.

Uloženie adresy položky zoznamu ako premennej pracovného postupu

URL adresu formulára zobrazenia alebo formulára úprav položky zoznamu možno uložiť v premennej pracovného postupu, aby ste ju mohli použiť vo viacerých umiestneniach v tom istom pracovnom postupe.

  1. V návrhárovi pracovného postupu kliknite na položku Akcie a potom na položku Zostaviť dynamický reťazec.

    Ak sa táto akcia v zozname nezobrazí, kliknutím na položku Ďalšie akcie zobrazte celý zoznam.

  2. V akcii kliknite na položku dynamický reťazec.

  3. V dialógovom okne Zostavovač reťazcov prilepte časť statického textu URL adresy (nie však vyhľadávanie pre identifikáciu aktuálnej položky).

    V dialógovom okne použite kombináciu klávesov CTRL + C na kopírovanie, CTRL + X na vystrihnutie a CTRL + V na prilepenie.

  4. Umiestnite kurzor za znak rovnosti (=) a potom kliknite na položku Pridať vyhľadávanie.

  5. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu vyberte možnosť Aktuálna položka v poli Zdroj a možnosť ID v poli Pole.

    Rozloženie grafického prvku SmartArt

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

    Vyhľadávanie sa pridá do textu v dialógovom okne.

    Text URL s vloženým vyhľadávaním ID

  7. Kliknutím na položku OK zavrite dialógové okno Zostavovač reťazcov.

  8. V akcii kliknite na premennú.

  9. V zozname kliknite na položku Vytvoriť novú premennú a potom v dialógovom okne Úprava premennej zadajte názov novej premennej.

  10. Uistite sa, že položka Typ je nastavená na možnosť Reťazec a potom kliknite na položku OK.

  11. Pridajte do pracovného postupu akciu Odoslať e-mail a potom v akcii kliknite na položku táto správa.

  12. Ak chcete v dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy použiť novú premennú, zadajte alebo prilepte okolitý text a značky jazyka HTML (vrátane dvojitých úvodzoviek) do tela správy, umiestnite kurzor medzi úvodzovky a potom kliknite na položku Pridať vyhľadávanie do tela správy.

  13. V dialógovom okne Definovanie vyhľadávania pracovného postupu kliknite v zozname Zdroj na položku Údaje pracovného postupu.

  14. V zozname Pole kliknite na položku Premenná: názov premennej a potom kliknite na položku OK.

    Zobrazenie alebo skrytie panela Rýchle spustenie

Teraz môžete vo vlastnom pracovnom postupe vložiť premennú, kamkoľvek chcete.

Na začiatok stránky

Zahrnutie obrázka

Vloženie obrázka alebo grafického súboru do tela e-mailovej správy odosielanej pracovným postupom nie je možné. Do správy však môžete zahrnúť grafiku tak, že použitím značky obrázka jazyka HTML (<img/>) vytvoríte prepojenie na o obrázok uložený ako súbor formátu JPEG (.jpg) a nahratý v knižnici obrázkov vašej lokality.

  1. V tele správy v umiestnení, kde chcete mať zobrazený prepojený obrázok, zadajte značku jazyka HTML <img src=""/>.

  2. Umiestnite kurzor medzi dvojité úvodzovky ("").

  3. Zadajte alebo prilepte URL adresu súboru s obrázkom vo formáte JPEG. Dokončená značka vyzerá približne nasledovne.

    Dokončená značka HTML pre obrázok

Po odoslaní správy sa namiesto značky prepojenia zobrazí obrázok zo súboru vo formáte JPEG.

Na začiatok stránky

Formátovanie obsahu správy

V predchádzajúcich sekciách sa značky ukotvenia jazyka HTML (<a> a </a>) používali na vytvorenie hypertextového prepojenia. Ďalšie značky jazyka HTML možno použiť na špecifikovanie rezu písma, farby, štýlu a iných atribútov textu vo vašej správe.

Keďže návrhár pracovného postupu podporuje len vnorené štýly na formátovanie správ a nie externé alebo vložené formátovanie CSS (šablóna štýlov CSS), je potrebné vykonať akékoľvek požadované formátovanie prostredníctvom atribútu štýl so značkami jazyka HTML. Môžete to urobiť buď tým, že zadáte značky jazyka HTML priamo do dialógového okna Definovanie e-mailovej správy návrhára pracovného postupu, alebo tým, že vytvoríte telo svojej správy v zobrazení kódu a návrhovom zobrazení a následne ho prilepíte v dialógovom okne Definovanie e-mailovej správy.

  1. Uložte svoj pracovný postup kliknutím Dokončiť.

  2. Vytvorte novú stránku HTML.

  3. Prepnite na rozdelené zobrazenie a potom kliknite na ľubovoľné miesto v oblasti návrhového zobrazenia.

  4. S kurzorom umiestneným v oblasti návrhového zobrazenia dvakrát kliknite na položku Použitie štýlu v stavovom riadku.

    Zobrazí sa panel s nástrojmi Použitie štýlu.

