Nastavenie pravidiel pre hromadnú korešpondenciu

Nastavenie pravidiel pre hromadnú korešpondenciu

Oboznámte sa s pravidlami hromadnej korešpondencie a preskúmajte, ako môžete každé pravidlo využiť vo vašej organizácii. Keď píšete list alebo e-mail všetkým svojim zákazníkom a chcete, aby list obsahoval rôzne informácie v závislosti od rôznych hodnôt v určitých poliach zdroja údajov, môžete nastaviť pravidlo.

Vytvorili ste napríklad list o blížiacej sa udalosti, ktorá sa bude konať v troch rôznych geografických oblastiach po celom svete. List ste vytvorili pomocou možnosti Spustiť hromadnú korešpondenciu na karte Korešpondencia v programe Word, ale po kontrole dokumentu zistíte nielen to, že obsahuje opakovaný obsah, ale uvedomíte si tiež, že určitý obsah sa musí zmeniť podľa miesta podujatia. V takej situácii môžete použiť Pravidlá v skupine Zapísať a vložiť polia, ktoré vám umožnia poradiť si s rôznymi podmienkami.

Použitie pravidiel

Pridávanie pravidiel do dokumentu hromadnej korešpondencie poskytuje možnosť zefektívniť proces pracovného postupu a zaviesť flexibilitu. Pomocou pravidiel môžete obísť potrebu vytvoriť viacero dokumentov a môžete nastaviť obsah, ktorý sa dá rýchlo zmeniť.

Pravidlá môžete pridať počas nastavovania hromadnej korešpondencie.

  1. Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Pravidlá.

    Vo Worde na karte Korešpondencia, skupina Zapísať a vložiť polia

  2. Vyberte pravidlo, ktoré je k dispozícii.

    Vo Worde, rozbaľovací zoznam polí Pravidlá, ktorý je dostupný v skupine Zapísať a vložiť na karte Korešpondencia

Prístup k pravidlám získate až po spustení procesu hromadnej korešpondencie. Podrobné informácie o spôsobe nastavenia ktoréhokoľvek poľa získate výberom ikony ? v dialógovom okne pre vybraté pravidlo. Môžete tiež vyhľadať názov poľa v Pomocníkovi programu Word.

Tip : Ak chcete prepnúť medzi zobrazením a skrytím kódov polí, stlačte kombináciu klávesov ALT + F9.

Pole

Popis

Príklad a metóda

Dotaz

Používa sa na zopakovanie žiadosti o rovnaké informácie na viacerých miestach v dokumente. Odpoveď na výzvu sa zobrazí v zlúčenom dokumente.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Dotaz sa nachádza začiarkavacie políčko Spýtať sa raz. Začiarknite políčko, ak chcete, aby sa výzva vyskytla len na začiatku finálnej hromadnej korešpondencie. Alebo zrušte začiarknutie políčka (predvolené nastavenie), ak chcete, aby sa výzva zobrazila pre každý záznam.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole Dotaz.

Plánuje sa večierok pri príležitosti odchodu do dôchodku zamestnanca, ktorý celé roky predával produkty vyrobené vašou organizáciou. Ľuďom v rámci organizácie aj mimo nej sa odosielajú v e-mailovej správe pozvánky s otázkou, či sa zúčastnia.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Dotaz zadajte do poľa Záložka text Pozvánka.

Do poľa Výzva zadajte otázku Plánujete sa k nám pripojiť a zúčastniť sa večierka pri príležitosti odchodu do dôchodku?

Do poľa Predvolený text záložky zadajte možnosť Áno.

Po dokončení stlačte tlačidlo OK.

Vyplniť

Pole Vyplniť sa používa, keď chcete položiť otázku. Pole Vyplniť je podobne ako pole Dotaz viackrát v dokumente.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Vyplniť sa nachádza začiarkavacie políčko Spýtať sa raz. Začiarknite políčko, ak chcete použiť odpoveď na každý záznam, ktorý sa zlučuje. Alebo zrušte začiarknutie políčka (predvolené nastavenie), ak chcete, aby sa výzva zobrazila pre každý záznam.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole Vyplniť.

Vaša organizácia sponzoruje podujatie hodnotiace zdravotný stav. Každému zamestnancovi sa odosiela dôverný registračný formulár. Formulár žiada informácie, ktoré je potrebné poskytnúť – vek, výška, hmotnosť.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Vyplniť zadajte do poľa Výzva otázku Koľko máte rokov?

Po dokončení stlačte tlačidlo OK.

Ak Tak Inak

Používa sa na definovanie podmienky, ktorá musí byť splnená. Ak je určená podmienka splnená, potom sa poskytnú konkrétne informácie. Ale ak určená podmienka nie je splnená, potom sa poskytnú odlišné informácie.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole Ak.

