Je na palube pilot?: technická dokumentácia

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

„Ak sa na palube nachádza pilot, poprosíme ho, nech stlačí svoje privolávacie tlačidlo.“ Túto vetu nechce počuť žiadny pasažier. Znova čítam pozoruhodný novinový článok o skutočnej udalosti tohto charakteru, ktorá sa stala v decembri 2013. Po náhlom zdravotnom probléme pilota letu z mesta Des Moines v Iowe sa druhý pilot pýtal na prítomnosť pilotov na palube. Kapitán Mark Gongol, pilot bombardérov B1 pracujúci pre vzdušné sily US Air Force sa ponúkol, že pilota zastúpi. Lietadlo, pasažieri aj posádka bezpečne pristáli.

Je to skvelý príbeh, ale dôvod, pre ktorý som sa k článku nedávno vrátil, sa týkal niečoho iného. Nedávno nám telefonoval potenciálny klient a pýtal sa, či by mohol realizovať „pilotné“ nasadenie nášho softvéru na tvorbu časových výkazov podnikových projektov. Takéto typy hovorov ma vždy donútia zastaviť sa a zamyslieť. Keď niekto na palube lietadla hovorí o pilotovaní, je nám hneď jasné, čo tým myslí. Keď však slovo „pilotný“ povie niekto zvažujúci softvérové možnosti, nie som si taký istý.

V softvérovom svete sa slovo „pilotný“ často spája s ostatnými náročnejšími hodnotiacimi metódami, napríklad overením konceptu. Pozrime sa na to, čo tieto výrazy znamenajú, a ako ich môžete čo najlepšie využiť vo svojom vlastnom podnikovom vyhodnocovacom procese.

Overenie konceptu

Tento pojem bol vytvorený pred mnohými rokmi a je populárny najmä v oblasti elektrotechniky. Testovanie skúšobných modelov obvodu sa vtedy vykonávalo za účelom overenia funkčnosti obvodu, nie za účelom spustenia ich produkcie. Pri overovaní konceptu môže byť čas strávený pri laboratórnom stole dlhší než ten venovaný tvorbe spotrebiteľského obvodu, no jedinú utrpenú stratu predstavuje obvodová doska, s ktorou pracujete. Bola to finančne nenáročná a nízkoriziková metóda overenie, či je prostredníctvom elektrického obvodu možné dosiahnuť požadovaný výsledok.

V softvérovej terminológii by overenie konceptu malo byť navrhnuté tak, aby niečo dokazovalo. Keď mi telefonujú potenciálni klienti a žiadajú o pomoc s overením konceptu softvéru na riadenie podnikových projektov alebo na tvorbu časových výkazov, mám pre nich vždy rovnakú otázku: „Aké koncepty chcete overiť?“

Odpoveďou je zvyčajne mlčanie a zmätený výraz.

Ak sa chytáte robiť overovanie konceptu a nemáte predstavu o tom, čo sa pokúšate dokázať, ako budete vedieť, či bolo overovanie úspešné alebo nie? Samozrejme, nie je to možné.

Možno sa pýtate, prečo by teda niekto chcel robiť overovanie konceptu? Najbežnejšou odpoveďou je, že žiadateľ pravdepodobne dostatočne nepresvedčil manažment, aby implementoval skúmaný softvér, a dúfa, že keby videli, ako funguje, zapáčila by sa im daná myšlienka a súhlasili by s jeho nasadením. V takomto prípade je overenie určené pre manažment a koncept predstavuje celkovú ideu daného podnikového softvéru.

Ak by bolo také jednoduché presvedčiť manažment, že softvér na riadenie podnikových projektov a tvorbu časových výkazov by sa im výborne hodil, nasadzovali by sme ich omnoho viac.

Problémom tejto metódy je, že práca vykonávaná pri realizácii overovania konceptu ťažko získa rovnakú podporu než by bola tá, ktorú by ste dostali pri nasadzovaní podnikového systému v prevádzkovom prostredí. Keď organizácia nasadí podnikový systém, akým je napríklad systém časového výkazu alebo systém riadenia projektov, na zaistenie úspešnosti je potrebných mnoho vecí. Najskôr je potrebné mať k dispozícii vstupné informácie od manažmentu a príslušného personálu, aby bolo možné zohľadniť všetky aspekty, ktoré môže nasadenie vo vašej organizácii ovplyvniť. Potom bude potrebné zabezpečiť čas na konfiguráciu, technickú pomoc s pripojením k ostatným podnikovým systémom, zastrešenie projektu zo strany manažmentu, čas na školenia a, áno, aj peniaze.

