Najčastejšie otázky a odpovede o postupe skupinového schválenia

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Funkcia popísaná v tejto téme Pomocníka je k dispozícii iba v prípade, že inštalácii niektorý z týchto verzií balíka Office SharePoint Server 2007 a Microsoft Office Enterprise 2007: čínština (tradičná), čínština (zjednodušená), japončina alebo kórejčina.

Môže sa Skupinové schválenie používať v súčinnosti s inými tokmi činností?

Program Microsoft Office SharePoint Server 2007 poskytuje riešenia, ktoré podporujú mnohé možné toky činností v organizácii, ako aj Skupinové schválenie. Ďalšie informácie o podporovaných tokoch činností nájdete v Pomocníkovi príslušného toku činností. Tok činností Skupinové schválenie však nemôže zdieľať rovnakú knižnicu dokumentov s ostatnými riešeniami tokov činností, pretože používa knižnicu dokumentov exkluzívne. Aby sa mohol používať s inými riešeniami tokov činností, treba vytvoriť samostatnú knižnicu dokumentov na tímovej lokalite. Ďalšie informácie nájdete v Pomocníkovi pre toky činností.

Inak povedané, aj keby ste na stránku Prispôsobenie mojich schválení, ktorá je určenou stránkou Skupinového schválenia, pridali iné toky činností, tieto toky činností nebudú pracovať správne.

Skupina funkcií kolekcie lokality, ako aj skupina funkcií lokality má tlačidlo, ktoré aktivuje funkciu Skupinové schválenie. V čom sa tieto dve tlačidlá odlišujú?

Aby tok činností Skupinové schválenie pracovalo správne, musíte najprv aktivovať funkciu Skupinové schválenie na stránke funkcií kolekcie lokalít a potom na stránke funkcií lokality.

Ak by sa riešenie aktivovalo najprv na stránke funkcií lokality, tok činností Skupinové schválenie by nepracoval správne. Deaktivácia riešenia Skupinové schválenie sa vykonáva v opačnom poradí.

Poznámka : Funkciu Skupinové schválenie je možné aktivovať len na lokalite najvyššej úrovne kolekcie lokalít.

Možno zmeniť konfiguráciu obrazovky riešenia Skupinové schválenie? Je tiež možné vytvoriť alebo pridať nové zobrazenie? Možno pridať webovú časť Skupinové schválenie?

Zmena alebo odstránenie existujúceho zobrazenia môže spôsobiť, že riešenie Skupinové schválenie nebude správne pracovať. Ak sa po úprave zobrazenia vyskytne problém, tento problém odstránite deaktiváciou a opätovnou aktiváciou funkcie Skupinové schválenie. Webové časti pre skupinové schválenie, ako napríklad knižnica dokumentov pre Webové časti Moje schválenie a zoznam Zostava denníka identifikácie dokumentu sú k dispozícii, pretože však niektoré z nich vyžadujú pre prístup povolenie vyššej úrovne, pred publikovaním stránky odskúšajte stránku s povoleniami rôznych úrovní.

Poznámka : Na úpravu zobrazení nepoužívajte aplikáciu SharePoint Designer ani funkciu Upraviť stránku.

Možno pridať na obrazovku nový stĺpec?

Zatiaľ čo pridanie nového stĺpca na zobrazenie v predvolených zobrazeniach (Osobné priečinky, Na schválenie, Navrhované používateľom, Zamietnuté pre používateľa, Schválené používateľom) nie je povolené, môžete vytvoriť a pridať nový stĺpec do zobrazenia správcu. 

Nový stĺpec môžete vytvoriť v priečinku Stĺpce na stránke Prispôsobiť moje schválenie a potom stĺpec pridať do zobrazenia správcu v priečinku Zobrazenia.

Zaručuje pečiatka totožnosť odosielateľa a podpisovateľa?

Pečiatku je možné sfalšovať. Preto totožnosť podpisovateľa možno zaručiť len do určitej miery. Kliknite na pečiatku zobrazenú na obrazovke ľavým tlačidlom myši, potom pravým tlačidlom myši a vyberte položku Informácie o podpise. V dialógovom okne Informácie o podpise kliknite na tlačidlo Zobraziť, aby sa zobrazili podrobné informácie o certifikáte použitom pri podpisovaní. Certifikát je dôveryhodnejší ako obrázok pečiatky, skutočnú totožnosť podpisovateľa na základe spoľahlivosti publikujúcej organizácie alebo politiky zdieľania certifikátu možno zatiaľ zaručiť len do určitej miery. Preto správca musí vytvoriť spoľahlivý systém certifikátov spoločnosti. Ďalšie informácie sú uvedené v Pomocníkovi pre certifikáty Pomocníka aplikácie Windows Server.

Poznámka : Riešenie Skupinové schválenie monitoruje celý proces toku činností a overuje používateľov na základe informácií o kontách používateľov. Používateľ bez správneho povolenia a konta sa nemôže zúčastňovať na procese schvaľovania.

