Informácie o štruktúre databázy programu Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Oboznámenie sa s tabuľkami, formulármi, dotazmi a iných objektami v databáze uľahčí zvládnutie širokej škály úloh, ako napríklad zadávanie údajov do formulára, pridanie alebo odstránenie tabuliek, hľadanie a nahradenie údajov a spustenie dotazov.

Tento článok poskytuje základný prehľad o štruktúre databázy programu Access. Program Access poskytuje niekoľko nástrojov, ktoré môžete použiť na oboznámenie sa so štruktúrou určitú databázu. V tomto článku sa vysvetľuje, aj ako, kedy a prečo si každý nástroj.

Poznámka : Tento článok je o tradičné accessové databázy, ktoré tvoria súboru alebo množiny súborov, ktorá obsahuje všetky údaje a aplikácie funkcie, ako je napríklad formuláre na zadávanie údajov. Niektoré z nich sa nevzťahuje na webových databázach, nový typ databázy programu Access, ktoré publikujete na webe pomocou servera SharePoint Server s služby Access Services. Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Obsah tohto článku

Prehľad

Zobrazenie podrobností o objektov v databáze

Preskúmajte tabuľky v návrhovom zobrazení

Zobraziť vzťahy medzi tabuľkami

Zistite, ako použiť objekty iných objektov

Prehľad

Databáza je kolekcia informácií, ktoré súvisia s určitým predmetom alebo účelom, ako je napríklad sledovanie objednávok zákazníkov alebo udržiavanie kolekcie hudobných nosičov. Ak databáza nie je uložená v počítači alebo sú uložené len jej časti, možno sledujete informácie z rôznych zdrojov, ktoré je potrebné skoordinovať a usporiadať.

Predpokladajme napríklad, že telefónne čísla vašich dodávateľov sú uložené na rôznych miestach: na karte, ktorá obsahuje telefónne čísla dodávateľov, vo formáte informačných súborov produktu v kartotéke súborov a v hárku, ktorý obsahuje informácie o objednávke. Ak sa zmení telefónne číslo dodávateľa, možno bude potrebné aktualizovať tieto informácie na všetkých troch miestach. V dobre navrhnutej databáze programu Access je telefónne číslo uložené len raz, čiže stačí aktualizovať tieto informácie na jednom mieste. To znamená, že keď aktualizujete telefónne číslo dodávateľa, automaticky sa aktualizuje všade tam, kde ste ho použili v databáze.

Databázové súbory programu Access

Pomocou programu Access môžete spravovať všetky informácie v jednom súbore. V rámci databázového súboru programu Access môžete použiť:

  • tabuľky na ukladanie údajov,

  • dotazy na nájdenie len takých údajov, ktoré chcete načítať,

  • formuláre na zobrazenie, pridanie a aktualizáciu údajov v tabuľkách,

  • zostavy na analýzu alebo tlač údajov v konkrétnom rozložení.

Údaje z tabuliek použité v dotaze, formulári a zostave

1. Ukladanie údajov len raz v jednej tabuľke, ale možnosť prezerania z viacerých umiestnení. Pri aktualizácii údajov sa automaticky aktualizujú na všetkých miestach, na ktorých sa zobrazujú.

2. Načítanie údajov pomocou dotazu.

3. Zobrazenie alebo zadávanie údajov pomocou formulára.

4. Zobrazenie alebo tlač údajov pomocou zostavy.

Všetky tieto položky – tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy sú databázové objekty.

Poznámka : Niektoré databázy programu Access obsahujú prepojenia na tabuľky, ktoré sú uložené v iných databázach. Môžete mať napríklad jednu databázu programu Access, ktorá neobsahuje nič okrem tabuliek, a inú databázu programu Access, ktorá obsahuje prepojenia na tieto tabuľky, ako aj dotazy, formuláre a zostavy, ktoré sú založené na prepojených tabuľkách. Vo väčšine prípadov nezáleží, či tabuľka je prepojená tabuľka alebo je v skutočnosti uložená v databáze.

