Nastavenie schvaľovania času a priebehu úloh

Nastavenie schvaľovania času a priebehu úloh

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Keď sa rozhodnete, že chcete vo svojej organizácii používať časové výkazy, mali by ste pár minút porozmýšľať aj o tom, ako bude prebiehať ich schvaľovanie.

Ako nastavím schvaľovanie vo svojej organizácii?

Skôr ako prejdete na nastavenie schvaľovania v aplikácii Project Web App, je vhodné vrátiť sa o krok späť a porozmýšľať, ako tieto veci vo vašej organizácii fungujú v súčasnosti a ako by mali fungovať ďalej. Tu sú niektoré otázky, na ktoré by ste mali nájsť odpoveď skôr, než definitívne stanovíte formálny proces schvaľovania.

Skutočne potrebujete proces schvaľovania na mieste?

Hoci sa môže zdať prirodzené nastaviť procesy tak, že manažér schvaľuje prácu, ktorú vykonáva člen tímu, je vhodné si najprv vyjasniť a vydiskutovať, či skutočne potrebujete takýto formálny proces schvaľovania na mieste. Čo sa vlastne snažíte vyžadovaním schvaľovania dosiahnuť? Ak je odmeňovanie vo vašej organizácii založené na počte hodín zadávaných do časových výkazov, potom odpoveď je pravdepodobne áno. Ak ale spravujete projekty úplne oddelene od svojich finančných systémov, možno ani nepotrebujete tento medzikrok medzi vykonaním prác členmi tímu a zaevidovaním týchto prác v pláne projektu.

Poznámka : Nie je nevyhnutné, aby ste nastavili schvaľovateľa pre každého pracovníka.    Ak nepotrebujete nikoho, kto by schvaľoval pracovníkovi odpracované hodiny pred tým, ako sa zaevidujú v pláne projektu, tak schvaľovateľa netreba. Môžete to jednoducho zariadiť tak, že členovia tímu si budú schvaľovať odpracované hodiny sami. V skutočnosti aplikácia Project Web App vykoná nastavenia automaticky, keď pridáte niekoho nového, takže naozaj nemusíte urobiť nič. Nie je nič jednoduchšie.

Kto je zodpovedný za schvaľovanie odpracovaných hodín?

Kto schvaľuje odpracované hodiny členovi tímu, ktorý pracuje vo vašej organizácii? Je to projektový manažér? Je to niekto zo mzdového oddelenia? Možno aj obaja. Ak máte aplikáciu Project Web App nastaviť tak, aby zohľadňovala skutočné fungovanie vašej organizácie, treba určiť správnych ľudí, ktorí budú vo vašej organizácii schvaľovať odpracované hodiny.

V niektorých prípadoch schvaľuje časový výkaz aj viac osôb. Príkladom môže byť, keď časový výkaz schvaľuje manažér zdrojov, ako aj niekto zo mzdového oddelenia. Ak je to prípad vašej organizácie, môžete nastaviť postupnosť schvaľovateľov približne takto:

Člen tímu

Roman   

Roman je člen tímu a Júlia spravuje jeho časový výkaz.

Roman vyplní svoj časový výkaz a odošle ho Júlii.

Projektový manažér

Júlia   

Júlia je vedúcou tímu a František spravuje jej časový výkaz.

Júlia schváli Romanov časový výkaz, ktorý sa automaticky odošle Františkovi na schválenie.

Mzdový špecialista

František   

František je zo mzdového oddelenia a sám sebe spravuje časový výkaz.

Keď František schváli Romanov časový výkaz, odpracované hodiny, ktoré zadal Roman, sa zaevidujú v príslušnom pláne projektu.

Časové výkazy môžu schvaľovať iba osoby, ktoré sú uvedené na stránke Správcovia časových výkazov

Ak chcete pridať niekoho ako schvaľovateľa

  1. Vyberte položky Nastavenie Obrázok rozloženia Zoznam procesov > Nastavenie aplikácie PWA.

  2. V časti Správa času a úloh vyberte položku Správcovia časových výkazov.

    Správcovia časových výkazov
  3. Vyberte položky Správcovia > Pridať správcu.