Rozumiem, že skupinového schválenia vychádza z knižnice dokumentov aplikácie Microsoft Office SharePoint Server. Vyžaduje sa špeciálnu pozornosť správy?

Áno, skupinového schválenia vychádza z knižnice dokumentov aplikácie Microsoft Office SharePoint Server. Každá knižnica dokumentov má prispôsobiť stránke knižnice dokumentov názvu na správu príslušných nastavení. Podobne ako iné knižnice dokumentov skupinového schválenia tiež používa stránku prispôsobiť moje schválenie prispôsobiť funkcie. Ak chcete stránku prispôsobiť moje schválenie, kliknite na položku Moje schválenie, Nastavenie a Nastavenie môjho schválenia na stránke Nastavenie lokality.

Zmena predvolených nastavení niektorých prispôsobiteľných nastavení môže ovplyvniť operácie toku činností Skupinové schválenie. Prejdite na stránku Rozšírené nastavenia knižnice dokumentov: Moje schválenia kliknutím na položku Rozšírené nastavenia v časti Všeobecné nastavenia a potom sa uistite, že nasledujúce nastavenia sú nastavené na predvolené hodnoty.

  • Povoliť spravovanie typov obsahu?      Iba nastavenie na Áno zabezpečí, že v toku činností Skupinové schválenie možno registrovať a používať viaceré šablóny. Uistite sa, že je vybraná možnosť Áno .

  • Otváranie prehľadávačom podporovaných dokumentov      Vyberte začiarkavacie políčko Otvoriť v klientskej aplikácii, aby ste umožnili otvoriť dokument v programe Microsoft Office Word alebo Microsoft Office Excel.

Lokalitu Skupinové schválenie možno obnoviť do lokality Microsoft Office SharePoint Server, keď sa zálohujú?

Áno, lokalitu Skupinové schválenie je potrebné zálohovať a obnovovať pomocou webovej aplikácie. Zálohujte a obnovte všetky lokality vytvorené pre aplikáciu.

Možno nastaviť informačné kanály RSS pre tok činností Skupinové schválenie?

Skupinové schválenie poskytuje informačného kanála RSS, ktorý je jedným z základných funkcií knižnice dokumentov balíka Microsoft Office SharePoint Server. Používateľov môžete prihlásiť do nej sa RSS čítačku zobrazíte zoznam dokumentov. Však neumožňuje dokumenty kategorizovať podľa stavu procesu schválenia čítanie informačných kanálov RSS. Môžete zobraziť vlastnosti dokumentu, ale nemôžete otvoriť, schváliť alebo odmietnuť dokumenty s RSS v zozname.

Ako sa v toku činností Skupinové schválenie prejavia organizačné zmeny, napríklad reorganizácia a zamestnanci, ktorí sú dočasne na dovolenke alebo ktorí odišli zo spoločnosti?

Ak bola organizácia zrušená a odstránená, súbory uložené v priečinku odstránenej organizácie sa presunú a uložia do priečinka nadradenej organizácie. Ak sa organizácia premenuje, archív sa automaticky prispôsobí zmene, čím odpadá potreba manuálnej kontroly.

Na druhej strane všetky zmeny vykonané v priebehu procesu schvaľovania si v závislosti od konkrétnej situácie vyžadujú manuálnu kontrolu správcu. Ak bol napríklad dokument odoslaný na schválenie, ale oddelenie odosielateľa bolo v spoločnosti zrušené, takýto dokument sa uloží do priečinka Neurčené v archíve. Je tomu tak preto, lebo číslo dokumentu, ktoré sa priradí hneď po odoslaní dokumentu, sa používa na určenie, do ktorého priečinka sa dokument uloží. Keď sa neskorší schvaľovateľ odstráni z organizačnej schémy skôr, ako skorší schvaľovateľ vykoná schválenie, oznámenie o zrušení procesu schvaľovania sa odošle e-mailom skorším schvaľovateľom a proces schvaľovania sa zruší. Ak sa však neskorší schvaľovateľ odstráni z organizačnej schémy až potom, čo skorší schvaľovateľ vykonal schválenie, proces schvaľovania sa nezruší a odosielateľovi sa neodošle oznámenie, preto správca musí vykonať samostatný zásah. Vtedy v prípade odosielateľa tento dokument zostane v priečinku Navrhované používateľom a v prípade skoršieho schvaľovateľa v priečinku Schválené používateľom. Vznikne chyba, keď dokument, ktorý zostal, vyberiete, na dokument kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete príkaz Zobraziť vlastnosti. To vyžaduje, aby podľa potreby buď odosielateľ alebo správca skontroloval a zrušil proces schvaľovania a aby dokument znova odoslal na schválenie.

Po kliknutí na stránku Používatelia a organizácie v časti Skupinové schválenie sa zobrazí chybové hlásenie, že organizačná schéma je nekonzistentná. Aká je príčina a riešenie tohto problému?

