Knižnice dokumentov programu SharePoint IV: Tipy a triky

Prehľad

Dokument otáčajúci sa na prste

Používate vo firme lokalitu Windows SharePoint Services 3.0 alebo program Microsoft Office SharePoint Server 2007? Používate knižnice dokumentov na zdieľanie súborov? Ak áno, tento štvrtý kurz v sérii zameranej na knižnice dokumentov programu SharePoint vám poskytne niektoré užitočné tipy na prácu vo webovom prehľadávači a v programoch balíka Office 2007.

V tomto kurze sa naučíte:

  • Pozrite si tipy na používanie webového prehľadávača napríklad na prihlásenie sa na odber e-mailových upozornení alebo na premiestňovanie, premenovanie a odstraňovanie súborov.

  • Pozrite si tipy, ako pomocou programov Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 a PowerPoint 2007 upravíte súbor bez spustenia webového prehľadávača.

Súčasti kurzu:

  • Dve lekcie vo forme samoštúdia.

  • Krátky test na konci každej lekcie. Testy nie sú vyhodnocované.

  • Rýchla referencia, ktorú si môžete ponechať.

Pred absolvovaním kurzu by ste mali:

  • Mať možnosť pridávať a upravovať súbory v knižnici SharePoint.

  • Mať možnosť vziať k sebe súbory z knižnice SharePoint.

Alebo absolvujte kurz Knižnice dokumentov I a Knižnice dokumentov II.

Používate vo firme lokalitu Windows SharePoint Services 3.0 alebo program Microsoft Office SharePoint Server 2007? Používate knižnice dokumentov na zdieľanie súborov? Ak áno, tento štvrtý kurz v sérii zameranej na knižnice dokumentov programu SharePoint vám poskytne niektoré užitočné tipy na prácu vo webovom prehľadávači a v programoch balíka Office 2007.

Ak sa chcete dozvedieť viac o tomto kurze, prečítajte si text v častiach Ciele a O tomto kurze alebo si prezrite obsah. Potom kliknutím na tlačidlo Ďalej spustite prvú lekciu.

Tipy na prácu vo webovom prehľadávači

[Untitled] Kľúčové slová zadané do poľa na vyhľadávanie

Animácia ukazujúca vyhľadávanie súborov v knižnici.

Začnime tipom na jednoduchšie vyhľadanie súborov. Povedzme, že pracujete s touto knižnicou. Potrebujete určitý súbor a viete, že súbor obsahuje meno používateľa Shu Ito. Nepamätáte si však, ktorý súbor to je.

Otváranie súboru po súbore je zdĺhavé. Jednoduchším spôsobom vyhľadania súboru je použitie poľa Hľadať.

Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu vyhľadávania súborov v knižnici. Poznámka: V niektorých firmách môže byť táto funkcia vypnutá.

Získanie e-mailových upozornení na zmeny

[Untitled] Ponuka s vybratým príkazom Upozorniť

Animácia ukazujúca, ako sa prihlásiť na odber e-mailového upozornenia.

Ak chcete byť informovaní, ak niekto upraví súbor, ktorý vás zaujíma, prihláste sa na odber upozornení. Keď niekto zmení tento súbor, knižnica vám odošle e-mailovú správu upozorňujúcu na vykonanú zmenu. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu nastavenia e-mailového upozornenia pre súbor.

Odoslanie prepojenia do súboru knižnice dokumentov

[Untitled] Ponuka s vedľajšou ponukou Odoslať s vybratým príkazom Odoslať prepojenie e-mailom

Animácia ukazujúca, ako odoslať prepojenie do súboru knižnice.

Potrebujete niekomu rýchlo oznámiť, že ste do tímovej knižnice pridali novú prezentáciu programu PowerPoint. Chcete tejto osobe odoslať e-mail s prepojením na prezentáciu. Ako to urobíte? Ukážete ukazovateľom na súbor, kliknete na položku Odoslať a potom kliknete na položku Odoslať prepojenie e-mailom. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu tohto postupu.