Tabuľky a vzťahy

Ak chcete ukladať údaje, môžete vytvoriť jednu tabuľku pre každý typ informácií, ktoré sledujete. Typy informácií môžu obsahovať informácie o zákazníkoch, produktoch a podrobnostiach objednávok. Na zhromaždenie údajov z viacerých tabuliek do dotazu, formulára alebo zostavy môžete definovať vzťahy medzi tabuľkami.

Poznámka : Vo webovej databáze nie je možné použiť na kartu vzťahy objekt vytvoriť vzťahy. Vyhľadávacie polia môžete použiť na vytvorenie vzťahov vo webovej databáze.

Údaje uložené v tabuľkách, ktoré sú spojené pomocou súvisiacich polí

1. Informácie o zákazníkoch, ktorí kedysi existovali v poštovom zozname, sa teraz nachádzajú v tabuľke Zákazníci.

2. Informácie o objednávkach, ktoré kedysi existovali v tabuľkovom hárku, sa teraz nachádzajú v tabuľke Objednávky.

3. V tabuľke sa záznamy odlišujú pomocou jedinečných identifikátorov, napríklad ID zákazníka. Ak pridáte jedinečné pole s identifikátorom z jednej tabuľky do inej tabuľky a definujete vzťah medzi oboma poľami, Access dokáže spojiť súvisiace záznamy z oboch tabuliek tak, že ich môžete dať do formulára, zostavy alebo dotazu.

Dotazy

Pomocou dotazu môžete vyhľadať a načítať údaje, ktoré spĺňajú zadané podmienky, vrátane údajov z viacerých tabuliek. Dotaz môžete použiť aj na aktualizáciu alebo odstránenie viacerých záznamov v tom istom čase a na vykonávanie preddefinovaných alebo vlastných výpočtov na svojich údajoch.

Poznámka : Aktualizovať alebo odstrániť záznamy vo webovej databáze nie je možné použiť dotaz.

Dotaz vracajúci výsledky z rôznych tabuliek

1. Tabuľka Zákazníci obsahuje informácie o zákazníkoch.

2. Tabuľka Objednávky obsahuje informácie o objednávkach zákazníkov.

3. Tento dotaz načíta z tabuľky Objednávky údaje o ID objednávky a požadovanom dátume. Z tabuľky Zákazníci načíta názov spoločnosti a mesto. Dotaz vráti iba objednávky, ktoré boli požadované v apríli a len pre tých zákazníkov, ktorí majú sídlo v Londýne.

Formuláre

Pomocou formulára môžete jednoducho zobraziť, zadať a zmeniť naraz údaje v jednom riadku. Formulár môžete použiť aj na vykonávanie iných akcií, ako je napríklad odoslanie údajov do inej aplikácie. Formuláre zvyčajne obsahujú ovládacie prvky, ktoré sú prepojené so zdrojovými poliami v tabuľkách. Pri otvorení formulára Access načíta údaje z jednej alebo viacerých tabuliek a potom zobrazí údaje v rozložení, ktoré ste vybrali pri vytváraní formulára. Formulár môžete vytvoriť použitím niektorého z príkazov položky Formulár na páse s nástrojmi, zo Sprievodcu formulárom, alebo si môžete vytvoriť vlastný formulár v návrhovom zobrazení.

Poznámka : Zobrazenie rozloženia, nie v návrhovom zobrazení, umožňuje vytvárať formuláre a zostavy vo webových databázach.

Formuláre pomáhajú pri zobrazovaní a zadávaní údajov

1. Tabuľka zobrazuje viacero záznamov v tom istom čase, ale možno sa budete musieť posúvať vodorovne, aby ste zobrazili všetky údaje v jednom zázname. Taktiež pri zobrazení tabuľky nie je možné aktualizovať údaje z viacerých tabuliek naraz.

2. Formulár sa zameriava na jeden záznam naraz a dokáže zobraziť polia z viac ako jednej tabuľky. Dokáže zobraziť aj obrázky a iné objekty.

