Návod na vytvorenie a konfiguráciu knižníc lokality SharePoint

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Knižnica je miestom na lokalite, kde môžu členovia tímu spoločne vytvárať, aktualizovať a spravovať súbory. Najlepší spôsob nastavenia knižnice závisí od toho, koľko ľudí a ako bude knižnicu používať.

Na nastavenie základnej knižnice na spravovanie niektorých tímových dokumentov stačí len niekoľko krokov. Ak je vo vašej organizácii stanovený postup vytvárania dokumentov alebo ak s jedným dokumentom pracujú viacerí používatelia, odporúčame oboznámiť sa s pokročilejšími funkciami spravovania dokumentov, ako sú typy obsahu a pracovné postupy.

Tento prehľad je určený pre používateľov, ktorí vytvárajú a konfigurujú knižnice na lokalitu Microsoft Office SharePoint Server 2007, ale nie sú odborníkmi v oblasti IT. Ak ste odborníkom v oblasti IT, vašim potrebám bude lepšie vyhovovať lokalita TechNet.

Koncepty a plánovanie

Ak sa vo vašej organizácii pracuje s veľkým množstvom dokumentov, je pre vás vhodné vytvoriť stratégiu usporiadania a spravovania dokumentov predtým, ako do nich používatelia začnú pridávať obsah. Pomocou stĺpcov a zobrazení môžete napríklad obmedziť počet dokumentov, ktoré sa zobrazujú súčasne.

Knižnice môžu tiež predstavovať kľúčovú časť postupu spravovania dokumentov, pretože ponúkajú nástroje na dosiahnutie konzistentnosti, spravovanie veľkého množstva obsahu a riadenie pracovného postupu vytvárania obsahu.

Začíname s knižnicami

Vaša organizácia môže mať na lokalite SharePoint viacero knižníc, napríklad jednu alebo viaceré knižnice na tímové dokumenty, knižnicu na webové stránky, knižnicu snímok na prezentácie a knižnicu obrázkov na fotografie a iné obrázky.

Koncept

Popis

Úvodné informácie o knižniciach

Prečítajte si o výhodách, typoch a funkciách knižníc.

Usporiadanie súborov v knižnici

Oboznámte sa so stratégiami usporiadania súborov v knižniciach pred ich vytvorením.

Prehľad školenia o knižnici dokumentov na lokalite SharePoint

Prezrite si prehľad piatich rôznych kurzov zameraných na knižnice dokumentov.

Plánovaní, ako usporiadať a spravovať súbory

Knižnice SharePoint majú niekoľko funkcií, ktoré tímu uľahčujú spravovanie a usporiadanie dokumentov. S trochou plánovania si môžete nastaviť štruktúru, ktorá je pre vašu organizáciu najvhodnejšia.

Spôsob usporiadania súborov v knižnici závisí od potrieb skupiny a preferovaného spôsobu ukladania a vyhľadávania informácií. Zobrazenia a priečinky pomáhajú tímu udržiavať efektívne usporiadanie.

Vzatie z projektu je nástroj, ktorý umožňuje členom tímu pracovať so súbormi výhradne samostatne, a zabraňuje tak konfliktom súborov. Môže byť tiež vhodné, aby tím používal riadenie verzií, ktoré umožňuje vytvárať históriu verzií súborov. Tvorba verzií zaberá viac priestoru na serveri, ale umožňuje tímu obnoviť predchádzajúce verzie súborov, ak sa vyskytne chyba.

Vaša organizácia môže napríklad pomocou funkcie vzatia dokumentov z projektu a tvorby verzií lepšie riadiť spôsob, akým používatelia pracujú so súbormi. Používateľ vezme súbor, aby v ňom mohol pracovať výhradne on a aby nedošlo k neúmyselnému prepísaniu zmien iným používateľom. Tvorba verzií umožňuje tímu sledovať históriu verzií a obnoviť predchádzajúcu verziu dokumentu, ak sa niekto pomýli.

Koncept

Popis

Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici

Oboznámte sa s tvorbou verzií, ktorá umožňuje sledovať históriu verzií a zobraziť a obnoviť predchádzajúce verzie dokumentu.

