Import údajov alebo prepojenie s údajmi v inej databáze programu Access

Import údajov alebo prepojenie s údajmi v inej databáze programu Access

Existuje veľa spôsobov prenosu údajov z jednej databázy programu Access do druhej. Najjednoduchší spôsob je kopírovanie a prilepenie, ale import a prepojenie údajov ponúkajú lepšie možnosti riadenia a flexibility prenášaných údajov a spôsobov prenosu údajov do cieľovej databázy.

Tento článok vysvetľuje, ako importovať údaje alebo vytvoriť prepojenie s údajmi v inej databáze programu Access.

Čo chcete urobiť?

Popis importu a prepojenia s údajmi z inej databázy programu Access

Import údajov z inej databázy programu Access

Prepojenie s údajmi v inej databáze programu Access

Popis importu a prepojenia s údajmi z inej databázy programu Access

Keď importujete z inej databázy, program Access vytvorí kópiu údajov alebo objektov v cieľovej databáze bez toho, aby zmenil zdroj. Počas operácie importu môžete vybrať objekty na kopírovanie, nastaviť spôsob importu tabuliek a dotazov, určiť, či sa majú importovať vzťahy tabuliek atď.

Bežné scenáre importu údajov alebo objektov z databázy programu Access

Údaje obvykle importujete z nasledujúcich dôvodov:

  • Chcete zlúčiť dve databázy kopírovaním všetkých objektov z jednej databázy do druhej. Pri importe môžete kopírovať všetky tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly, ako aj vzťahy tabuliek do inej databázy v jedinej operácii.

  • Potrebujete vytvoriť tabuľky zhodné s tabuľkami, ktoré existujú v inej databáze. Môžete skopírovať celú tabuľku alebo len definície tabuľky, aby ste dané tabuľky nemuseli manuálne navrhovať. Ak budete importovať len definíciu tabuľky, získate prázdnu tabuľku. Inými slovami, do cieľovej databázy sa skopírujú polia a vlastnosti polí, nie však údaje v tabuľke. Ďalšou výhodou importu v porovnaní s operáciou kopírovať-prilepiť je možnosť importovať s tabuľkami aj vzťahy tabuliek .

  • Potrebujete kopírovať množinu súvisiacich objektov do inej databázy. Napríklad chcete skopírovať tabuľku Zamestnanci a formulár Zamestnanci do inej databázy. Import umožňuje v jedinej operácii skopírovať objekt a všetky jeho súvisiace objekty do inej databázy.

Poznámka : Ak je vaším cieľom pridanie záznamov z jednej databázy do existujúcej tabuľky v inej databáze, mali by ste použiť import záznamov do novej tabuľky a následné vytvorenie pripájacieho dotazu. Počas operácie importu nie je možné pripojiť záznamy do existujúcej tabuľky. Ďalšie informácie o pripájacích dotazoch nájdete v článku Vytvorenie pripájacieho dotazu.

Bežné scenáre prepojenia s tabuľkou v databáze programu Access

Prepojenie s údajmi môžete použiť v nasledujúcich podmienkach:

  • Vaša organizácia používa niekoľko databáz programu Access, ale údaje v niektorých tabuľkách, napríklad v tabuľke Zamestnanci, potrebujete zdieľať medzi viacerými databázami. Namiesto duplikovania tabuľky v jednotlivých databázach sa môže v jednej databáze nachádzať tabuľka, na ktorú vytvoríte prepojenie z iných databáz.

  • Iná pracovná skupina alebo oddelenie potrebuje možnosť pridávania údajov a používania údajov vo vašej databáze, ale vy chcete naďalej vlastniť štruktúru tabuliek.

Kroky v nasledujúcich častiach vysvetľujú, ako importovať a vytvoriť prepojenie s objektmi databázy.

Na začiatok stránky

Import údajov z inej databázy programu Access

Proces importu údajov pozostáva z nasledujúcich krokov:

  • príprava na operáciu importu,

  • spustenie sprievodcu importom,

  • voliteľné uloženie nastavení importu ako špecifikácie importu na neskoršie použitie.

