Nastavenie ukladania a zdieľania súborov v Office 365

Prispievatelia: Tom Werner Diane Faigelová

Jedným z najlepších spôsobov ukladania a zdieľania súborov v podniku je súčasné používanie služby OneDrive for Business a tímovej lokality služieb Office 365. Je to ideálne riešenie, ak máte malý podnik s niekoľkými zamestnancami.

Služby Office 365 obsahujú základnú tímovú lokalitu určenú na to, aby ste mohli začať. Môžete hneď začať ukladať súbory vo OneDrive for Business a spolupracovať na súboroch uložených na tímovej lokalite.

Kde možno ukladať dokumenty v Office 365

  • OneDrive for Business je navrhnutý na individuálne používanie s občasným zdieľaním súborov. OneDrive for Business je ideálny na ukladanie súborov, ktoré vlastníte.

  • Tímová lokalita služieb Office 365 je navrhnutá na pravidelné zdieľanie súborov a spoluprácu na nich. Tímová lokalita je ideálna na ukladanie súborov so zdieľaným vlastníctvom, v rámci ktorého súbory vlastní niekoľko ľudí alebo celý tím a všetci na nich môžu spolupracovať.

OneDrive for Business aj tímové lokality poskytujú vám aj vašim zamestnancom prístup z ľubovoľného miesta.

Diagram spôsobu používania dvoch typov ukladacích priestorov: OneDrive alebo Tímové lokality

Tu sú odporúčania, čo je vhodné ukladať v jednotlivých umiestneniach, ak súčasne používate OneDrive for Business aj tímové lokality v Office 365:

Ukladací priestor

Na čo slúži

Čo sem uložiť

OneDrive for Business

Ukladanie obsahu vo OneDrive for Business je podobné ako ukladanie súborov v počítači – nikto iný k nim nebude mať jednoduchý prístup.

Je ideálny na ukladanie podnikových súborov, s ktorými pracujete len vy.

Podnikové súbory, na ktorých iní členovia tímu nepotrebujú pravidelne spolupracovať a ku ktorým nepotrebujú mať pravidelný prístup.

Tímová lokalita služieb Office 365

Tímová lokalita služieb Office 365 sa podobá webovej lokalite, ale predvolene nie je verejná. Prístup k nej majú len ľudia, ktorým dáte povolenia.

Je ideálna na zdieľanie súborov a spoluprácu na nich.

Zdieľané dokumenty, ku ktorým majú prístup všetci vaši zamestnanci a môžu na nich spolupracovať. Môžete napríklad spolupracovať na powerpointovej prezentácii, ukladať plány tímu, ktoré môže každý člen tímu aktualizovať, alebo uverejňovať agendy schôdzí.

Tímová podlokalita služieb Office 365

Tímová podlokalita služieb Office 365 je samostatná časť tímovej lokality, ktorá má jedinečný vzhľad a jedinečné prístupové povolenia.

Je ideálna na zdieľanie súborov a spoluprácu na súboroch so zákazníkmi alebo partnermi mimo podniku.

Je tiež ideálna na ukladanie súkromných súborov, ku ktorým chcete mať prístup iba vy a nik iný s prístupom na tímovú lokalitu v podniku. Podlokalitu môžete nastaviť tak, že k nej budete mať prístup len vy (a v prípade potreby jeden alebo dvaja ďalší používatelia).

Zistiť, ako vytvoriť tímovú podlokalitu.

Súbory, ktoré chcete zdieľať s ľuďmi mimo podniku.

Súbory, ktoré chcete pre ostatných používateľov v organizácii nastaviť ako súkromné. Tu môžete ukladať napríklad osobné a finančné informácie.

Kolekcie lokalít služieb Office 365

Umožňujú ukladanie súborov a ich zdieľanie, ale kolekcie lokalít sú úplne oddelené od existujúcej tímovej lokality.

Nová kolekcia lokalít v Office 365 má svoju vlastnú adresu a povolenia. Môžete ju používať na internú alebo externú spoluprácu.

Väčšie podniky používajú kolekcie lokalít rovnakým spôsobom, ako malé podniky používajú podlokality. Vytvorenie kolekcie lokalít môže byť vhodné aj pre malé podniky, ktoré majú rozšírené zabezpečenie a rozsiahle technické znalosti.

V kolekcii lokalít môžete ukladať rovnaké zdieľané informácie ako v tímovej lokalite a podlokalite.

Video: Premiestnenie súborov do cloudu

Ak sa chcete dozvedieť, ako bez problémov ukladať dokumenty do cloudu, pozrite si toto video. Prejsť na kroky.

Váš prehliadač nepodporuje video. Nainštalujte si Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player alebo Internet Explorer 9.