Premenovanie súborov knižníc dokumentov

[Untitled] Ponuka s vybratou položkou Upraviť vlastnosti

Animácia s ukážkou premenovania súboru.

Teraz zopár praktických rád, napríklad ako premenovať súbor. Túto operáciu ste zvyknutí vykonávať v systéme Windows, však? Je pravdepodobné, že ju budete musieť vykonávať aj v knižnici dokumentov. Urobíte to tak, že ukážete myšou na súbor a kliknete na položku Upraviť vlastnosti. Potom premenujte súbor na požadovaný názov. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu zobrazujúcu postup.

Vytvorenie priečinka knižnice dokumentov

[Untitled] Ponuka Nové s vybratou položkou Priečinok

Animácia vytvorenia priečinka v knižnici.

Tu si uvedieme jednu praktickú vec, ktorá vás bude zaujímať: vytváranie priečinkov. Niet pochýb, že to budete potrebovať, ak budete chcieť lepšie organizovať knižnicu. Na vytvorenie nového priečinka použijete tlačidlo Nové. V tejto animácii vytvoríme priečinok pre všetky prezentácie v tejto knižnici. Kliknutím na položku Prehrať ju spustíte. Zaujíma vás, ako premiestnite súbory do nového priečinka? Vysvetlenie je na ďalšej stránke.

Použitie programu Windows Prieskumník na zobrazenie súborov

[Untitled] Súbor premiestňovaný do priečinka v okne Zdieľané dokumenty

Animácia ukazujúca použitie programu Windows Prieskumník na premiestnenie súboru do priečinka v knižnici.

Práca so súbormi vo webovom prehľadávači môže byť otravná. Keď vykonávate intenzívnu správu súborov, čiže vytvárate priečinky, premenovávate súbory a podobne, môže vám chýbať nástroj podobný programu Windows Prieskumník. Podobný nástroj máte k dispozícii aj pri práci s knižnicou vo webovom prehľadávači. Kliknite na položku Otvoriť pomocou programu Windows Prieskumník v ponuke Akcie. Potom sa súbory a priečinky zobrazia tak, ako ste si zvykli na svojom počítači. Toto je tiež miesto, kde môžete premiestniť súbory do iných priečinkov, ak je to potrebné. Kliknutím na položku Prehrať uvidíte ako.

Odstránenie súborov a ich obnovenie

[Untitled] Ponuka s vybratou položkou Odstrániť

Animácia ukazujúca odstránenie súboru a jeho obnovenie.

Povedali sme si, ako sa vytvárajú priečinky, premenovávajú súbory a premiestňujú sa na iné miesto. Ale ako odstránite súbor? Ukážte myšou na súbor a potom kliknite na položku Odstrániť v ponuke, ktorá sa zobrazí. Týmto sa súbor premiestni do Koša. Súbory, ktoré sú uložené v Koši dlhšie než 30 dní, sa zvyčajne automaticky odstraňujú. Toto nastavenie ale môže zmeniť správca. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu ukazujúcu odstránenie súboru a použitie Koša.

Absolvujte nasledovný test, aby ste sa uistili, že ste materiálu porozumeli. Odpovede sa nikde nezverejňujú a výsledky sa nevyhodnocujú.

Ako premenujete súbor uložený v knižnici?

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, potom na položku Uložiť ako a uložím súbor pod iným názvom.

Nesprávne. Ak by ste vykonali tento postup, súbor by ste nepremenovali, ale by ste ho uložili ako samostatný súbor. A to nie je nutné, pokiaľ chcete súbor len premenovať. Skúste odpovedať znova.

Ukážem myšou na názov súboru, kliknem na šípku nadol, ktorá sa zobrazí, a potom kliknem na položku Upraviť vlastnosti.

Správne. Toto je správny postup pri premenovaní súboru v knižnici programu SharePoint.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla a potom kliknem na položku Server.