Nasledujúca skupina krokov vysvetľuje, ako vykonať jednotlivé akcie.

Príprava na operáciu importu

  1. Vyhľadajte zdrojovú databázu a identifikujte objekty, ktoré chcete importovať.

    Ak je zdrojovou databázou súbor .mdb alebo .accdb, môžete importovať tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly. Ak ide o zdrojový súbor .mde alebo .accde, môžete importovať len tabuľky.

  2. Ak údaje z databázy programu Access importujete prvýkrát, v nasledujúcej tabuľke nájdete užitočné tipy.

Prvok

Popis

Viaceré objekty

V jedinej operácii importu môžete importovať viaceré objekty.

Nový objekt

Každá operácia importu vytvorí nový objekt v cieľovej databáze. Pomocou operácie importu nie je možné prepísať existujúci objekt ani pripojiť záznamy do existujúcej tabuľky.

Import prepojenej tabuľky

Ak je zdrojová tabuľka (napríklad tabuľka Zamestnanci1 v databáze Predaj) prepojenou tabuľkou (t. j. tabuľkou, ktorá je prepojená s tabuľkou Zamestnanci v databáze Mzdy), aktuálna operácia importu je nahradená operáciou prepojenia. Na konci operácie získate prepojenú tabuľku (s názvom napr. Zamestnanci1), ktorá je prepojená s pôvodnou zdrojovou tabuľkou (Zamestnanci v databáze Mzdy).

Vynechanie polí a záznamov

Nie je možné vynechať určité polia alebo záznamy, keď importujete údaje z tabuľky alebo dotazu. Ak však nechcete importovať žiadne záznamy v tabuľke, môžete importovať len definíciu tabuľky.

Vzťahy

Môžete importovať vzťahy medzi zdrojovými tabuľkami.

Definícia tabuľky

Môžete importovať celú tabuľku alebo len definíciu tabuľky. Ak importujete len definíciu, program Access vytvorí tabuľku s rovnakými poľami ako zdrojová tabuľka, ale bez údajov.

Zdrojové objekty záznamov

Pri importe dotazu, formulára alebo zostavy sa podkladové zdroje záznamov neimportujú automaticky. Musíte importovať všetky podkladové zdroje záznamov, v opačnom prípade nebude dotaz, formulár alebo zostava fungovať.

Vyhľadávacie polia

Ak pole v zdrojovej tabuľke vyhľadá hodnoty v inej tabuľke alebo dotaze, musíte importovať súvisiacu tabuľku alebo dotaz, ak sa majú v cieľovom poli zobrazovať hodnoty vyhľadávania. Ak súvisiacu tabuľku alebo dotaz neimportujete, v cieľovom poli sa zobrazia len identifikácie vyhľadávania.

Podformuláre, čiastkové zostavy

Ak importujete formulár alebo zostavu, podformuláre a čiastkové zostavy zahrnuté vo formulári alebo v zostave sa neimportujú automaticky. Každý podformulár, čiastkovú zostavu a ich podkladové zdroje záznamov pre formulár alebo zostavu musíte importovať, ak chcete, aby fungovali v cieľovej databáze.

Dotazy

Dotaz môžete importovať ako dotaz alebo tabuľku. Ak dotaz importujete ako dotaz, je potrebné importovať podkladové tabuľky.

  1. Zatvorte zdrojovú databázu. Uistite sa, že žiadny používateľ ju nemá otvorenú vo výhradnom režime.

  2. Otvorte cieľovú databázu. Uistite sa, že databáza nie je určená len na čítanie a že máte potrebné povolenia na pridávanie objektov a údajov do databázy.

    Ak je zdrojová databáza zabezpečená heslom, pri každom použití databázy ako zdroja pre operáciu importu sa zobrazí výzva na zadanie hesla.

    Poznámka : Ak chcete importovať údaje do novej databázy, pred spustením operácie importu musíte vytvoriť prázdnu databázu, ktorá neobsahuje žiadne tabuľky, formuláre ani zostavy. Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Nový.