Postup: Ako začať používať OneDrive for Business a tímovú lokalitu na ukladanie súborov a online spoluprácu

Odhadovaný čas na vykonanie tohto kroku: 5 – 10 minút

Všetci pracovníci vášho podniku, ktorí majú Office 365, získajú cloudový ukladací priestor vo OneDrive for Business. Informujte ich o tom, že by si tu mali ukladať podnikové súbory, ktoré potrebujú používať iba oni. Môžu si uložiť napríklad koncept dokumentu, poznámky zo schôdze alebo skript demoverzie, ktorú sa chystajú poskytnúť obchodným partnerom.

Dôležité je informovať zamestnancov aj o tom, že svoj priečinok vo OneDrive for Business môžu zdieľať s vami aj s kolegami. Ak zamestnanec ochorie alebo odíde zo spoločnosti, získať prístup k jeho súborom uloženým vo OneDrive for Business je problém. Ak sú však priečinky vo OneDrive for Business zdieľané, v prípade potreby sa k nim vždy môžete dostať.

Tu je postup, ako sa každý člen vášho tímu dostane do svojej služby OneDrive for Business a ako môže zdieľať svoje priečinky.

  1. Prejdite na lokalitu https://portal.office.com a prihláste sa.

  2. Zadajte meno používateľa a heslo a vyberte položku Prihlásiť sa.

  3. Na domovskej stránke v Office 365 vyberte položku OneDrive.

    V spúšťači aplikácií vyberte dlaždicu OneDrive.

  4. Vo OneDrive for Business otvorte priečinok Zdieľané s každým, ak ho už máte vytvorený. Tu by si mali členovia tímu ukladať svoje podnikové dokumenty vo OneDrive for Business. Vyberte položku Zdieľať a prejdite na ďalší krok.

    Ak tento priečinok ešte nemáte, vyberte možnosť Nové a vytvorte nový priečinok. Pomenujte ho Zdieľané s každým a vyberte možnosť Pozvať ľudí. Ak sa možnosť Pozvať ľudí nezobrazuje, kliknite na položku Vytvoriť. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na nový priečinok a kliknite na položku Zdieľať.

    Vyberte priečinok Zdieľané s každým vo OneDrive.

  5. Do poľa Pozvanie ľudí zadajte mená alebo e-mailové adresy členov tímu, ktorí majú mať prístup k priečinku. Môžete pridať aj vlastnú e-mailovú adresu, aby ste dostali kópiu e-mailu odoslaného ľuďom, ktorým chcete poskytnúť prístup do priečinka.

    Dialógové okno zobrazujúce zoznam e-mailových adries ľudí, s ktorými chcete zdieľať svoj priečinok OneDrive for Business.

  6. Vyberte požadované nastavenie povolení pre priečinok: Môže upravovať alebo Môže zobraziť.

  7. Napíšte správu, ktorá sa pridá do e-mailu odoslaného pozvaným ľuďom, a informujte ich o tom, že e-mail obsahuje prepojenie na vaše podnikové súbory. Vyberte možnosť Vytvoriť. E-mail sa okamžite odošle ľuďom, ktorých pozývate.

    Takto vyzerá odoslaný e-mail. V jeho dolnej časti je uvedené prepojenie na váš priečinok Zdieľané s každým. Toto prepojenie umožňuje pozvaným ľuďom prístup do priečinka.

    Otvorte e-mail a kliknite na položku Otvoriť webovú lokalitu.

Odhadovaný čas na vykonanie tohto kroku: 5 – 10 minút

Služby Office 365 obsahujú základnú tímovú lokalitu s niektorými funkciami, ktoré vám pomôžu začať. Prístup k tejto internej webovej lokalite majú iba ľudia z vašej organizácie.

Na tímovú lokalitu sa dostanete takto:

  1. Zostaňte prihlásení v Office 365. V ľavom hornom rohu stránky vyberte spúšťač aplikácií Ikona spúšťača aplikácií služieb Office 365 a potom položku Lokality.

    V pravom hornom rohu stránky vyberte spúšťač aplikácií a potom položku Lokality.

  2. Na stránke Lokality vyberte položku Tímová lokalita.

    Ak chcete získať prístup na svoje tímové lokality, kliknite na položky Lokality a Tímové lokality.

Zobrazí sa domovská stránka vašej internej tímovej webovej lokality s predvoleným názvom < názov podniku> – tímová lokalita. Táto domovská stránka obsahuje:

  • dlaždice s funkciami, ktoré vám pomôžu začať prispôsobovať tímovú lokalitu

  • prepojenia na ľavej strane, ktoré slúžia na navigáciu do ďalších oblastí vašej tímovej lokality,

  • knižnicu dokumentov, ktorá vám umožňuje ukladať a zdieľať súbory s tímom.