Usporiadanie súborov v knižnici

Prečítajte si o rôznych spôsoboch usporiadania súborov v knižnici. Je vhodné naplánovať si štruktúru knižnice predtým, ako ju vytvoríte a nakonfigurujete.

Návod, ako umožniť používateľom prístup na lokality a k ich obsahu

Prezrite si prehľad spravovania prístupu na lokality a k ich obsahu, ako aj informácie o možnostiach dedenia povolení na podlokalitách alebo použitia jedinečných povolení.

Prístup k používaniu rozšírených možností spravovania dokumentov

Ak v organizácii nie je zavedený konkrétny systém spravovania dokumentov, obsah sa často vytvára a ukladá bez riadenia a decentralizovane do roztrúsených zdieľaných súborov a na jednotlivé pevné disky. Zamestnanci preto nemôžu obsah efektívne vyhľadávať, zdieľať a spolupracovať na ňom. Organizáciám to tiež sťažuje používanie cenných obchodných informácií a údajov v dokumentoch.

Office SharePoint Server 2007 poskytuje organizácii podporu spravovania dokumentov prostredníctvom širokej škály možností spravovania dokumentov, ktoré umožňujú:

  • ukladať, usporadúvať a vyhľadávať dokumenty,

  • zabezpečiť konzistentnosť dokumentov,

  • spravovať metaúdaje pre dokumenty,

  • chrániť dokumenty pred neoprávneným prístupom alebo použitím,

  • zabezpečiť konzistentné obchodné procesy (pracovné postupy) na spôsob spracovania dokumentov.

Koncept

Popis

Úvodné informácie o spravovaní dokumentov

Získajte informácie o rôznych spôsoboch použitia spravovania dokumentov na spravovanie obsahu a postupov vo vašej organizácii.

Úvod do pracovného postupu SharePointu

Prečítajte si o pracovných postupoch a ich praktickom použití na implementovanie obchodných procesov, napríklad spravovania úloh a spolupráce, v dokumentoch a položkách zoznamu.

Úvodné informácie o typoch obsahu

Zistite, ako môžu organizácie použiť typy obsahu na konzistentné spravovanie metaúdajov, šablón a správania položiek a dokumentov. Typy obsahu sú definované na úrovni lokality a používajú sa v zoznamoch a knižniciach.

Spravovanie veľkých knižníc

Knižnice SharePoint sú vytvorené tak, aby zvládli veľký objem súborov, a to až 5 miliónov, ak v organizácii používate priečinky. Existujú však stratégie, ktoré možno použiť na dosiahnutie maximálneho výkonu.

V typickom scenári zákazníka, ktorý používa štandardné používateľské rozhranie SharePoint Servera 2007 v prehliadači, sa odporúča, aby jeden zoznam nemal viac než 2 000 položiek v jednom kontajneri zoznamu. Kontajner v tomto prípade znamená koreň zoznamu, ako aj všetky priečinky v zozname. Priečinok je kontajner, pretože sú v ňom uložené ďalšie položky zoznamu.

Spoločnosť AdventureWorks vo svojej knižnici napríklad používa priečinky na rôzne typy dokumentov, ako sú príručky alebo cenníky. Na zvýšenie výkonu a zlepšenie skúsenosti používateľa s prehľadávaním tiež možno použiť zobrazenia a indexovanie. Tieto články vám pomôžu naplánovať stratégiu pre veľké zoznamy a knižnice.

Koncept

Popis

Plánovanie ukladania podnikového obsahu

Prečítajte si pokyny na konfiguráciu a spravovanie knižníc s veľkým počtom súborov.

Spravovanie veľkého počtu súborov pomocou centra dokumentov

Prečítajte si o výhodách, typoch a funkciách centra dokumentov.

Spravovanie zoznamov a knižníc s mnohými položkami

Prečítajte si odporúčania týkajúce sa objemu a optimalizácie výkonu zoznamu obmedzením počtu zobrazených položiek a výberom najvhodnejšej metódy načítania obsahu.