3. Formulár môže obsahovať tlačidlo na tlač zostavy, otvorenie iných objektov alebo iných automatizovaných úloh.

Zostavy

Zostavu môžete použiť na rýchlu analýzu údajov alebo ich zobrazenie určitým spôsobom v tlači alebo v iných formátoch. Môžete napríklad poslať kolegovi zostavu, ktorá zoskupuje údaje a vypočíta ich sumy. Alebo môžete vytvoriť zostavu s adresami naformátovanými na tlač menoviek s adresami.

Zostavy s naformátovanými alebo vypočítavanými údajmi

1. Zostava sa používa na vytvorenie menoviek s adresami.

2. Zostava sa používa na zobrazenie súčtov v grafe.

3. Zostava sa používa na zobrazenie vypočítaných súčtov.

Teraz, keď už poznáte základnú štruktúru databáz programu Access, čítajte ďalej a naučte sa používať vstavané nástroje na preskúmanie určitej databázy programu Access.

Na začiatok stránky

Zobrazenie podrobností o objektoch v databáze

Jedným z najefektívnejších spôsobov na získanie informácií o určitej databáze je použitie nástroja Dokumentácia databázy. Nástroj Dokumentácia databázy sa používa na vytvorenie zostavy, ktorá obsahuje podrobné informácie o objektoch v databáze. Najprv je potrebné vybrať objekty, o ktorých chcete podrobné informácie, do zostavy. Keď spustíte nástroj Dokumentácia databázy, jeho zostava obsahuje všetky údaje o databázových objektoch, ktoré ste vybrali.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete dokumentovať.

  2. Na karte Nástroje databázy kliknite v skupine Analyzovať na položku Dokumentácia databázy.

  3. V dialógovom okne Dokumentácia kliknite na kartu zodpovedajúcu typu databázového objektu, ktorý chcete zaznamenať. Ak chcete vytvoriť zostavu všetkých objektov v databáze, kliknite na kartu Všetky typy objektov.

  4. Vyberte jeden alebo viaceré objekty uvedené na karte. Ak chcete vybrať všetky objekty na karte, kliknite na položku Vybrať všetko.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

    Nástroj Dokumentácia databázy vytvorí zostavu obsahujúcu podrobné údaje o každom vybratom objekte a potom túto zostavu otvorí v zobrazení Ukážka pred tlačou. Ak nástroj Dokumentácia databázy spustíte napríklad pre formulár na zadanie údajov, zostava vytvorená nástrojom Dokumentácia bude obsahovať zoznam vlastností formulára ako celku, vlastností všetkých jednotlivých častí formulára a vlastností všetkých tlačidiel, menoviek, textových polí a iných ovládacích prvkov formulára, ako aj všetky moduly kódu a používateľské povolenia priradené k formuláru.

  6. Ak chcete zostavu vytlačiť, kliknite na karte Ukážka pred tlačou v skupine Tlačiť na položku Tlačiť.

Na začiatok stránky

Skúmanie tabuľky v návrhovom zobrazení

Poznámka : Návrhové zobrazenie nie je k dispozícii v prípade tabuliek vo webových databázach.

Otvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení vám poskytne podrobný pohľad na štruktúru tabuľky. Môžete napríklad vyhľadať nastavenie typu údajov pre každé pole, hľadať všetky vstupné masky alebo zobraziť, či tabuľka používa všetky vyhľadávacie polia – polia, ktoré používajú dotazy na extrahovanie údajov z iných tabuliek. Tieto informácie sú užitočné, pretože typy údajov a vstupné masky môžu ovplyvniť vašu schopnosť hľadať údaje a spúšťať aktualizačné dotazy. Predpokladajme napríklad, že chcete použiť aktualizačný dotaz na aktualizáciu určitých polí v jednej tabuľke skopírovaním údajov v podobných poliach z inej tabuľky. Dotaz nebude fungovať, ak sa typy údajov pre každé pole v zdrojovej a cieľovej tabuľke nebudú zhodovať.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.

  2. V navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete preskúmať, a potom kliknite na položku kontextovej ponuky Návrhové zobrazenie.