Úvodná stránka Tímové lokality obsahuje dlaždice bežne používaných funkcií na prispôsobenie vašej lokality.

Odhadovaný čas na vykonanie tohto kroku: 20 – 30 minút na nahratie niekoľkých prvých súborov

Tímová lokalita obsahuje priestor na ukladanie súborov, aby ste ich mohli rýchlo začať ukladať a zdieľať. Tento ukladací priestor sa nazýva Knižnica dokumentov.

Postup:

  1. Na domovskej stránke tímovej lokality vyberte položku Dokumenty v navigačnej ponuke na ľavej strane. Prejdete do svojej knižnice dokumentov.

    V ľavej ponuke vyberte knižnicu dokumentov

  2. Zostaňte prihlásení v Office 365 a otvorte Prieskumníka z panela Štart alebo z iného umiestnenia.

    Otvorte Prieskumníka súborov z panela Štart alebo z iného umiestnenia.

  3. Prejdite na súbory, ktoré chcete nahrať na tímovú lokalitu.

    Vyberte možnosť Prehľadávať a prejdite na súbor v počítači, ktorý chcete nahrať na tímovú lokalitu.

  4. Vyberte súbory, ktoré chcete nahrať na tímovú lokalitu, a presuňte ich do knižnice dokumentov.

    Príklad súboru nahratého do knižnice dokumentov na vašej tímovej webovej lokalite.

    Po dokončení sa súbory uložia na tímovú lokalitu aj do vášho počítača.

    Obrázok vzhľadu knižnice dokumentov po nahratí súborov.

    Súbory v počítači môžete odstrániť. V ďalšom kroku, Krok 4: Synchronizujte online súbory s počítačom, vytvoríte pre tieto súbory v počítači nové umiestnenie.

    Ak máte veľké množstvo súborov, ktoré chcete nahrať na tímovú lokalitu, alebo ak sú to veľké súbory, prečítajte si tieto tipy na nahrávanie veľkých súborov alebo veľkého počtu súborov do knižnice.

    Ak potrebujete väčší ukladací priestor, pozrite si tému Zmena ukladacieho priestoru v rámci predplatného.

Odhadovaný čas na vykonanie tohto kroku: 20 – 30 minút na nahratie niekoľkých prvých súborov

Teraz, keď už máte súbory na tímovej lokalite, ich môžete nastaviť na synchronizáciu s PC alebo Macom. Vďaka tomu môžete s týmito súbormi pracovať v PC alebo Macu a nemusíte na to používať Internet Explorer, Chrome ani iný prehliadač. Takisto je užitočné mať v počítači synchronizovanú verziu súborov pre prípad, že sa budete k týmto súborom potrebovať dostať, keď nebudete pripojení na internet.

Po nastavení súborov na synchronizáciu s počítačom a pripojení na internet sa tieto súbory budú automaticky synchronizovať každých 10 minút.

Synchronizácia súborov z tímovej lokality s vaším počítačom:

  1. Na domovskej stránke tímovej lokality vyberte položku Dokumenty v navigačnej ponuke na ľavej strane. Nie je možné nastaviť synchronizáciu na domovskej stránke. Treba otvoriť knižnicu z navigačnej ponuky.

    Tip : Pri synchronizácii súborov na tímovej lokalite sa synchronizujú jednotlivé knižnice dokumentov na lokalite, nie celá lokalita.

    V ľavej ponuke vyberte knižnicu dokumentov

  2. V knižnici dokumentov vyberte položku Synchronizovať. Môžete tiež vybrať jednotlivé súbory, ktoré chcete synchronizovať.

    Vyberte súbor a potom položku Synchronizovať.
  3. V okne OneDrive for Business vyberte položku Synchronizovať. (Synchronizáciu vykonáva proces aplikácie OneDrive for Business.)

    Ak chcete spustiť synchronizáciu súborov z vašej tímovej lokality s počítačom, vyberte tlačidlo Synchronizovať.
  4. Ak sa zobrazí výzva zabezpečenia, vyberte položku Povoliť. Ak sa zobrazí výzva na zadanie vašich poverení do služieb Office 365, zadajte svoju identifikáciu používateľa služieb Office 365 a potom heslo. Pri spustení procesu synchronizácie sa zobrazí toto dialógové okno:

    Obrázok dialógového okna, ktoré sa zobrazí po spustení synchronizácie.
  5. Vyberte položku Zobraziť moje súbory, čím sa vaše dokumenty zobrazia vo Windows Prieskumníkovi. Súbory sa vo vašom počítači zobrazia v priečinku SharePoint. Malý zelený znak začiarknutia vedľa súborov označuje, že súbor je aktuálny a že bol synchronizovaný s verziou na tímovej lokalite.

