Riadenie projektov zväčša nie je jednoduché. Táto príručka vám však pomôže pochopiť riadenie projektov pri používaní Project. Každé prepojenie nižšie smeruje na stránku s podrobnosťami o danom aspekte riadenia projektov obsahujúcu aj články a stručné kurzy.
Spustenie projektového plánu
Čím je projekt zložitejší, tým viac musíte plánovať predtým, než začnete používať Project. V počiatočnej fáze spustenia projektu používajte aplikácie ako Word, Excel a SharePoint, ktoré vám pomôžu projekt premyslieť.
|
Cieľ projektu |
POPIS |
|
Projekty, ktoré sa v počiatočnej fáze dobre nepremysleli, často neuspejú. V tomto bode porozmýšľajte nad tým, kto sú účastníci projektu a sponzori, a vypracujte vyhlásenie o cieľoch, prvotné špecifikácie projektu a prípadne aj rozpočet. V prípade menších projektov môžete väčšinu tejto práce spraviť v Microsoft Projecte. V prípade väčších projektov použite na zaznamenanie nápadov Word, Excel, SharePoint alebo dokonca telefón. |
|
|
Udržiavanie komunikačných kanálov s účastníkmi projektu nie je vždy jednoduché. Je to však dôležité pre úspech projektu. |
|
|
Vďaka množstvu zostáv, ktoré sú na dosah jediného kliknutia, pomáha Project zvládať časovú náročnosť komunikácie. Zaznamenajte prvotné plány, veľké medzníky projektu, požiadavky na rozpočet, potreby zamestnancov atď. |
Vytvorenie plánu projektu
Vytvorenie plánu projektu môže chvíľu trvať. Projekt sa môže vytvoriť bezproblémovejšie, ak jednotlivé kroky rozdelíte do štyroch kategórií:
-
pridanie úloh,
-
usporiadanie úloh,
-
pridanie ľudí,
-
komunikácia s tímom.
|
Cieľ projektu |
POPIS |
|
Po počiatočnom premyslení projektu môžete spustiť Project a vytvoriť nový plán. Môžete začať s prázdnym projektom, ale môžete použiť aj šablóny, ktoré vytvorili iní projektoví manažéri alebo odborníci na riadenie projektov či pôsobiaci v podobnom podniku ako vy. |
|
|
Úlohy sú činnosti vykonávané v rámci projektu. Zistite, ako pridávať úlohy, meniť ich vlastnosti a odhadovať ich trvanie. |
|
|
Po prvom pridaní nemusia byť úlohy najlepšie usporiadané na riadenie. Zistite, ako ich usporiadať pomocou súhrnných úloh a čiastkových úloh, ako aj pomocou prepájania. |
|
|
Po pridaní úloh k projektu popremýšľajte nad ľuďmi, ktorí na nich majú pracovať. Nezabudnite, že pridanie ľudí a ich priradenie k úlohám sú v Projecte odlišné činnosti. |
|
|
Zdieľanie zdrojov pomocou fondov prostriedkov a hlavných projektov |
S cieľom lepšie riadiť ľudí vo viacerých projektoch zaraďte všetkých ľudí v projektoch do jedného súboru projektu. Tento súbor funguje ako fond prostriedkov. Zo súboru fondu prostriedkov môžete zdroje zdieľať vo viacerých projektoch (bez Projectu Server). |
|
Zaoberať sa nákladmi na projekt môže byť odstrašujúce pre každého projektového manažéra. S Projectom zistíte, že to nie je také ťažké. Spoznajte tipy, ktoré vám pomôžu dodržať rozpočet. |
Spravovanie projektu
Vaša práca nekončí vytvorením plánu. Riadenie projektu vám zaberie viac času než jeho vytvorenie. Veď sa menia úlohy, pridávajú sa ľudia, posúva sa záverečný termín a podobne. S Projectom máte k dispozícii všetky nástroje na sledovanie postupu a vytváranie zmien s cieľom zabezpečiť úspešný výsledok.
|
CIEĽ |
POPIS |
|
Ak chcete zvládnuť zložitý plán, nájdite si správne zobrazenie. Ganttov graf poskytuje zobrazenie smerovania projektu. Použiť môžete aj zobrazenie kalendára, sieťový diagram alebo časovú os, ktoré vám umožnia zobraziť rôzne úrovne podrobností. |
|
|
Po vytvorení počiatočného plánu je čas začať vidieť, ako veci napredujú. Vytvorením pôvodného plánu a použitím správnych zobrazení budete mať prehľad o priebehu projektu. |
|
|
Sledovanie priebehu sa môže zdať komplikované, ale tu je rýchly spôsob zobrazenia percenta dokončenia pomocou indikátora priebehu v Ganttovom grafe. |
|
|
Ak chcete dosiahnuť čo najlepší výkon a výsledky z zdroje, musíte spravovať vyťaženia zdrojov, aby ste sa vyhli preťaženiam a nedostatočným lokalizáciám. |
|
|
Najhoršia nočná mora projektového manažéra je posunutie dátumu ukončenia po zmene plánu. Naučte sa stratégie, ktoré vám pomôžu dodržať koncový dátum projektu. |
|
|
Komunikácia býva často náročná, najmä ak oznamujete zlé správy. Na pomoc pri komunikácii s účastníkmi projektu prináša Project príťažlivé, profesionálne zostavy, ktoré je možné vytvoriť a odoslať vykonaním niekoľkých jednoduchých krokov. |
|
|
Prekračujete rozpočet? Potrebujete upraviť náklady? Zistite, ako vyriešiť problémy s nákladmi v pláne. |
|
|
Pokročilou metódou sledovania je výpočet získanej hodnoty. Nie je však len pre odborníkov. Aj vy ju môžete použiť na sledovanie projektu. |
|
|
Riziká na vás číhajú v celom projekte. Včas identifikujte problémové miesta a vyriešte ich ešte kým vás dostanú do ťažkostí. |
|
|
Project poskytuje nástroje, ktoré vám pomôžu spravovať závislosti medzi projektmi, dokonca aj úlohy v jednom projekte, ktoré závisia od dokončenia iného projektu. |
