Načítanie externých údajov pomocou programu Microsoft Query

Poznámka: Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Program Microsoft Query môžete použiť na načítanie údajov z externých zdrojov. Pomocou Microsoft Query na načítanie údajov z firemných databáz a súborov nemusíte opätovne zadávať údaje, ktoré chcete analyzovať v Exceli. Zostavy a súhrny programu Excel môžete obnoviť aj automaticky z pôvodnej zdrojovej databázy vždy, keď sa databáza aktualizuje novými informáciami.

Pomocou programu Microsoft Query sa môžete pripojiť k externým zdrojom údajov, vybrať údaje z týchto externých zdrojov, importovať tieto údaje do hárka a obnoviť údaje podľa potreby, aby sa údaje hárka synchronizovali s údajmi z externých zdrojov.

Typy databáz, ku ktorým môžete získať prístup     Môžete načítať údaje z viacerých typov databáz vrátane aplikácií Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server a služieb OLAP na serveri Microsoft SQL Server. Môžete tiež načítať údaje z excelových zošitov a z textových súborov.

Balík Microsoft Office poskytuje ovládače, ktoré môžete použiť na načítanie údajov z nasledujúcich zdrojov údajov:

  • Služby Microsoft SQL Server Analysis Services (poskytovateľ OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Databázy textových súborov

Môžete použiť aj ovládače ODBC alebo ovládače zdroja údajov od iných výrobcov na načítanie informácií z zdrojov údajov, ktoré tu nie sú uvedené, vrátane iných typov databáz OLAP. Ďalšie informácie o inštalácii ovládača ODBC alebo ovládača zdroja údajov, ktorý tu nie je uvedený, nájdete v dokumentácii k databáze alebo sa obráťte na dodávateľa databázy.

Výber údajov z databázy     Údaje z databázy načítate vytvorením dotazu, čo je otázka, ktorú chcete požiadať o údaje uložené v externej databáze. Ak sú napríklad údaje uložené v Accessovej databáze, možno budete chcieť poznať údaje o predaji konkrétneho produktu podľa oblasti. Časť údajov môžete získať tak, že vyberiete len údaje pre produkt a oblasť, ktorú chcete analyzovať.

Pomocou programu Microsoft Query môžete vybrať stĺpce s údajmi, ktoré chcete použiť, a importovať iba tieto údaje do Excelu.

Aktualizácia hárka v jednej operácii     Po zadaní externých údajov v excelovom zošite pri každej zmene databázy môžete obnoviť údaje, aby ste aktualizovali analýzu, a to bez nutnosti opätovného vytvorenia súhrnných zostáv a grafov. Môžete napríklad vytvoriť mesačný súhrn predaja a obnoviť ho každý mesiac, keď sa dostanú nové údaje o predaji.

Používanie zdrojov údajov v programe Microsoft Query     Po nastavení zdroja údajov pre konkrétnu databázu ho môžete použiť vždy, keď chcete vytvoriť dotaz na výber a načítanie údajov z danej databázy bez toho, aby ste museli opätovne zadávať všetky informácie o pripojení. Microsoft Query používa zdroj údajov na pripojenie k externej databáze a na zobrazenie údajov, ktoré sú k dispozícii. Keď vytvoríte dotaz a vrátite údaje do Excelu, Microsoft Query poskytuje excelový zošit s informáciami o dotaze aj zdroji údajov, aby ste sa mohli znova pripojiť k databáze, keď chcete obnoviť údaje.

Diagram využívania zdrojov údajov programom Query

Používanie programu Microsoft Query na importovanie údajov     Ak chcete importovať externé údaje do Excelu pomocou programu Microsoft Query, postupujte podľa týchto základných krokov, z ktorých každá je podrobnejšie opísaná v nasledujúcich častiach.

Čo je zdroj údajov?     Zdroj údajov je uložená množina informácií, ktorá umožňuje programu Excel a Microsoft Query pripojiť sa k externej databáze. Ak používate program Microsoft Query na nastavenie zdroja údajov, môžete zadať zdroj údajov názov a potom zadať názov a umiestnenie databázy alebo servera, typ databázy a vaše prihlasovacie údaje a informácie o hesle. Informácie obsahujú aj názov ovládača OBDC alebo ovládača zdroja údajov, čo je program, ktorý sprístupňuje pripojenie k určitému typu databázy.