Nesprávne. Vedľajšia ponuka Server je užitočná, neobsahuje však príkaz na premenovanie súboru. Skúste odpovedať znova.

Ukážem myšou na názov súboru v knižnici, kliknem na šípku nadol a potom na položku Premenovať.

Jeden by si mohol myslieť, že toto je postup premenovania súboru, ale nie je to tak. Skúste odpovedať znova.

Ako odstránite súbor, ktorý je uložený v knižnici?

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla a kliknem na položku Odstrániť.

Žiaľ nie, na tomto mieste sa nenachádza žiadny príkaz Odstrániť. Skúste odpovedať znova.

Ukážem myšou na názov súboru, kliknem na šípku nadol, ktorá sa zobrazí, a potom kliknem na položku Odoslať do koša.

Takmer správne, no nie úplne. K dispozícii je položka Kôš, ale vyberiete inú položku.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, na položku Server a potom na položku Odoslať do koša.

Nesprávne. Súbor sa nedá odstrániť pomocou vedľajšej ponuky Server. Skúste odpovedať znova.

Ukážem myšou na názov súboru v knižnici, kliknem na šípku nadol a potom na položku Odstrániť.

Správne. Súbor odstránite vo webovom prehľadávači, nie v programe, ktorý sa používa na jeho upravenie.

Súbor sa dá premiestniť z jedného priečinka do druhého jedine pomocou programu Windows Prieskumník.

Správne. Toto je jediný spôsob, ako sa to dá urobiť.

Áno, tvrdenie je správne. Ak chcete použiť program Windows Prieskumník, prejdite do knižnice. V ponuke Akcie kliknite na položku Otvoriť pomocou programu Windows Prieskumník.

Nesprávne. Dá sa tiež na súbor ukázať, kliknúť na šípku nadol, kliknúť na položku Odoslať a potom kliknúť na položku Iné umiestnenie.

Zlá odpoveď, aj keď ide o chyták, ktorý sme trochu neférovo pripravili. Príkaz Odoslať sa dá použiť na odoslanie kópie súboru (opakujeme: kópie súboru) do inej knižnice. Toto však nie je postup, ktorým by ste premiestnili súbor z jedného miesta na iné.

Ak nechtiac odstránite súbor, kde ho môžete získať späť?

V ľavom dolnom rohu stránky kliknem na prepojenie Kôš.

Správna odpoveď. Mnohí si myslia, že po odstránení je súbor navždy preč. Nezabúdajte však, že k dispozícii máte Kôš, ktorý vám môže v prípade potreby pomôcť.

V pravom dolnom rohu stránky kliknem na prepojenie Kôš.

Žiaľ, toto nie je miesto, kde sa Kôš nachádza. Skúste odpovedať znova.

V ľavom dolnom rohu na stránke kliknem na prepojenie Odstránené položky.

Nesprávne. Prepojenie sa volá inak. Skúste znovu.

V pravom dolnom rohu na stránke kliknem na prepojenie Odstránené položky.

Nesprávne. Prepojenie sa volá inak. Skúste znovu.

Tipy na prácu v programe Word, Excel a PowerPoint 2007

[Untitled] Adresa URL zadaná v dialógovom okne Otvoriť

Animácia ukazujúca otvorenie súboru knižnice pomocou programu Word, Excel a PowerPoint 2007.

Teraz si ukážeme, ako sa súbor upravuje bez toho, aby ste museli otvoriť webový prehľadávač. Môžete použiť príkaz Otvoriť rovnako ako pri práci s dokumentmi v počítači. Namiesto prechádzania k priečinku v počítači môžete zadať adresu URL knižnice. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu ukazujúcu otvorenie súboru knižnice v programe PowerPoint.

Poznámka.    Ak nemáte adresu URL knižnice, požiadajte o ňu osobu spravujúcu knižnicu.