  5. Uistite sa, že na paneli s nástrojmi Použitie štýlu je položka Použitie štýlu nastavená na možnosť Manuálne a položka Cieľové pravidlo je nastavená na možnosť (Nový vnorený štýl), ako je tu zobrazené.

    Panel s nástrojmi Použitie štýlu zobrazujúci správne nastavenia

    Ak text správy formátujete v zobrazení kódu a zobrazení návrhu, je potrebné nastaviť položku Použitie štýlu na možnosť Manuálne, aby Office SharePoint Designer 2007 nepridal triedy CSS, ktoré server nedokáže vykresliť v pošte pracovného postupu. Ak chcete do značiek rozsahu vložiť akýkoľvek text, ktorý sa nachádza v už formátovanom texte, no pre ktorý chcete špecifikovať iné formátovanie, je potrebné pracovať v zobrazení kódu. Po umiestnení značiek rozsahu na ich miesto môžete pracovať v návrhovom zobrazení a použiť požadované formátovanie.

  6. V návrhovom zobrazení formátujte text zvyčajným spôsobom pomocou nástrojov WYSIWYG:

    • Ak chcete formátovať text vnútri značky – napríklad <para> alebo <li> – umiestnite kurzor do zobrazenia kódu a potom dvakrát kliknite na značku, ktorú chcete mať v paneli nástrojov.

    • Prípadne môžete zadať značku a potom pomocou funkcie IntelliSense vložiť atribút štýlu a ľubovoľný pár vlastnosť/hodnota, ktorý chcete. Uistite sa, že páry vlastnosť/hodnota sú oddelené bodkočiarkou.

Niekoľko najvhodnejších postupov:

  • Pomocou značiek odsekov (<p> a </p>) definujte jednotlivé odseky a špecifikujte akékoľvek predvolené formátovanie pre odsek, ktoré sa líši od predvoleného formátovania celej správy.

  • V odseku použite ďalšie značky rozsahu na špecifikovanie akéhokoľvek lokálneho formátovania, ktoré sa líši od predvoleného formátovania odseku a správy celkovo.

  • Návrhár pracovného postupu vykresľuje všetky manuálne zlomy riadka ako ďalšie zlomy riadka v správe. Keďže značky odseku už pridávajú príslušný priestor medzi odseky, je potrebné odstrániť všetky manuálne zlomy riadkov z finálnej verzie správy v návrhárovi, aby ste sa vyhli príliš veľkému počtu medzier medzi odsekmi.

    Z dôvodu prehľadnosti môže byť jednoduchšie vytvoriť formátovaný text so zlomami riadkov a potom pred dokončením správy v návrhárovi pracovného postupu odstrániť všetky prebytočné medzery a zlomy riadkov.

    Tento najvhodnejší postup možno aplikovať, len ak zahŕňate značky odsekov alebo iné značky, ktoré automaticky pridajú vodorovný rozostup medzi jednotky textu.

Nasledujúci obrázok zobrazuje príklad textu formátovaného pomocou značiek jazyka HTML. Všimnite si, že sa tu nenachádzajú žiadne manuálne zlomy riadkov.

Text formátovaný značkami HTML

V správe odoslanej pracovným postupom sa formátovaný obsah vykreslí príslušným spôsobom.

Príklad vstavanej výplne prechodom

Keď si osvojíte formátovanie textu správ, budete môcť vytvárať rozličné štýly správ. Ďalšie informácie o jednom zo spôsobov používania formátovania textu správy nájdete v ďalšej časti tohto článku Odoslanie vlastných oznámení o úlohách.

Na začiatok stránky

Odoslanie vlastných oznámení o úlohách

Keď pracovný postup používa jednu z troch vlastných akcií úlohy na vytvorenie a priradenie úlohy, zoznam úloh predvolene odošle e-mailové oznámenia ľuďom, ktorým je nová úloha priradená. Ak chcete navrhnúť vlastné správy s oznámeniami o úlohách, môžete nastaviť sekundárny pracovný postup, ktorý sa na účely ich odoslania spustí pre zoznam úloh.

Ak sa chcete vyhnúť odosielaniu duplicitných oznámení, môžete vypnúť automatické oznámenia pre zoznam úloh:

  • Na stránke Rozšírené nastavenia pre zoznam úloh kliknite v oblasti E-mailové oznámenie na položku Nie v časti Odoslať e-mail v prípade priradenia vlastníctva.

    Poznámka : Vypnutím automatického oznámenia vypnete všetky automatické oznámenia úloh pre lokalitu vrátane tých, ktoré sú generované preddefinovanými pracovnými postupmi dostupnými v programe Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Po vypnutí automatických oznámení môžete použiť jediný sekundárny pracovný postup na odoslanie rovnakého oznámenia pre všetky úlohy alebo môžete použiť podmienky s viacerými rozvetvenými akciami alebo s viacerými sekundárnymi pracovnými postupmi na odosielanie viacerých typov oznámení v prípade rozličných okolností.

Na odosielanie e-mailových pripomenutí o úlohách, ktoré ešte neboli dokončené a ktorých termín dokončenia sa blíži, môžete použiť ten istý sekundárny pracovný postup alebo pracovné postupy. Ďalšie informácie o sekundárnych pracovných postupoch nájdete v článku Vytvorenie sekundárneho pracovného postupu.

