Najvhodnejšie postupy pri používaní kalendára Outlooku

Najvhodnejšie postupy pri používaní kalendára Outlooku

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Kalendár Outlooku plne integruje e-mail, kontakty a ďalšie funkcie. Vďaka tejto integrácii je súčasť Kalendár jednou z najobľúbenejších funkcií Outlooku. V tomto článku vás prevedieme možnosťami použitia rôznych funkcií kalendára. Okrem toho vám predstavíme vylepšenia kalendára, ktoré sú osobitne zamerané na konzistentnosť práce.

Poznámka :  Mnohé vylepšenia kalendára sa pridali do balíkov Outlook 2007 service pack. Preto vám odporúčame si najskôr overiť, či používate program Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) alebo jeho novšiu verziu. V nasledujúcich témach sa predpokladá, že používate verziu Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 alebo Outlook 2016.

Preposlanie žiadostí o schôdzu

Ak používate Outlook 2007, žiadosti o schôdzu by ste nemali preposielať. Môže to mať za následok zmeškané alebo nesprávne priradené schôdze. Radšej požiadajte organizátora schôdze o pridanie účastníka do pôvodnej žiadosti o schôdzu.

Ak používate Outlook 2010 alebo novšiu verziu a ste účastníkom schôdze, môžete preposlať schôdzu inej osobe, ktorá používa Outlook 2010 alebo novšiu verziu, pomocou funkcie Oznámenie o preposlaní schôdze. Keď na preposielanie schôdze osobe, ktorá na ňu pôvodne nebola pozvaná, používate Outlook 2010 alebo novšiu verziu, Outlook odošle organizátorovi schôdze oznámenie o preposlaní schôdze. Keď organizátor dostane oznámenie o schôdzi, nový účastník sa pridá do schôdze organizátora. Ak je potrebné oznámiť existujúcim účastníkom, že sa k schôdzi pridal ďalší účastník, organizátor musí otvoriť schôdzu a odoslať všetkým účastníkom aktualizáciu schôdze.

Poznámka : Ak chcete dať niekomu vedieť, že sa koná schôdza, ale nechcete ho pozvať, jednoducho potiahnite myšou žiadosť o schôdzu zo svojho kalendára na ikonu Pošta v ľavej spodnej časti okna Outlooku. Otvorí sa e-mail s vloženými informáciami o schôdzi, ktorý môžete poslať. Všimnite si, že tento e-mail nepridá k schôdzi príjemcov a obsahuje len informácie o dátume, čase, predmete a agende schôdze.

Používatelia servera Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 takisto zaviedol oznámenia o preposlaní schôdze ako súčasť funkcie Automatické plánovanie. Ak používate Outlook na pripojenie k poštovej schránke na serveri Exchange organizácie, správanie oznámení o preposlaní schôdze môže byť ovplyvnené nastavením servera Exchange, ak sú nakonfigurované správcom servera Exchange. Správca servera Exchange môže napríklad zakázať odosielanie oznámení o preposlaní schôdze na vzdialené domény.

Vo všeobecnosti sa účastníkom odporúča schôdzu nepreposielať, ak nie sú členmi rovnakej organizácie používajúcej Exchange ako organizátor. Jedine za predpokladu, že sú splnené všetky tieto podmienky:

  • účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,

  • správca servera Exchange účastníkovi umožnil odosielať oznámenia o preposlaní schôdze na vzdialené domény,

  • organizátor používa klienta Microsoft Outlooku.

V prípade účastníka, ktorý používa iný poštový systém ako Exchange, sa vo všeobecnosti odporúča nepreposielať schôdze, ak nie sú splnené všetky tieto podmienky:

  • účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,

  • organizátor používa klienta Microsoft Outlooku.

Ak z nejakého dôvodu organizátor nedostane oznámenie o preposlaní schôdze, účastníci schôdze sa k jeho schôdzi nepridajú. Ak organizátor následne zmení schôdzu a pošle aktualizáciu, aktualizácia sa odošle len pôvodne pozvaným používateľom. Účastníci, ktorí predtým dostali preposlanú kópiu schôdze, aktualizáciu nedostanú.

Ak vyššie uvedené obmedzenia zabraňujú úspešnému a dôslednému preposielaniu pozvánok na schôdze, najvhodnejšie je požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov. Je dôležité požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov, ak si nie ste istí, či vaše prostredie aj prostredie požadovaného účastníka spĺňajú vyššie uvedené podmienky.

Poznámka :  Delegáti Outlooku neprijímajú oznámenia o preposlaní schôdze.

