Obálky na hromadnú korešpondenciu

Keď máte hromadnú poštu, ktorú chcete odoslať ľuďom v poštovom zozname, pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvoriť dávku obálok s adresami. Každá obálka bude obsahovať adresu z poštového zoznamu. Vytvárať a tlačiť obálky môžete aj bez použitia hromadnej korešpondencie.

Poznámky : 

Tri súbory v procese hromadnej korešpondencie, čo predstavuje hlavný dokument a poštový zoznam, ktorý vytvára množiny listov alebo e-mailové správy, obálky alebo menovky.

V procese hromadnej korešpondencie sa na vytváraní a tlači obálok podieľajú tieto dokumenty:

  • Hlavný dokument
    Tento dokument obsahuje text a grafické prvky (napríklad logo alebo obrázok), ktoré sú v každej verzii zlúčenej obálky rovnaké. Príkladom rovnakého obsahu je spiatočná adresa na obálke.

  • Poštový zoznam
    Tento dokument obsahuje adresy, ktoré sa vytlačia na obálkach.

Keď skombinujete tieto dva dokumenty pomocou nižšie uvedených krokov, vytvoríte obálky s adresami.

Krok 1: Nastavenie poštového zoznamu

Poštový zoznam je zdrojom údajov. Môže to byť tabuľkový hárok programu Excel, adresár s kontaktmi programu Outlook, databáza programu Access alebo zoznam adries balíka Office. Obsahuje záznamy, z ktorých Word načíta informácie na vytvorenie adries, ktoré sa majú na obálke vytlačiť.

Tipy

  • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, môžete ho vytvoriť počas hromadnej korešpondencie. Pred začatím procesu hromadnej korešpondencie zhromaždite všetky zoznamy s adresami a pridajte ich do zdroja údajov.

  • Ak používate tabuľkový hárok programu Excel, stĺpec údajov s PSČ musí byť naformátovaný ako text, aby ste neprišli o žiadne nuly. Ďalšie informácie nájdete v téme Formátovanie čísel, dátumov a iných hodnôt hromadnej korešpondencie v Exceli.

  • Ak chcete použiť kontakty programu Outlook, uistite sa, že vaším predvoleným e-mailovým programom je Outlook.

Krok 2: Otestovanie rozloženia obálky

Prvý krok v procese hromadnej korešpondencie je nastavenie obálky pre hromadnú korešpondenciu. Pred vykonaním skutočnej hromadnej korešpondencie je vždy vhodné spustiť malú dávku testovacích obálok.

Poznámka : Ak ste si tlačou obálok vo vašom systéme istí, môžete prejsť na krok 3.

  1. V programe Word vyberte položky Súbor > Nové > Prázdny dokument.

  2. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Vytvoriť položku Obálky.

    Tlač obálok

  3. Do poľa Adresa doručenia zadajte vzorovú adresu a otestujte, ako bude obálka po vytlačení vyzerať.

    Pole Adresa doručenia obálok

    Poznámka : Vzorová adresa sa v hromadnej korešpondencii nezobrazí.

  4. V poli Spiatočná adresa zadajte svoju adresu.

    Pole Spiatočná adresa

  5. Vyberte položky Možnosti > Možnosti obálky a postupujte takto:

    • V rozbaľovacom zozname Veľkosť obálky vyberte veľkosť, ktorá sa zhoduje s obálkou, prípadne vyberte položku Vlastná veľkosť.

      Karta Možnosti obálky na nastavenie veľkosti obálky a písma adries

      Poznámka : Ak sa rozhodnete pre možnosť Vlastná veľkosť, do polí Šírka a Výška zadajte rozmery obálky. Po dokončení stlačte tlačidlo OK.

    • V časti Adresa doručenia a Spiatočná adresa vyberte písmo a ľavé a horné umiestnenie odsadenia na každej obálke.

      Poznámka : Na základe ukážky rozloženia obálky vykonajte potrebné úpravy.

  6. Na karte Možnosti tlače skontrolujte, či je položka Spôsob podávania vybratá správnym spôsobom, podľa obrázka vložte obálku a potom vyberte tlačidlo OK.

