Hlavné postupy pri používaní údajov o odchýlke v budúcich projektoch

Autor: Jane Suchan, PMP

Minulú jeseň som si prerábala kuchyňu a strávila som množstvo času konzultovaním s dodávateľom pri odhadovaní nákladov na skrinky, podlahu, spotrebiče, osvetlenie a vybavenie.    Chodil po podkroví a kontroloval moje staré poistky. Potom mi predložil podrobný pracovný plán s odhadom objemu práce a materiálu. Čísla sa pohybovali presne vo výške, v ktorej som chcela investovať. S prácou mal začať o mesiac a všetko malo byť hotové do sviatkov. Podpísala som zmluvu. Uzavreli sme obchod.

Potom som sa začala zhovárať s priateľmi, ktorí si prerábali dom: „Priprav sa, že rozpočet sa výrazne prekročí, aspoň o 50 percent.“ „Ktovie, čo nájdu, keď začnú strhávať steny a podlahy.“ „Dom budeš mať hore nohami niekoľko mesiacov.“

Dodávateľa mi odporučil blízky priateľ a vybrala som si ho spomedzi viacerých firiem, ktoré som oslovila. Preverila som si jeho referencie a prezrela jeho portfólio, ale možno to nestačí. Možno som nekládla správne otázky.

Vedúci projektu by to vedel

Mala som sa opýtať na pôvodné odhady času a nákladov v iných projektoch, ktoré dodávateľ robil, a na to, aké výsledné náklady nakoniec vznikli a ako dlho projekty trvali. Z pohľadu riadenia projektov som sa mala opýtať na odchýlky medzi pôvodným plánom a nákladmi a skutočným plánom a nákladmi v jeho minulých projektoch. Odchýlka je rozdiel medzi tým, čo ste očakávali a čo ste v skutočnosti dostali.

Každý dobrý vedúci projektu potvrdí, že kto ignoruje históriu, musí ju opakovať. Veľmi veľa sa napísalo o témach spätného hodnotenia projektov a význame zaznamenávania získaných skúsenosti, a nie bez dôvodu. Keď prejdete na nový projekt, je ťažké si rozpomenúť, čo ste sa naučili v predchádzajúcom projekte, aby ste tieto skúsenosti mohli využiť v budúcnosti.

Ak sa zameriate na zhromažďovanie a analýzu údajov o odchýlkach v aktuálnom projekte, pomôže vám to pri vytváraní lepších odhadov času a nákladov v budúcich projektoch. Môžete sa tak vyhnúť požiadavkám na zmeny, ktoré sú náročné na čas a financie.

Určenie najlepších údajov o odchýlkach

Odporúčam nasledujúce hlavné postupy zhromažďovania údajov o odchýlkach:

  • Investujte do budúcnosti zhromažďovaním údajov o odchýlkach.    Už v počiatočnej fáze plánovania sa rozhodnite, ktoré údaje o odchýlkach budete zhromažďovať. Môže to znieť ako samozrejmosť, ale metriky projektov sa až príliš často stanovia so zameraním na krátkodobé ciele, zatiaľ čo dlhodobé výhody zhromažďovania údajov (napríklad lepšie odhady) sa často neberú do úvahy. Začleňte údaje, ktoré sa rozhodnete zhromažďovať, medzi kritériá úspechu a metriky projektu: kvantitatívne merania na posúdenie, výpočet alebo určenie výkonu priebehu v menových jednotkách, splnenie medzníkov plánu alebo výsledky kvality. Údaje o odchýlkach sú podmnožinou metriky projektu.

  • Spolupracujte s účastníkmi projektu, aby ste určili, ktoré odchýlky budete sledovať.    Zapojte sponzora projektu a členov tímu a spoločne určte, ktoré odchýlky sa budú zaznamenávať a do akých podrobností. Čím viac viete o informáciách týkajúcich sa odchýlok, tým viac informácií môžete začleniť do plánu a rozpočtu projektu. Existuje priama súvislosť medzi spoľahlivosťou mechanizmov vykazovania a sledovania a mierou, v akej sú tieto podrobnosti splnené. Investujte okrem toho čas potrebný na získanie podpory tímu, ktorú projekt vyžaduje. Možno budete musieť požiadať sponzora, aby tento cieľ presadzoval.

  • Zamerajte sa na porovnanie plánovaných a skutočných údajov v rámci plánu a nákladov.    Porovnanie plánovaných a skutočných údajov predstavuje údaje o odchýlkach, na ktoré sa zameriava väčšina vedúcich projektov.

    • Odchýlka plánovania vyjadruje rozdiel medzi skutočným priebehom a plánom projektu. Tento rozdiel možno sledovať na úrovni projektu, fázy, medzníka alebo úlohy.

    • Odchýlka nákladov vyjadruje rozdiel medzi skutočnými nákladmi na vykonanú prácu a rozpočtom projektu. Tiež ju možno merať na úrovni projektu, fázy, medzníka alebo úlohy v závislosti od pôvodného plánu nákladov.