Spracovanie všetkých žiadostí o schôdzu a zrušení schôdzí

Hoci môžete odstrániť žiadosť o schôdzu priamo z priečinka doručenej pošty, mali by ste riadne spracovať žiadosť o schôdzu tak, že ju prijmete alebo zamietnete. Na spracovanie zrušení schôdzí z priečinka Doručená pošta vždy použite príkaz Odstrániť z kalendára. Nespracúvajte schôdze priamo z modulu Kalendár.

Práca s opakovanými schôdzami

Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov

Outlook zjednodušuje naplánovanie schôdze, ktorá sa pravidelne viackrát opakuje. Odporúča sa vždy nastaviť dátum ukončenia a obmedziť rad opakovaných výskytov na konkrétny počet výskytov. Opakované schôdze budú s najväčšou pravdepodobnosťou v určitom bode vyžadovať úpravy. Bude napríklad potrebné pridať účastníkov alebo ich odstrániť z jedného výskytu, prípadne sa zmení miesto alebo čas schôdze z dôvodu sviatkov alebo nepredvídateľných okolností. Outlook každú z týchto jedinečných zmien uloží ako výnimku schôdze. Schôdze s veľkým množstvom výnimiek majú za následok komplikované spravovanie daného radu schôdzí. Okrem toho sa môže vyskytnúť neočakávané správanie. V prípade, že aktuálny rad schôdzí sa skončí, môžete vždy vytvoriť nový. Pri zvažovaní počtu výskytov berte ohľad na frekvenciu. Pri frekvencii dvoch schôdzí týždenne to bude za jeden rok približne o 90 výskytov viac ako pri jednej schôdzi za mesiac.

Ukončenie opakovanej schôdze pred pôvodným dátumom ukončenia

Opakovanú schôdzu možno zrušiť, vhodnejšie však je zmeniť dátum ukončenia príslušného radu. Vďaka tomu vám aj ostatným účastníkom zostane záznam o uplynulých schôdzach. Ak opakovanú schôdzu zrušíte úplne, stratí sa aj história. Najlepšie je nastaviť nový dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Rad schôdzí sa tak ukončí skôr a zároveň sa zachovajú aj záznamy o predchádzajúcich schôdzach.

Poznámka :  Pri predčasnom ukončení radu schôdzí sa výnimky priradené k tejto opakovanej schôdzi stratia. Ďalšie informácie o výnimkách nájdete v časti Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov vyššie.

Ďalšie informácie o možnostiach zrušenia všetkých ďalších schôdzí v rade nájdete v téme Zrušenie všetkých budúcich schôdzí v rade

Zmena organizátora

Outlook neposkytuje možnosť zmeny organizátora schôdze. Ak chcete zmeniť organizátora opakovanej schôdze, ukončite celú opakovanú schôdzu. To znamená, že je potrebné nastaviť skorší dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Po tomto kroku môže nový organizátor vytvoriť novú opakovanú schôdzu.

Ďalšie informácie o nastavení skoršieho dátumu ukončenia nájdete v téme Zrušenie schôdze.

Zabránenie použitiu opakovanej schôdze na zdieľanie príloh

Prílohy prispievajú k zložitosti výnimiek opakovaných schôdzí. Každá výnimka obsahuje vlastnú kópiu prílohy. Pridávaním výnimiek k opakovaným schôdzam sa vytvárajú nové kópie príloh. Ak vykonáte zmeny v jednej skupine príloh, tieto zmeny sa nerozšíria aj na ostatné výnimky. Ak potrebujete, aby mali všetci účastníci najnovšiu kópiu zmien pre danú schôdzu, zdieľajte dokumenty prostredníctvom služby určenej na zdieľanie, ako napríklad OneDrive. Podnikoví používatelia môžu využiť výhody SharePointu alebo iného zdieľaného súborového servera v sieti.

Zabránenie kopírovaniu schôdzí

Outlook zámerne odstraňuje všetky prepojenia medzi kopírovanou a pôvodnou schôdzou. Pomáha to zabrániť nekonzistentnostiam. Novšie verzie Outlooku pridávajú k predmetu textový reťazec „Kópia:“. Môžete tak jednoducho identifikovať kópie schôdzí.

Akcie súvisiace so skopírovanými schôdzami môžu viesť k neočakávaným výsledkom, preto odporúčame vyhýbať sa kopírovaniu schôdzí. Platí to pre schôdze kopírované z kalendára iného používateľa, ako aj pre tie, ktoré skopírujete z iného priečinka svojho kalendára.