Nastavenie zdroja údajov pomocou programu Microsoft Query:

  1. Na karte údaje kliknite v skupine získať externé údaje na položku z iných zdrojova potom kliknite na položku z programu Microsoft Query.

  2. Vykonajte niektorý z týchto krokov:

    • Ak chcete zadať zdroj údajov pre databázu, textový súbor alebo excelový zošit, kliknite na kartu databázy .

    • Ak chcete zadať zdroj údajov kocky OLAP, kliknite na kartu kocky OLAP . Táto karta je k dispozícii iba v prípade, že ste spustili program Microsoft Query z Excelu.

  3. Dvakrát kliknite na položku _LT_New údajov Source>.

    Iná možnosť:

    Kliknite na položku _LT_New údajov Source>a potom kliknite na tlačidlo OK.

    Zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie nového zdroja údajov .

  4. V kroku 1 zadajte názov na identifikáciu zdroja údajov.

  5. V kroku 2 kliknite na ovládač pre typ databázy, ktorý používate ako zdroj údajov.

    Poznámky: 

    • Ak externá databáza, ku ktorej chcete získať prístup, nie je podporovaná ovládačmi ODBC, ktoré sú nainštalované s programom Microsoft Query, budete musieť získať a nainštalovať ovládač ODBC kompatibilný s balíkom Microsoft Office od nezávislého dodávateľa, ako je napríklad výrobca databázy. Pokyny na inštaláciu získate od dodávateľa databázy.

    • Databázy OLAP nevyžadujú ovládače ODBC. Pri inštalácii programu Microsoft Query sú nainštalované ovládače pre databázy vytvorené pomocou služby Microsoft SQL Server Analysis Services. Ak sa chcete pripojiť k iným databázam OLAP, musíte nainštalovať ovládač zdroja údajov a klientsky softvér.

  6. Kliknite na položku pripojiťa potom zadajte informácie, ktoré sú potrebné na pripojenie k zdroju údajov. Pre databázy, excelové zošity a textové súbory sú informácie, ktoré ste zadali, závislé od typu vybratého zdroja údajov. Môže sa zobraziť výzva na zadanie prihlasovacieho mena, hesla, verzie databázy, ktorú používate, umiestnenia databázy alebo iných informácií, ktoré sú špecifické pre typ databázy.

    Dôležité: 

    • Používajte silné heslá, ktoré pozostávajú z malých a veľkých písmen, číslic a symbolov. Jednoduché heslá tieto prvky neobsahujú. Príklad silného hesla: Y6dh!et5. Príklad slabého hesla: House27. Heslá by mali mať dĺžku 8 a viac znakov. Ešte lepšie je použiť prístupovú frázu, ktorá má 14 a viac znakov.

    • Je veľmi dôležité, aby ste si heslo pamätali. Ak heslo zabudnete, spoločnosť Microsoft ho nedokáže načítať. Heslá si zapíšte a uložte na bezpečné miesto oddelene od informácií, ktoré majú chrániť.

  7. Po zadaní požadovaných informácií kliknite na tlačidlo OK alebo Dokončiť , čím sa vrátite do dialógového okna Vytvorenie nového zdroja údajov .

  8. Ak databáza obsahuje tabuľky a chcete, aby sa určitá tabuľka automaticky zobrazovala v Sprievodcovi dotazom, kliknite na pole kroku 4 a potom kliknite na požadovanú tabuľku.

  9. Ak pri používaní zdroja údajov nechcete zadávať prihlasovacie meno a heslo, začiarknite políčko Uložiť identifikáciu používateľa a heslo v definícii zdroja údajov . Uložené heslo nie je šifrované. Ak začiarkavacie políčko nie je k dispozícii, obráťte sa na správcu databázy a zistite, či možno túto možnosť sprístupniť.

    Poznámka k zabezpečeniu: Prihlasovacie informácie neukladajte, keď sa pripájate k zdrojom údajov. Tieto informácie sa môžu uložiť ako obyčajný text a zlomyseľný používateľ by k nim mohol získať prístup s cieľom ohroziť bezpečnosť zdroja údajov.

Po vykonaní týchto krokov sa názov zdroja údajov zobrazí v dialógovom okne Výber zdroja údajov .

