Kontrola výskytu skrytých údajov a osobných informácií v zošitoch

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Ak chcete zdieľať elektronickú kópiu zošita programu Microsoft Office Excel, je vhodné skontrolovať, či zošit neobsahuje skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré môžu byť uložené v samotnom zošite alebo v jeho vlastnostiach dokumentu (metaúdaje). Keďže tieto skryté údaje môžu odhaliť podrobnosti o organizácii alebo o samotnom dokumente, ktoré nechcete verejne zdieľať, je vhodné tieto skryté informácie pred zdieľaním zošita s inými osobami odstrániť.

V tomto článku je vysvetlené, ako vám môže funkcia Kontrola dokumentov v programe Microsoft Office Excel 2007 pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie v zošitoch programu Excel.

Poznámka : Môžete odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov, ktoré zdieľate s inými ľuďmi. Však ak zošit bol uložený ako zdieľaný zošit (kartaRevízia, príkaz Zdieľať zošit ), nie je možné odstrániť komentáre, poznámky, vlastnosti dokumentu a osobné informácie. Ak chcete odstrániť tieto informácie zo zdieľaného zošita, najprv skopírovať a zrušiť zdieľanie zošita.

Obsah tohto článku

Aké typy skrytých údajov a osobných informácií sú uložené v zošitoch?

Informácie, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť zo zošitov

Ako nájsť a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií v zošitoch?

Typy skrytých údajov a osobných informácií v zošitoch

V zošitoch programu Excel môžu byť uložené rôzne typy skrytých údajov a osobných informácií. Tieto informácie nemusia byť bezprostredne viditeľné pri prezeraní zošitu v programe Office Excel 2007, ale môžu ich zobraziť a získať iné osoby.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré program Office Excel 2007 pridáva do zošita, aby vám umožnil spolupracovať na nich s inými osobami. Môže zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Zošity programu Excel môžu obsahovať nasledovné typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre a poznámky písané rukou    Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie umožňujú iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.

  • Vlastnosti dokumentu a osobné údaje    Vlastnosti dokumentu, známe aj ako metaúdaje, zahŕňajú Podrobnosti o tom, ako je napríklad autor, predmet a názov zošita. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, napríklad meno osoby, ktorá naposledy uložené v zošite a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie typy osobné informácie (PII), ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie o odoslaní na revíziu, adresy smerovania, tlačiareň ciest a informácie o ceste k súboru pre publikovanie webových stránok.

  • Hlavičky a päty    Zošity programu Excel môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.

  • Skryté riadky, stĺpce a hárky    V zošitoch programu Excel môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

  • Vlastnosti servera dokumentov    Ak bol zošit uložený v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená pomocou služby Microsoft Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia servera.

  • Vlastné údaje XML    Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

  • Neviditeľný obsah    Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

Na začiatok stránky

Informácie, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť zo zošitov

Kontrola dokumentov v programe Office Excel 2007 zobrazuje viacero kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre zošity programu Excel. Zoznam typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť zo zošitov programu Excel, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

Poznámka : Ak bola funkciu Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších kontrolných modulov, je možné, že v zošitoch budete mať možnosť kontrolovať aj ďalšie typy informácií.

Office Excel 2007

Názov kontroly

Vyhľadávané a odstraňované položky

Komentáre a poznámky rukou

  • Komentáre

  • Poznámky rukou

Vlastnosti dokumentu a osobné informácie

  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu

  • Hlavičky e-mailov

  • Adresy smerovania

  • Informácie o odoslaní na revíziu

  • Vlastnosti servera dokumentu

  • Informácie o politike správy dokumentov

  • Informácie o type obsahu

  • Meno používateľa

  • Informácie o ceste k tlačiarni

  • Komentáre scenára

  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok

  • Komentáre k definovaným názvom a názvy tabuliek

  • Neaktívne prepojenia na externé údaje

Hlavičky a päty

  • Informácie v hlavičkách hárkov

  • Informácie v pätách hárkov

Skryté riadky a stĺpce

  • Skryté riadky

  • Skryté stĺpce obsahujúce údaje

    Poznámky : 

    • Ak sa v zošite nachádzajú skryté stĺpce, ktoré neobsahujú údaje a sú umiestnené medzi stĺpcami, ktoré údaje obsahujú, tieto prázdne skryté stĺpce sa tiež vyhľadajú a odstránia.

    • Ak skryté riadky alebo stĺpce v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch alebo stĺpcoch, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté riadky alebo stĺpce a skontrolujte ich obsah.

    • Táto kontrola nezistí tvary, grafy, ovládacie prvky, objekty a ovládacie prvky Microsoft ActiveX, obrázky alebo grafické objekty SmartArt, ktoré môžu byť umiestnené v skrytých stĺpcoch.

Skryté hárky

  • Skryté hárky

    Poznámka : Ak skryté hárky v zošite obsahujú údaje, ich odstránením sa môžu zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie skryté hárky obsahujú, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté hárky a skontrolujte ich obsah.

Vlastné údaje XML

  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v zošite

Neviditeľný obsah

  • Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

    Poznámka : Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Na začiatok stránky

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií zo zošitov

Kontrolu dokumentov môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií zo zošitov programu Excel, ktoré boli vytvorené v programe Office Excel 2007 alebo v starších verziách. Kontrolu dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie zošita (napríklad vo formáte prílohy e-mailovej správy).

  1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

  2. Kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , kliknite na položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

    Dôležité : Kontrolu dokumentov sa odporúča používať na kópii pôvodného zošita, pretože údaje, ktoré kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  3. V kópii pôvodného zošita kliknite na Tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla Office , ukážte na položku pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu.

  4. V dialógovom okne Kontrola dokumentov vyberte začiarknutím políčok vyberte typy skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontroly nájdete v téme informácie, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť zo zošitov?

  5. Kliknite na položku Skontrolovať.

  6. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

  7. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

    Dôležité : 

    • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, nie vždy ho je možné obnoviť kliknutím na položku Späť.

    • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.

    • Kontroly pre komentáre a poznámky rukou, Vlastnosti dokumentu a osobné informácie a hlavičiek a piat sa nedajú použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (kartaRevízia, Zdieľaný zošit príkaz). Je to preto zdieľaných zošitov používať osobné údaje, aby iné osoby na spoluprácu na tom istom zošite. Ak chcete odstrániť tieto informácie zo zdieľaného zošita, môžete skopírovať zošit a potom ho zrušiť. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, na karte Revízia kliknite na položku Zdieľať zošit. Na karte Upraviť zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

    • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, uložte vo formáte OpenDocument Spreadsheet (.ods), musíte spustiť kontrolu dokumentov pri každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×