Informácie o štruktúre databázy programu Access

Informácie o štruktúre databázy programu Access

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Oboznámenie sa s tabuľkami, formulármi, dotazmi a inými objektami v databáze, môže zjednodušiť vykonávanie množstva rozličných úloh, akými sú zadávanie údajov do formulára, pridávanie a odstraňovanie tabuliek, vyhľadávanie a nahrádzanie údajov a spúšťanie dotazov.

Tento článok poskytuje základný prehľad štruktúry accessovej databázy. Access poskytuje niekoľko nástrojov, ktoré možno použiť na oboznámenie sa so štruktúrou konkrétnej databázy. Tento článok tiež vysvetľuje ako, kedy a prečo jednotlivé nástroje použiť.

Poznámka : Článok popisuje tradičné accessové databázy, ktoré pozostávajú zo súboru alebo množiny súborov obsahujúcej všetky údaje a funkcie aplikácie, napríklad formuláre na zadanie údajov. Časť z toho sa nevzťahuje na webové databázy, ktoré predstavujú nový druh accessových databáz publikovaných na web pomocou SharePoint Servera so službami Access Services. Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Obsah tohto článku

Prehľad

Zobrazenie podrobností o objektoch v databáze

Preskúmanie tabuľky v návrhovom zobrazení

Zobrazenie vzťahov medzi tabuľkami

Oboznámenie sa so spôsobom, akým objekty používajú iné objekty

Prehľad

Databáza je kolekciou informácií, ktoré súvisia s konkrétnym predmetom alebo účelom, akými sú sledovanie objednávok zákazníkov alebo spravovanie kolekcie hudby. Ak vaša databáza nie je uložená v počítači alebo sú v ňom uložené len jej časti, môžete sledovať informácie z rozličných zdrojov, ktoré je potrebné koordinovať a organizovať.

Predpokladajme, že telefónne čísla vašich dodávateľov sú uložené v rozličných umiestneniach: v súbore karty s telefónnymi číslami dodávateľa, v súbore s informáciami o produkte v kartotékovej skrinke a v tabuľkovom hárku obsahujúcom informácie o objednávke. Ak sa telefónne číslo dodávateľa zmení, možno bude potrebné aktualizovať túto informáciu na všetkých troch miestach. V dobre navrhnutej accessovej databáze je telefónne číslo uložené len raz, aby informáciu stačilo aktualizovať na jednom mieste. Ak teda aktualizujete telefónne číslo dodávateľa, automaticky sa aktualizuje, keď ho použijete kdekoľvek v rámci databázy.

Accessové databázové súbory

Access možno použiť na spravovanie všetkých informácií v súbore. V accessovom súbore možno použiť:

  • tabuľky na ukladanie údajov,

  • dotazy na vyhľadanie a načítanie požadovaných údajov,

  • formuláre na zobrazovanie, pridávanie a aktualizovanie údajov v tabuľkách,

  • zostavy na analyzovanie alebo tlač údajov v špecifickom rozložení.

Údaje z tabuliek použité v dotaze, formulári a zostave

1. Uložte raz údaje do tabuľky, no zobrazujte ich z rozličných umiestnení. Keď údaje aktualizujete, automaticky sa aktualizujú všade, kde sa zobrazujú.

2. Načítajte údaje pomocou dotazu.

3. Zobrazte alebo zadajte údaje pomocou formulára.

4. Zobrazte alebo vytlačte údaje pomocou zostavy.

Všetky tieto položky – tabuľky, formuláre a zostavy – predstavujú databázové objekty.

Poznámka : Niektoré accessové databázy obsahujú prepojenia na tabuľky uložené v iných databázach. Môžete mať napríklad jednu accessovú databázu obsahujúcu len tabuľky a ďalšiu obsahujúcu prepojenia na tieto tabuľky, ako aj dotazy, formuláre a zostavy založené na prepojených tabuľkách. Vo väčšine prípadov nezáleží na tom, či je tabuľka prepojenou tabuľkou alebo či je uložená v databáze.

