Office
Prihlásenie
Konfigurácia organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

Konfigurácia organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

Poznámka:  Radi by sme vám čo najrýchlejšie poskytovali najaktuálnejší obsah Pomocníka vo vašom vlastnom jazyku. Táto stránka bola preložená automaticky a môže obsahovať gramatické chyby alebo nepresnosti. Naším cieľom je, aby bol tento obsah pre vás užitočný. Dali by ste nám v dolnej časti tejto stránky vedieť, či boli pre vás tieto informácie užitočné? Tu nájdete anglický článok pre jednoduchú referenciu.

Organizátor obsahu je sharepointovou funkciou, ktorá dokáže automaticky spravovať niektoré dôležité úlohy knižníc. Funkcia nielen šetrí čas, ale aj pomáha zabezpečiť stálu správu knižnice dokumentov.

Čo organizátor obsahu dokáže?

Organizátor obsahu dokáže automaticky vykonávať tieto úlohy:

  • Smerovať dokumenty do iných knižníc alebo priečinkov    Organizátor obsahu teda funguje ako nástroj na usmerňovanie pre dokumenty. Pri každom nahratí dokumentu organizátor obsahu použije vytvorené pravidlá na určenie, kde by mal dokument premiestniť. Potom nasmeruje dokument do správnej knižnice alebo priečinka, ktorý môže byť umiestnený v inej kolekcii lokalít. Pravidlá môžu byť založené na kombinácii typov obsahu a metaúdajov.

  • Nahrať všetky dokumenty do odkladacej knižnice.    Môžete nakonfigurovať organizátora obsahu na umiestnite všetky nahraté dokumenty do odkladacej knižnice, kde je možné zadať metaúdajov a proces odoslania.

  • Spravovať veľkosť priečinka   Organizátor obsahu môžete nakonfigurovať na sledovanie počtu položiek v priečinkoch a zabezpečiť, že žiadny priečinok neobsahuje väčší ako zadaný počet položiek. Predvolený limit je 2 500 položiek. Ak by sa mala do priečinka pridať položka číslo 2 501, organizátor obsahu automaticky vytvorí nový priečinok a umiestni doň dokument. Môžete zadať počet položiek, ktoré má organizátor obsahu povoliť v jednom priečinku.

  • Spravovať duplicitné odoslania    Ak je nahráte dokumentu, ktorý už existuje v knižnici, môžete mať organizátora obsahu je potrebné použiť SharePoint verzie alebo zmeňte názov súboru pridaním jedinečné znaky. Takto zabezpečíte, že sa zachovajú existujúceho dokumentu a duplikovať.

  • Uchovávať denníky auditu    Organizátor obsahu môže uchovávať denníky auditu o dokumente uložené spolu s dokumentom po jeho nasmerovaní.

Aktivácia funkcie organizátora obsahu na lokalite

Na vykonanie tejto úlohy potrebujete minimálne povolenia vlastníka lokality.

Aktivácia funkcie organizátora obsahu na lokalite

  1. Prejdite na lokalitu, ktorú chcete konfigurovať.

  2. Kliknite na položku nastavenia Ikona Nastavenia a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenie lokality.

    Pre SharePoint Online, kliknite na položku nastavenia Ikona Nastavenia , kliknite na položku obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v skupine Akcie lokality kliknite na položku spravovať funkcie lokality.

  4. Vedľa názvu funkcie organizátor obsahu kliknite na položku Aktivovať. Keď je funkcia aktivovaná, v stĺpci Stav sa zobrazuje slovo Aktívna.

    tlačidlo Povoliť obsah organzier

Konfigurácia organizátora obsahu na smerovanie dokumentov

Poznámka:  Ak chcete konfigurovať organizátora obsahu, musíte mať najmenej povolenia vlastníka lokality.

  1. Prejdite na lokalitu, v rámci ktorej chcete nakonfigurovať organizátora obsahu tak, aby sa dokumenty automaticky smerovali do určených umiestnení.

  2. Kliknite na položku nastavenia Ikona Nastavenia a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenie lokality.

    Pre SharePoint Online, kliknite na položku nastavenia Ikona Nastavenia , kliknite na položku obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  3. V skupine Správa lokality vyberte položku Nastavenia organizátora obsahu.

    Poznámka:  Prepojenie nastavení organizátora obsahu sa zobrazuje, iba ak je funkcia na tejto lokalite aktivovaná.

  4. Ak chcete zabezpečiť organizátor obsahu, začiarknite políčko v časti Presmerovať používateľov do knižnice odovzdaných položiek. Keď sa používatelia pokúsia nahrať dokument, budú automaticky presmerovaní do odkladacej knižnice.

  5. Ak chcete povoliť smerovanie dokumentov na inú lokalitu, začiarknite políčko v časti Odosiela sa do inej lokality.

  6. Ak chcete, aby sa po prekročení určeného počtu položiek v umiestnení automaticky vytvárali podpriečinky, v časti Vytváranie oblastí priečinka začiarknite políčko Vytvoriť podpriečinky, ak cieľové umiestnenie obsahuje príliš veľa položiek.

    • V poli Počet položiek v jednom priečinku zadajte počet dokumentov, ktoré sa môžu uložiť do priečinka pred vytvorením nového priečinka.

    • V poli Formát názvu priečinka určite konvenciu pomenovania nových priečinkov, ktoré sa vytvoria.

  7. V časti Duplicitné odoslania vyberte, či chcete v duplikátoch používať funkciu tvorby verzií alebo či duplikáty majú vždy mať k názvu súboru položky pripojené jedinečné znaky.

  8. Ak chcete uložiť denníky auditu alebo metaúdaje ako položku auditu o odoslanej položke alebo dokumente, začiarknite políčko v časti Zachovanie kontextu.

  9. V časti Správcovia pravidiel zadajte mená používateľov, ktoré sú pravidlá manažérov v organizácii. Správcovia pravidiel musia mať Spravovať webovú lokalitu povolenia prístup pravidlá organizátora obsahu stránky. Ďalšie informácie nájdete v téme pravidlá vytvorenie organizátora obsahu na smerovanie dokumentov.

  10. Ak začiarknete príslušné políčka, správcom pravidiel sa budú automaticky odosielať e-mailové správy. Organizátor obsahu môže odosielať e-mailové správy, keď odoslaná položka nespĺňa pravidlo alebo keď sa mu odošle ľubovoľný obsah.

    Poznámka: E-mailu musí nakonfigurovať SharePoint alebo správca siete pre server alebo službu začiarkavacie políčka zapnúť.

  11. V časti Body odoslania zadajte informácie o iných lokalitách alebo softvéri na odosielanie e-mailov, ktoré môžu odosielať obsah na aktuálnu lokalitu.

    Tip:  V tejto časti získate URL webovej služby na odosielanie obsahu na lokalitu v prípade, že chcete vytvoriť pracovný postup alebo vlastné riešenie na odosielanie dokumentov z e-mailového systému.

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×