Ak nemáte nič z tohto, ako potom bude vyzerať systém, ktorý môžete dokončiť overovaním konceptu? Prinajlepšom zostane v tieni vášho želaného výsledku. V dnešnej cloudovej dobe pravdepodobne máte možnosť prístupu k systému, ktorý je v celom rozsahu hosťovaný, takže sa minimálne nemusíte zaoberať kúpou serverov a softvéru. Samotné nainštalovanie systému je však len zlomkom práce, ktorú treba vykonať, na základné nasadenie systému, ktorého koncept treba overiť.

Je jednoduché porozumieť tomu, prečo organizácia váha vynaložiť množstvo peňazí a zdrojov na implementáciu niečoho, čo môže ovplyvniť celú organizáciu. Zahŕňa to veľké riziko. Zvyčajne hovoríme len o výhodách softvérov na riadenie podnikových projektov, no nie je ťažké prestaviť si, že ak takýto projekt nevyjde, jeho negatívny vplyv by bol rovnako závažný. Potláčanie rizika je teda pochopiteľné. Ak však v skutočnosti ide o to, presvedčiť manažment o výhodách systému, existujú aj lepšie spôsoby, ako to dosiahnuť. V spoločnosti HMS Software sme sa zamerali na niektoré z nasledovných techník:

  1. Porozprávajte sa s reálnym, existujúcim klientom.

    Máme šťastie na niekoľko skvelých klientov, ktorí sú vo všeobecnosti spokojní. Keď má nový, potenciálny klient obavy z toho, do čoho sa púšťa, skontaktujeme túto organizáciu s existujúcim klientom. V mnohých prípadoch bol existujúci klient natoľko ústretový, že ponúkol zorganizovať u seba osobné stretnutie. V iných prípadoch medzi nimi prebehnú telefonáty, do ktorých sa zámerne nezapájame. Existujúcemu klientovi odporúčame podeliť sa o dobré aj problematickejšie záležitosti.

  2. Umožnite nám overiť to.

    Ak naozaj máte koncept, ktorý vyžaduje overovanie, umožnite nám poskytnúť pomoc s jeho overovaním. Existujú legitímne dôvody, prečo je určité aspekty niektorých implementácií najskôr potrebné dokázať. Nasadenie napríklad môže súvisieť s veľkými objemami určitého typu údajov. Raz sme napríklad boli požiadaní o dokázanie toho, že naše riešenie bude realizovateľné pri načítaní obzvlášť veľkého počtu projektov. Boli sme požiadaní o preukázanie toho, že softvér bude spolupracovať s určitými prehliadačmi a databázami alebo sa bude prepájať s konkrétnymi verziami externých systémov. Ak vyhodnoteniu bráni takýto typ konceptu, najvhodnejšími ľuďmi, ktorí to môžu vyriešiť, sú odborníci.

  3. Môžete popritom získať aj školenie.

    V prípadoch, kedy potenciálny zákazník nevyhnutne potrebuje dôkaz o tom, že systém dokáže fungovať pri práci s ich údajmi a pri používaní ich personálom, pomôžeme s načítaním údajov do hostiteľského systému, potom vykonáme minimálnu konfiguráciu systému podľa požiadaviek klienta a zaškolíme zainteresované osoby. Preferujeme možnosť prísť do spoločnosti a pomôcť so samotnou demonštráciou. Ak to však nie je možné, požiadame o to, aby sme mohli posúdiť scenár nasadenia alebo demonštráciu, ktoré budú používať zaangažované osoby, a požiadame o to, či by sme mohli pomôcť s ich úpravou, prípadne so zaškolením osôb, ktoré ich budú realizovať.

Kde je pilot, keď ho potrebujete?

A čo pilotný projekt? To už je lepšie, nie? Mohlo by byť. Ak ste boli požiadaní o realizáciu pilotného nasadenia systému podnikového časového výkazu alebo riadenia podnikových projektov, mali by ste začať stanovovaním cieľov. Ak sa ciele týkajú len overenia konceptu, vôbec nejde o pilotný program.

Pilotný projekt je skutočným prevádzkovým nasadením v reálnom čase. Zvyčajne zahŕňa podmnožinu z celkovej používateľskej základne, ktorá sa posudzuje počas overovania, preto bude pilotný program určitý čas trvať. Potreby celej cieľovej používateľskej základne sa zvažujú úplne od začiatku, no pilotný program sa zameriava na vykonanie reálnej implementácie pre používateľov pilotného nasadenia. Tí budú reálne spravovať projekty alebo vypĺňať časové výkazy prostredníctvom nového systému.

