Microsoft MyAnalytics tipy

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Tieto tipy vám pomôžu vám lepšie tráviť čas a sústrediť na to, čo je dôležité vo vašej práci. Všetky tipy nie sú pre všetkých používateľov. Čo môžete a má vykonať vždy závisí od vaša rola a pracujete v organizácii.

Používanie služby MyAnalytics v programe Outlook

Chceli by ste vedieť, koľko ľudí si prečíta e-mail, ktorý ste odoslali? Pozrite si doplnok Outlooku MyAnalytics a zistite, koľko ľudí si vaše e-maily prečítalo, odpovedalo na ne alebo ich preposlalo.

Tip : Prejdite do programu Outlook a otvorte e-mail, ktorý ste odoslali alebo prijali. Potom kliknite na tlačidlo MyAnalytics v hornej časti e-mailu hneď pod riadkom príjemcov a pozrite si štatistiky.

Schôdze

Menej schôdzí, kratšie schôdze alebo viac zameraných schôdzí. Existuje niekoľko možností, ako ušetriť čas strávený na schôdzach.

Odosielanie zhrnutí namiesto pozvánok

E-mail neznamená vždy stratu času. Môžete vďaka nemu znížiť počet účastníkov na schôdzach a zároveň udržať ľudí v obraze. Ak máte kolegov, ktorých prítomnosť pri rozhodovaní na schôdzi nie je potrebná, po skončení schôdze im môžete e-mailom odoslať aktuálne informácie, aby vedeli, o čom sa rozhodlo.

Skrátenie schôdzí

Nedávny prieskum u vedúcich pracovníkov ukázal, že 25 až 50 percent času strávili na schôdzach zbytočne. Niektoré spoločnosti zaviedli schôdze, na ktorých sa nesedí, ale stojí. Schôdza, na ktorej stojíte, nie je síce vhodná pre všetky typy schôdzí, ale určite bude kratšia a efektívnejšia než typická schôdza, na ktorej sedíte. Alternatívne pouvažujte nad skrátením alebo zlúčením opakujúcich sa schôdzí, najmä ak sa ich zúčastňuje viac než 10 ľudí.

Nový spôsob opakujúcich sa schôdzí

Bežným tipom k produktivite je „jarné upratovanie“ v kalendári. Skúste na týždeň zrušiť všetky opakujúce sa schôdze a potom podľa potreby znova pridajte späť tie, ktoré vám naozaj chýbali. Týmto spôsobom sa vám môže podariť znížiť počet schôdzí až o 10 až 30 percent v rámci tímu.

Nový zoznam účastníkov

Ak sú na schôdzach o stave alebo aktualizáciách prítomní aj účastníci, ktorí len potrebujú vedieť, o čom sa na schôdzi rozhodne, môže to spôsobiť menšiu mieru pozornosti tých, ktorých sa týka celý priebeh schôdze. Multitasking je bežný indikátor, že daná osoba nie je na schôdzi úplne potrebná. Môžete odoslať zhrnutie namiesto pozvánky?

Neželaný „obchodný turizmus“

Výraz „obchodní turisti“ označuje ľudí v spoločnosti, ktorí chodia na všetky možné schôdze len preto, aby mali pocit, že sú v obraze. Úspešná schôdza si vyžaduje dynamický vstup a sústredenie od všetkých účastníkov a nezainteresovaní účastníci môžu znamenať výrazné zníženie efektívnosti schôdze. Ako organizátor by ste sa mali pokúsiť obmedziť počet účastníkov a zvýšiť tak pozornosť a zabezpečiť adekvátne príspevky na schôdzi.

E-mail

Zdvíhajte telefón, nevyužívajte možnosť Odpovedať všetkým alebo zrušte e-mailové zoznamy, ktoré nie sú užitočné. To je niekoľko alternatív, čo môžete urobiť, ak zistíte, že trávite príliš veľa času pri e-mailoch.

Odstránenie nepotrebných e-mailových príjemcov

Skôr než kliknete na tlačidlo Odoslať, prezrite si zoznam príjemcov a zvážte, či každý z nich bude v konverzácii užitočný. Dobre si premyslite, či použijete možnosť Odpovedať všetkým. Predvolené nastavenie by malo byť také, aby ste odpovedali iba odosielateľovi. Možnosť Odpovedať všetkým používajte iba vtedy, keď je vaša odpoveď naozaj dôležitá pre všetkých v zozname. Niektorí používatelia potrebujú poznať len výsledné rozhodnutia a nemusia dostávať kópie celých konverzácií.