Tabuľky a vzťahy

Ak chcete uložiť údaje, vytvorte jednu tabuľku pre každý typ sledovaných informácií. Typy informácií môžu zahŕňať informácie o zákazníkoch, produkty alebo podrobnosti objednávky. Ak chcete spojiť údaje z rozličných tabuliek do dotazu, formulára alebo zostavy, urobíte to definovaním vzťahov medzi tabuľkami.

Poznámka : Vo webovej databáze však nemožno použiť kartu objektu Vzťahy na vytvorenie vzťahov. Na vytvorenie vzťahov vo webovej databáze sa používajú vyhľadávacie polia.

Údaje uložené v tabuľkách, ktoré sú spojené pomocou súvisiacich polí

1. Informácie o zákazníkoch, ktoré kedysi existovali v poštovom zozname sa teraz nachádzajú v tabuľke Zákazníci.

2. Informácie o objednávkach, ktoré sa kedysi nachádzali v tabuľkovom hárku sa teraz nachádzajú v tabuľke Objednávky.

3. Jedinečný identifikátor, akým je identifikácia zákazníka, odlišuje jeden záznam tabuľky od druhého. Po pridaní poľa s jedinečným identifikátorom jednej tabuľky do inej tabuľky a definovaní vzťahov medzi týmito dvoma poľami dokáže Access porovnať zhody záznamov v oboch tabuľkách, aby ste ich mohli spojiť do formulára, zostavy alebo dotazu.

Dotazy

Dotaz vám môže pomôcť vyhľadať a načítať údaje spĺňajúce vami zadané podmienky vrátane údajov z viacerých tabuliek. Dotaz tiež možno použiť na aktualizáciu alebo odstránenie viacerých záznamov v rovnakom čase a vykonanie preddefinovaných alebo vlastných výpočtov z vašich údajov.

Poznámka : Dotaz nemožno použiť na aktualizáciu alebo odstránenie záznamov vo webovej databáze.

Dotaz vracajúci výsledky z viacerých tabuliek

1. Tabuľka Zákazníci obsahuje informácie o zákazníkoch.

2. Tabuľka Objednávky obsahuje informácie o objednávkach zákazníkov.

3. Tento dotaz načíta údaje o čísle objednávky a požadovanom dátume z tabuľky Objednávky a údaje o názve spoločnosti a meste z tabuľky Zákazníci. Dotaz vráti len objednávky požadované v apríli a týkajú sa zákazníkov z Londýna.

Formuláre

Formulár možno použiť na jednoduché zobrazovanie, zadávanie a zmenu údajov po jednotlivých riadkoch. Formulár tiež možno použiť na vykonávanie iných akcií, napríklad odosielanie údajov do iných aplikácií. Formuláre zvyčajne obsahujú ovládacie prvky, ktoré sú prepojené s podkladovými poliami v tabuľkách. Keď otvoríte formulár, Access načíta údaje z jednej alebo viacerých tabuliek a následne zobrazí údaje v rozložení, ktoré ste si vybrali pri vytváraní formulára. Formulár možno vytvoriť pomocou jedného z príkazov Formulár na páse s nástrojmi, pomocou Sprievodcu formulárom alebo tým, že sami v návrhovom zobrazení vytvoríte formulár.

Poznámka : Na vytváranie formulárov a zostáv vo webových databázach sa používa zobrazenie rozloženia nie návrhové zobrazenie.

Formuláre pomáhajú pri zobrazovaní a zadávaní údajov

1. Tabuľka zobrazuje mnoho záznamov v tom istom čase, no ak chcete zobraziť všetky údaje v jednom zázname, možno bude potrebné posúvať sa horizontálnym smerom. Pri zobrazovaní tabuľky tiež nemožno aktualizovať údaje z viac než jednej tabuľky v rovnakom čase.

2. Formulár sa zameriava na jeden záznam a dokáže zobraziť polia z viac ako jednej tabuľky. Dokáže zobrazovať aj obrázky a iné objekty.