    Operácia importu neprepíše a nezmení žiadne existujúce tabuľky alebo objekty. Ak v cieľovej databáze už existuje objekt s rovnakým názvom ako zdrojový objekt, program Access pripojí k názvu importovaného objektu číslo 1, 2, 3 atď. Ak napríklad importujete tabuľku Problémy do databázy, ktorá už obsahuje tabuľku s názvom Problémy, importovanej tabuľke sa pripojí názov Problémy1. Ak sa názov Problémy1 už používa, novej tabuľke sa pripojí názov Problémy2 atď.

    Dôležitá poznámka: Ak chcete pripojiť záznamy v zdrojovej tabuľke do tabuľky v cieľovej databáze, namiesto spustenia operácie importu je potrebné použiť pripájací dotaz. Ďalšie informácie o pripájacích dotazoch nájdete v článku Vytvorenie pripájacieho dotazu.

Import údajov

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Access. Obrázok tlačidla

    Poznámka : Karta Externé údaje je k dispozícii, len ak je otvorená databáza.

  2. V textovom poli Názov súboru zadajte názov zdrojovej databázy alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať na zobrazenie dialógového okna Otvoriť súbor.

  3. Kliknite na políčko Importovať tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, makrá a moduly do aktuálnej databázy a kliknite na tlačidlo OK.

  4. V dialógovom okne Import objektov kliknite na každú kartu a vyberte požadované objekty.

    Ak chcete vybratý objekt zrušiť, na objekt znova kliknite.

  5. Kliknite na tlačidlo Možnosti a zadajte ďalšie nastavenia.

    Nasledujúca tabuľka popisuje, aký vplyv majú jednotlivé možnosti na výsledky operácie.

Prvok

Popis

Začiarkavacie políčko Vzťahy

Začiarknite, ak chcete importovať vzťahy vybraných tabuliek.

Začiarkavacie políčko Ponuky a panely s nástrojmi

Začiarknite, ak chcete importovať vlastné ponuky a panely s nástrojmi, ktoré existujú v zdrojovej databáze. Ponuky a panely s nástrojmi sa zobrazujú na karte Doplnky.

Začiarkavacie políčko Špecifikácie pre import a export

Začiarknite, ak chcete importovať uložené špecifikácie pre import alebo export, ktoré existujú v zdrojovej databáze.

Začiarkavacie políčko Skupiny navigačnej tably

Začiarknite, ak chcete importovať vlastné skupiny navigačnej tably, ktoré existujú v zdrojovej databáze.

Políčko Definíciu a údaje

Kliknite naň, ak chcete importovať štruktúru a údaje všetkých vybraných tabuliek.

Políčko Iba definíciu

Kliknite naň, ak chcete importovať iba polia vo vybraných tabuľkách. Zdrojové záznamy sa nebudú importovať.

Políčko Ako dotazy

Kliknite naň, ak chcete vybrané dotazy importovať ako dotazy. V tomto prípade nezabudnite importovať s dotazmi aj všetky podkladové tabuľky.

Políčko Ako tabuľky

Kliknite naň, ak chcete dotazy importovať ako tabuľky. V tomto prípade je potrebné importovať podkladové tabuľky.

  1. Kliknite na tlačidlo OK na dokončenie operácie.

    Program Access skopíruje údaje a v prípade, že zistí nejaké problémy, zobrazí chybové hlásenia. Ak sa operácia importu údajov úspešne dokončí, na poslednej stránke sprievodcu je možné uložiť detaily operácie ako špecifikáciu importu na neskoršie použitie. Nasledujúce kroky popisujú uloženie detailov operácie vo forme špecifikácie.

Uloženie špecifikácie importu

  1. Začiarknite políčko Uložiť kroky importu na uloženie detailov operácie.

    Uloženie detailov vám umožní neskôr zopakovať operáciu bez toho, aby ste museli prechádzať jednotlivými krokmi sprievodcu.

  2. Do poľa Uložiť ako zadajte názov špecifikácie importu. Podľa potreby zadajte popis do poľa Popis.

  3. Začiarknite políčko Vytvoriť úlohu programu Outlook, ak chcete operáciu vykonávať v pevne stanovených intervaloch, napríklad týždenne alebo mesačne.