Ďalšie informácie o možnostiach premiestnenia schôdzí, ktoré organizujete, do iného kalendára, nájdete v téme

Premiestnenie schôdzí Outlooku bez straty možnosti "Odoslať aktualizácie"

Údržba zariadení pripájaných ku kalendáru

Zabezpečte, aby boli v zariadeniach pripájaných ku kalendáru nainštalované všetky najnovšie aktualizácie. Niektoré zariadenia používajú na synchronizáciu kalendára a ostatných priečinkov protokol Exchange ActiveSync. Ide napríklad o zariadenia so systémami Windows Phone, Windows RT, Apple iOS a Android. S kalendárom tiež možno synchronizovať aj zariadenia BlackBerry spoločnosti Research In Motion (RIM) a ďalšie.

Ďalšie informácie o niektorých známych problémoch nájdete v téme: aktuálne problémy s protokolom Microsoft Exchange ActiveSync a zariadeniami tretích strán.

Poznámka :  V niektorých prípadoch môžu viacerí klienti a zariadenia Outlooku upraviť položky súčasne, čo môže viesť ku konfliktom. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nepracujte v rámci krátkeho časového úseku s jednou položkou v dvoch či viacerých klientoch alebo zariadeniach.

Údržba doplnkov integrovaných s Outlookom

Takmer všetky doplnky Outlooku majú prístup k outlookovým údajom. Doplnok však môže zmeniť položku Outlooku, ktorú práve upravujete, bez ohľadu na to, či ju upravujete v Outlooku alebo v inom zariadení. To môže spôsobiť konflikty. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nainštalujte najnovšie aktualizácie všetkých doplnkov alebo programov integrovaných s Outlookom. Všetky programy a doplnky, ktoré nepoužívate a nepotrebujete ich ani integrovať s Outlookom, odinštalujte alebo zakážte.

Poznámka :  V niektorých prípadoch môžu viacerí klienti a zariadenia Outlooku upraviť položky súčasne, čo môže viesť ku konfliktom. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nepracujte v rámci krátkeho časového úseku s jednou položkou v dvoch či viacerých klientoch alebo zariadeniach.

Ďalšie odporúčania pre používateľov servera Microsoft Exchange

Práca v rámci scenára manažér/delegát

Ak to vaša organizácia umožňuje, nakonfigurujte Outlook tak, aby sa k vašej poštovej schránke servera Exchange pripájal pomocou režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Získate tak vyšší výkon.

Novšie verzie programov Microsoft Outlook, Microsoft Entourage a Microsoft Outlook for Mac obsahujú viacero vylepšení funkcie delegovania. Ďalšie informácie o týchto verziách nájdete v téme:

Program Outlook delegáta v zmiešaných verziách programov Microsoft Outlook a Entourage

Obmedzenie počtu delegátov

Outlook neobmedzuje počet delegátov, ktorých možno pridať. Povolenia na úrovni Vydavateľ však odporúčame udeliť len jednému (1) delegátovi. Získate tak možnosť sledovať čas a spôsob spracovania schôdze. Ak vezmeme do úvahy, že delegát môže na prístup k vašim údajom použiť viaceré zariadenia, určenie niekoľkých delegátov s povoleniami na úrovni Vydavateľ komplikuje možnosť zistiť, prečo sa schôdze stratili alebo prečo sú neaktuálne.

Aj keď povolenia Vydavateľ udelíte len jednému delegátovi, neudeľujte povolenia Recenzent alebo Prispievateľ veľkému počtu delegátov. Dôvod je ten, že pridanie veľkého počtu delegátov môže vyčerpať iné zdroje. Môže sa napríklad dosiahnuť limit veľkosti pre údaje pravidiel. Po pridaní delegáta sa vykonajú viaceré zmeny:

  • Outlook použije povolenia na príslušné priečinky.

  • Atribút PublicDelegates služby Active Directory sa aktualizuje na povolenia delegáta Odosielať v mene inej osoby.

  • Outlook pridá delegáta do pravidla preposielania poštovej schránky nadriadeného. Tým sa začnú žiadosti o schôdze preposielať delegátovi.

  • Outlook do poštovej schránky nadriadeného uloží ďalšie informácie o delegátovi.

Každá z týchto súčastí môže mať iné limity. Hodnoty blížiace sa k týmto limitom môžu mať vplyv na výkon a stabilitu.

Poznámky : 

  • Počas vývoja a testovania produktu použila spoločnosť Microsoft maximálne štyroch (4) delegátov. Delegáti navyše používali len Outlook. Zariadenia neboli súčasťou testovania.

  • Ak treba dočasne alebo úplne nahradiť delegáta s povoleniami na úrovni Vydavateľ, zmeňte povolenia z úrovne Vydavateľ na Recenzent alebo Žiadne. Potom udeľte povolenia na úrovni Vydavateľ novému alebo záložnému delegátovi.

Pozrite tiež

Informácie o nástroji na analýzu konfigurácie balíka Office

Informácie o Kalendár kontrola nástroja Outlook (CalCheck)

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×