Najvhodnejšie postupy pri schôdzi cez Skype for Business (Lync)

Existujú rozličné možnosti, ktoré môžete použiť pri vytváraní schôdze, pri pripájaní k schôdzi a prezentovaní na schôdzi cez Lync. Tieto osvedčené postupy vám pomôžu efektívne využívať funkcie, ktoré vám uľahčia prácu a zabezpečia vám príjemný priebeh schôdze.

Tip : Interaktívnu príručku týkajúcu sa bežných úloh prezentujúceho nájdete v témach Plánovanie a príprava schôdze cez Lync a Spravovanie schôdze cez Lync.

Nastavenie schôdze cez Lync

Plánovanie schôdze

  • V prípade schôdze s malým počtom účastníkov a neformálnej schôdze s pracovníkmi z vašej spoločnosti použite predvolené možnosti schôdze a zmenu nastavení preskočte. Nezabúdajte, že pri výbere predvolených možností sa prezentujúcim môže stať ľubovoľný účastník a že k schôdzi sa možno pripojiť priamo.

  • Ak máte v súvislosti so schôdzou špecifickú požiadavku, napríklad väčší počet účastníkov, zabezpečenie údajov alebo účasť externých klientov, je nevyhnutné zmeniť možnosti schôdze tak, aby vyhovovali tejto požiadavke. Informácie nájdete v téme Nastavenie možností schôdzí cez Lync.

  • Schôdzu cez Lync môžete spustiť v konferenčnej miestnosti, ak sú niektorí účastníci fyzicky prítomní a ďalší sú pripojení online. V Outlooku kliknite na položku Vyhľadávač miestností a vyhľadajte a pridajte konferenčnú miestnosť v požadovanej budove. Miestnosť môžete rezervovať aj zvlášť a informácie o nej môžete pridať do poľa Umiestnenie v žiadosti o schôdzu.

Určenie náhradného prezentujúceho

V prípade, ak sa k schôdzi nemôžete pripojiť alebo na ňu budete meškať, vyberte náhradného prezentujúceho. Náhradný prezentujúci môže okrem iného spustiť nahrávanie, pomáhať cieľovej skupine alebo ju spravovať a monitorovať otázky odoslané počas schôdze, aby ste sa vy mohli sústrediť na svoju prezentáciu, čo má mimoriadny význam v prípade schôdze alebo udalosti s veľkým počtom účastníkov.

Zistenie svojho osobného identifikačného čísla (PIN)

Pri pripájaní k schôdzi cez telefón väčšinou nepotrebujete PIN kód. Pripájate sa priamo a vaše číslo sa zobrazuje v zozname účastníkov. Ak sa však chcete pripojiť ako vedúci účastník alebo overený volajúci, zobrazí sa výzva na zadanie PIN kódu a čísla do práce alebo klapky.

Vytáčanie v pozícii overeného volajúceho znamená iba to, že schôdza je zabezpečená a pred pripojením k nej je potrebné sa identifikovať.

Je užitočné, ak máte svoj PIN kód poruke pre prípad potreby. Ak si svoj PIN kód nepamätáte, v žiadosti o schôdzu kliknite na položku Zabudli ste PIN kód na telefonické pripojenie? a postupujte podľa pokynov na stránke na obnovenie kódu.

Začlenenie školiaceho dokumentu alebo prepojenia do žiadosti o schôdzu

Ak pozývate účastníkov, ktorí nemajú skúsenosti s aplikáciou Lync, do žiadosti o schôdzu začleňte školiaci dokument s postupom alebo prepojenie na školenie k aplikácii Lync, aby ste účastníkom pomohli oboznámiť sa s funkciami schôdze ešte predtým, ako sa k nej pripoja.

Pridanie poznámok k žiadosti o schôdzu

Pri plánovaní schôdze môžete pomocou OneNotu pridávať súkromné alebo zdieľané poznámky. Pozvaní používatelia môžu následne tieto zdieľané poznámky prezerať a upravovať, ak na to majú príslušné povolenie. Na páse s nástrojmi na pozvánke stačí kliknúť na položku Poznámky zo schôdze a pridať zdieľané poznámky pre žiadosti o schôdze alebo svoje vlastné poznámky (ktoré sa ostatným používateľom nezobrazujú).

Pripojenie k schôdzi cez Lync

Tip : Interaktívnu príručku týkajúcu sa pripojenia k schôdzi cez Lync – vrátane tipov na riešenie problémov – nájdete v téme Pripojenie k schôdzi cez Lync.

  • Na schôdzu sa prihláste 10 až 15 minút pred jej začiatkom, aby ste sa pripravili a v prípade potreby mali čas na riešenie možných problémov.

  • Pred schôdzou sa rozhodnite, či budete pre zvukovú časť schôdze používať zvuk cez počítač (integrovaný zvuk a video v Lync) alebo telefón.

  • Ak používate zvuk cez počítač, nastavte svoje zvukové zariadenia a videozariadenia a skontrolujte kvalitu. Môžete použiť mikrofón a reproduktory počítača alebo pripojiť náhlavnú súpravu. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie a testovanie zvuku v LyncuNastavenie videa v Lyncu a riešenie problémov s ním.

  • Ak na prenos zvuku zo schôdze používate telefón, využite funkciu Lync Zavolať mi. V okne Pripojenie k zvukovému prenosu zo schôdze vyberte položku Zavolať mi na a zadajte telefónne číslo, na ktorom chcete byť zastihnuteľní.

Pri používaní tejto funkcie nie je potrebné zadávať ID schôdze ani PIN kód. Stlačte kombináciu klávesov * 1 a vypočujte si popis dostupných konferenčných príkazov.