  3. Podľa potreby si poznačte názov každého poľa tabuľky a priradený typ údajov k jednotlivým poliam.

    Typ údajov, ktorý je priradený k poľu, môže obmedziť veľkosť a typ údajov, ktoré môžu používatelia zadávať do poľa. Používatelia môžu byť napríklad limitovaní tým, že do textového poľa môžu zadať maximálne 20 znakov, a nemôžu zadávať textové údaje do polí nastavených na číselný typ údajov.

  4. Ak chcete zistiť, či je pole vyhľadávacím poľom, kliknite na kartu Vyhľadávanie v dolnej časti mriežky návrhu tabuľky pod položkou Vlastnosti poľa.

    Vyhľadávacie pole zobrazuje jednu skupinu hodnôt (jedno alebo viacero polí, ako je napríklad meno a priezvisko), ale zvyčajne ukladá inú množinu hodnôt (jedno pole, napríklad číselný identifikátor). Napríklad vo vyhľadávacom poli môže byť uložené identifikačné číslo zamestnanca (uložená hodnota), ale zobrazí sa jeho meno (zobrazená hodnota). Pri použití vyhľadávacieho poľa vo výrazoch alebo v operáciách hľadať a nahradiť použijete uloženú hodnotu, nie zobrazenú hodnotu. Najlepší spôsob, ako sa uistiť, že výraz alebo operácia Hľadať a nahradiť, ktorá používa vyhľadávacie pole, funguje požadovaným spôsobom, je oboznámiť sa s uloženými a zobrazenými hodnotami vyhľadávacieho poľa.

    Tento obrázok zobrazuje typické vyhľadávacie pole. Nezabudnite, že nastavenia, ktoré sa zobrazujú vo vlastnostiach poľa Zdroj riadka, sa môžu líšiť.

    Použitie tabuľky alebo dotazu ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

    Vyhľadávacie pole zobrazené na tomto mieste používa dotaz na načítanie údajov z inej tabuľky. Môžete si zobraziť aj iný typ vyhľadávacieho poľa, ktorý sa nazýva zoznam hodnôt a ktorý používa naprogramovaný zoznam možností. Nasledujúci obrázok obsahuje typický zoznam hodnôt.

    Použitie zoznamu hodnôt ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

    V predvolenom nastavení zoznamy hodnôt používajú typ údajov Text.

    Najlepším spôsobom, ako nájsť zoznamy vyhľadávania a zoznamy hodnôt, je zobraziť kartu Vyhľadávanie a potom kliknúť na položky v stĺpci Typ údajov pre každé pole v tabuľke. Ďalšie informácie o poliach vyhľadávania a zoznamoch hodnôt nájdete po kliknutí na prepojenia v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Zobrazenie vzťahov medzi tabuľkami

Poznámka : Nemožno použiť kartu objektu vzťahy vo webovej databáze.

Ak chcete zobraziť grafické znázornenie tabuliek v databáze, polí v každej tabuľke a vzťahov medzi týmito tabuľkami, použite kartu objektu Vzťahy. Karta objektu Vzťahy poskytuje celkový prehľad tabuliek a štruktúry vzťahov databázy – dôležité informácie, keď potrebujete vytvoriť alebo zmeniť vzťahy medzi tabuľkami.

Poznámka : Na pridanie, zmenu alebo odstránenie vzťahov môžete použiť aj kartu objektu Vzťahy.

  • Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.

  • Prejdite na kartu Databázové nástroje a v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy.

Objaví sa karta objektu Vzťahy a zobrazí vzťahy medzi všetkými tabuľkami v otvorenej databáze.

vzťah medzi dvoma tabuľkami

Na začiatok stránky

Spôsob používania objektov inými objektami

Tabla Závislosti objektu ilustruje, ako databázové objekty, ako sú napríklad tabuľky, formuláre, dotazy a zostavy, pracujú s inými objektami alebo závisia od iných objektov.

