Načítanie externých údajov pomocou programu Microsoft Query

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Program Microsoft Query môžete použiť na načítanie údajov z externých zdrojov. Pomocou programu Microsoft Query na načítanie údajov z firemných databáz a súborov, nemusíte zadávať údaje, ktoré chcete analyzovať v programe Excel. Môžete tiež obnoviť zostavy programu Excel a súhrny automaticky z pôvodného zdroja databázy vždy, keď je databáza aktualizovaná novými informáciami.

Čo vás zaujíma?

Ďalšie informácie o programe Microsoft Query

Pripojenie k zdroju údajov

Definovanie dotazu pomocou Sprievodcu dotazom

Práca s údajmi v programe Excel

Ďalšie informácie o programe Microsoft Query

Pomocou programu Microsoft Query sa môžete pripojiť k externým zdrojom údajov, vyberať údaje z týchto externých zdrojov, importovať tieto údaje do pracovného hárka a podľa potreby údaje obnoviť a udržať synchronizáciu údajov pracovného hárka s údajmi externých zdrojov.

Typy databáz, ku ktorým máte prístup     Môžete načítať údaje z viacerých typov databáz vrátane databáz programov Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server a Microsoft SQL Server OLAP Services. Môžete načítať aj údaje zo zošitov programu Excel a z textových súborov.

Microsoft Office poskytuje ovládače, ktoré môžete použiť na načítanie údajov z nasledujúcich zdrojov údajov:

  • Služby analýzy servera Microsoft SQL Server (poskytovateľ OLAP)

  • Microsoft Office Access

  • program dBASE

  • program Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • program Oracle

  • program Paradox

  • Databázy textových súborov

Môžete tiež ovládače ODBC alebo ovládače zdroja údajov od iných výrobcov na získanie informácií zo zdrojov údajov, ktoré nie sú uvedené tu, vrátane ďalších typov databáz OLAP. Informácie o inštalácii ovládač ODBC alebo ovládač zdroja údajov, ktorý nie je uvedený tu nájdete v dokumentácii k databáze alebo obráťte sa na svojho dodávateľa databázy.

Výber údajov z databázy     Údaje sa z databázy načítajú vytvorením dotazu. Dotaz je otázka, ktorou sa pýtate na údaje uložené v externej databáze. Ak sú napríklad údaje uložené v databáze programu Access, môžete sa zaujímať o údaje o predaji určitého výrobku na určitom území. Môžete načítať časť údajov výberom len údajov pre výrobok a oblasť, ktorú chcete analyzovať.

Pomocou programu Microsoft Query môžete vybrať stĺpec požadovaných údajov a do programu Excel importovať len tieto údaje.

Aktualizácia pracovného hárka v jednom kroku     Po prenose externých údajov do zošita programu Excel po každej zmene databázy môžete obnoviť údaje a aktualizovať analýzu – bez potreby znovu vytvoriť súhrnné zostavy a grafy. Môžete napríklad vytvoriť mesačný súhrn údajov o odbyte a obnovovať ho každý mesiac, keď budú k dispozícii nové čísla.

Používanie zdrojov údajov programom Microsoft Query     Po nastavení môžete zdroj údajov pre určitú databázu použiť vždy, keď chcete vytvoriť dotaz na výber a načítanie údajov z databázy – bez potreby znovu zadať všetky informácie o prepojení. Program Microsoft Query používa zdroj údajov na pripojenie k externej databáze a na zobrazenie toho, ktoré údaje sú k dispozícii. Po vytvorení dotazu a vrátení údajov do programu Excel program Microsoft Query poskytne zošitu programu Excel informácie o dotaze a zdroji údajov, takže k databáze sa môžete znovu pripojiť, keď budete chcieť obnoviť údaje.

Diagram spracovania zdroja údajov programom Query

Používanie programu Microsoft Query na importovanie údajov     Ak chcete importovať externé údaje do programu Excel pomocou programu Microsoft Query, postupujte podľa uvedených krokov. Každý krok je podrobnejšie opísaný v nasledujúcich sekciách.