3. Formulár môže obsahovať tlačidlo, po kliknutí na ktoré sa vytlačí zostava, otvoria iné objekty alebo vykonajú iné automatizované úlohy.

Zostavy

Zostavu možno použiť na rýchlu analýzu údajov alebo ich prezentáciu určitým spôsobom – tlačeným či v inom formáte. Môžete napríklad kolegom odoslať zostavu, ktorá zoskupuje údaje a vypočítava súčty. Takisto máte možnosť vytvoriť zostavu s údajmi z adries formátovanými na tlač menoviek s adresami.

Zostavy s naformátovanými alebo vypočítavanými údajmi

1. Použite zostavu na vytvorenie menoviek s adresami.

2. Použite zostavu na zobrazenie súčtov v grafe.

3. Použite zostavu na zobrazenie vypočítaných súčtov.

Teraz, keď poznáte základnú štruktúru accessových databáz, si ďalej môžete prečítať o tom, ako používať vstavané nástroje na preskúmanie určitej accessovej databázy.

Na začiatok stránky

Zobrazenie podrobností o objektoch v databáze

Jedným z najlepších spôsobov, ako získať informácie o určitej databáze, je použitie nástroja Dokumentácia databázy. Nástroj Dokumentácia databázy sa používa na vytvorenie zostavy obsahujúcej podrobné informácie o objektoch v databáze. Najskôr si vyberiete, ktoré objekty zostavy budú podrobné. Keď spustíte nástroj Dokumentácia databázy, jeho zostava bude obsahovať všetky údaje o vybraných databázových objektoch.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete dokumentovať.

  2. Kliknite na kartu Databázové nástroje a potom v skupine Analyzovať na položku Dokumentácia databázy.

  3. V dialógovom okne Dokumentácia kliknite na kartu zodpovedajúcu typu databázového objektu, ktorý chcete zaznamenať. Ak chcete vytvoriť zostavu všetkých objektov v databáze, kliknite na kartu Všetky typy objektov.

  4. Vyberte jeden alebo viaceré objekty uvedené na karte. Ak chcete vybrať všetky objekty na karte, kliknite na položku Vybrať všetko.

  5. Kliknite na tlačidlo OK.

    Nástroj Dokumentácia databázy vytvorí zostavu obsahujúcu podrobné údaje o každom vybratom objekte a potom túto zostavu otvorí v zobrazení Ukážka pred tlačou. Ak nástroj Dokumentácia databázy spustíte napríklad pre formulár na zadanie údajov, zostava vytvorená nástrojom Dokumentácia bude obsahovať zoznam vlastností formulára ako celku, vlastností všetkých jednotlivých častí formulára a vlastností všetkých tlačidiel, menoviek, textových polí a iných ovládacích prvkov formulára, ako aj všetky moduly kódu a používateľské povolenia priradené k formuláru.

  6. Ak chcete zostavu vytlačiť, kliknite na karte Ukážka pred tlačou v skupine Tlačiť na položku Tlačiť.

Na začiatok stránky

Preskúmanie tabuľky v návrhovom zobrazení

Poznámka : Návrhové zobrazenie nie je k dispozícii pre tabuľky vo webových databázach.

Otvorením tabuľky v návrhovom zobrazení získate podrobný pohľad na štruktúru tabuľky. Môžete napríklad vyhľadať nastavenie typu údajov pre jednotlivé polia, vyhľadať akékoľvek vstupné masky alebo zistiť, či tabuľka používa vyhľadávacie polia – polia používajúce dotazy na extrahovanie údajov z iných tabuliek. Tieto informácie sú užitočné, pretože typy údajov a vstupné masky môžu ovplyvniť schopnosť vyhľadávania údajov a spúšťania aktualizačných dotazov. Predpokladajme napríklad, že chcete použiť aktualizačný dotaz na aktualizáciu určitých polí v jednej tabuľke tým, že skopírujete údaje v podobných poliach z inej tabuľky. Dotaz sa nespustí, ak sa typy údajov pre jednotlivé polia v zdroji a cieľových tabuľkách nezhodujú.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.