Je to preto, že ste odstránili skupine pod skupinového schválenia prostredníctvom stránky osoby a skupiny Microsoft Office SharePoint Server. Na zobrazenej chybové hlásenie, kliknite sem. Na stránke ste premiestnili, kliknite na položku akcie- Riešenie nekonzistentnosti organizácie stromu. Odstrániť organizácie Organizačná schéma, ktorú ste odstránili zo servera Microsoft Office SharePoint Server. Použiť odstránené skupina v skupinového schválenia, si ju znova registrovať v organizačnej schéme skupinového schválenia. Aby bolo umiestnené konzistentné s disruptive organizačnej schémy a oddelenie štruktúra priečinkov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie organizačnej schémy.

Ste vytvorili distribučnú skupinu na serveri Microsoft Exchange Server, pri vytváraní skupiny rolí (alebo rol). Čo robiť, ak sa odstráni skupiny rolí alebo zmeniť jej členov? Sa tieto zmeny automaticky prenesú do distribučnej skupiny?

Áno, budú. Odstránenie skupiny rolí, odstránia sa aj jeho distribučnej skupiny. Premenovanie skupiny rolí odstráni existujúcej distribučnej skupiny a vytvorí distribučnú skupinu pod novým názvom. A členov skupiny rolí všetky zmeny sa prejavia okamžite distribučnej skupiny, za predpokladu, že správca Microsoft Office SharePoint Server tiež má oprávnenia správcu servera Exchange.

Možno odstrániť šablónu registrovanú tokom činností Skupinové schválenie?

Áno, je to možné, ako dlho webový server nemá žiadne dokumentov vytvorených pomocou tejto šablóny, keď sa pokúsite odstrániť. Všetky dokumenty vytvorené s touto šablónou treba odstrániť z koša na webový server, ako aj z archívu skupinového schválenia. Odporúčame, aby šablóny sa pred používateľom skrytý, skôr ako odstránené.

Pri auditovaní archivovaných dokumentov nesmú v archivovaných dokumentoch chýbať čísla dokumentov. Existuje spôsob, ako skontrolovať číslo každého dokumentu?

Aplikácia Skupinové schválenie vytvára zostavu denníka dokumentov oddelene od archívu dokumentov. Zostava denníka identifikácie dokumentov je užitočný nástroj na spravovanie a auditovanie dokumentov podľa čísla, pretože uvádza všetky číslované dokumenty podľa oddelenia a zobrazuje pre každý dokument súhrnný denník záznamov schválenia.

Zostavu zobrazíte kliknutím na položku Zostava denníka identifikácie dokumentov v časti Správa skupinového schválenia na stránke Nastavenie lokality. Zostava obsahuje zoznam všetkých organizácií registrovaných v organizačnej schéme a všetkých odoslaných dokumentov. Kliknutím na znak + vedľa organizácie sa zobrazí zoznam všetkých dokumentov podľa čísiel vydaných dokumentov. Kliknutím na znak + vedľa požadovaného dokumentu sa zobrazí záznam dokumentu. Číslo v zátvorkách () uvádza počet inštancií dokumentov podľa stavu, a preto môže byť väčšie ako počet skutočných dokumentov.

Zostavu denníka je možné podľa potreby zobraziť aj v inom formáte. Kliknite na tlačidlo Akcie na paneli úloh stránky Zostava denníka identifikácie dokumentov a potom kliknite na položku Upraviť v údajovom hárku alebo na položku Exportovať do hárka, ak chcete previesť zostavu do formátu tabuľkového alebo údajového hárku. Podľa potreby skontrolujte skonvertované údaje. Nezabudnite, že odstránením alebo zmenou údajov sa zruší platnosť zostavy denníka dokumentu.

Ako nastaviť odosielanie upozornení e-mailom?

Skupinového schválenia je elektronické schvaľovanie riešenie vytvorený spoločnosťou Microsoft a založený na technológii Microsoft Office SharePoint Server, ktorý sa zapne aj funkciu oznamovania pomocou prepojenia na e-mailový systém. Ďalšie informácie o nastavení oznámení e-mailom nájdete v Pomocníkovi pre Microsoft Office SharePoint Server.

Po nastavení oznámení e-mailom odosielatelia a Schvaľovatelia automaticky informovaní o požiadavky na schválenie či stav schválenia a prijímať súhrnu e-mailové správy po dokončení procesu schválenia. Ak používate Exchange Server, umožňuje pohodlne môžete vytvoriť a spravovať distribučnú skupinu pre skupinového schválenia rol. Popredia ďalšie informácie, kliknite na položku Vytvoriť rol.

Ako zmeniť nastavenie funkcie Skupinové schválenie tak, aby bolo skupinové schválenie zosúladené s procesom schvaľovania spoločnosti?

Skupinové schválenie poskytuje spôsob, ako zmeniť alebo prispôsobiť proces pracovného postupu. Môžete odkazovať na ECM Starter Kit pre systém Office 2007, ktoré môžete nájsť na Centrum sťahovania softvéru

Treba spracovať súbory alebo priečinky manuálne. Ako to môžem?

Musíte použiť Vystrihnúť a prilepiť namiesto kopírovať a prilepiť.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×