    Vytvorí sa úloha programu Microsoft Office Outlook 2007, ktorá umožňuje spustiť špecifikáciu.

  4. Kliknite na tlačidlo Uložiť import.

    Ak ste nezačiarkli políčko Vytvoriť úlohu programu Outlook, program Access uloží špecifikáciu importu a importuje zadané objekty. Teraz môžete skontrolovať importované tabuľky a ďalšie objekty a zistiť, či sa správne naimportovali.

Ak ste políčko Vytvoriť úlohu programu Outlook začiarkli, program Access spustí program Outlook. Použite tento postup na dokončenie nasledujúcich krokov.

Poznámka : Ak program Outlook nie je nainštalovaný, v programe Access sa zobrazí chybové hlásenie. Ak program Outlook nie je správne nakonfigurovaný, spustí sa Sprievodca spustením v programe Outlook. Postupujte podľa pokynov sprievodcu a nakonfigurujte program Outlook.

  1. V programe Outlook skontrolujte a upravte nastavenia úlohy, napríklad Termín splnenia a Pripomenutie.

    Ak chcete, aby sa úloha opakovala, kliknite na položku Opakovanie. Plánovač úloh s určitými typickými nastaveniami je zobrazený na tomto obrázku:

    Plánovač úloh programu Outlook

    Informácie o plánovaní úloh programu Outlook nájdete v článku Plánovanie operácie importu alebo exportu.

  2. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.

    Ak chcete špecifikáciu spustiť neskôr, otvorte úlohu v programe Outlook a na karte Úloha v skupine Microsoft Office Access kliknite na tlačidlo Spustiť import Obrázok tlačidla .

  3. V programe Access si pozrite importované tabuľky a ďalšie objekty a skontrolujte, či sa skopírovali všetky údaje a objekty.

Na začiatok stránky

Prepojenie s údajmi v inej databáze programu Access

Prepojenie umožňuje pripojiť sa k údajom v inej databáze bez importu týchto údajov, takže môžete zobrazovať a upravovať najnovšie údaje v zdrojovej aj cieľovej databáze bez vytvárania a spravovania dvoch kópií rovnakých údajov. Prepojenie je možné vytvoriť len s tabuľkami v inej databáze programu Access. Nie je možné vytvoriť prepojenie s dotazmi, formulármi, zostavami, makrami alebo modulmi.

Keď vytvoríte prepojenie s tabuľkou v databáze programu Access, v programe Access sa vytvorí nová tabuľka, tzv. prepojená tabuľka, ktorá obsahuje prepojenie so zdrojovými záznamami a poľami. Zmeny údajov v zdrojovej databáze sa prejavia v prepojenej tabuľke v cieľovej databáze a naopak. Nemôžete však zmeniť štruktúru prepojenej tabuľky v cieľovej databáze. Inými slovami, nemôžete vykonávať také zmeny prepojenej tabuľky, ako je pridanie a odstránenie poľa alebo úprava typu údajov poľa.

Príprava na prepojenie tabuliek v databáze programu Access

  1. Vyhľadajte zdrojovú databázu.

    Formát súboru môže byť MDB, MDE, ACCDB alebo ACCDE. Ak je zdrojová databáza zabezpečená heslom, počas operácie prepojenia sa zobrazí výzva na zadanie hesla.

  2. Zadajte tabuľky, s ktorými chcete vytvoriť prepojenie.

    Môžete vytvoriť prepojenie s tabuľkami, nie však s dotazmi, formulármi, zostavami, makrami alebo modulmi.

    Ak vytvárate prepojenia s tabuľkami v inej databáze programu Access prvýkrát, v nasledujúcej tabuľke nájdete užitočné tipy.

Prvok

Popis

Viaceré objekty

V jedinej operácii prepojenia môžete vytvoriť prepojenia s viacerými tabuľkami. Vytvorí sa prepojená tabuľka pre každú zdrojovú tabuľku.