Zobrazenie príkazov knižnice dokumentov v programe

Ponuka tlačidla Microsoft Office, vedľajšia ponuka Server, príkaz Vziať z projektu a príkaz Zobraziť históriu verzií

V ponuke tlačidla Microsoft Office kliknite na vedľajšiu ponuku Server na zobrazenie príkazov knižnice.

Ak máte súbor knižnice dokumentov otvorený iba na čítanie a potrebujete ho vziať k sebe alebo vrátiť do projektu, môžete to spraviť bez použitia webového prehľadávača. Stačí, ak kliknete na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknete na položku Server a pozriete sa na zobrazené príkazy.

Poznámka.    Vedľajšia ponuka Server sa zobrazí len v prípade, že máte otvorený súbor, ktorý je v knižnici, a nie súbor, ktorý je uložený lokálne v počítači.

Permanentné zobrazenie umiestnenia súboru

[Untitled] Pole Umiestnenie dokumentu sa zobrazí po prispôsobení možností programu Excel

Animácia ukazujúca pridanie položky Umiestnenie dokumentu do hornej časti okna programu Word, Excel a PowerPoint 2007.

Pozrite sa na tento pracovný hárok. Viete povedať, v ktorej knižnici sa nachádza? Nie, neviete. Bolo by užitočné takúto informáciu mať? Táto informácia je užitočná najmä v prípadoch, keď pracujete s viacerými knižnicami.

Ak chcete zistiť, aké je umiestnenie dokumentu, môžete pridať príkaz Umiestnenie dokumentu do programu Word, Excel a PowerPoint 2007. Príkaz sa dá pridať v okne možností programu. Keď skončíte, umiestnenie dokumentu bude vždy zobrazené v hornej časti. Kliknutím na položku Prehrať zobrazíte animáciu zobrazujúcu postup.

Odoslanie súboru e-mailom do knižnice

Súbor priložený v e-mailovej správe, odosielaná správa a súbor pridaný do knižnice

Niektoré knižnice dokážu prijať prichádzajúci e-mail.

Tu je ďalší skvelý tip, ktorý nie je obmedzený len na program Word, Excel a PowerPoint 2007. Toto je tip, ktorý sa dá použiť s ľubovoľným emailovým programom, ale len v prípade, že osoba poverená správou lokality nastavila knižnicu na prijímanie prichádzajúcich e-mailov.

Takto to funguje. Priložíte dokument do e-mailovej správy a odošlete ju do knižnice dokumentov a príloha sa automaticky pridá do knižnice tak, ako je znázornené tu. Ak chcete zistiť, či knižnica prijíma prichádzajúce e-mailové správy, obráťte sa na osobu zodpovednú za lokalitu. Ak knižnica prijíma e-maily, získajte jej e-mailovú adresu a máte všetko potrebné.

Absolvujte nasledovný test, aby ste sa uistili, že ste materiálu porozumeli. Odpovede sa nikde nezverejňujú a výsledky sa nevyhodnocujú.

Ako otvoríte súbor knižnice pomocou programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007?

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Server a potom na položku Otvoriť.

Nesprávne. Príkaz Server sa tu nachádza, to je jasné. Nedá sa v ňom ale kliknúť na položku Otvoriť. Skúste odpovedať znova.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla a kliknem na položku Server. Kliknem na položku Miesta v sieti zobrazenú vľavo a potom dvakrát kliknem na knižnicu zobrazenú vpravo.

Nesprávne. Aj keď je používanie funkcie Miesta v sieti užitočné, ku knižnici sa týmto spôsobom nedostanete. Skúste odpovedať znova.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Otvoriť, zadám adresu URL knižnice a potom dvakrát kliknem na požadovaný súbor.

Správne. A všimnite si, že položka Miesta v sieti je pri vykonávaní tejto akcie dostupná na použitie v ľavej časti. Kliknite na ňu a zobrazia sa naposledy použité miesta v sieti, vrátane knižníc programu SharePoint.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Otvoriť, zadám adresu URL lokality a potom dvakrát kliknem na požadovaný súbor.