    Pridanie správcu
  4. Vyberte osobu, ktorú chcete pridať ako schvaľovateľa, a potom vyberte tlačidlo OK.

Ako nastavím niekomu schvaľovateľa časového výkazu v aplikácii Project Web App?   Správcu časového výkazu môžete nastaviť v Stredisku zdrojov.

Kto je zodpovedný za schvaľovanie priebehu úloh?

Nezabudnite, že priebeh úlohy je niečo iné ako odpracovaný čas, a to aj v prípade, že sa obe veličiny sledujú v časovom výkaze člena tímu. Niekedy sú za schvaľovanie priebehu úloh zodpovední iní ľudia ako za schvaľovanie odpracovaného času. Možno budete napríklad potrebovať, aby niekto zo mzdového oddelenia schvaľoval počet odpracovaných hodín (čas), ale táto osoba nebude schvaľovať percentá vykonanej práce (priebeh úlohy). A naopak, možno budete potrebovať vedúceho tímu, ktorý bude schvaľovať, koľko práce aktuálne zostáva do dokončenia úlohy (priebeh úlohy), ale táto osoba nebude schvaľovať aktuálny počet odpracovaných hodín (čas). V aplikácii Project Web App musí projektový manažér vždy schváliť priebeh úlohy skôr, ako sa zadá do plánu projektu.

Ako nastavím niekomu schvaľovateľa priebehu úlohy v aplikácii Project Web App?    Podobne ako pri schvaľovaní odpracovaných hodín môžete aj tu nastaviť postupnosť schvaľovateľov priebehu úloh. Jediné, čo treba urobiť, je nastaviť pre každú osobu predvoleného vlastníka priradenia v Stredisku zdrojov.

Aké ďalšie možnosti sú k dispozícii?

K dispozícii je niekoľko ďalších možností, ktoré by mohli byť vhodné pre schvalovateľov vo vašej organizácii. Všetky tieto možnosti sa nastavujú tak, že prejdete na položky Nastavenie Obrázok rozloženia Zoznam procesov > Nastavenie aplikácie PWA. Niektoré z týchto nastavení sa nachádzajú pod položkou Nastavenia a predvoľby časového výkazu.

Nastavenia a predvoľby časového výkazu

Môžu správcovia schvaľovať časové výkazy riadok po riadku?

Ak chcete, aby správcovia mohli schvaľovať jednotlivé riadky časových výkazov, v časti Zásady časového výkazu vyberte pod položkou Schválenie stavu úlohy manažérom možnosť Povolené. Môžete vybrať aj možnosť Vyžadovať schválenie osi časového výkazu pred schválením časového výkazu. Po dokončení zmien kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak chcete, aby správcovia mohli schvaľovať iba celé časové výkazy, vyberte možnosť Zakázané.

Môže člen tímu zmeniť, kto bude schvaľovať jeho časový výkaz ako prvý?

V časti Smerovanie schválenia začiarknite políčko Pevné smerovanie schválenia, ak nechcete, aby členovia tímu mohli zmeniť osobu, ktorá schvaľuje časový výkaz ako prvá. Po dokončení zmien kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak členovia tímu môžu mať možnosť zmeniť prvého schvaľovateľa, nechajte políčko nezačiarknuté. Keď prvý schvaľovateľ, ktorého nastavil člen tímu, schváli časový výkaz, spustí sa štandardné smerovanie schvaľovania časových výkazov.

Môžu členovia tímu vybrať za prvého schvaľovateľa kohokoľvek?    Nie, schvaľovateľa môžu vybrať iba zo zoznamu ľudí, ktorí boli pridaní na stránku Správcovia časových výkazov.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×