Použitie Sprievodcu dotazom pre väčšinu dotazov     Sprievodca dotazom zjednodušuje výber a spájanie údajov z rôznych tabuliek a polí v databáze. Pomocou Sprievodcu dotazom môžete vybrať tabuľky a polia, ktoré chcete zahrnúť. Vnútorné spojenie (operácia dotazu, ktorá určuje, že riadky z dvoch tabuliek sa zlúčia na základe rovnakých hodnôt poľa) sa automaticky vytvorí, keď sprievodca rozpozná pole hlavného kľúča v jednej tabuľke a pole s rovnakým názvom v druhej tabuľke.

Môžete tiež použiť sprievodcu na zoradenie množiny výsledkov a na jednoduché filtrovanie. V poslednom kroku sprievodcu si môžete vybrať, či chcete údaje vrátiť do Excelu, alebo môžete ďalej spresniť dotaz v programe Microsoft Query. Po vytvorení dotazu ho môžete spustiť v programe Excel alebo v programe Microsoft Query.

Ak chcete spustiť Sprievodcu dotazom, vykonajte tieto kroky.

  1. Na karte údaje kliknite v skupine získať externé údaje na položku z iných zdrojova potom kliknite na položku z programu Microsoft Query.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov Skontrolujte, či je začiarknuté políčko použiť Sprievodcu dotazom na vytvorenie alebo úpravu dotazov .

  3. Dvakrát kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť.

    Iná možnosť:

    Kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Práca priamo v programe Microsoft Query pre iné typy dotazov     Ak chcete vytvoriť zložitejší dotaz, ako to umožňuje sprievodca dotazom, môžete pracovať priamo v programe Microsoft Query. Pomocou programu Microsoft Query môžete zobraziť a zmeniť dotazy, ktoré začnete vytvárať v Sprievodcovi dotazom, alebo môžete vytvoriť nové dotazy bez použitia Sprievodcu. Pracujte priamo v programe Microsoft Query, ak chcete vytvoriť dotazy, ktoré vykonáte takto:

  • Výber konkrétnych údajov z poľa     Vo veľkej databáze možno budete chcieť vybrať niektoré údaje v poli a vynechať údaje, ktoré nepotrebujete. Ak napríklad potrebujete údaje pre dva produkty v poli, ktoré obsahujú informácie o mnohých produktoch, môžete použiť kritériá na výber údajov len pre dva požadované produkty.

  • Načítanie údajov na základe rôznych kritérií pri každom spustení dotazu     Ak potrebujete vytvoriť rovnakú zostavu programu Excel alebo súhrn pre viacero oblastí v rovnakých externých údajoch, ako je napríklad samostatná zostava predaja pre jednotlivé oblasti, môžete vytvoriť parametrický dotaz. Pri spustení parametrického dotazu sa zobrazí výzva na zadanie hodnoty, ktorá sa použije ako kritérium pri výbere záznamov v dotaze. Parametrický dotaz vám napríklad môže zobraziť výzvu na zadanie konkrétnej oblasti a opätovné použitie tohto dotazu na vytvorenie každej z regionálnych zostáv predaja.

  • Spájanie údajov rôznymi spôsobmi     Vnútorné spojenia, ktoré vytvára sprievodca dotazom, sú najbežnejší typ spojenia, ktorý sa používa pri vytváraní dotazov. Niekedy však chcete použiť iný typ spojenia. Ak máte napríklad tabuľku s informáciami o predaji produktu a tabuľku s informáciami o zákazníkoch, vnútorné spojenie (typ vytvorený Sprievodcom dotazom) zabráni načítaniu záznamov zákazníkov pre zákazníkov, ktorí neuskutočnili nákup. Pomocou programu Microsoft Query sa k týmto tabuľkám môžete pridať tak, aby boli načítané všetky záznamy zákazníkov spolu s údajmi o predaji pre zákazníkov, ktorí vykonali nákupy.

Ak chcete spustiť program Microsoft Query, vykonajte tieto kroky.

  1. Na karte údaje kliknite v skupine získať externé údaje na položku z iných zdrojova potom kliknite na položku z programu Microsoft Query.

