Možnosti zhromažďovania údajov pomocou e-mailu

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Pomocou dialógového okna Zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu môžete zobraziť a zmeniť možnosti, ktoré určujú spôsob spracovania odpovedí na e-mailové správy zhromažďovania údajov v programe Microsoft Office Access 2007. Nastavenie sa použije na všetky budúce odpovede na e-mailovú správu, ktorá je aktuálne vybratá alebo sa práve generuje.

Nezabúdajte, že zmeny v tomto nastavení neovplyvnia odpovede, ktoré sa už nachádzajú v poštovej schránke programu Outlook.

Dialógové okno zhromažďovanie údajov pomocou možností e-mailu

Ak chcete zobraziť dialógové okno

  1. Otvorte databázu obsahujúcu správu, ktorej možnosti chcete zmeniť.

  2. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Zhromaždiť údaje kliknite na položku Spravovať odpovede. Vzhľad tlačidla

  3. V dialógovom okne Spravovanie správ zhromažďovania údajov vyberte správu, ktorej nastavenie chcete zmeniť, a potom kliknite na položku Možnosti správy.

Nastavenie importu

Automaticky spracovať odpovede a pridať údaje do databázy

Táto možnosť umožňuje, aby program Microsoft Office Access 2007 spracoval odpovede hneď po ich doručení do priečinka Doručená pošta v programe Microsoft Office Outlook 2007. Programy Office Outlook 2007 a Office Access 2007 spolupracujú pri exporte obsahu formulára každej odpovede do cieľových tabuliek v programe Access. Ak toto políčko nie je začiarknuté, odpovede je nutné spracovať manuálne.

Ďalšie informácie o automatické a manuálne spracovanie odpovedí

Odpovede sa automaticky exportujú z programu Outlook do programu Access v prípade, ak sú v čase doručenia odpovedí do poštovej schránky programu Outlook splnené nasledovné podmienky:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 musí byť nainštalovaný v počítači. Ak program nie je spustený, keď príde odpoveď, spracovanie sa spustí ďalšom spustení programu Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 musí byť nainštalovaný v počítači. 

  • Databáza     Databáza nesmie byť zabezpečená heslom a nemala by byť otvorená vo výhradnom režime. Názov a umiestnenie databázy sa po odoslaní e-mailovej správy nesmú zmeniť.

  • Tabuľka a dotazy     Od odoslania e-mailovej správy nesmie dôjsť k zmene v názvoch zadaných tabuliek alebo dotazov, ani vo vlastnostiach zdrojových polí. Ak po odoslaní e-mailovej správy zmeníte napríklad typ údajov Number v určitom poli na typ údajov Automatické číslovanie, export údajov zlyhá.

  • Povolenia    Musíte mať požadované povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu obsahu v zdrojových tabuľkách alebo dotazoch.

Ak nebudú splnené všetky uvedené podmienky, automatické spracovanie zlyhá. Odstráňte problémy a odpovede, ktorých export zlyhal, exportujte manuálne. Všetky odpovede, ktoré budú doručené do poštovej schránky po odstránení problémov sa už budú spracovávať automaticky.

Manuálne spracovanie odpovedí     Ak chcete sami určovať, ktoré odpovede sa spracujú, a kedy sa tieto odpovede spracujú, vyberte manuálne spracovanie. V tomto prípade sa odpovede doručia do priečinka Doručená pošta programu Outlook, ale do databázy sa budú exportovať až potom, ako každú z nich manuálne vyberiete v programe Outlook, kliknete na ňu pravým tlačidlom myši a potom kliknete na príkaz Exportovať údaje do programu Microsoft Office Access.

Manuálne bude možno nutné spracovať aj odpovede, pri ktorých zlyhalo automatické spracovanie. Po odstránení problémov, ktoré spôsobili zlyhanie, je nutné každú odpoveď exportovať manuálne.

Skôr než začnete s exportovania, nezabudnite overiť nasledujúce skutočnosti:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 musí byť nainštalovaný v počítači. 

  • Databáza     Ak je databáza zabezpečená heslom, pri spustení exportu sa zobrazí výzva na zadanie hesla. Databáza by nemala byť otvorená vo výhradnom režime a po odoslaní e-mailovej správy by nemalo dôjsť k zmene názvu alebo umiestnenia databázy.

  • Tabuľky a dotazy     Po odoslaní e-mailovej správy nesmie dôjsť k zmene v názvoch zadaných tabuliek a dotazov, ani vo vlastnostiach zdrojových polí.

  • Povolenia    Musíte mať požadované povolenia na pridávanie alebo aktualizáciu obsahu v zdrojových tabuľkách alebo dotazoch.

Zahodiť odpovede od používateľov, ktorým ste správu neposlali

Táto možnosť povolí, aby sa automaticky spracovali iba odpovede odoslané pôvodnými príjemcami e-mailovej správy. Odpovede od všetkých ostatných príjemcov sa uložia do cieľového priečinka programu Outlook, nebudú však spracované automaticky. Tieto odpovede môžete prípadne potreby spracovať manuálne.

Prijať viac odpovedí od každého príjemcu

Táto možnosť povoľuje príjemcom odoslať viacero odpovedí na jednu e-mailovú správu. Ak vyberiete túto možnosť, každý príjemca môže na danú správu odpovedať viackrát, pričom každá z odpovedí sa spracuje automaticky. Ak nevyberiete túto možnosť, každý príjemca bude mať aj naďalej možnosť odoslať viacero odpovedí, ale automaticky sa spracuje iba prvá odpoveď každého príjemcu. Všetky ostatné odpovede toho istého príjemcu sa uložia do cieľového priečinka programu Outlook, kde ich môžete odstrániť alebo spracovať manuálne.

Poznámka : Toto nastavenie kontroluje iba počet odpovedí, ale neovplyvňuje počet záznamov v rámci jednej odpovede. Inak povedané, ak odošlete formulár programu Microsoft Office InfoPath 2007, príjemca môže v jednej odpovedi odoslať viacero záznamov. V programe Access sa automaticky spracujú všetky záznamy v odpovedi, pretože všetky záznamy sa nachádzajú vo formulári v jednej správe.

Povoliť pre odpoveď viac riadkov

Ak na odosielanie údajov používate formulár programu InfoPath, príjemca do neho môže pridávať ďalšie záznamy kliknutím na položku Vložiť riadok v spodnej časti e-mailovej správy. Ak chcete spracovať iba jeden záznam na odpoveď, zrušte začiarknutie tohto políčka.

Povoliť len aktualizácie existujúcich údajov

Ak na aktualizáciu údajov používate formulár programu InfoPath, príjemca môže okrem aktualizácií existujúcich záznamov odoslať aj nové záznamy. Ak chcete príjemcovi zabrániť v pridávaní nových záznamov pomocou formulára programu InfoPath, začiarknite toto políčko.

Nastavenie pre automatické spracovanie

Počet odpovedí, ktoré sa majú spracovať

Zadajte celkový počet odpovedí (od všetkých príjemcov), ktoré chcete automaticky spracovať. Ak chcete automaticky spracovať všetky odpovede, zadajte do textového poľa vysokú hodnotu. Odpovede doručené po dosiahnutí zadanej hodnoty sa uložia do cieľového priečinka, ale nebudú automaticky spracované.

Dátum a čas zastavenia

Zadajte dátum a čas, kedy sa má zastaviť automatické spracovávanie odpovedí pre danú e-mailovú správu. Odpovede doručené po uplynutí tohto dátumu a času sa uložia do cieľového priečinka v programe Outlook, ale nebudú spracované automaticky.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×