      Tieto odchýlky predstavujú rozdiel medzi údajmi pôvodného plánu a údajmi zhromaždenými po zrealizovaní projektu. Porovnaním plánovaných a skutočných údajov môžete sledovať, ako sa veci v priebehu projektu menia. Tieto údaje o odchýlkach by sa mali začleniť do pravidelných správ o stave, ktoré predkladáte sponzorovi a účastníkom projektu.

  • Sledujte odhady nákladov a plánu v porovnaní s plánom.    Tieto údaje vyjadrujú rozdiel medzi odhadmi nákladov a plánu, ktoré boli v projekte schválené, a nákladmi a plánom po dokončení alebo spustení projektu. Ak po vytvorení pôvodného plánu a nákladov zistíte, že budete pravdepodobne potrebovať viac času alebo finančných prostriedkov, čím skôr sa ozvete, tým lepšie. Kto sa na tento rozdiel pozrie (dokonca aj na vysokej úrovni), bude vidieť potrebu investovať do predbežného plánovania projektov. Vyhnete sa vytváraniu plánov na základe nepodložených odhadov, bez podrobnejšieho plánovania a bez prispenia ľudí, ktorí budú prácu vykonávať.

Na začiatok stránky

Vychádzajte z toho, čo vyplýva z údajov o odchýlkach

Je veľmi praktické pozrieť sa na údaje o odchýlkach a položiť si otázku, prečo k rozdielom dochádza. Príčinou zmien môže byť projektový tím, zákazník, dodávatelia alebo zmena prostredia, ako napríklad zavedenie nových predpisov. Bez ohľadu na príčinu je dobré analyzovať zmeny s cieľom rozpoznať problémy a vytvoriť stratégie na obmedzenie rizík pre budúce projekty. Čím lepšie poznáte príčiny odchýlok, tým jednoduchšie sa nástrahám nabudúce vyhnete.

  • Diskutujte spoločne o možnostiach, ako zabrániť odchýlkam v budúcnosti.    Zapojte projektový tím a získajte informácie o odchýlkach. Držte sa údajov a faktov a vyhnite sa hľadaniu vinníka.

  • Požiadajte členov tímu o vyčíslenie dôsledkov odchýlok.    Nemusíte vidieť do každej oblasti, ale môžete si rozšíriť poznatky získaním lepších informácií.

  • Zahrňte všetky informácie o odchýlkach do spätného hodnotenia projektu.    Sprístupnite svoje postrehy kolegom, aby z nich aj oni mohli čerpať.

  • Použite údaje o odchýlkach ako východiskový bod na vytvorenie odhadov v nasledujúcom projekte.    Tieto východiskové údaje sú cenné najmä vtedy, keď sa projekty podobajú alebo keď budete znova spolupracovať s tými istými členmi projektového tímu. Odhady pre nový projekt budú oveľa presnejšie.

  • Použite údaje o odchýlkach na spresnenie odhadov v budúcich projektoch.    Pri navrhovaní plánu alebo odhadovaní nákladov sa nepochybne stretnete s požiadavkou účastníka projektu alebo sponzora urobiť projekt rýchlo a za menej peňazí. Ak budete mať údaje na podloženie svojich odhadov, budete môcť projekt úspešne zrealizovať bez toho, aby ste sa museli spoliehať na hrdinstvo.

Na začiatok stránky

Pri zabezpečovaní úspechu v budúcnosti sa spoľahnite na stratégiu, nie na šťastie.

Ako dopadla moja rekonštrukcia kuchyne? Bola dokončená načas a len s miernym prekročením rozpočtu. Myslím, že som mala šťastie. V projektoch by ste sa ale na šťastie spoliehať nemali. Ak si chcete zabezpečiť úspech teraz aj v budúcnosti, zaveďte sledovanie odchýlok už na začiatku. Zhromažďujte údaje počas celého životného cyklu projektu, analyzujte ich ako súčasť spätného hodnotenia a potom využite získané skúsenosti v ďalšom projekte.

Keď začleníte tieto hlavné postupy zhromažďovania a využívania údajov o odchýlkach do metodiky riadenia projektu, získate lepšie odhady, dokážete rozpoznať a predchádzať situáciám, ktoré vedú k vzniku odchýlok, a zaznamenáte v projektoch menej zmien.

Na začiatok stránky

O autorke     Jane Suchan je programová manažérka. Má skúsenosti so spravovaním podnikových obchodných iniciatív a vývojom metodík riadenia projektov. Jane žije v Seattli, v štáte Washington.

Rozšírte svoje zručnosti
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

Ďakujeme za vaše pripomienky!

Ďakujeme vám za pripomienky. Pravdepodobne vám pomôže, ak vás spojíme s pracovníkom podpory pre Office.

×