  2. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete preskúmať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

  3. Podľa potreby si poznamenajte názvy jednotlivých polí tabuľky a typy údajov priradené k jednotlivým poliam.

    Typy údajov priradené k poľu môžu obmedziť veľkosť a typ údajov, ktoré môžu používatelia do poľa zadať. Používatelia napríklad môžu mať obmedzený počet znakov, ktorý môžu zadať do textového poľa, na 20 a nemôžu zadávať textové údaje do poľa nastaveného na používanie typu údajov Číslo.

  4. Ak chcete určiť, či je pole vyhľadávacím poľom, kliknite na kartu Vyhľadávanie v spodnej časti mriežky návrhu tabuľky v časti Vlastnosti poľa.

    Vyhľadávacie pole zobrazuje jednu množinu hodnôt (jedno alebo viacero polí, napríklad krstné meno a priezvisko), no zvyčajne ukladá inú množinu hodnôt (jedno pole, napríklad číselný identifikátor). Vyhľadávacie pole môže napríklad ukladať identifikačné číslo zamestnanca (uložená hodnota), no zobrazovať meno zamestnanca (zobrazená hodnota). Keď používate vyhľadávacie pole vo výrazoch alebo operáciách hľadania alebo nahradenia, použijete uloženú hodnotu nie zobrazenú hodnotu. Oboznámenie sa s uloženými a zobrazenými hodnotami vyhľadávacích polí je najlepším spôsobom, ako zaistiť, že výraz či operácia hľadania alebo nahradenia, ktoré používajú vyhľadávacie pole, fungujú očakávaným spôsobom.

    Nasledovný obrázok zobrazuje bežné vyhľadávacie pole. Majte na pamäti, že nastavenia zobrazené vo vlastnosti Zdroj riadka daného poľa sa budú líšiť.

    Použitie tabuľky alebo dotazu ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

    Vyhľadávacie pole, ktoré je tu zobrazené, použije dotaz na načítanie údajov z inej tabuľky. Takisto sa môže zobrazovať iný typ vyhľadávacieho poľa nazývaný zoznam hodnôt, ktorý používa naprogramovaný zoznam možností. Tento obrázok zobrazuje bežný zoznam hodnôt.

    Použitie zoznamu hodnôt ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

    Zoznamy hodnôt predvolene používajú typ údajov Text.

    Najlepším spôsobom nájdenia vyhľadávacích zoznamov a zoznamov hodnôt je zobrazenie karty Vyhľadávanie a následné kliknutie na položky pre jednotlivé polia tabuľky v stĺpci Typ údajov. Ďalšie informácie o vytváraní vyhľadávacích polí a zoznamov hodnôt nájdete prostredníctvom prepojení uvedených v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky

Zobrazenie vzťahov medzi tabuľkami

Poznámka : Vo webovej databáze nemožno použiť kartu objektu Vzťahy.

Ak chcete zobraziť grafické znázornenie tabuliek v databáze, polia v každej tabuľke a vzťahy medzi tabuľkami, použite kartu objektu Vzťahy. Karta objektu Vzťahy poskytuje celkový obraz o štruktúre tabuliek a vzťahov v databázach – dôležité informácie potrebné pri tvorbe alebo zmene vzťahov medzi tabuľkami.

Poznámka : Kartu objektu Vzťahy možno použiť aj na pridávanie, zmenu alebo odstraňovanie vzťahov.

  • Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.

  • Na karte Databázové nástroje v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy.

Zobrazí sa karta objektu Vzťahy vyjadrujúca vzťahy medzi všetkými tabuľkami v otvorenej databáze.

Vzťah medzi dvoma tabuľkami

Na začiatok stránky

Oboznámenie sa so spôsobom, akým objekty používajú iné objekty

Tabla Závislosti objektu zobrazuje interakciu databázových objektov, napríklad tabuliek, formulárov, dotazov a zostáv, alebo ich závislosť od iných objektov.