  1. Pripojenie k zdroju údajov.

  2. Môžete použiť Sprievodcu dotazom na definovanie dotazu.

  3. Práca s údajmi v programe Excel.

Na začiatok stránky

Pripojenie k zdroju údajov

Čo je zdroj údajov?     Zdroj údajov je uložený súbor informácií, ktorý umožňuje programom Excel a Microsoft Query pripojiť sa k externej databáze. Pri používaní programu Microsoft Query na nastavenie zdroja údajov prideľte zdroju údajov názov a potom poskytnite názov a umiestnenie databázy alebo servera, typ databázy a vaše prihlasovacie informácie a heslo. K informáciám patrí aj názov ovládača OBDC alebo ovládača zdroja údajov, čo je program vytvárajúci pripojenia k špeciálnym typom databáz.

Nastavenie zdroja údajov pomocou programu Microsoft Query:

  1. Na karte Údaje v skupine Získať externé údaje kliknite na položku Z iných zdrojov a potom na položku Z programu Microsoft Query.

  2. Vyberte niektorú z nasledovných možností:

    • Ak chcete určiť zdroj údajov pre databázu, textový súbor alebo zošit programu Excel, kliknite na kartu Databázy.

    • Ak chcete zadať zdroj údajov kocky OLAP, kliknite na kartu Kociek OLAP. Táto karta je k dispozícii iba v prípade, že program Microsoft Query spustený z programu Excel.

  3. Dvakrát kliknite na položku <Nový zdroj údajov>.

    -alebo-

    Kliknite na položku <Nový zdroj údajov> a potom na tlačidlo OK.

    Zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie nového zdroja údajov.

  4. V kroku 1 zadajte názov na identifikáciu zdroja údajov.

  5. V kroku 2 kliknite na ovládač pre typ databázy, ktorú chcete používať ako zdroj údajov.

    Ak ovládače ODBC, ktoré sa inštalujú s programom Microsoft Query, nepodporujú externú databázu, ku ktorej chcete získať prístup, musíte získať a inštalovať ovládač ODBC kompatibilný s programom Microsoft Office od iného dodávateľa, než je výrobca databázy. Pokyny na inštaláciu získate od dodávateľa databázy.

    Poznámka : Databázy OLAP nevyžadujú ovládače ODBC. Pri inštalácii programu Microsoft Query sa inštalujú ovládače pre databázy vytvorené pomocou služby analýzy servera Microsoft SQL Server. Ak sa chcete pripojiť k iným databázam OLAP, musíte inštalovať ovládač zdroja údajov a klientsky softvér.

  6. Kliknite na tlačidlo Pripojiť a potom poskytnite informácie potrebné na pripojenie k zdroju údajov. Informácie poskytované pre databázy, zošity programu Excel a textové súbory závisia od typu vybratého zdroja údajov. Môžete byť vyzvaní na zadanie prihlasovacieho mena, hesla, verzie používanej databázy, umiestnenia databázy alebo ďalších informácií stanovených pre daný typ databázy.

    Používajte silné heslá, ktoré pozostávajú z malých a veľkých písmen, číslic a symbolov. Jednoduché heslá tieto prvky neobsahujú. Príklad silného hesla: Y6dh!et5. Príklad slabého hesla: House27. Heslá by mali mať dĺžku 8 a viac znakov. Ešte lepšie je použiť prístupovú frázu, ktorá má 14 a viac znakov.

    Je dôležité, aby ste si heslo pamätali. Ak heslo zabudnete, spoločnosť Microsoft ho už nedokáže obnoviť. Heslá, ktoré ste si poznačili, uložte na bezpečné miesto vzdialené od informácií, ktoré pomáhajú chrániť.

  7. Po zadaní požadovaných informácií kliknite na tlačidlo OK alebo Dokončiť a vrátite sa do dialógového okna Vytvorenie nového zdroja údajov.

  8. Ak databáza obsahuje tabuľky a chcete konkrétnej tabuľky automaticky zobraziť v Sprievodcovi dotazom, kliknite na pole v kroku 4 a potom kliknite na tabuľku, ktorá sa má.

  9. Ak nechcete pri používaní zdroja údajov zadať prihlasovacie meno a heslo, začiarknite políčko Uložiť identifikáciu a heslo používateľa do definície zdroja údajov. Uložené heslo sa nešifruje. Ak začiarkavacie políčko nie je k dispozícii, spojte sa so správcom databázy a zistite, či táto možnosť môže byť k dispozícii.