    Pomocou Prieskumníka prejdite na synchronizovaný súbor v počítači. Nachádza sa v priečinku SharePoint.

    Poznámky : 

    • Keď synchronizujete súbory uložené vo OneDrive for Business, v počítači sa umiestnia do priečinka OneDrive for Business.

    • Snímka obrazovky s obsahom okna Prieskumníka po synchronizácii súboru OneDrivu for Business a pracovnej plochy

  6. Prejdite do priečinka SharePoint a otvorte súbor. Vykonajte požadované zmeny a potom vyberte položku Uložiť. Ak ste pripojení na internet, v dolnej časti obrazovky sa zobrazí indikátor Nahráva sa do služby SharePoint, ktorý označuje, že súbor sa ukladá na tímovú lokalitu. Súbor sa zároveň uloží do priečinka SharePoint vo vašom počítači. Ak sa zobrazí hlásenie Nepodarilo sa nahrať, skúste to znova. Nestabilné internetové pripojenie môže niekedy ukladanie súborov narušiť.

    Obrázok správy o stave, ktorá sa zobrazí, keď sa súbor uloží na vašu tímovú lokalitu.

    Gratulujeme! Dokončili ste nastavenie ukladacieho priestoru súborov a online spolupráce pre vašu organizáciu.

Najvhodnejšie postupy na ukladanie a zdieľanie súborov

  • Malé neziskové organizácie: Vytvorte tímovú lokalitu služieb Office 365 na ukladanie zdieľaných dokumentov, aby ste mali informácie uložené na jednom mieste a aby ste ich mohli archivovať. Takto sa nestratia informácie ani pri personálnych zmenách, napríklad keď zamestnanec prejde na iné oddelenie. Vytvorte súkromnú tímovú podlokalitu služieb Office 365, kam budete ukladať súbory, ktoré majú byť pre ostatných členov tímu nastavené ako súkromné, napríklad svoje osobné dokumenty a dokumenty týkajúce sa financií.

  • Podniky vo výhradnom vlastníctve: OneDrive for Business môžete používať na ukladanie vlastných súborov a na ich zdieľanie so zákazníkmi v závislosti od konkrétnej situácie.

  • Podniky v spoluvlastníctve: OneDrive for Business môžete používať aj v prípade, že ste spoluvlastníkom podniku. Súbory však budete musieť priamo a vzájomne zdieľať s ďalším vlastníkom.

  • Podniky, ktoré majú externých zákazníkov alebo partnerov, ktorí potrebujú prístup k súborom: Pomocou tímových podlokalít služieb Office 365 môžete ukladať a zdieľať dokumenty určené pre konkrétnych zákazníkov. Prístup do podlokality (a len do nej) majú len konkrétni zákazníci. Nemusíte sa preto obávať, že sa niektorý zákazník náhodou dostane k informáciám určeným inému zákazníkovi.

Keď uložíte súbor do služby OneDrive for Business a nezdieľate ho s inými používateľmi, prístup k nemu máte iba vy. Pri zdieľaní súborov môžete vybrať jednotlivé osoby, s ktorými chcete súbor zdieľať, alebo ho môžete zdieľať s každým. Vo OneDrive tiež môžete vytvoriť samostatné priečinky na rôzne účely, napríklad na verejné, osobné alebo individuálne projekty. Každý priečinok je možné zdieľať s inou osobou alebo skupinou, alebo tiež s nikým.

Ďalšie informácie o zdieľaní nájdete aj v téme Zdieľanie súborov a priečinkov vo OneDrive for Business.

Informácie o tom, ako zistiť, koľko ukladacieho priestoru vám vo OneDrive for Business zostáva, nájdete v téme Spravovanie ukladacieho priestoru vo OneDrive for Business.

Nahrávať síce môžete takmer všetky formáty súborov, niektoré však nemusia byť povolené z dvoch dôvodov, a to pre zabezpečenie alebo neplatné znaky v názvoch súborov. Politiky zabezpečenia služby OneDrive for Business blokujú určité typy súborov a obmedzenú skupinu znakov. Ďalšie informácie o tom, ktoré formáty súborov a neplatné znaky nie sú povolené, nájdete v téme Neplatné znaky v súboroch a neplatné typy súborov vo OneDrive for Business.

Ďalšie kroky

Sme tu, aby sme vám pomohli.

Ak ste správcom služieb Office 365, môžete kedykoľvek bezplatne zavolať na naše oddelenie služieb zákazníkom.

Tento článok bol naposledy aktualizovaný 22. marca 2017 na základe vašich pripomienok.

Ak máte otázky alebo návrhy, dajte nám o nich vedieť prostredníctvom poľa na komentáre, ktoré sa nachádza nižšie, a my sa nimi budeme zaoberať v ďalších aktualizáciách tohto článku.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×