  • Ak máte možnosť, v záujme dosiahnutia vyššej kvality zvuku použite namiesto mikrofónu a reproduktorov počítača náhlavnú súpravu.

  • Kvalita zvuku úzko súvisí so stavom siete. Používajte drôtové sieťové pripojenie a skontrolujte, či ste v počítači vypli bezdrôtové pripojenie.

  • Ak po pripojení k schôdzi nehovoríte, stlmte si mikrofón. Informácie nájdete v článku Používanie zvuku počas schôdze cez Lync.

Prezentácia na schôdzi cez Lync

  • Požiadajte kolegu, aby sa spolu s vami prihlásil na schôdzu, a skontrolujte kvalitu zvukového a obrazového prenosu zo schôdze.

  • Skontrolujte možnosti dostupné počas schôdze a overte, či ste zapli a vypli správne funkcie pre cieľovú skupinu, napríklad účastnícke povolenia, zobrazovanie obsahu alebo povolenia na zapisovanie poznámok.

  • Ak používate PowerPoint:

  1. Približný počet snímok by v rámci balíka nemal prekračovať 15 snímok. Používajte na nich väčšie písmo (vyše 30 bodov) a jednoduché pozadie, ktoré účastníkov nebude rozptyľovať.

  2. Prezentáciu nahrajte vopred a precvičte si používanie ovládacích prvkov pri presúvaní snímok alebo zapisovaní poznámok. Pomocou laserového ukazovateľa alebo pečiatok môžete napríklad poukázať na dôležité body prezentácie.

  3. Používajte poznámky prezentujúceho, ktoré vám pomôžu zapamätať si body, o ktorých sa chcete zmieniť.

    Ďalšie informácie nájdete v článku Prezentácia powerpointových snímok počas schôdze cez Lync.

  4. Pri zdieľaní pracovnej plochy alebo programu:

    1. Nezabúdajte, že pri zdieľaní programu sa účastníkom zobrazujú iba programy a dokumenty, ktoré zdieľate. Ak prejdete do iných programov, na schôdzi sa nebudú zobrazovať.

    2. Ak chcete prepínať medzi programami, použite zdieľanie pracovnej plochy.

    3. Ak chcete zistiť, čo sa zobrazuje účastníkom schôdze, keď zdieľate pracovnú plochu alebo program, v schôdzi cez Lync kliknite na položku Ukážka.

    4. Informujte cieľovú skupinu o tom, že svoju oblasť zobrazenia môžu zväčšiť prechodom do režimu zobrazenia na celú obrazovku.

      Ďalšie informácie nájdete v článku Zdieľanie pracovnej plochy alebo programov počas schôdze cez Lync.

  5. Vyhraďte dostatočný čas na otázky a informujte cieľovú skupinu o tom, že svoje otázky a komentáre môžu zadávať do sekcie schôdze určenej na výmenu okamžitých správ.

  6. Ak nehovoríte, stlmte svoj mikrofón a skontrolujte, či sa v prípade potreby dá stlmiť alebo zrušiť stlmenie účastníkov buď v Lync, alebo ak používate telefón, pomocou príkazov tónovej voľby (príkazy si vypočujete po stlačení klávesov *1 na číselnej klávesnici telefónu).

  7. Na začiatku schôdze účastníkom pripomeňte, ako môžu stlmiť svoj vstup alebo zrušiť jeho stlmenie.

  8. Na konci schôdze kliknite na položku Ďalšie možnosti (…) a potom kliknite na položku Ukončiť schôdzu. Po zobrazení výzvy potvrďte pokračovanie kliknutím na tlačidlo OK. Tým sa zavrie okno a zo schôdze sa odpoja všetci účastníci vrátane tých, ktorí sa pripojili telefonicky.

Ak chcete len opustiť schôdzu a umožniť ostatným, aby zostali pripojení, jednoducho zatvorte okno schôdze.

Snímka obrazovky s ďalšími možnosťami v rámci schôdze cez Lync

Spustenie schôdze v konferenčnej miestnosti

Miestnosť je vhodné pripraviť v dostatočnom časovom predstihu pred začatím schôdze, aby sa zabezpečilo správne nastavenie aplikácie Lync, ktoré zaručí fungovanie so zvukovými zariadeniami a videozariadeniami v miestnosti.

  1. Pripojte si prenosný počítač k projektoru a v prípade potreby aj k telefónu v konferenčnej miestnosti.

  2. Ak vzniká ozvena, stlmte mikrofón a reproduktory počítača. Požiadajte o to isté aj ostatných v miestnosti, ktorí sú prihlásení do aplikácie Lync.

  3. Telefón v miestnosti môžete pripojiť k počítaču, prípadne sa pomocou telefónu pripojte k zvukovému prenosu zo schôdze.

  4. Ak chcete použiť projektor, ktorý sa nachádza v miestnosti, pripojte kábel k počítaču a vyberte vhodné zobrazenie.

    Kombinácia klávesov Windows + P vyvolá zobrazenie a vy si môžete vybrať jednu z nasledujúcich možností:

  5. Duplikovať – zobrazí vašu pracovnú plochu na monitore počítača aj na projektore v miestnosti.

  6. Rozšíriť – rozšíri pracovnú plochu z počítačového monitora a projektora v miestnosti.

  7. Iba projektor – zobrazí pracovnú plochu iba na projektore v miestnosti.

Odporúčame vybrať možnosť Duplikovať, aby ste schôdzu mohli zobraziť na monitore aj projektore v miestnosti.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×