Implementácia spravovania záznamov

Dôležité : Tento článok je strojovo preložený, prečítajte si vyhlásenie. Anglickú verziu tohto článku nájdete tu a môžete ju použiť ako referenciu.

Záznamy môžete spravovať „na mieste“, teda ponechať dokument v aktuálnom umiestnení na lokalite, alebo môžete záznamy uložiť do špecifického archívu, akým je napríklad lokalita centra záznamov.

Skôr než sa implementácia spravovania záznamov, sa odporúča, aby sa najskôr vytvoriť plán spravovania záznamov pre vašu organizáciu. Vám pomôže vybrať správne záznamy systému správy pre vašu organizáciu, v téme Výber spôsobu ukladania a spravovania záznamov.

Vytvorenie a konfigurácia lokality centra záznamov

Táto časť obsahuje prehľad hlavných krokov potrebných na vytvorenie a konfiguráciu lokality centra záznamov. Kliknutím na prepojenia zobrazíte špecifický sprievodný materiál k jednotlivým krokom.

  1. Vytvorenie lokality centra záznamov pomocou šablóny lokality centra záznamov.

  2. Vytvorenie záznamu knižníc alebo zoznamov na spravovanie a ukladanie každý typ záznamu, ktorý je uvedený v pláne archivovania (definition: súbor plán popisuje typy dokumentov alebo položiek, ktoré organizáciou uznáva ako oficiálne obchodných záznamov. Znamená to, kde tieto záznamy sa ukladajú, a poskytuje informácie, ktoré odlišuje jeden typ záznamu od druhého).

  3. Pridajte priradený typ obsahu do knižníc alebo zoznamov.

  4. Vytvorenie a pridanie stĺpcov lokality k relevantným typom obsahu, aby obsahovali a zobrazovali metaúdaje pre každý typ záznamu, ktorý je uvedený v pláne archivovania.

  5. Zadajte Pridanie politiky správy informácií k obsahu na lokalite centra záznamov.

  6. Nakonfigurujte organizátora obsahu na smerovanie každého typu záznamu na správne miesto.

Na začiatok stránky

Vytvorenie lokality centra záznamov

Odporúčame, aby sa vytvorenie centra záznamov kolekciu lokality najvyššej úrovne, nie ako podlokality. Ak chcete vytvoriť kolekciu lokalít, musíte byť členom skupiny správcov farmy SharePointu v počítači, ktorý je spustený na webovej lokalite centrálnej správy služby SharePoint.

SharePoint Online, môžete vytvoriť lokalitu centra záznamov z vašej najvyššej úrovne lokality SharePoint. Kliknite na položku + vytvoriť lokalitu a potom začnite krokom 4 nižšie.

  1. Spustite SharePoint 2013 alebo 2016 centrálnej správy.

    • Windows Server 2008 R2:

      • Kliknite na tlačidlo Štart, kliknite na položku Produkty Microsoft SharePoint 2013 alebo Microsoft SharePoint 2013 produkty a potom kliknite na položku Centrálna správa servera SharePoint 2013 alebo 2016 centrálna správa servera SharePoint.

    • Pre systém Windows Server 2012:

      • Na domovskej obrazovke, kliknite na položku Centrálna správa servera SharePoint 2013 alebo 2016 centrálna správa servera SharePoint.

        Ak Centrálna správa servera SharePoint 2013 alebo 2016 centrálna správa služby SharePoint nie je na domovskej obrazovke:

      • Kliknite pravým tlačidlom myši na počítači, kliknite na položku všetky aplikácie a potom kliknite na položku Centrálna správa servera SharePoint 2013 alebo 2016 centrálna správa servera SharePoint.

  2. Na webovej lokalite centrálnej správy, v časti Správa aplikácií kliknite na položku vytvoriť kolekcie lokalít.

  3. Na stránke Vytvorenie kolekcie lokalít v sekcii Webovej aplikácie, ak nie je vybratá webovej aplikácie, v ktorom chcete vytvoriť kolekciu lokalít, kliknite na šípku nadol. V ponuke Webovej aplikácie kliknite na položku Zmeniť webovej aplikácie a potom kliknite na položku webovú aplikáciu, v ktorej chcete vytvoriť kolekciu lokalít.