    Poznámka k zabezpečeniu : Pri pripájaní k zdrojom údajov sa vyhnite ukladaniu prihlasovacích informácií. Tieto informácie by sa mohli uložiť ako obyčajný text, zlomyseľný používateľ by k nim mohol získať prístup a ohroziť zabezpečenie zdroja údajov.

Po skončení týchto krokov sa názov zdroja údajov zobrazí v dialógovom okne Výber zdroja údajov .

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu pomocou Sprievodcu dotazom

Použitie Sprievodcu dotazom pre väčšinu dotazov     Sprievodca dotazom zjednodušuje výber a zhromaždenie údajov z rôznych tabuliek a polí v databáze. Pomocou Sprievodcu dotazom môžete vybrať tabuľky a polia, ktoré chcete zahrnúť. Vnútorné spojenie (operácia dotazu, ktorou sa určuje, že riadky z dvoch tabuliek sa spoja na základe rovnakých hodnôt poľa) sa vytvorí automaticky, keď sprievodca rozpozná primárny kľúč poľa v jednej tabuľke a pole s rovnakým názvom v druhej tabuľke.

Sprievodcu môžete použiť aj na zoradenie súboru výsledkov a vykonanie jednoduchého filtrovania. V poslednom kroku sprievodcu môžete vybrať, či sa údaje vrátia do programu Excel alebo sa dotaz v programe Microsoft Query ďalej spresní. Po vytvorení môžete dotaz spustiť v programe Excel alebo v programe Microsoft Query.

Ak chcete spustiť Sprievodcu dotazom, vykonajte nasledujúce kroky.

  1. Na karte Údaje v skupine Získať externé údaje kliknite na položku Z iných zdrojov a potom na položku Z programu Microsoft Query.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov skontrolujte, či je začiarknuté políčko Použiť Sprievodcu dotazom na vytvorenie a úpravu dotazov.

  3. Dvakrát kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť.

    -alebo-

    Kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Priama práca s programom Microsoft Query pre iné typy dotazov     Ak chcete vytvoriť zložitejší dotaz, ako umožňuje Sprievodca dotazom, môžete pracovať priamo v programe Microsoft Query. Program Microsoft Query môžete použiť na zobrazenie a zmenu dotazov vytvorených pomocou Sprievodcu dotazom alebo môžete vytvoriť nové dotazy bez použitia sprievodcu. Priame použitie programu Microsoft Query vám umožní vytvoriť dotazy s nasledujúcimi funkciami:

  • Výber konkrétnych údajov z poľa     Vo veľkých databázach môžete potrebovať vybrať určité údaje z poľa a vynechať údaje, ktoré nepotrebujete. Potrebujete napríklad údaje pre dva výrobky z poľa, ktoré obsahuje informácie o mnohých výrobkoch. Na výber údajov týkajúcich sa len dvoch požadovaných výrobkov môžete použiť kritériá.

  • Načítanie údajov na základe rôznych kritérií pri každom spustení dotazu     Ak potrebujete vytvoriť rovnakú zostavu alebo súhrn programu Excel pre viaceré oblasti tých istých externých údajov — ako sú samostatné zostavy predaja pre každé územie — môžete vytvoriť parametrický dotaz. Po spustení parametrického dotazu sa zobrazí výzva na zadanie hodnoty, ktorá sa použije ako kritérium, keď dotaz vyberá záznamy. Parametrický dotaz môže napríklad žiadať zadanie určitého územia. Tento dotaz môžete použiť znovu na vytvorenie zostáv predaja pre jednotlivé územia.

  • Rôzne spôsoby spojenia údajov     Vnútorné spojenia, ktoré vytvára Sprievodca dotazom, sú najvšeobecnejším typom spojení používaných na vytvorenie dotazov. Niekedy však môžete potrebovať vytvoriť iný typ spojenia. Ak máte napríklad tabuľku informácií o predaji výrobkov a tabuľku informácií o zákazníkoch, vnútorné spojenie (typ vytvorený Sprievodcom dotazom) zabráni načítaniu záznamov zákazníkov týkajúcich sa zákazníkov, ktorí ešte neuskutočnili nákup. Pomocou programu Microsoft Query môžete spojiť tieto tabuľky a načítať záznamy všetkých zákazníkov spolu s údajmi o predaji pre zákazníkov, ktorí už uskutočnili nákup.

Ak chcete spustiť program Microsoft Query, vykonajte nasledujúce kroky.