Nesprávne. Chýbalo málo, stačí trochu pozmeniť adresu URL. Skúste odpovedať znova.

Ako môžete vziať súbor k sebe pomocou programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007?

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Otvoriť, zadám adresu URL knižnice a potom kliknem pravým tlačidlom na požadovaný súbor a kliknem na položku Vziať k sebe.

Nesprávne. Toto je skvelý postup na otvorenie súboru, ak ho chcete upraviť. Súbor sa ale takto nedá vziať k sebe. Skúste odpovedať znova.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Server, zadám adresu URL knižnice a potom kliknem pravým tlačidlom na požadovaný súbor a kliknem na položku Vziať k sebe.

Žiaľ, toto nie je správna odpoveď. Adresa URL sa nedá zadať po kliknutí na vedľajšiu ponuku Server. Taktiež nie je možné kliknúť na súbor pravým tlačidlom a vybrať položku Vziať k sebe. Skúste odpovedať znova.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Server a potom na položku Vziať k sebe.

Správne. Toto je postup, ktorým získate prístup k príkazu Vziať k sebe v programoch Word, Excel a PowerPoint 2007.

Kliknem na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknem na položku Server a potom na položku Správa dokumentov.

Nesprávne. Týmto spôsobom sa dá zobraziť pracovná tabla Správa dokumentov, ale na table nie je k dispozícii možnosť vziať súbor k sebe. Obsahuje iné položky, ktoré sú užitočné pri práci s knižnicami dokumentov. Skúste odpovedať znova.

Ak chcem zobraziť umiestnenie súboru zo systému SharePoint, kliknem na ponuku Súbor a potom kliknem na položku Vlastnosti. Ľahko sa dá na tento postup zabudnúť, predstavuje však jediný spôsob, ako sa dá umiestnenie zobraziť.

Pravdivé tvrdenie.

Nesprávne. Príkaz Umiestnenie dokumentu sa dá umiestniť do hornej časti okna programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007. Pozrite si animáciu uvedenú skôr v tomto kurze alebo Rýchly referenciu na konci.

Nepravdivé tvrdenie.

Správne. Príkaz Umiestnenie dokumentu sa dá umiestniť do hornej časti okna programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007. Pozrite si animáciu uvedenú skôr v tomto kurze alebo Rýchly referenciu na konci.

Súbor sa dá priložiť k e-mailovej správe a príloha sa automaticky pridá do knižnice bez ohľadu na to, ako je knižnica nastavená.

Pravdivé tvrdenie.

Nesprávna odpoveď, toto tvrdenie nie je pravdivé. Osoba zodpovedná za server lokality musí nastaviť knižnicu na prijímanie prichádzajúcich e-mailov.

Nepravdivé tvrdenie.

Áno, toto tvrdenie je nepravdivé. Existuje špeciálne nastavenie, ktoré musí správca servera nastaviť, aby mohla knižnica prijímať prílohy e-mailov.

Pripomienky

Rýchla referencia

Pozrite tiež:

Otvorenie súboru v knižnici pomocou programu Microsoft® Office Word, Excel® alebo PowerPoint® 2007

  1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla a potom na položku Otvoriť.

  2. Do poľa Názov súboru zadajte adresu URL knižnice.

    Poznámka.    Zadajte len potrebnú časť adresy URL (t. j. celý reťazec pred Forms/AllItems.aspx).

  3. Dvakrát kliknite na súbor, ktorý chcete otvoriť.

Vzatie súboru z knižnice k sebe pomocou programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007

  1. Najprv otvorte súbor. Kliknite na jeho názov v knižnici a potom kliknite na položku Iba na čítanie.

  2. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknite na položku Server a potom na položku Vziať k sebe.

Pridanie príkazu Umiestnenie dokumentu do hornej časti okna programu Word, Excel alebo PowerPoint 2007

  1. Kliknite na tlačidlo Microsoft Office Obrázok tlačidla, kliknite na položku Možnosti programu Názov programu a potom kliknite na položku Prispôsobiť.