Tablu Závislosti objektu možno použiť na to, aby ste sa vyhli neúmyselnému odstráneniu zdrojov záznamov. Predpokladajme napríklad, že máte v databáze Predaj dotaz Štvrťročné objednávky a už ho viac nepotrebujete. Pre odstránením dotazu by ste mali zistiť, či niektorý z iných objektov v databáze, napríklad formulár alebo zostava, dotaz nepoužíva ako zdroj údajov. Potom môžete upraviť závislý objekt a odstrániť odkazy na dotaz alebo môžete odstrániť závislé objekty spolu s dotazom. Zobrazenie kompletného zoznamu závislých objektov vám môže pomôcť ušetriť čas tým, že eliminujete potrebu manuálne kontrolovať vlastnosti objektu, a minimalizovať chyby tým, že vyhľadáte podrobnosti, ktoré sa pri manuálnom audite môžu prehliadnuť.

Keď chcete zmeniť návrh databázového objektu, tabla Závislosti objektu môže byť užitočná aj na zobrazenie toho, ako budú zmenou návrhu ovplyvnené iné objekty. Tabla Závislosti objektu vám pomôže naplánovať hlavné zmeny návrhu.

Použitie tably Závislosti objektu

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete preskúmať.

  2. Na navigačnej table vyberte alebo otvorte tabuľku, formulár, zostavu alebo dotaz.

  3. Na karte Databázové nástroje v skupine Vzťahy kliknite na položku Závislosti objektu.

  4. V prípade zobrazenia výzvy kliknite na položku OK, aby ste aktualizovali informácie o závislostiach.

    Poznámka : Aktualizácia informácií o závislostiach môže určitý čas trvať.

    Zobrazí sa tabla Závislosti objektu.

    Tabla Závislosti objektu

  5. Ak chcete zobraziť zoznam objektov, ktoré používajú objekt vybratý v kroku 2, kliknite v hornej časti tably na položku Objekty závislé odo mňa. Ak chcete zobraziť zoznam objektov, ktoré používa vybraný objekt, kliknite na položku Objekty, od ktorých závisím.

  6. Ak chcete zobraziť informácie o závislostiach pre daný objekt, kliknite na ikonu rozbalenia (+) vedľa daného objektu. Access zobrazí až štyri úrovne závislostí pre objekt.

Pri používaní tably Závislosti objektu majte na pamäti nasledovné:

  • Informácie o závislostiach sú k dispozícii, len ak máte povolenia na otvorenie objektu v návrhovom zobrazení.

  • Tabla nezobrazuje informácie týkajúce sa makier a modulov kódov.

  • Tabla funguje len pre tabuľky, formuláre, zostavy a dotazy okrem nasledovných typov dotazov:

    • akčné dotazy – dotazy, ktoré vkladajú, aktualizujú alebo odstraňujú údaje,

    • dotazy špecifické pre jazyk SQL vrátane zjednocovacích dotazov, dotazov definujúcich údaje a odovzdávajúcich dotazov,

    • poddotazy.

      Keď Access narazí na vnorené dotazy, informácie o závislostiach sa generujú len pre dotaz prvej úrovne. Toto pravidlo sa vzťahuje aj na zdrojové tabuľky a dotazy podriadeného údajového hárka dotazu, ako aj na vyhľadávacie polia.

  • Access generuje informácie o závislostiach prehľadávaním máp názvov uchovávaných funkciou Automatické opravy – funkciou, ktorá automaticky opravuje bežné sprievodné javy vyskytujúce sa pri premenovaní formulárov, zostáv, tabuliek, dotazov, polí alebo ovládacích prvkov vo formulároch a zostavách. Ak je sledovanie informácií automatických opráv názov vypnuté, predtým, než budete môcť zobraziť informácie o závislostiach, sa zobrazí výzva na zapnutie.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×