Rovnaké výzvy, ktorým sa bude čeliť pri úplnom prevádzkovom nasadení, sa s výnimkou množstva a komplexnosti údajov vyskytnú aj pri pilotnej implementácii. Najbežnejšími problémami, s ktorými som sa stretol pri pilotných projektoch, je nedostatočné zastrešenie projektu, nepostačujúci rozpočet, nedostatok času alebo zdrojov a pravdepodobne najhorším zo všetkých je nedostatok jasných cieľov pomáhajúcich určiť, či bol pilotný projekt úspešný alebo nie.

Týmto nechcem povedať, že pilotný projekt je zlá vec. Realizácia pilotného nasadenia môže byť rozumnou záležitosťou a môže slúžiť na zmiernenie rizika, ktoré by malo vplyv na celú organizáciu, pokiaľ by nasadenie bolo neúplné alebo zle konfigurované. Úspešnosť pilotného projektu však vyžaduje dôsledné zváženie.

Nedávno sme začali pracovať na rozsiahlom nasadení pre organizáciu pôsobiacu vo verejnom sektore. Potešiteľnou skutočnosťou v rámci tohto nasadzovania je, že organizácia už minula všetok potrebný čas na vyhodnotenie. Vybrali si podnikový systém. A čo potešiteľné, je ním ten náš. V priebehu minulého roka sme spolupracovali s ich hodnotiacim tímom, aby sme zaistili zodpovedanie všetkých ich technických otázok, no teraz sa zameriavame na vplyv, ktorý to bude mať na každodenné pracovné procesy ľudí v organizácii.

Navrhli, aby sme viac než 6 mesiacov pracovali so skupinou, ktorá, hoci je pomerne veľká, predstavuje len asi 10 percent celej skupiny. K dispozícii je adekvátny rozpočet, pilotné nasadenie má podporu najvyššieho manažmentu a my máme dostatok času na zaistenie pomoci so všetkým, čo zvyčajne vykonávame pri nasadeniach tohto typu. Skupina, ktorá bude pracovať na sledovaní projektov a časových výkazoch, s nimi bude pracovať v prevádzkovom prostredí a dostatočne dlhý čas, takže nepôjde len o test. Ide skôr o fázu nasadzovania, nie len o test typu „vyskúšame a uvidíme, ako to pôjde“. Vďaka všetkým týmto faktorom tak očakávame, že sa koncom roka prepracujeme k úspešnému výsledku.

Záver

Pilotné nasadenie a overenie konceptu sú v rámci podnikových softvérov bežnou praxou, no ak budete niektorý z nich v budúcnosti realizovať, môžete dopomôcť k jeho úspechu a každému zainteresovanému poskytnúť kľúčové faktory na zaistenie úspechu:

  1. Najskôr sa presvedčte, že máte jasne definované ciele.

  2. Potom sa presvedčte, že manažment rozumie tomu, čo potrebujete, a poskytne vám podporu v rámci financií, zdrojov a potrebného času, aby ste dané ciele mohli dosiahnuť.

  3. Napokon vypracujte plán projektu a spravujte ho ako ktorýkoľvek iný projekt vo svojom portfóliu.

O autorovi

Chris Vandersluis je prezidentom a zakladateľom kanadskej spoločnosti HMS Software so sídlom v Montreale, ktorá je držiteľom certifikátu Microsoft Certified Partner. Má diplom z ekonómie z univerzity McGill University a viac ako 30-ročné skúsenosti s automatizáciou systémov na riadenie projektov. Je dlhodobo členom inštitútu Project Management Institute (PMI) a pomohol založiť miestne pobočky skupiny Microsoft Project Users Group (MPUG) v Montreale, Toronte a Quebecu. Publikácie, pre ktoré Chris písal, zahŕňajú Fortune, Heavy Construction News, časopis Computing Canada, časopis PMNetwork patriaci inštitútu PMI alebo Project Times. Vyučuje vyšší projektový manažment na univerzite McGill University a často prednáša o funkciách riadenia projektov v Severnej Amerike ale aj všade inde vo svete. Spoločnosť HMS Software je vydavateľom systému TimeControl zameraného na sledovanie času v rámci projektov a od roku 1995 je súčasťou programu Microsoft Project Solution Partner.

Chrisa Vandersluisa možno kontaktovať prostredníctvom e-mailu: chris.vandersluis@hms.ca.

Ak by ste si chceli prečítať viac článkov o riadení podnikových projektov od Chrisa Vandersluisa, pozrite si jeho blog s radami o riadení podnikových projektov (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×