  4. V časti názov a popis zadajte názov a popis pre kolekciu lokalít.

  5. V časti Adresa webovej lokality, vyberte cestu, ktorá umožňuje adresu (napríklad cesty zahrnutia pomocou zástupných napríklad/lokality /, alebo v koreňovom adresári (/).

    Ak vyberiete možnosť cesty zahrnutia pomocou zástupných znakov, musíte zadať aj názov lokality, ak chcete použiť v URL adresy lokality.

  6. V časti Výber šablóny kliknite v zozname Vyberte pracovnú verziu vyberte pracovnú verziu SharePointu šablón, ktoré chcete použiť.

    Vyberte pracovnú verziu, ak chcete kolekcie lokalít vyzerajú a spustiť ako kolekciu lokalít na serveri SharePoint Server. Kolekcie lokalít, ktorý používa staršiu verziu skúsenosti sa spúšťa vo novšiu verziu programu SharePoint, ale používateľské rozhranie a používateľské skúsenosti kolekcie lokalít sa prejavia staršej verzie. Kolekcie lokalít, ktoré je možné inovovať na najnovšiu verziu skúsenosti kedykoľvek.

  7. V časti Výber šablóny vyberte kartu podnik a potom kliknite na položku Centrum záznamov.

  8. V časti Primárny správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa (vo forme doména\meno) pre používateľa, ktorý bude správca kolekcie lokalít.

  9. V časti Sekundárny správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa pre sekundárneho správcu kolekcie lokalít. Určenie sekundárneho správcu kolekcie lokalít je najvhodnejšie zabezpečiť, že niekto môžete spravovať kolekcie lokalít, keď primárnym správcom kolekcie lokalít nie je k dispozícii.

  10. Ak používate na správu ukladacieho priestoru kolekcie lokalít v sekcii Šablónu kvót kvóty kliknite na položku šablóny v zozname Vyberte šablónu kvót.

  11. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie knižníc alebo zoznamov na spravovanie záznamov

Knižnice a zoznamy sú dôležitou súčasťou spravovania záznamov. Slúžia ako kartotékové skrinky každého typu záznamu, ktorý chcete uložiť alebo spravovať. Priradenie typov obsahu (vysvetľuje sa neskôr) ku knižniciam a zoznamom ešte viac uľahčuje kategorizovanie záznamov. Odporúča sa vytvoriť si jednu knižnicu alebo zoznam dokumentov pre každý typ obsahu v pláne archivovania záznamov.

Pridanie existujúceho typu obsahu do zoznamu alebo knižnice

Keď do zoznamu alebo knižnice pridáte typ obsahu, umožníte, aby tento zoznam alebo knižnica obsahovali položky tohto typu. Záznamy odoslané do centra záznamov sú smerované do príslušného zoznamu alebo knižnice na základe typu obsahu dokumentu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie a pridanie stĺpcov lokality do zoznamov, knižníc alebo typov obsahu

Stĺpce uľahčujú zoskupenie, kategorizáciu a sledovanie záznamov alebo iných položiek. Stĺpec lokality definuje položku metaúdajov, ktoré možno priradiť k typu obsahu, zoznamu alebo knižnici. Stĺpce lokality môžete napríklad pridať na definovanie autora alebo dátumu ukončenia. Pridanie stĺpca lokality do typu obsahu záznamov umožňuje uložiť položku metaúdajov odoslanú spolu so záznamom alebo pridať metaúdaje na lepšiu správu záznamu.

Vytvorenie stĺpca lokality

  1. Na lokalite centra záznamov kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojené skupiny, kliknite na položku Nastavenie, kliknite na položku Obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality v časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku Stĺpce lokality.

  3. Na stránke Stĺpce lokality kliknite na položku Vytvoriť.

  4. Na stránke Nový stĺpec lokality v časti Názov a typ zadajte do poľa Názov stĺpca požadovaný názov.

  5. Vyberte typ informácií, ktoré chcete v stĺpci ukladať – napríklad mena, dátum a čas alebo text.

  6. V časti Skupina vyberte existujúcu skupinu, v ktorej sa má uložiť nový stĺpec lokality, alebo kliknutím na položku Nová skupina vytvorte novú skupinu na uloženie tohto stĺpca. Skupiny predstavujú spôsob usporiadania stĺpcov a zjednodušujú ich vyhľadávanie.

