Hromadná korešpondencia: vloženie zlučovacieho poľa

Obsah tohto článku

Informácie o poliach hromadnej korešpondencie

Pridanie polí alebo zástupných symbolov

Informácie o poliach hromadnej korešpondencie

Zástupné symboly ako adresa a pozdrav sa nazývajú polia hromadnej korešpondencie. Polia vo Worde zodpovedajú záhlaviam stĺpcov vo vybratom údajovom súbore.

Súbor s údajmi so stĺpcami (kategóriami) a riadkami (záznamami)

1. Stĺpce v údajovom súbore predstavujú kategórie informácií. Polia, ktoré pridáte do hlavného dokumentu, sú zástupnými symbolmi týchto kategórií.

2. Riadky v údajovom súbore predstavujú záznamy informácií. Vo Worde sa pri vykonaní hromadnej korešpondencie pre každý záznam vytvorí kópia hlavného dokumentu.

Ak do hlavného dokumentu vložíte pole, znamená to, že na danom mieste sa má zobrazovať určitá kategória informácií, napríklad meno alebo adresa.

Polia vložené do dokumentu programu Word

Poznámka : Ak do hlavného dokumentu vložíte pole hromadnej korešpondencie, názov poľa je vždy uvedený medzi šípkami (« »). Tieto šípky sa v dokumentoch hromadnej korešpondencie nezobrazujú. Ich cieľom je odlíšiť polia v hlavnom dokumente od bežného textu.

Počas spracovania hromadnej korešpondencie nahradia informácie z prvého riadka údajového súboru polia v hlavnom dokumente a vytvorí sa prvý dokument hromadnej korešpondencie. Informácie z druhého riadka údajového súboru nahradia polia a vytvorí sa druhý dokument hromadnej korešpondencie atď.

Zlučovanie informácií zo súboru s údajmi do dokumentu

Pridanie polí alebo zástupných symbolov

  1. V hlavnom dokumente zadajte ľubovoľný obsah, ktorý sa má zobrazovať v každej kópii dokumentu.

    Ak chcete pridať obrázok, napríklad logo, kliknite na karte Vložiť v skupine Ilustrácie na položku Obrázok.

  2. Kliknite na miesto, kam chcete vložiť pole.

  3. Použite skupinu Zapísať a vložiť polia na karte Korešpondencia.

    Pás s nástrojmi balíka Office 2010

  4. Vyberte položky, ktoré chcete pridať:

    Adresa s menom, adresa alebo ďalšie informácie

    1. Kliknite na položku Blok pre adresu.

    2. V dialógovom okne Vloženie bloku pre adresu vyberte prvky adresy, ktoré sa majú zahrnúť, a požadované formáty. Potom kliknite na tlačidlo OK.

    3. Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, Word pravdepodobne nenašiel niektoré údaje potrebné pre blok pre adresu. Kliknite na šípku vedľa položky (nezhoduje sa) a vyberte pole zdroja údajov, ktoré zodpovedá požadovanému poľu hromadnej korešpondencie.

    Riadok s pozdravom

    1. Kliknite na položku Riadok s pozdravom.

    2. Zvoľte formát riadka s pozdravom, ktorý obsahuje oslovenie, formát mena a dodržiava interpunkciu.

    3. Vyberte text, ktorý sa má zobraziť, ak Microsoft Word nedokáže interpretovať meno príjemcu, napríklad vtedy, keď zdroj údajov neobsahuje krstné meno alebo priezvisko príjemcu, ale iba názov spoločnosti.

    4. Kliknite na tlačidlo OK.

    5. Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, program Word možno nenašiel niektoré z údajov, ktoré potrebuje pre riadok s pozdravom. Kliknite na šípku vedľa položky (nezhoduje sa) a zo zdroja údajov vyberte pole, ktoré zodpovedá požadovanému poľu hromadnej korešpondencie.

    Jednotlivé polia

    K dispozícii je možnosť vkladať informácie z jednotlivých polí, ako napríklad krstné meno, telefónne číslo alebo výšku príspevku zo zoznamu darcov. Ak chcete do hlavného dokumentu rýchlo pridať pole z údajového súboru, kliknite na šípku vedľa položky Vložiť zlučovacie pole a potom kliknite na názov poľa.

    Ak chcete mať k dispozícii ďalšie možnosti na vkladanie jednotlivých polí do dokumentu, použite tento postup:

    1. Na karte Korešpondencia kliknite v skupine Zapísať a vložiť polia na položku Vložiť zlučovacie pole.

    2. V dialógovom okne Vložiť zlučovacie pole vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:

      • Ak chcete vybrať polia s adresami, ktoré sa automaticky priradia k zodpovedajúcim poliam v zdroji údajov, aj ak sa názvy polí v zdroji líšia od názvov vašich polí, kliknite na prepínač Polia adresy.

      • Ak chcete vybrať polia, v ktorých sa majú údaje čerpať priamo zo stĺpca v súbore s údajmi, kliknite na položku Databázové polia.

    3. V poli Polia kliknite na požadované pole.

    4. Kliknite na tlačidlo Vložiť a potom na tlačidlo Zavrieť.

    5. Ak sa zobrazí dialógové okno Mapovanie polí, Microsoft Word pravdepodobne nenašiel niektoré informácie potrebné na vloženie poľa. Kliknite na šípku vedľa položky (nepriradené) a vyberte pole zdroja údajov, ktoré zodpovedá požadovanému poľu hromadnej korešpondencie.

      Poznámka : Ak vložíte pole zo zoznamu Databázové polia a potom neskôr prepnete do zdroja údajov, ktorý neobsahuje stĺpec s rovnakým názvom, program Word nebude môcť vložiť údaje z tohto poľa do dokumentu hromadnej korešpondencie.

Na začiatok stránky

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×