Manuálna archivácia položiek

Manuálna archivácia položiek

Vaša outlooková poštová schránka sa stále viac zapĺňa a nie je pravdepodobné, že v blízkej budúcnosti prestanete dostávať poštu. Ak nechcete, aby sa schránka tak rýchlo zapĺňala, staršie súbory môžete presunúť do archívu, samostatného údajového súboru programu Outlook (.pst), ktorý môžete kedykoľvek otvoriť v Outlooku.

Poznámka :  Príkaz a funkcia Archív sa nezobrazí pre žiadne konto vo vašom profile programu Outlook, ak zahrniete konto na serveri Exchange Server a vaša organizácia používa online archív servera Microsoft Exchange Server. Túto funkciu môže zakázať aj správca siete.

V predvolenom nastavení sa staršie položky Outlooku pravidelne automaticky archivujú. Ďalšie informácie nájdete v téme Automatická archivácia starších položiek.

Položky je možné kedykoľvek archivovať aj manuálne. Môžete tak sami určiť, ktoré položky a po akej dobe sa budú archivovať, a kde sa budú ukladať.

  1. Použite jeden z nasledujúcich postupov:

    • V programe Outlook 2013: kliknite na položky Súbor > Informácie > Nástroje na čistenie > Archivovať.


      Archív

    • V programe Outlook 2016: kliknite na položky Súbor > Informácie > Nástroje > Vyčistenie starých položiek.

      Vyčistenie starých položiek

    Tip : Funkcie archivovania a automatického archivovania nemusia byť k dispozícii, ak je váš poštový profil pripojený k Exchange Serveru. Tiež je možné, že vaša organizácia má politiku uchovávania pošty, ktorá má prednosť pred funkciou automatického archivovania. Ďalšie informácie zistite od správcu systému.

  2. Kliknite na možnosť Archivovať tento priečinok a všetky jeho podpriečinky a vyberte priečinok, ktorý chcete archivovať.

  3. V časti Archivovať položky staršie ako zadajte dátum.

    Dialógové okno Archivovanie

  4. Ak chcete archivovať niekoľko priečinkov s rôznymi nastaveniami, môžete vytvoriť viacero súborov .pst. Možno budete napríklad chcieť položky v priečinku Odoslaná pošta uchovávať dlhšie ako položky v priečinku Prijatá pošta.

  5. Ak chcete do archivácie zahrnúť individuálne položky, ktoré sú vylúčené z automatickej archivácie, začiarknite políčko Zahrnúť aj položky so zapnutou možnosťou „Nearchivovať automaticky“. Táto možnosť neodstráni z daných položiek vylúčenie z archivácie, no v rámci aktuálnej archivácie bude ignorovať nastavenie Nearchivovať automaticky.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Vypnutie automatickej archivácie

Ak chcete vykonávať archiváciu iba vtedy, keď sami chcete, vypnite automatickú archiváciu.

  1. Kliknite na položky Súbor > Možnosti > Spresnenie.

  2. V časti Automatická archivácia kliknite na položku Nastavenie automatickej archivácie.

  3. Zrušte začiarknutie políčka Spustiť automatickú archiváciu vždy po n dňoch.

V predvolenom nastavení sa staršie položky programu Outlook pravidelne automaticky archivujú. Ďalšie informácie o automatickej archivácii nájdete v téme Zálohovanie alebo odstránenie položiek pomocou automatickej archivácie.

Okrem automatickej archivácie alebo namiesto nej môžete položky zálohovať a archivovať aj manuálne. Manuálna archivácia je flexibilná a umožňuje presne určiť, ktoré priečinky sa majú zahrnúť do archívu a ktorý archivačný údajový súbor programu Outlook (.pst) sa má použiť.

Ak chcete manuálne archivovať položky programu Outlook, postupujte takto:

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na položku Nástroje na čistenie.

  3. Kliknite na položku Archív.

  4. Kliknite na prepínač Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky a potom kliknite na priečinok, ktorý chcete archivovať. Do tejto manuálnej archivácie sa zahrnú všetky podpriečinky daného priečinka.

  5. V časti Archivovať položky staršie ako zadajte dátum.

    Dialógové okno Archivovanie

  6. Ak nechcete použiť predvolený súbor alebo umiestnenie, v časti Archívny súbor kliknite na tlačidlo Prehľadávať a zadajte nový súbor alebo umiestnenie. Vyhľadajte požadovaný súbor alebo zadajte jeho názov a potom kliknite na tlačidlo OK. Cieľové umiestnenie súboru sa zobrazí v poli Archívny súbor.

  7. Ak chcete do archivácie zahrnúť položky, ktoré sú individuálne označené na vylúčenie z automatickej archivácie, začiarknite políčko Zahrnúť aj položky so zapnutou možnosťou „Nearchivovať automaticky“. Táto možnosť neodstráni z daných položiek vylúčenie z archivácie – namiesto toho bude v rámci aktuálnej archivácie ignorovať políčko Nearchivovať automaticky.

Vypnutie automatickej archivácie

Ak chcete archiváciu vykonať iba manuálne, musíte vypnúť automatickú archiváciu. Postupujte takto:

  1. Kliknite na kartu Súbor.

  2. Kliknite na tlačidlo Možnosti.

  3. Na karte Spresnenie kliknite v časti Automatická archivácia na položku Nastavenie automatickej archivácie.

  4. Zrušte začiarknutie políčka Spustiť automatickú archiváciu vždy po n dňoch.

Automatická archivácia, ktorá je v predvolenom nastavení zapnutá, automaticky presúva staré položky do umiestnenia archívu v naplánovaných intervaloch. V prípade potreby však môžete manuálne zálohovať a archivovať položky do umiestnenia, ktoré zadáte.

Poznámka : Nastavenie automatickej archivácie programu Microsoft Office Outlook 2007 možno prispôsobiť. Môžete zistiť, že namiesto manuálneho zálohovania alebo archivácie položiek vám viac vyhovuje automatická archivácia. Ďalšie informácie nájdete v článku Zálohovanie alebo odstránenie položiek pomocou automatickej archivácie.

  1. V ponuke Súbor kliknite na položku Archív.

  2. Vyberte možnosť Archivovať tento priečinok a všetky jeho podpriečinky a zadajte dátum do poľa Archivovať položky staršie ako.

    Archivované priečinky v zozname priečinkov

  3. Ak nechcete použiť predvolený súbor alebo umiestnenie, v časti Archívny súbor kliknite na tlačidlo Prehľadávať a zadajte nový súbor alebo umiestnenie.

  4. Ak chcete prepísať predchádzajúce nastavenie, aby sa určité položky nearchivovali automaticky, začiarknite políčko Zahrnúť aj položky so zapnutou možnosťou „Nearchivovať automaticky“. Ak vyberiete možnosť manuálnej archivácie týchto položiek počas tejto procedúry, na dané položky sa bude znova vzťahovať nastavenie Nearchivovať, pokiaľ ho v budúcnosti znova manuálne neprepíšete.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka : Program Outlook automaticky vytvorí ďalší archívny súbor pre položky v zadanom priečinku a umiestnení.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×