Vytvorenie a konfigurácia knižníc

Ak chcete vytvoriť knižnicu, musíte byť členom skupiny vlastníkov názvu lokality, alebo mať konkrétne povolenie na vytváranie návrhu lokality alebo vytváranie zoznamov a knižníc. Niektoré nastavenia môžete použiť pri vytváraní knižnice a neskôr môžete v knižnici použiť doplňujúce nastavenia v ponuke Nastavenia.

Vytvorenie knižnice

Úloha

Popis

Vytvorenie knižnice

Zistite, ako vytvoriť knižnicu na vytváranie, zhromažďovanie, aktualizovanie a spravovanie súborov v spolupráci s členmi tímu.

Vytvorenie knižnice formulárov

Zistite, ako možno vytvoriť knižnicu špecificky na formuláre, napríklad na vyúčtovanie výdavkov.

Konfigurácia knižníc

Úloha

Popis

Pridanie alebo zmena pracovného postupu pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu

Použite predvolené pracovné postupy alebo si prispôsobte a nastavte vlastné postupy na spravovanie dokumentov a obchodných procesov.

Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu

Zapnite sledovanie verzií v knižnici pomocou histórie verzií a obnovte predchádzajúce verzie.

Vytvorenie alebo zmena zobrazenia

Vytvorte zobrazenia umožňujúce ľuďom prezerať si položky, ktoré sú pre nich najdôležitejšie alebo najrelevantnejšie.

Požadovanie vzatia z projektu pre súbory v knižnici

Zistite, ako možno od všetkých používateľov požadovať vzatie súborov z projektu predtým, ako na nich začnú pracovať, ak chcete túto požiadavku nastaviť. Požadovanie vzatia z projektu znemožňuje vykonávanie zmien viacerými používateľmi súčasne, pretože by to mohlo viesť ku konfliktom v zmenách a spôsobiť nejasnosti.

Zmena typu obsahu pre zoznam alebo knižnicu

Zistite, ako konfigurovať typ obsahu a pridať ho do knižnice.

Nastavenie šablóny pre knižnicu

Zistite, ako pridať šablónu do knižnice, ak nepoužívate typy obsahu.

Zabezpečenie prístupu do knižníc

Zoznam alebo knižnicu na lokalite môžete prispôsobiť tak, aby ste rozšírili alebo obmedzili používateľov, ktorí majú k zoznamu alebo knižnici prístup, a stanovili, čo môžu používatelia s obsahom zoznamu alebo knižnice robiť.

Zoznam alebo knižnica predvolene dedí povolenia z lokality, na ktorej sa nachádza. Lokalita, na ktorej sa zoznam alebo knižnica nachádza, sa označuje ako nadradená lokalita. Zmeny povolení na nadradenej lokalite sa použijú na všetky zoznamy, knižnice a ďalší obsah, ktorý dedí povolenia z nadradenej lokality.

Dedenie povolení z nadradenej lokality SharePoint môžete zrušiť a vytvoriť jedinečné povolenia pre zoznam alebo knižnicu. Môžete sa napríklad rozhodnúť vytvoriť jedinečné povolenia pre zoznam, ktorý obsahuje záznamy o zamestnancoch, alebo pre dokument plánovania produktu, ktorý ešte nie je vo finálnej verzii. Môžete tiež rozšíriť alebo obmedziť prístup ku konkrétnym priečinkom a položkám zoznamu, napríklad k informáciám o mzdách alebo zamestnancoch.

Koncept

Popis

Prispôsobenie prístupu používateľov k zoznamu alebo knižnici

Zistite, ako možno krok za krokom prispôsobiť prístup používateľov ku knižniciam, alebo si prečítajte jednotlivé podrobné postupy ponúkajúce ďalšie možnosti prispôsobenia.

Prispôsobenie prístupu používateľov k priečinkom, položkám zoznamov a súborom v knižnici

Prečítajte si, ako možno rozšíriť alebo obmedziť prístup ku konkrétnym súborom alebo priečinkom, ak je vo vašej organizácii potrebné prispôsobiť prístup ku konkrétnemu obsahu.

Návod, ako umožniť používateľom prístup na lokality a k obsahu týchto lokalít

Pozrite si prehľad spravovania prístupu na lokality a k obsahu týchto lokalít, ako aj informácie o možnostiach dedenia povolení na podlokalitách alebo použitia jedinečných povolení.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×