  2. V zozname Vybrať príkazy z vyberte položku Všetky príkazy.

  3. Kliknite na položku Umiestnenie dokumentu a potom kliknite na tlačidlo Pridať.

Prihlásenie sa na odber e-mailových upozornení týkajúcich sa dokumentu

  1. Prejdite na stránku, na ktorej je zobrazený zoznam alebo knižnica s položkou zoznamu alebo súbor, pre ktorý chcete pridať upozornenie.

  2. Ukážte myšou na súbor, kliknite na šípku nadol a potom kliknite na položku Upozorniť.

  3. V časti Poslať upozornenia komu potvrďte, že je cieľová e-mailová adresa správna.

  4. V časti Upozorňovať na tieto zmeny zadajte, či chcete, aby sa upozornenie odosielalo, keď sa položka alebo súbor zmení alebo odstráni, alebo kliknite na položku Všetky zmeny a upozornenie sa vám odošle pri akejkoľvek zmene.

  5. V časti Kedy posielať upozornenia kliknite na možnosť, ktorá vyhovuje vašej predstave o intervale posielania upozornení.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Poslanie prepojenia na súbor knižnice inému príjemcovi

  1. Ukážte myšou na názov súboru, kliknite na šípku nadol a potom kliknite na položku Odoslať.

  2. Kliknite na položku Odoslať prepojenie e-mailom.

    Spustí sa e-mailový program a zobrazí sa správa s prepojením smerujúcim na súbor.

Premenovanie súboru

  1. Ukážte myšou na názov súboru, kliknite na šípku nadol, ktorá sa zobrazí, a potom kliknite na položku Upraviť vlastnosti.

  2. Do poľa na zadanie názvu zadajte nový názov súboru.

  3. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie priečinka v knižnici

  1. Zobrazte knižnicu vo webovom prehľadávači.

  2. V ponuke Nový kliknite na položku Nový priečinok.

    Poznámka.     Osoba, ktorý vytvorila knižnicu, mohla nastaviť, že sa v nej nedajú vytvárať priečinky. V takomto prípade nie je príkaz Nový priečinok k dispozícii.

  3. Zadajte názov priečinka a kliknite na tlačidlo OK.

Používanie programu Windows Prieskumník na premiestňovanie súborov a ďalšie operácie

  1. V ponuke Akcie kliknite na položku Otvoriť pomocou programu Windows Prieskumník.

  2. V zobrazenom okne môžete premiestňovať súbory z jedného priečinka do druhého. V tomto okne sa súbory dajú tiež kopírovať, prilepiť a premiestňovať myšou.

    Poznámka.    Na zobrazenie naposledy premiestnených alebo premenovaných súborov môže byť nutné obnoviť zobrazenie obsahu knižnice.

Odstránenie súboru

  1. Ukážte myšou na názov súboru, kliknite na šípku nadol a potom kliknite na položku Odstrániť.

  2. Kliknite na tlačidlo OK.

Obnovenie odstráneného súboru z Koša

  1. V ľavom dolnom rohu stránky kliknite na položku Kôš.

  2. Vyberte súbor alebo súbory, ktoré chcete obnoviť.

  3. Potom kliknite na položku Obnoviť výber v hornej časti zoznamu.

    Poznámka.    Na zobrazenie obnoveného súboru môže byť nutné obnoviť zobrazenie obsahu knižnice.

Platí pre: Excel 2007, PowerPoint 2007, SharePoint Server 2007, Word 2007



Boli tieto informácie užitočné?

Áno Nie

Ako sa môžeme zlepšiť?

255 zostávajúce znaky

Na ochranu svojho súkromia neuvádzajte v pripomienkach kontaktné informácie. Ohodnotiť zásady ochrany osobných údajov.

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Zdroje technickej podpory

Zmeniť jazyk