Svoje vlastné oznámenia môžete formátovať ľubovoľným spôsobom. Jedným zo spôsobom, ako začať, je prispôsobiť obsah HTML predvolených automatických oznámení, ktoré možno skopírovať priamo z nasledujúcej ukážky kódu.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

V predchádzajúcom príklade kódu HTML je niekoľko zástupných objektov vyhľadávania. Zástupné objekty sa uvádzajú v hranatých zátvorkách ([]). Po vložení obsahu HTML do tela e-mailovej správy v návrhárovi pracovného postupu je potrebné nahradiť zástupné objekty vrátane hranatých zátvoriek, v ktorých sú uvedené, príslušnými vyhľadávaniami. Pokyny na vytvorenie týchto vyhľadávaní nájdete v nasledovných šiestich podčastiach. (Jeden zo zástupných objektov, ten pre názov dokumentu, je použitý dvakrát.)

Vyhľadávanie Názov pracovného postupu

Použite toto vyhľadávanie.

Dlaždica aplikácie Delve

Vyhľadávanie Dátum vytvorenia úlohy

Použite toto vyhľadávanie.

Vyhľadávanie dátumu vytvorenia aktuálnej úlohy

Vyhľadávanie Názov dokumentu (použité dvakrát)

Použite toto vyhľadávanie.

Vyhľadávanie názvu dokumentu

Vyhľadávanie URL adresa dokumentu

Použite toto vyhľadávanie.

Vyhľadávanie URL adresy dokumentu

Vyhľadávanie Vlastný formulár úlohy

Toto vyhľadávanie je vložené ako časť URL adresy pre vlastný formulár úlohy vytvorený aktuálnym pracovným postupom, ako bolo vysvetlené v predchádzajúcej časti Ak je aktuálnou položkou vlastný formulár úlohy.

Samotné vyhľadávanie vyzerá nasledovne.

Rozloženie grafického prvku SmartArt

Celá adresa vyzerá približne takto:

Vyskúšanie ukážky formátu HTML5 vo funkcii Power View

Vyhľadávanie Formulár zobrazenia pre položku dokumentu

Toto vyhľadávanie sa vloží ako časť URL adresy pre formulár zobrazenia položky úlohy, ako bolo vysvetlené v predchádzajúcej časti Ak je aktuálnou položkou položka zoznamu.

Samotné vyhľadávanie vyzerá nasledovne.

Rozloženie grafického prvku SmartArt

Celá adresa vyzerá približne takto:

Povolenie vykazovania času v budúcnosti

Keď sú všetky vyhľadávania aktívne, vygenerované vlastné oznámenie o úlohe vyzerá takto.

Finálna verzia vlastnej správy s upozornením

Túto správu možno prispôsobiť pridaním ďalších inštrukcií alebo informácií či upraviť vzhľad a správanie správy formátovaním textu. Pomocou nástrojov, o ktorých ste sa dozvedeli v tomto článku, ste pripravení nastaviť svoje pracovné postupy, aby odosielali presne také správy, aké chcete.

Na začiatok stránky

Identifikácia možností, ktoré nie sú podporované

Nasledovné možnosti nie sú podporované aktuálnou verziou akcie Odoslať e-mail:

  • Špecifikovanie adresy v riadku Od. (E-mailové správy odosielané pracovným postupom vždy zobrazujú e-mailovú adresu špecifikovanú správcom servera v riadku Od. Len správca servera to môže zmeniť a zmeniť to možno len pre všetky oznámenia v aktuálnej webovej aplikácii, nie pre pracovný postup.)

  • Zahrnutie hypertextového prepojenia na stránku stavu pracovného postupu. (Neexistuje spôsob, ako použiť vyhľadávanie pracovného postupu na poskytnutie hodnoty premennej WorkflowInstanceID v reťazci dotazu.)

  • Použitie šablóny štýlov CSS na formátovanie obsahu správy. (Text možno formátovať pomocou atribútu štýl, no značka <style> a triedy CSS nie sú podporované.)

  • Používanie vyhľadávania pracovného postupu v poli Komu alebo poli Kópia, ktoré odkazuje stĺpec typu Osoba alebo Skupina obsahujúci viacero hodnôt.

  • Špecifikovanie príjemcu skrytej kópie pre správu. (Vývojár môže upraviť súbor .ACTIONS na serveri tak, aby zahŕňal pole Skrytá kópia, no tento úkon nemožno urobiť v návrhárovi pracovného postupu.)

  • Zahrnutie iného súboru so správou vo forme prílohy.

  • Vloženie obrázka alebo grafického súboru do správy. (Máte možnosť vytvoriť prepojenie na obrázok – informácie nájdete v predchádzajúcej časti Zahrnutie obrázka.)

Na začiatok stránky

Pozrite tiež

Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS v SharePointe Online, SharePointe 2016, and SharePointe 2013

Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS v SharePointe 2010

Vytvorenie upozornenia alebo prihlásenie na odber informačného kanála RSS v SharePointe 2007

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×