Tablu Závislosti objektu použite, ak chcete predísť neúmyselnému odstráneniu zdrojov záznamov. Predpokladajme, napríklad, že máte dotaz Štvrťročné objednávky v databáze Predaj a už tento dotaz nepotrebujete. Pred odstránením dotazu by ste mali zistiť, či niektorý z iných objektov v databáze, ako je napríklad formulár alebo zostava, nepoužíva dotaz ako zdroj údajov. Potom môžete buď upraviť závislé objekty, aby ste odstránili odkazy na dotaz, alebo môžete odstrániť závislé objekty spolu s dotazom. Pomocou zobrazenia úplného zoznamu závislých objektov môžete ušetriť čas. Toto zobrazenie totiž odstraňuje potrebu manuálne kontrolovať vlastnosti objektu a minimalizuje chyby tak, že vyhľadá detaily, ktoré sa pri manuálnej kontrole nemusí podariť nájsť.

Ak chcete zmeniť návrh databázového objektu, tabla Závislosti objektu môže byť tiež nápomocná, pretože ukazuje, ako sa zmena návrhu prejaví na iných objektoch. Mali by ste použiť tablu Závislosti objektu, ktorá vám pomôže pri plánovaní hlavných zmien v návrhu.

Použitie tably Závislosti objektu

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete preskúmať.

  2. Vyberte alebo otvorte tabuľku, formulár, zostavu alebo dotaz na navigačnej table.

  3. Na karte Databázové nástroje v skupine vzťahy kliknite na položku Objekt závislosti.

  4. Ak sa zobrazí výzva, kliknite na položku OK a aktualizujte informácie o závislostiach.

    Poznámka : Aktualizovať informácie o závislostiach môže chvíľu trvať.

    Zobrazí sa tabla Závislosti objektu.

    Tabla závislosti objektu

  5. Ak chcete zobraziť zoznam objektov používajúcich objekt, ktorý ste vybrali v kroku 2, kliknite na položku Objekty závislé odo mňa v hornej časti tably. Ak chcete zobraziť zoznam objektov, ktoré používa vybratý objekt, kliknite na položku Objekty, od ktorých závisím.

  6. Ak chcete pre objekt zobraziť závislosti, kliknite na rozbaľovaciu ikonu (+) vedľa objektu. Access zobrazí až štyri úrovne závislostí pre objekt.

Nezabúdajte na nasledovné skutočnosti pri použití tably Závislosti objektu:

  • Informácie o závislostiach sú k dispozícii, iba ak máte povolenia na otvorenie objektu v návrhovom zobrazení.

  • Tabla nezobrazuje informácie pre makrá ani informácie pre moduly kódu.

  • Tabla funguje iba pre tabuľky, formuláre, zostavy a dotazy, okrem nasledujúcich typov dotazov:

    • akčné dotazy – dotazy, ktoré vložia, aktualizujú alebo odstraňujú údaje,

    • dotazy špecifické pre jazyk SQL vrátane zjednocovacích dotazov, dotazov definujúcich údaje a odovzdávajúcich dotazov,

    • poddotazy.

      Keď Access stretne vnorené dotazy, vygeneruje informácie o závislostiach iba pre vonkajší dotaz. Toto pravidlo platí aj pre zdrojové tabuľky a dotazy z podriadeného údajového hárka dotazu a pre vyhľadávacie polia.

  • Access vygeneruje informácie o závislostiach vyhľadávaním priradení názvov, ktoré sú udržiavané funkciou automatickej opravy názvov – funkcia, ktorá automaticky opravuje časté vedľajšie účinky, ktoré sa vyskytujú pri premenovaní formulárov, zostáv, tabuliek, dotazov, polí alebo ovládacích prvkov vo formulároch a zostavách. Ak je vypnuté sledovanie automatických opráv názvov a budete si chcieť zobraziť informácie o závislostiach, zobrazí sa výzva na zapnutie tejto funkcie.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Zdieľanie Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Boli tieto informácie užitočné?

Skvelé? Máte nejaké ďalšie pripomienky?

Ako sa môžeme zlepšiť?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

×