    Poznámka : Tlačiareň odošle do programu Word informácie, akým spôsobom sa má obálka vložiť do tlačiarne. Tieto informácie sa zobrazia v časti Spôsob podávania.

    Diagram možností podávania na podávanie obálok do tlačiarne

  7. Vyberte položku Tlačiť a potom výberom položky Áno uložte spiatočnú adresu ako predvolenú.

    Poznámka : Ak sa obálka vytlačila správne, môžete prejsť na ďalší krok v procese hromadnej korešpondencie. Ak sa obálka nevytlačila podľa vašich očakávaní, prejdite späť na krok 5 a podľa potreby znova upravte možnosti rozloženia obálky a možnosť Posun papiera.

Krok 3: Spustenie hromadnej korešpondencie

  1. Na karte Korešpondencia v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > Obálky.

    Ponuka Spustiť hromadnú korešpondenciu

  2. V dialógovom okne Možnosti obálky nastavte obálku výberom možnosti podobne ako v časti Krok 2: Otestovanie rozloženia obálky a potom vyberte tlačidlo OK.

    Poznámka : Word vytvorí dokument, ktorý má veľkosť rozmerov obálky a zobrazuje, kde sa na obálke zobrazí spiatočná adresa.

  3. Ak chcete na obálku pridať spiatočnú adresu alebo logo, teraz je na to vhodná chvíľa.

  4. Vyberte položky Súbor > Uložiť a pridajte názov súboru.

Krok 4: Prepojenie poštového zoznamu s hlavným dokumentom

Teraz môžete otvoriť zdroj údajov pre poštový zoznam.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Spustiť hromadnú korešpondenciu položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

    Príkaz Zadať nový zoznam

  2. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak nemáte k dispozícii poštový zoznam, vyberte možnosť Napísať nový zoznam a vytvorte si ho.

      alebo

    • Ak máte poštový zoznam v tabuľkovom hárku programu Excel, v databáze programu Access alebo v inom type údajového súboru, vyberte položku Použiť existujúci zoznam. Potom prejdite na svoj zoznam a vyberte položku Otvoriť.

      alebo

    • Ak chcete použiť kontakty z programuOutlook, kliknite na položku Vybrať z kontaktov Outlooku.

  3. Kliknite na položky Súbor > Uložiť.

Úprava poštového zoznamu

Ak tlačíte obálky pre všetkých používateľov v zozname, prejdite na časť Krok 5: Pridanie bloku pre adresu na obálku. Ak chcete tlačiť obálky pre ľudí zo svojho zoznamu, ktorí žijú napríklad v okruhu do 30 kilometrov od miesta podujatia, ktoré usporadúvate, na zúženie zoznamu použite napríklad filter PSČ. Ďalšie informácie o filtrovaní údajov nájdete v téme Zoradenie a filtrovanie údajov pre hromadnú korešpondenciu.

Tip : Funkcia filtra môže byť užitočná pri filtrovaní kontaktov, pri ktorých nemáte k dispozícii poštovú adresu. Takto nebudete plytvať obálkami, ktoré nebude možné odoslať.

Ak chcete zo zoznamu vybrať jednotlivých ľudí, pre ktorých chcete vytvoriť obálky, postupujte takto:

  1. Vyberte položku Upraviť zoznam príjemcov.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Upraviť zoznam príjemcov.

  2. Začiarknite mená osôb, ktorým chcete odoslať poštu.

    Výber riadkov začiarknutím políčka

    Zoznam môžete aj zoradiť alebo filtrovať, čo uľahčí hľadanie mien a adries.

Krok 5: Pridanie bloku pre adresu na obálku

Blok pre adresu je poľom hromadnej korešpondencie. Zlučovacie pole, ktoré je známe aj ako zástupný symbol, sa používa na označenie umiestnenia adresy na obálkach.

Poznámka : Správne zarovnanie bloku pre adresu je často jednoduchšie, ak najprv zapnete zobrazenie značiek odsekov (¶). Ak ich chcete zapnúť, prejdite na páse s nástrojmi na kartu Domov kliknite na tlačidlo Zobraziť alebo skryť ¶ alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + 8.

  1. Umiestnite kurzor na miesto, kde má byť blok pre adresu. Ak máte možnosť Zobraziť označenie odsekov zapnutú, kliknite hneď za značku odseku (¶), ktorú Word umiestnil do stredu obálky.