V časti Ďalšie nastavenie stĺpcov vyberte ďalšie požadované nastavenia stĺpca. Možnosti dostupné v tejto časti sa líšia v závislosti od typu stĺpca, ktorý ste vybrali v časti Názov a typ. Ak je napríklad typ informácií pre uloženie v stĺpci Voľba, môžete definovať voľby na výpočet v časti Ďalšie nastavenie stĺpcov.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Pridanie stĺpca lokality do typu obsahu záznamov

  1. Na domovskej stránke lokality centra záznamov, kliknite na položku Nastavenie a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojené skupiny, kliknite na položku Nastavenie, kliknite na položku Obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku typy obsahu lokality.

  3. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na typ obsahu lokality, ktorý chcete nakonfigurovať.

  4. Po výbere typu obsahu lokality na nadradenej lokalite alebo vytvorení nového typu obsahu lokality kliknite na stránke vybratého typu obsahu lokality v časti Stĺpce na položku Pridanie z existujúcich stĺpcov lokality.

  5. Na stránke Pridanie stĺpcov do typu obsahu v časti Vybrať stĺpce vyberte skupinu, ktorú chcete filtrovať zo zoznamu Vyberte stĺpce z.

  6. Vyberte stĺpec, ktorý chcete pridať zo zoznamu Dostupné stĺpce a potom kliknite na položku Pridať.

  7. V časti Aktualizácia typov obsahu zoznamov a lokalít zadajte, či typy obsahu podriadenej lokality, ktoré dedia z tohto typu obsahu lokality, budú aktualizované zároveň so zmenami.

  8. Po dokončení pridávania stĺpcov kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka :  Ak sa typ obsahu, ktorý chcete vybrať, na tejto stránke nezobrazuje ako prepojenie (je sivý), daný typ obsahu patrí k nadradenej lokalite lokality centra záznamov, a preto je potrebné ho vybrať a nakonfigurovať na nadradenej lokalite. Tento krok môžete vykonať kliknutím na prepojenie v stĺpci Zdroj vedľa sivého typu obsahu lokality v stĺpci Typ obsahu lokality.

Na začiatok stránky

Vytvorenie politík správy informácií pre záznamy

Politika správy informácií je množina pravidiel pre určitý typ obsahu. Politiky správy informácií umožňujú organizáciám riadiť a sledovať informácie, ako je napríklad doba uchovávania obsahu, alebo akcie, ktoré môžu používatelia s daným obsahom vykonávať.

Poznámka : Na dokončenie tejto úlohy treba byť členom skupiny vlastníkov lokality centra záznamov.

Pridanie politiky správy informácií do typu obsahu

Poznámka : Nemôžete zadať politiku správy informácií pre základného typu obsahu. Základné typy obsahu sú nainštalované po vytvorení kolekcie lokalít. Musíte vytvoriť typ obsahu, ktorý je odvodené od základného typu obsahu a použitie politiky správy informácií pre. odvodené typu obsahu

  1. Na lokalite, kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojené skupiny, kliknite na položku Nastavenie, kliknite na položku Obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku typy obsahu lokality.

  3. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na typ obsahu, do ktorého chcete pridať politiku správy informácií.

  4. Na stránke Typ obsahu kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

  5. Na stránke Úprava politiky zadajte popis politiky a napíšte krátke prehlásenie o politike, ktoré používateľom vysvetlí účel politiky. Prehlásenie o politike môže mať najviac 512 znakov.

  6. Ďalej si budete musieť pridať jednu alebo viacero funkcií politiky do politiky správy informácií. Ako povoliť funkcie sa vám ďalšie nastavenia.

Pridanie funkcií politiky do politiky správy informácií

Funkcie politiky, ktoré je možné pridať do politiky informácií, zahŕňajú označenia, auditovanie, uplynutie platnosti a čiarové kódy.