Prepojené tabuľky ako zdroj

Nemôžete vytvoriť prepojenie s tabuľkou, ktorá už je prepojenou tabuľkou v zdrojovej databáze.

Ak napríklad chcete vytvoriť prepojenie s tabuľkou Zamestnanci1 v databáze Predaj, pričom táto tabuľka je prepojená s tabuľkou Zamestnanci v databáze Mzdy, tabuľku Zamestnanci1 v databáze Predaj nemôžete použiť ako zdrojovú tabuľku. Namiesto toho by ste mali vytvoriť prepojenie priamo s tabuľkou Zamestnanci v databáze Mzdy.

Nová alebo existujúca tabuľka

Každá operácia prepojenia vytvorí novú prepojenú tabuľku pre každú zdrojovú tabuľku. Pomocou operácie prepojenia nie je možné prepísať ani pripojiť existujúcu tabuľku.

Vzťahy

Ak vyberiete viaceré zdrojové tabuľky, vzťahy tabuliek sa automaticky prenesú do cieľovej databázy. Nemôžete však zmeniť ani odstrániť vzťah v cieľovej databáze.

Vyhľadávacie polia

Ak pole v zdrojovej tabuľke vyhľadá hodnoty v inej tabuľke, musíte vytvoriť prepojenie so súvisiacou tabuľkou, ak sa majú v cieľovom poli zobrazovať hodnoty vyhľadávania. Ak nevytvoríte prepojenie so súvisiacou tabuľkou alebo dotazom, v cieľovom poli sa zobrazia len identifikácie vyhľadávania.

  1. Zatvorte zdrojovú databázu. Uistite sa, že žiadny iný používateľ ju nemá otvorenú vo výhradnom režime.

  2. Otvorte cieľovú databázu. Uistite sa, že cieľová databáza nie je určená len na čítanie a že máte potrebné povolenia na pridávanie objektov a údajov do databázy.

    Poznámka : Ak chcete vytvoriť prepojenia v novej databáze, pred spustením operácie musíte vytvoriť prázdnu databázu, ktorá neobsahuje žiadne tabuľky, formuláre ani zostavy.

    Kliknite na tlačidlo Office Obrázok tlačidla a potom kliknite na položku Nový.

    Táto operácia neprepíše a nezmení žiadne existujúce tabuľky alebo objekty. Ak objekt s rovnakým názvom ako zdrojový objekt už existuje v cieľovej databáze, program Access pripojí k názvu prepojenej tabuľky číslo 1, 2, 3 atď. Napríklad ak vytvoríte prepojenie s tabuľkou Problémy z databázy, ktorá už obsahuje tabuľku s názvom Problémy, prepojenej tabuľke sa pripojí názov Problémy1. Ak sa názov Problémy1 už používa, novej tabuľke sa pripojí názov Problémy2 atď.

    Ak chcete pripojiť záznamy v zdrojovej tabuľke do tabuľky v cieľovej databáze, namiesto spustenia operácie prepojenia je potrebné použiť pripájací dotaz.

    Ďalšie informácie o pripájacích dotazoch nájdete v článku Vytvorenie pripájacieho dotazu.

Prepojenie s údajmi

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Import na položku Access. Obrázok tlačidla

    Poznámka : Karta Externé údaje je k dispozícii, len ak je otvorená databáza.

  2. V textovom poli Názov súboru zadajte názov zdrojovej databázy alebo kliknite na tlačidlo Prehľadávať na zobrazenie dialógového okna Otvoriť súbor.

  3. Kliknite na políčko Vytvoriť odkaz na zdroj údajov vytvorením prepojenej tabuľky a kliknite na tlačidlo OK.

  4. V dialógovom okne Prepojiť tabuľky vyberte tabuľky, s ktorými chcete vytvoriť prepojenie.

    Ak chcete výber zrušiť, znova kliknite na tabuľku.

  5. Kliknite na tlačidlo OK na dokončenie operácie.

    Program Access vytvorí prepojené tabuľky.

  6. Otvorte prepojené tabuľky v údajovom zobrazení a skontrolujte, či sa údaje zobrazujú správne.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×