Spravujete veľkú databázu členov pre charitatívnu organizáciu. Členovia dostanú rôzne oznámenia o nadchádzajúcich dobročinných akciách na základe ich geografickej polohy.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Ak vyberte v rozbaľovacom zozname Názov poľa názov stĺpca s umiestnením vo vašom zdroji údajov (zvyčajne tabuľkový hárok programu Excel).

V rozbaľovacom zozname Porovnanie vyberte položku Rovná sa.

Do poľa Porovnať s zadajte text Južná Amerika. Potom do poľa Vložiť tento text zadajte obsah, ktorý sa vloží, ak je splnená podmienka porovnania. A ak podmienka porovnania nie je splnená, potom sa pridá obsah uvedený v poli Inak vložiť tento text.

Po dokončení stlačte tlačidlo OK.

Zlúčiť záznamy č.

Používa sa na zaznamenanie skutočného čísla záznamu v zdroji údajov, ktorý sa má vložiť do zlúčeného dokumentu. Číslo zohľadňuje každé zoradenie a filtrovanie, ktoré ste použili na zdroj údajov pred zlúčením.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole MergeRec.

Použitím poľa MergeRec vedľa poľa s dátumom vytlačenia môžete vytvoriť jedinečné čísla faktúr.

Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Pravidlá a potom vyberte položku Zlúčiť záznamy č.

Zlúčiť postupnosť č.

Používa sa, ak chcete mať určitý počet záznamov v zlúčenom dokumente.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole MergeSeq.

Zlúčili ste dávku listov a posledný záznam v dávke formulárových listov zobrazuje celkový počet listov. Tento výsledok môžete použiť na výpočet ceny poštovného.

Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Pravidlá a potom vyberte položku Zlúčiť postupnosť č.

Ďalší záznam

Používa sa na vloženie ďalšieho záznamu údajov do aktuálneho dokumentu bez vytvorenia nového dokumentu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole Ďalší.

Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Pravidlá a potom vyberte položku Ďalší záznam.

Ďalší záznam ak

Používa sa na porovnanie dvoch hodnôt. Zhoda medzi obsahom údajového poľa a hodnotou určuje, či sa ďalší záznam zlúči do aktuálneho dokumentu alebo do nového dokumentu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole NextIf.

Na karte Korešpondencia vyberte v skupine Zapísať a vložiť polia položku Pravidlá a potom vyberte položku Ďalší záznam ak.

V zozname Názov poľa vyberte názov zlučovacieho poľa, napríklad Mesto.

V zozname Porovnanie vyberte požadovaný operátor. Na vyčlenenie príjemcov v konkrétnom meste vyberte napríklad operátor Rovná sa.

Do poľa Porovnať s zadajte hodnotu, ktorú chcete použiť. Ak chcete napríklad vyčleniť príjemcov v Tokiu, zadajte hodnotu Tokio.

Nastaviť záložku

Používa sa na priradenie názvu záložky ku konkrétnej hodnote. Záložka môže byť umiestnená na rôznych miestach v dokumente. Všade, kde do dokumentu vložíte záložku, sa zobrazí hodnota prepojená na túto záložku.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole Nastaviť.

Vaša organizácia pripravuje verejné vydanie súhrnu environmentálnej práce, ktorá sa má realizovať v určitej oblasti. Projektoví manažéri majú predbežný názov projektu, upozorňujú však, že sa môže zmeniť. Najlepšou možnosťou v tomto prípade je pridať záložku, pretože ak sa názov zmení, zmeníte iba záložku, nie každý odkaz na názov.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Nastaviť zadajte do poľa Záložka text Názov projektu.

Do bloku Hodnota zadajte spojenie Záchrana migrujúcich žiab.

Po dokončení stlačte tlačidlo OK.

Preskočiť záznam ak

Používa sa na porovnanie obsahu údajového poľa s hodnotou a následné preskočenie zahrnutia aktuálneho údajového záznamu, ak porovnanie platí.

Ďalšie informácie nájdete v téme Pole SkipIf.

Ste vlastníkom obchodu s oblečením a zistíte, že máte nadmerné zásoby konkrétneho trička, ale nie v najobľúbenejšej veľkosti. Takže keď ste pripravení odoslať výpredajový leták, musíte vylúčiť zákazníkov, ktorí nosia určitú veľkosť.

V dialógovom okne Vloženie poľa: Preskočiť záznam ak vyberte v rozbaľovacom zozname Názov poľa názov stĺpca s veľkosťou vo vašom zdroji údajov (zvyčajne tabuľkový hárok programu Excel).

V rozbaľovacom zozname Porovnanie vyberte položku Rovná sa.

Do poľa Porovnať s zadajte hodnotu XL. Po dokončení stlačte tlačidlo OK. Zákazníci, ktorí nosia tričká veľkosti XL, nedostanú tento výpredajový leták.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×