  1. Na karte Údaje v skupine Získať externé údaje kliknite na položku Z iných zdrojov a potom na položku Z programu Microsoft Query.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov skontrolujte, či políčko Použiť Sprievodcu dotazom na vytvorenie a úpravu dotazov nie je začiarknuté.

  3. Dvakrát kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť.

    -alebo-

    Kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Opätovné použitie a zdieľanie dotazov     V Sprievodcovi dotazom aj v programe Microsoft Query môžete dotazy uložiť ako súbory .dqy, ktoré môžete upraviť, znovu použiť a zdieľať. V programe Excel môžete otvárať súbory .dqy priamo, čo umožňuje vám alebo iným používateľom vytvoriť ďalšie externé rozsahy údajov z toho istého dotazu.

Otvorenie uloženého dotazu v programe Excel:

  1. Na karte Údaje v skupine Získať externé údaje kliknite na položku Z iných zdrojov a potom na položku Z programu Microsoft Query. Zobrazí sa dialógové okno Výber zdroja údajov.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov kliknite na kartu Dotazy.

  3. Dvakrát kliknite na uložený dotaz, ktorý chcete otvoriť. Dotaz sa zobrazí v programe Microsoft Query.

Ak chcete otvoriť uložený dotaz a program Microsoft Query je už otvorený, v programe Microsoft Query kliknite na ponuku Súbor a potom na príkaz Otvoriť.

Ak dvakrát kliknete na súbor s príponou .dqy, program Excel otvorí a spustí dotaz a potom vloží výsledok do nového pracovného hárka.

Ak chcete zdieľať súhrn alebo zostavu programu Excel, ktoré sú založené na externých údajoch, môžete ostatným používateľom poskytnúť zošit obsahujúci rozsah externých údajov, alebo môžete vytvoriť šablóna. Šablóna vám umožňuje uložiť súhrn alebo zostavu bez uloženia externých údajov a súbor je tak menší. Externé údaje sa načítajú, keď používateľ otvorí šablónu zostavy.

Na začiatok stránky

Práca s údajmi v programe Excel

Po vytvorení dotazu v Sprievodcovi dotazom alebo v programe Microsoft Query môžete údaje preniesť do pracovného hárka programu Excel. Údaje sa stávajú rozsah externých údajov alebo zostava kontingenčnej tabuľky, ktoré môžete formátovať a obnovovať.

Formátovanie načítaných údajov     V programe Excel môžete použiť nástroje, ako sú grafy alebo automatické medzisúčty na zhrnutie údajov načítaných programom Microsoft Query. Údaje môžete formátovať a formátovanie sa zachová pri obnovení externých údajov. Namiesto názvov polí môžete použiť vlastné menovky stĺpcov a automaticky pridávať čísla riadkov.

Program Excel môže automaticky formátovať nové údaje, ktoré zadáte na konci rozsahu, aby zodpovedali predchádzajúcim riadkom. Program Excel môže tiež automaticky kopírovať vzorce, ktoré sa opakujú v predchádzajúcich riadkoch a rozšíriť ich do ďalších riadkov.

Poznámka : Formáty a vzorce, ktoré sa majú rozšíriť do nových riadkov rozsahu, sa musia vyskytovať aspoň v troch z piatich predchádzajúcich riadkov.

Túto možnosť môžete kedykoľvek vypnúť (alebo znovu zapnúť):

  1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , potom na položku Možnosti programu Excel a nakoniec kliknite na kategóriu Spresnenie.

  2. Ak chcete túto možnosť vypnúť, v časti Úpravy začiarknite políčko Rozšíriť formáty a vzorce v rozsahu údajov. Ak chcete znovu vypnúť automatické formátovanie rozsahu údajov, zrušte začiarknutie políčka.

Obnovenie externých údajov     Pri obnovení externých údajov spustíte dotaz na získanie nové alebo zmenené údaje, ktorý spĺňa vaše požiadavky. Dotaz v programe Microsoft Query a Excel je možné obnoviť. Program Excel ponúka niekoľko možností na obnovenie dotazov vrátane obnovenia údajov pri každom otvorení zošita a automatického obnovenia v načasovaných intervaloch. Budete môcť pracovať v Exceli počas obnovovania údajov, môžete tiež skontrolovať stav počas obnovovania údajov. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie pripojených (importovaných) údajov.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×