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov Skontrolujte, či je začiarknuté políčko použiť Sprievodcu dotazom na vytvorenie alebo úpravu dotazov .

  3. Dvakrát kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť.

    Iná možnosť:

    Kliknite na zdroj údajov, ktorý chcete použiť, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Znova použiť a zdieľať dotazy     V Sprievodcovi dotazom aj v programe Microsoft Query môžete uložiť svoje dotazy ako súbor. dqy, ktorý môžete upraviť, znova použiť a zdieľať. Excel môže otvoriť súbory. dqy priamo, čo umožňuje vám alebo iným používateľom vytvárať ďalšie externé rozsahy údajov z rovnakého dotazu.

Ak chcete otvoriť uložený dotaz z Excelu:

  1. Na karte údaje kliknite v skupine získať externé údaje na položku z iných zdrojova potom kliknite na položku z programu Microsoft Query. Zobrazí sa dialógové okno Výber zdroja údajov .

  2. V dialógovom okne Výber zdroja údajov kliknite na kartu dotazy .

  3. Dvakrát kliknite na uložený dotaz, ktorý chcete otvoriť. Dotaz sa zobrazí v programe Microsoft Query.

Ak chcete otvoriť uložený dotaz a Microsoft Query je už otvorený, kliknite na ponuku súbor programu Microsoft Query a potom kliknite na položku Otvoriť.

Ak dvakrát kliknete na súbor. dqy, otvorí sa Excel, spustí sa dotaz a potom sa výsledky vložia do nového hárka.

Ak chcete zdieľať súhrn alebo zostavu programu Excel, ktorá je založená na externých údajoch, môžete ostatným používateľom poskytnúť zošit, ktorý obsahuje rozsah externých údajov, alebo môžete vytvoriť šablóna. Šablóna umožňuje uložiť súhrn alebo zostavu bez uloženia externých údajov, aby bol súbor menší. Externé údaje sa načítajú, keď používateľ otvorí šablónu zostavy.

Po vytvorení dotazu v Sprievodcovi dotazom alebo v programe Microsoft Query môžete údaje vrátiť do excelového hárka. Údaje sa potom stanú rozsah externých údajov alebo zostava kontingenčnej tabuľky, ktoré môžete formátovať a obnoviť.

Formátovanie načítaných údajov     V Exceli môžete pomocou nástrojov, ako sú napríklad grafy alebo automatické medzisúčty prezentovať a zhrnúť údaje načítané programom Microsoft Query. Údaje môžete formátovať a formátovanie sa zachová pri obnovení externých údajov. Namiesto názvov polí môžete použiť vlastné menovky stĺpcov a automaticky pridať čísla riadkov.

Excel môže automaticky naformátovať nové údaje, ktoré zadáte na konci rozsahu, aby zodpovedali predchádzajúcim riadkom. Excel môže tiež automaticky kopírovať vzorce, ktoré boli zopakované v predchádzajúcich riadkoch, a rozšíriť ich na ďalšie riadky.

Poznámka: Ak chcete rozšíriť na nové riadky v rozsahu, formáty a vzorce sa musia Zobraziť aspoň v troch z piatich predchádzajúcich riadkov.

Túto možnosť môžete kedykoľvek zapnúť (alebo vypnúť):

  1. Kliknite na položky Súbor > Možnosti > Spresnenie.

    V Excel 2007: kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , kliknite na položku Možnosti programu Excela potom kliknite na kategóriu Rozšírené .

  2. V časti Možnosti úprav začiarknite políčko rozšíriť formáty rozsahov údajov a vzorce . Ak chcete znova vypnúť automatické formátovanie rozsahu údajov, zrušte začiarknutie tohto políčka.

Obnovenie externých údajov:     Pri obnovovaní externých údajov spustíte dotaz na načítanie nových alebo zmenených údajov, ktoré sa zhodujú s vašimi špecifikáciami. Dotaz môžete obnoviť v programe Microsoft Query aj v Exceli. Excel poskytuje niekoľko možností na obnovenie dotazov vrátane obnovenia údajov pri každom otvorení zošita a jeho automatickom obnovení v časových intervaloch. Pri obnovovaní údajov môžete pokračovať v práci s programom Excel a počas obnovenia údajov môžete skontrolovať aj stav. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie pripojených (importovaných) údajov.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×