Pridanie funkcie politiky uchovávania údajov do Správa informácií politiky

  1. Na stránke Úprava politiky začiarknite políčko Povoliť uchovávanie.

  2. Ak chcete určiť, kedy uplynie platnosť dokumentov, kliknite na položku Pridať fázu uchovávania a vyberte jednu z týchto možností doby uchovávania – ak chcete nastaviť dátum vypršania platnosti na základe vlastnosti dátumu, vyberte položku Táto fáza je odvodená od vlastnosti dátumu položky a potom vyberte akciu (Vytvorené alebo Zmenené) a časové obdobie (dni, mesiace alebo roky).

  3. Zadajte hodnotu do poľa medzi zoznamami, aby ste určili časové obdobie.

  4. Vyberte akciu, ktorá sa má vykonať po skončení platnosti dokumentu.

  5. Ak chcete, aby sa vybratá akcia opakovala, začiarknite políčko v časti Opakovanie a vyberte obdobie opakovania.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie funkcie politiky auditovania do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky v časti Auditovanie vyberte položku Povoliť auditovanie a potom začiarknite políčka vedľa udalostí, pri ktorých chcete, aby sa vytvárali kontrolné záznamy.

  2. Kliknite na tlačidlo OK.

    Poznámka : Ak chcete zobraziť denníky auditu, na stránke Nastavenie kolekcie lokalít kliknite na položku Zostavy denníka auditu a vyberte zostavu, ktorá sa má zobraziť.

Pridanie funkcie politiky čiarového kódu do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky v časti Čiarové kódy vyberte položku Povoliť čiarové kódy.

  2. Ak chcete, aby sa v klientskych aplikáciách balíka Office od používateľov vyžadovalo vkladanie čiarových kódov do dokumentov, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu.

Pridanie funkcie politiky označenia do politiky správy informácií

  1. Na stránke Úprava politiky v časti Menovky začiarknite políčko Povoliť menovky.

  2. Ak chcete, aby používatelia povinne vkladali menovky pred uložením alebo tlačou dokumentu, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie menovky.

  3. Ak chcete zabrániť zmenám menoviek po ich pridaní, začiarknite políčko Zabrániť zmenám menoviek po ich pridaní.

  4. Do poľa Formát menovky zadajte text, ktorý sa má zobraziť na menovke. Môžete použiť ľubovoľnú kombináciu pevného textu a vlastností dokumentu, okrem vypočítavaných alebo vstavaných vlastností, ako je napríklad identifikátor GUID (globally unique identifier) alebo uvedenie autora. Ak chcete začať nový riadok, použite znaky \n.

  5. Vyberte písmo, veľkosť a štýl písma a zarovnanie textu označenia.

  6. Do poľa Výška zadajte výšku označenia v palcoch a do poľa Šírka zadajte šírku označenia v palcoch.

  7. Ak chcete zobraziť zmeny, kliknite na položku Obnoviť.

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Konfigurácia správy umiestnených záznamov

Keď používate centrum záznamov, pracujete v uzamknutom odkladacom priestore a pomocou operácie odoslania môžete do tohto odkladacieho priestoru umiestniť záznamy. Na každej lokalite možno povoliť správu umiestnených záznamov a nakonfigurovať ju ako systém správy záznamov. V tomto type systému je na rozdiel od centra záznamov možné ukladať záznamy spolu s aktívnymi dokumentmi v priestore na spoluprácu. Používanie systému správy umiestnených záznamov má niekoľko ďalších výhod:

  • Záznamy môžu existovať a je možné ich spravovať na viacerých lokalitách.

  • Ak je povolené vytváranie verzií, uchovávanie verzií záznamov je automatické.

  • Vyhľadávanie elektronických údajov možno vykonávať súčasne v rámci záznamov a aktívnych dokumentov.

  • Funkcia záznamu v organizácii a práva na vytvorenie záznamu sa riadia lepšie.

Na konfiguráciu správy umiestnených záznamov slúžia tri hlavné kroky:

  1. Aktivácia správy umiestnených záznamov na úrovni kolekcie lokalít.

  2. Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni kolekcie lokalít.

  3. Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni zoznamu alebo knižnice.