Odosielajte menej e-mailov – používajte Skype alebo zdvíhajte telefón

Skôr než e-mail vôbec odošlete, zvážte tieto veci. Pri skúmaní organizácie práce sa zistilo, že zníženie e-mailového výstupu vedúcich pracovníkov o 54 % viedlo k zvýšeniu produktivity v rámci celej spoločnosti o 7 %. Ďalší tip pre vedúcich pracovníkov, ktorý podporuje tento prístup, je zdvíhať telefón. Telefonické hovory sú často efektívnejšie než zdĺhavé e-mailové konverzácie a umožňujú odpovedať na otázky v reálnom čase. Skype je dobrá voľba.

Odhlásenie zo skupín, ktoré nečítate

Zvážte, či sa neodhlásite zo skupín, v ktorých naozaj nemusíte byť. Ak odstraňujete e-maily alebo ich prečítanie odkladáte na neskôr, no nikdy sa k nim nevrátite, možno by bolo lepšie, keby ste túto nepotrebnú poštu nedostávali do schránky vôbec.

Šetrenie priečinka s doručenou poštou iných používateľov

Možno by bolo vhodné zaviesť túto prax s kópiami e-mailov v spoločnosti. Je to naozaj jednoduché: keď odpovedáte na e-mail, každého, koho môžete, presuňte do poľa Skrytá kópia s poznámkou „presúvam Jakuba, Silviu a Elenu do skrytej kópie, aby sa šetril ich priečinok s doručenou poštou“. Tak dáte týmto kolegom možnosť, aby sa rozhodli, či chcú zostať súčasťou vlákna alebo jednoducho odísť z e-mailovej konverzácie, ktorá by len zbytočne zaberala miesto v priečinku s doručenou poštou a oberala ich o čas. Týmto jednoduchým uznaním hodnoty času ľudí taktiež napomôžete k šíreniu dobrého správania zakaždým, keď ho niekto uvidí. Šírte to ďalej.

Po pracovnom čase

Buďte zmysluplným kolegom!

  • Zredukujte e-maily a aktualizácie stavu na denný alebo týždenný prehľad, pokiaľ ide o e-maily „informačného“ typu. Takto obmedzíte celkový šum a náhodnosť z e-mailového preťaženia.

  • Ukladajte si koncepty alebo počkajte s odoslaním e-mailu do štandardného pracovného času príjemcov. Obmedzte neskoré nočné alebo skoré ranné e-maily iba na urgentné, aby ste predišli zbytočnému šumu.

  • Vypnite si oznámenia v telefóne a v počítači, keď sa potrebujete sústrediť.

Ako tím:

  • Príklad: Žiadne schôdze v stredu

  • Dohoda o tímovom pracovnom čase

  • Rešpektovanie času iných ľudí

  • Pri predlžovaní schôdzí a pozývaní účastníkov majte na to dôvod

Čas sústredenia

Čas sústredenia definujeme ako aspoň dve po sebe nasledujúce hodiny bez schôdze. Čas sústredenia by mal predstavovať dostatočný čas na to, aby ste sa mohli sústrediť na výstupy alebo vykonávať ďalšie dôležité úlohy.

Vyhradenie času sústredenia v kalendári

Vyhraďte si čas podľa priorít a zamedzte tak, aby bol rezervovaný dvojito. Rovnakým spôsobom rešpektujte vyhradený čas tímu a nerezervujte ho dvojito.  

Menej schôdzí

Menej schôdzí môže znamenať viac času na sústredenie sa na zmysluplné úlohy alebo ďalšie veci.

Viac času venovaného podpore vzťahov sa môže premietnuť do vyššej úrovne produktivity

Ak umožníte nejaký čas na krátky relax počas pracovného času, okrem duševného zotavenia tým pre profesijný úspech urobíte ešte viac. Pre profesionálne napredovanie je podpora vzťahov a rozširovanie sietí neoceniteľné. Štúdia vykonaná partnerským tímom dokázala, že existuje vzájomný vzťah medzi úspešnými predajcami a veľkými sieťami. Zistili, že najlepší predajcovia sa môžu chváliť o 33 % väčšími internými sieťami v porovnaní s podpriemernými predajcami. V tomto prípade sa investícia do zmysluplných vzťahov s kolegami premietla do vyššieho výkonu.

Urobte si čas na to, čo je dôležité

Skôr než sa rozhodnete vynechať obed a namiesto toho si dať štvrtú šálku kávy za počítačom, vychutnajte si jedlo so svojím tímom. Dáte tak svojmu mozgu čas na oddych, rozšírite sieť a pravdepodobne zvýšite produktivitu.

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×