  2. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Blok pre adresu.

    Vložiť zlučovacie pole Blok pre adresu

  3. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte formát mena príjemcu, ako sa bude zobrazovať na obálke.

    Blok s adresou – možnosti

    Poznámka : Ak chcete prechádzať záznamy v zdroji údajov a zobraziť ukážku toho, ako sa adresy budú zobrazovať na obálke, v časti Ukážka vyberte tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

  5. Výberom položiek Súbor > Uložiť uložte dokument hromadnej korešpondencie a pokračujte ďalej.

Overenie názvov zlučovacích polí

Skontrolujte, či Word vloží mená a adresy z poštového zoznamu na obálku na správne miesto.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Mapovanie polí.

  2. V dialógovom okne Mapovanie polí sa v stĺpci vľavo nachádzajú názvy polí, ktoré Word používa v bloku pre adresu. Stĺpec vpravo vám umožní priradiť polia zdroja údajov k týmto názvom polí. Overte, či názvy polí, ktoré sa zobrazujú vľavo, zodpovedajú názvom záhlaví stĺpcov v záznamoch vášho poštového zoznamu, aby Word dokázal vložiť správne údaje na správne miesto na obálkach.

    Dialógové okno Mapovanie polí
  3. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak zobrazené názvy polí zodpovedajú záhlaviam stĺpcov, ktoré ste použili v zdroji údajov poštového zoznamu, nevykonajte žiadnu akciu.

      alebo

    • Ak sa v názve poľa, ktoré podľa vás malo zodpovedať záhlaviu stĺpca v zdroji údajov zobrazí správa (nezhoduje sa) vyberte šípku rozbaľovacej ponuky a potom vyberte názov poľa v zdroji údajov poštového zoznamu. Zopakujte podľa potreby.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Krok 6: Ukážka a tlač obálok

Pred tlačou obálok vykonajte finálnu kontrolu.

  1. Ak chcete skontrolovať, či sa mená a adresy na všetkých obálkach zobrazujú správne, vyberte položku Zobraziť ukážku výsledkov a potom tlačidlo Nasledujúci Tlačidlo Ďalší záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie alebo Predchádzajúci Tlačidlo Predchádzajúci záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca skupinu Ukážka výsledkov.

    Tip :  Ak chcete prejsť na začiatok zoznamu, vyberte tlačidlo Prvý Tlačidlo Prvý záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam a ak chcete prejsť na koniec zoznamu, vyberte tlačidlo Posledný Tlačidlo Posledný záznam na zobrazenie ukážky výsledkov hromadnej korešpondencie záznam.

  2. Vyberte položky Dokončiť a zlúčiť > Tlačiť dokumenty.

    Snímka obrazovky s kartou Korešpondencia vo Worde zobrazujúca zvýraznený príkaz Dokončiť a zlúčiť spolu s možnosťami.

Krok 7: Uloženie dokumentu s obálkou hromadnej korešpondencie

Keď dokument s obálkou hromadnej korešpondencie uložíte, zostane pripojený k poštovému zoznamu a môžete ho použiť pri ďalšom hromadnom odosielaní.

Opakované použitie dokumentu s obálkou hromadnej korešpondencie

  • Otvorte dokument hromadnej korešpondencie pre obálky a keď Word zobrazí výzvu na zachovanie pripojenia, vyberte možnosť Áno.

Zmena adries v dokumente s obálkou hromadnej korešpondencie

  • Ak chcete zoraďovať, filtrovať a vyberať konkrétne adresy, otvorte dokument hromadnej korešpondencie pre obálky a vyberte možnosť Upraviť zoznam príjemcov.

Pozrite tiež

Máte otázky týkajúce sa hromadnej korešpondencie vo Worde, ktoré sme tu nezodpovedali?

Uverejnite otázku vo fóre komunity používateľov Wordu

Pomôžte nám pri zlepšovaní Wordu

Máte návrhy, ako by sme mohli zlepšiť hromadnú korešpondenciu (alebo ktorúkoľvek inú funkciu) Wordu? Ak áno, navštívte službu Word User Voice a informujte nás.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×