    Poznámka : Ak chcete deklarovať položky ako záznamy manuálne, je potrebné, aby ste boli prispievateľom alebo správcom zoznamu.

Na začiatok stránky

Aktivácia správy umiestnených záznamov na úrovni kolekcie lokalít

Prvým krokom pri konfigurácii systému správy umiestnených záznamov je aktivácia tejto funkcie na úrovni kolekcie lokalít. Po aktivovaní funkcie bude na páse s nástrojmi povolený príkaz Deklarovať záznam/Zrušiť deklaráciu záznamu.

Poznámka : Na vykonanie tejto úlohy treba byť správcom kolekcie lokalít.

  1. Na najvyššej úrovne, kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojené skupiny, kliknite na položku Nastavenie, kliknite na položku Obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Funkcie kolekcie lokalít.

  3. Vedľa položky Správa umiestnených záznamov kliknite na položku Aktivovať.

Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni kolekcie lokalít

  1. Na najvyššej úrovne, kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

    Na lokalite SharePoint pripojené skupiny, kliknite na položku Nastavenie, kliknite na položku Obsah lokality a potom kliknite na položku Nastavenie lokality.

  2. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamu.

  3. Ak chcete obmedziť akcie, ktoré možno vykonať s položkami deklarovanými ako záznamami, na stránke Nastavenia deklarácie záznamu vyberte jednu z možností v časti Obmedzenia záznamov.

  4. V časti Dostupnosť deklarácie záznamu vyberte, či manuálnu deklaráciu záznamov by mali byť k dispozícii v zoznamoch a knižniciach podľa predvoleného nastavenia. Ak ste si vybrali nie je k dispozícii vo všetkých lokalitách v predvolenom nastavenímožnosť, záznamy možno deklarovať pomocou politiky alebo pracovného postupu.

  5. V časti Roly deklarovania vyberte roly, ktoré môžu manuálne deklarovať a zrušiť deklarovanie záznamov.

  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Konfigurácia nastavenia deklarácie záznamu na úrovni zoznamu alebo knižnice

Ak chcete mať väčšiu kontrolu nad miestami deklarácie položiek ako záznamov, môžete nakonfigurovať deklarácie záznamov v rámci zoznamu alebo knižnice. Pri konfigurácii zoznamu alebo knižnice na deklaráciu záznamov možno povoliť automatickú deklaráciu položiek ako záznamov pri ich pridaní do zoznamu alebo knižnice.

  1. Zo zoznamu alebo knižnice, kde chcete nakonfigurovať nastavenie deklarácie záznamov, kliknite na kartu Knižnica alebo zoznam na páse s nástrojmi a potom kliknite na položku Nastavenie knižnice alebo Nastavenia zoznamu.

    SharePoint Online, kliknite na položku nastavenia Tlačidlo Nastavenia v službách Office 365 a potom kliknite na položku nastavenia zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

  2. Na stránke Knižnica dokumentov/Nastavenia zoznamu kliknite v časti Povolenia a správa na položku Nastavenia deklarácie záznamu.

  3. V časti Dostupnosť manuálnej deklarácie záznamu vyberte:

  4. či sa má v zozname alebo v knižnici použiť predvolené nastavenie deklarácie záznamov používané pri kolekcii lokalít,

  5. či budú mať používatelia vždy povolenie manuálne deklarovať položky ako záznamy v rámci zoznamu alebo knižnice,

  6. či používatelia budú môcť manuálne deklarovať záznamy v zozname alebo v knižnici.

  7. V časti Automatická deklarácia začiarknite políčko v prípade, že chcete, aby sa všetky položky vkladané do zoznamu alebo knižnice automaticky deklarovali ako záznamy.

  8. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Poznámka : Vyhlásenie týkajúce sa strojového prekladu: Tento článok bol preložený počítačovým systémom bez zásahu človeka. Poskytovaním týchto strojových prekladov umožňuje spoločnosť Microsoft aj používateľom, ktorí nehovoria po anglicky, využívať obsah o produktoch, službách a technológiách spoločnosti Microsoft. Článok bol preložený strojovo, môže preto obsahovať chyby týkajúce sa slovnej zásoby, syntaxe alebo gramatiky.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×